Как использовать Zoho Books: пошаговое руководство в 2025 году

Вам сложно отслеживать финансовые потоки вашего бизнеса?

Это может вызывать настоящую головную боль, не правда ли?

Вы не одиноки! 

Много малый бизнес Владельцам бизнеса сложно управлять счетами-фактурами, платежами и другими финансовыми операциями.

А что, если бы существовал способ упростить это?

Готовы узнать, как этот инструмент может немного облегчить вашу жизнь? Давайте посмотрим, как это работает. используйте Zoho Книги!

Zoho Books

Присоединяйтесь к более чем 80 000 компаний, использующих мощные функции Zoho Books, такие как автоматическое выставление счетов и обработка данных в режиме реального времени. отчетностьОзнакомьтесь с нашими индивидуальными планами и узнайте, как Zoho Books может упростить вашу работу. бухгалтерский учет.

Попробуйте Zoho Books прямо сейчас! Прочитать полный обзор

Настройка вашей учетной записи Zoho Books

Итак, давайте начнём работу с Zoho Books!

Представьте, что вы устанавливаете новое приложение на свой телефон.

Это руководство проведет вас через первые шаги.

Регистрация

• • Как получить собственное пространство Zoho Books? Сначала зайдите на их сайт и зарегистрируйтесь. Обычно это довольно просто — вам нужно будет ввести свое имя, адрес электронной почты и создать пароль.
  • А вы знали, что Zoho Books предлагает разные тарифные планы? Это как выбирать размер для чего-то. У них есть планы для разных размеров. малый бизнес и побольше.
  • Какой тарифный план выбрать? Подумайте о масштабах вашего бизнеса и о том, что вам нужно делать. Если вы только начинаете, вам может подойти более простой план. По мере роста вы всегда сможете перейти на более крупный.

Начальная конфигурация

• • Какую информацию о вашем бизнесе Zoho Books необходимо знать? Представьте это как представление вашей компании. Вам, вероятно, потребуется ввести название вашей компании, адрес и, возможно, некоторую другую основную информацию.
  • В Zoho Books вы также можете создать свой собственный уголок, своего рода профиль. Здесь будет храниться информация о вашем бизнесе.
  • Угадайте что? Вы даже можете немного изменить внешний вид Zoho Books, чтобы он больше соответствовал вашему стилю.

Навигация по панели управления

• • После входа в систему вы увидите главную страницу — это панель управления. Это как домашний экран. бухгалтерское программное обеспечениеЗдесь вы можете быстро увидеть важную информацию.
  • В Zoho Books есть разные разделы для различных задач, таких как управление клиентами, отправка счетов и отслеживание финансов. Они называются модулями. Вы быстро разберетесь, где что находится.
  • Хотите узнать, как идут дела у вашего бизнеса? На панели управления часто отображается краткая информация о важных финансовых показателях, например, кто вам должен деньги или сколько вы заработали.

Подключение ваших банковских счетов

• • Почему стоит подключить свой банк к Zoho Books? Это сэкономит вам много времени! Вместо того чтобы вводить каждую транзакцию вручную, Zoho Books сможет автоматически импортировать их.
  • Не волнуйтесь, обычно безопасно подключать свой банковский счет и счет кредитной карты. Zoho Books использует специальные методы для защиты вашей информации.
  • Да, в большинстве случаев Zoho Books может автоматически фиксировать ваши транзакции, поэтому вам не нужно вводить их вручную.

Настройка пользователей и ролей

• • Нуждаются ли другие сотрудники вашей компании в использовании Zoho Books? Возможно, ваш партнер или кто-то, кто занимается финансовыми вопросами?
  • Вы можете добавить их в качестве пользователей в Zoho Books.
  • В Zoho Books разумно назначать разные задачи разным людям. Они называются ролями. Например, кто-то может создавать счета-фактуры, но не изменять важные настройки.
  • Таким образом, вы можете контролировать, кто что видит и делает в вашем приложении. крм и финансовые сферы.

Видите? Начать работу с Zoho Books совсем несложно.

Просто делайте все шаг за шагом, и у вас все получится! Вы даже можете интегрировать его с другими инструментами, которые вам могут понадобиться.

Например, вы можете настроить онлайн-платежи, чтобы ваши клиенты могли легко оплачивать ваши покупки.

Управление контактами

Представьте, что ваши контакты в Zoho Books — это адресная книга вашего телефона.

Но это касается ваших деловых партнеров – ваших клиентов и тех, у кого вы покупаете товары (поставщиков).

Поддержание порядка очень помогает!

1. Добавление клиентов:
   • Как добавить нового клиента в Zoho Books? Вы можете ввести его данные самостоятельно.
   • У меня уже есть целая куча клиентов, зарегистрированных где-то ещё, возможно, даже в QuickBooksОбычно этот список можно импортировать в Zoho Books, поэтому вам не придется вручную вводить информацию о каждом пользователе заново.
   • Какую информацию следует хранить о каждом клиенте? Такие данные, как имя, адрес электронной почты, номер телефона и почтовый адрес, очень полезны.
   • Вы также можете группировать своих клиентов. Например, у вас могут быть клиенты, которые покупают много, и клиенты, которые покупают совсем немного. Группировка поможет вам отслеживать их покупки.
2. Управление данными о клиентах:
   • Нужно изменить адрес или номер телефона клиента? Редактировать его данные очень просто.
   • Иногда в одной компании может быть несколько разных сотрудников, с которыми вы можете связаться. Вы можете добавить всех этих контактных лиц под одного и того же клиента.
   • Хотите просмотреть все счета и платежи одного клиента? Zoho Books хранит историю всех ваших транзакций.
3. Добавление поставщиков:
   • Добавление поставщиков — людей, у которых вы покупаете товары или услуги, — практически ничем не отличается от добавления клиентов. Вы просто вводите их данные.
   • Как и в случае с клиентами, если у вас есть список поставщиков где-то еще, вы, вероятно, сможете его импортировать.
   • Что следует помнить о ваших поставщиках? Их имя, контактная информация и, возможно, платежные реквизиты.
4. Управление данными поставщика:
   • Если поставщик меняет свой адрес или контактное лицо, вы можете легко обновить эту информацию в Zoho Books.
   • Вы когда-нибудь задумывались, сколько вы заплатили тому или иному поставщику за определенный период времени? Zoho Books отслеживает все ваши покупки у них.
5. Контактные группы:
   • Зачем объединять клиентов или поставщиков в группы? Это может быть полезно для одновременной отправки электронных писем нескольким людям или для предложения специальных предложений определенным группам клиентов.
   • Вы можете разделить своих клиентов на разные группы, например, на «постоянных клиентов» или «клиентов из определенного региона». То же самое вы можете сделать и для своих поставщиков.
   • Да, после создания групп вы можете отправлять электронные письма всем участникам этой группы или даже устанавливать специальные правила, которые будут применяться только к ним. Например, вы можете предоставить скидку определенной группе клиентов. Вы также можете видеть их задолженность. Вы даже можете сохранять электронные квитанции о переписке с ними.

Освоение продаж: счета-фактуры и сметы

А теперь давайте поговорим о том, как получать деньги!

Этот раздел Zoho Books помогает вам отправлять счета (инвойсы) и предоставлять ценовые предложения (сметы) вашим клиентам.

Составление смет

• • Когда следует отправлять смету? Обычно, до начала работ или продажи товара, чтобы клиент знал, сколько это будет стоить.
  • Как создать новую смету в Zoho Books? Обычно там есть кнопка с надписью «Новая смета» или что-то подобное. Нажмите на неё!
  • Что следует указать в смете? Перечислите то, что вы собираетесь сделать или продать, в каком количестве и сколько стоит каждая услуга.
  • Угадайте что? Вы можете придать своим сметам профессиональный вид, добавив логотип вашей компании.
  • Когда файл будет выглядеть привлекательно, вы можете отправить его клиенту по электронной почте прямо из Zoho Books.

Преобразование смет в счета-фактуры

• • Что происходит после того, как клиент соглашается с вашей сметой? Вам нужно выставить ему счет!
  • Отличные новости! Zoho Books позволяет легко превратить смету в счет-фактуру всего за несколько кликов. Это избавит вас от необходимости вводить все данные заново.
  • При необходимости вы все еще можете внести небольшие изменения в счет-фактуру перед его отправкой.

Создание счетов-фактур

• • Как составить счет с нуля? Как и в случае со сметами, обычно есть кнопка «Новый счет».
  • Что важно указать в счете-фактуре? Название вашей компании, имя клиента, что он купил, сколько это стоило и когда нужно оплатить.
  • Каждый приобретенный ими товар или оказанная вами услуга должны быть указаны в счете-фактуре отдельной строкой вместе с ценой.
  • Вы также можете добавить скидки, если предлагаете таковые, и система автоматически рассчитает налоги.

Настройка счетов-фактур

1. • Хотите, чтобы ваши счета-фактуры выглядели так, будто они принадлежат вашей крутой компании?
   • Для придания официальному виду можно добавить изображение (логотип) вашей компании.
   • Вы даже можете настроить внешний вид счета-фактуры, включая цвета, шрифты и отображаемую информацию.

При работе с продажами иногда сначала может потребоваться создание заказа на продажу.

Это как обещание клиента совершить покупку. 

Что касается вещей ты Для покупки вы бы использовали заказы на покупку. 

Вся эта информация в конечном итоге поступает в ваш план счетов, который представляет собой своего рода карту всех ваших денег.

Некоторые из этих шагов можно даже автоматизировать, чтобы сэкономить время!

Оформление закупок: счета и расходы

Этот раздел посвящен деньгам. ты расходы на ведение бизнеса.

Это помогает отслеживать счета от поставщиков и другие расходы.

Составление законопроектов

• • Как вести учет счетов, полученных от покупателей? Счет создается в Zoho Books.
  • Какая информация указывается в счете? Например, у кого вы купили, что вы купили, сколько это стоило и когда нужно оплатить.
  • Если у вас есть сам бумажный счет, вы обычно можете прикрепить его изображение или скан в Zoho Books. Это поможет вам поддерживать порядок во всех документах.

Управление счетами

• • Как вы помните, когда нужно оплатить счета? Zoho Books поможет вам отслеживать сроки оплаты.
  • После оплаты счета вы отмечаете его как «оплаченный» в системе.
  • Вы также должны указать способ оплаты счета – чеком, кредитной картой или, возможно, через платежные системы, если ваш поставщик их использует?

Расходы на учет

• • А как насчет других расходов, на которые вы тратите деньги, помимо счетов от поставщиков? Например, покупка канцелярских товаров или оплата бензина? Это называется расходами.
  • В Zoho Books эти расходы можно ввести вручную.
  • Полезно разделить свои расходы на категории, например, «канцелярские товары» или «канцелярские товары».путешествовать«Чтобы вы знали, куда уходят ваши деньги. Это часть грамотного управления финансами».

Отчеты о расходах

1. • Тратят ли ваши сотрудники деньги на нужды бизнеса?
   • Они могут заполнять отчеты об отслеживании расходов, чтобы показать, на что они потратили деньги.
   • В Zoho Books можно настроить способ утверждения этих отчетов.
   • После утверждения вы сможете возместить расходы своим сотрудникам.

Интеграции: Расширение возможностей Zoho Books

Представьте себе интеграцию как соединение различных приложений на вашем телефоне, чтобы они могли взаимодействовать друг с другом и лучше работать вместе.

Zoho Books может взаимодействовать с другим программным обеспечением, позволяя выполнять еще больше интересных задач!

Изучение интеграций

• • А вы знали, что у Zoho есть и другие приложения, помимо Zoho Books? Например, приложение для отслеживания клиентов (CRM), один для управления товарами на складе (инвентаризация), и один для работы над проектами (проекты).
  • При подключении этих приложений Zoho они могут обмениваться информацией и упрощать работу. Например, когда вы совершаете продажу в своей CRM-системе, она автоматически отображается в Zoho Books.
  • Zoho Books также может взаимодействовать с приложениями, которые Zoho не разрабатывает — они называются сторонними приложениями.
  • Какие именно сторонние приложения? Например, платежные шлюзы, позволяющие людям оплачивать покупки онлайн, или платформы электронной коммерции, если вы продаете товары в интернете.

Интеграция соединений

• • Как настроить Zoho Books для взаимодействия с другими приложениями? Обычно в настройках есть раздел, где можно найти список приложений, к которым можно подключиться.
  • Вы выбираете приложение, к которому хотите подключиться, и следуете инструкциям. Иногда вам потребуется ввести свои учетные данные для другого приложения.

Интегрировав Zoho Books с другими инструментами, вы сможете эффективно оптимизировать бизнес-процессы.

Например, если вы используете Zoho CRM, вам не придется вводить информацию о клиентах в двух местах.

Всё работает как единое целое!

Некоторые интеграции могут даже предлагать бесплатную пробную версию, чтобы вы могли проверить, подходят ли они для вашего бизнеса.

Подведение итогов

Итак, это краткий обзор использования Zoho Books!

Поначалу это может показаться сложным, но как только вы освоите этот метод, он действительно поможет вам поддерживать финансовое положение вашего бизнеса в порядке.

От рассылки счетов до отслеживания ваших задолженностей.

Это позволяет объединить множество инструментов в одном месте.

Помните, что такие вещи, как регулярная сверка счетов, очень важны. 

Используйте Zoho Books для управления своими финансами.

Вы можете значительно оптимизировать рабочий процесс своего бизнеса и тратить меньше времени на стресс из-за цифр, а больше времени уделять тому, что вам нравится делать!

Часто задаваемые вопросы