How to Use Expensify to Automate Your Expense Reports in 2026?

Keeping track of paper receipts is a big hassle.

Do you hate stuffing crumpled paper into your pockets? We all do.

If you lose those receipts, you actually lose your own money.

That stress adds up quickly. Tax time becomes a nightmare, and nobody wants that.

But there is an easier way to handle it.

Expensify automates the whole messy process for you. It scans receipts ngay lập tức.

Then it automatically builds your reports.

Stop wasting your valuable time on paperwork. Learn how to use Expensify right now.

Chi phí

Save 83% of your time on paperwork. Small teams can save $37,859 by switching to Expensify. Join 15 million users and start your free trial today!

Hãy thử Expensify ngay bây giờ! Đọc toàn bộ bài đánh giá Các phương án thay thế tốn kém hơn

Expensify Tutorial

Mastering Expensify is simple. You do not need technical skills.

We will guide you through the process.

First, download the mobile app. Next, snap a picture of any receipt.

SmartScan reads the numbers automatically.

Finally, submit your report for approval.

It really is that easy to manage your money.

How to Use Expense Management Feature

Managing your money should not be a full-time job.

With an expense management platform like Expensify, you can stop worrying about lost receipts.

This system helps you manage expenses without the stress of manual dữ liệu lối vào.

You can keep your financial data organized and up to date with just a few taps.

Step 1: Capture Your Receipts with SmartScan Technology

The first step in Expensify is getting your receipts into the system.

You don’t need to type in prices or dates yourself.

• Open the app on your mobile device.
• Use the smart scan feature to take a photo of your paper receipt.
• If you have a digital receipt, forward it from your email or phone number directly to the app.
• The AI will read the receipt and fill in the details for you.

Step 2: Organize with Expense Categories and Mileage

Once your receipts are in, you need to tell the system what they are for.

This keeps your financial operations running smoothly and helps you identify spending trends sau đó.

• Assign each item to a specific expense category, such as “Du lịch,” “Meals,” or “Office Supplies.
• Use the app to track mileage if you drive for work; it uses GPS to calculate distance automatically.
• Check that each entry complies with your company policies to avoid issues later.

Step 3: Use Approval Workflows and Syncing

The final part of the expense management process is getting your money back.

Expensify connects to your kế toán software to make this fast.

• Submit your items into tailored reports that show exactly what you spent.
• The system uses approval workflows to send your report to the right manager.
• Once they approve expenses, the data syncs with your company’s books.
• You get paid back directly into your bank account.

How to Use Expensify Expense Reports

Creating reports is the best way for businesses and employees to stay organized.

This platform makes it easy to group your spending so you can get reimbursed quickly.

You can use your own device to handle everything while you are away from the office.

Step 1: Create a New Report Folder

The first step is creating a place for your receipts.

You want to keep things neat, so there are no errors when it is time for a manager to sign off on your money.

• Open the Expensify system and go to the reports tab.
• Click to create a new report and give it a clear name based on projects or the current date.
• You can access your past reports here as well if you need to check old data.
• If you use an Expensify card, your transactions will show up here automatically to streamline the process.

Step 2: Add Expenses and Check Rules

Now you need to put your receipts into the report.

You musensure thatre everythincomplies withws the rules your company has set.

This keeps everyone in compliance and protects the company’s funds.

• Pick the individual expenses or invoices you want to include.
• Move them into your new report folder.
• Look for any red flags from the system that show a mistake.
• Users can see if they spent too much in certain departments before they hit submit.

Step 3: Submit for Approval

Once your report looks good, it is time to send it away.

This functionality is what makes Expensify so helpful for users who want to save time.

• Review the final total to make sure it matches your actual spending.
• Hit the “Submit” button to send it to the right person.
• Bạn thậm chí có thể tìm thấy YouTube tutorials if you get stuck on a specific step.
• Once you establish this habit, you won’t have to worry about losing money again.

How to Use Expensify Bill Pay and Invoicing

Managing money coming in and going out is vital for any việc kinh doanh.

Expensify helps you handle bills and send invoices without the stress of messy spreadsheets.

You can manage everything from one simple screen.

Step 1: Set Up Your Business Billing Profile

Before you send your first bill, you need to tell the system who you are. This ensures your documents look professional to your clients and vendors.

• Go to your settings and enter your legal việc kinh doanh name and tax ID.
• Upload your company logo so it appears on every invoice you send.
• Link your business bank account so you can receive payments or pay vendors directly.

Step 2: Create and Send a Professional Invoice

Getting paid for your hard work should be the easy part. You can create an invoice in seconds and send it to your client’s hộp thư đến.

• Click on “New Invoice” and type in your client’s email address.
• Add line items for the work you did or the products you sold.
• Set a due date for the payment and hit the “Send” button.
• The system will track if the client has opened or paid the invoice yet.

Step 3: Pay Company Bills Electronically

Paying your own bills is just as simple as getting paid. You can keep all your outgoing money organized in one place.

• Forward any bills you receive to your unique Expensify email address.
• Review the bill details that the system automatically pulls from the document.
• Use the approval workflow to make sure the right person okays the spend.
• Click to pay the vendor via ACH or credit card without leaving the app.

Alternatives to Expensify

• Dext: Phần mềm này tập trung vào việc tự động trích xuất dữ liệu từ biên lai và hóa đơn. Nó giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công bằng cách số hóa giấy tờ của bạn.
• Docyt: Nền tảng này được xây dựng trên trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động hóa công việc kế toán và các tác vụ văn phòng. Docyt hướng đến mục tiêu loại bỏ việc nhập liệu thủ công và cung cấp thông tin tài chính theo thời gian thực, trở thành một giải pháp thay thế mạnh mẽ cho các doanh nghiệp muốn có một giải pháp tự động hóa cao.
• Cây xô thơmMột nền tảng mạnh mẽ cung cấp các giải pháp cho doanh nghiệp mọi quy mô. Đây là một lựa chọn thay thế hiệu quả, đặc biệt đối với các công ty có nhu cầu tài chính phức tạp hơn.
• Xero: Đây là một nền tảng kế toán dựa trên điện toán đám mây phổ biến. Nó là một lựa chọn thay thế cho các tính năng kế toán của Atera, cung cấp các công cụ lập hóa đơn, đối chiếu ngân hàng và theo dõi chi phí.
• Cuối tháng dễ dàng: Phần mềm chuyên dụng này được thiết kế đặc biệt để đơn giản hóa quy trình chốt sổ tài chính. Nó tích hợp với các nền tảng kế toán khác như QuickBooks và Xero để đảm bảo quá trình kết thúc tháng diễn ra suôn sẻ và dễ dàng.
• Puzzle io: Đây là phần mềm kế toán hiện đại được xây dựng dành riêng cho các công ty khởi nghiệp. Nó hỗ trợ báo cáo tài chính và tự động hóa, cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực và tập trung vào việc tối ưu hóa sổ sách để hoàn tất thủ tục nhanh hơn.
• Cây xô thơm: Sage, một nhà cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp nổi tiếng, cung cấp một loạt các giải pháp kế toán và tài chính có thể được sử dụng thay thế cho mô-đun quản lý tài chính của Atera.
• Synder: Phần mềm này tập trung vào việc đồng bộ hóa nền tảng thương mại điện tử và thanh toán của bạn với phần mềm kế toán. Đây là một giải pháp hữu ích cho các doanh nghiệp cần tự động hóa luồng dữ liệu từ các kênh bán hàng vào sổ sách kế toán.
• Cuối tháng dễ dàng: Công cụ này được thiết kế đặc biệt để tối ưu hóa quy trình chốt sổ cuối tháng. Đây là một giải pháp chuyên biệt dành cho các doanh nghiệp muốn cải thiện và tự động hóa các nhiệm vụ báo cáo và đối chiếu tài chính.
• Docyt: Docyt là một nền tảng kế toán dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI), tự động hóa các quy trình tài chính. Đây là đối thủ cạnh tranh trực tiếp với các tính năng kế toán dựa trên AI của Atera, cung cấp dữ liệu thời gian thực và quản lý tài liệu tự động.
• Làm mới tôi: Đây là một nền tảng quản lý tài chính cá nhân. Mặc dù không phải là một giải pháp thay thế trực tiếp cho doanh nghiệp, nhưng nó cung cấp các tính năng tương tự như theo dõi chi phí và hóa đơn.
• Sóng: Đây là một phần mềm tài chính miễn phí phổ biến. Nó là lựa chọn tốt cho người làm việc tự do và các doanh nghiệp nhỏ để lập hóa đơn, kế toán và quét biên lai.
• Nhanh lên: Một công cụ nổi tiếng dành cho tài chính cá nhân và doanh nghiệp nhỏ. Nó giúp lập ngân sách, theo dõi chi tiêu và lập kế hoạch tài chính.
• Hubdoc: Phần mềm này là một công cụ quản lý tài liệu. Nó tự động lấy các tài liệu tài chính của bạn và đồng bộ hóa chúng với phần mềm kế toán của bạn.
• QuickBooks: Một trong những phần mềm kế toán được sử dụng rộng rãi nhất. QuickBooks là một lựa chọn thay thế mạnh mẽ, cung cấp đầy đủ các công cụ quản lý tài chính.
• Tự động nhập: Công cụ này tự động hóa việc nhập dữ liệu. Đây là một lựa chọn thay thế tốt cho các tính năng thu thập biên lai và hóa đơn trong Atera.
• FreshBooks: Chương trình này rất tuyệt vời cho việc lập hóa đơn và kế toán. Nó được ưa chuộng bởi những người làm việc tự do và các doanh nghiệp nhỏ cần một cách đơn giản để theo dõi thời gian và chi phí.
• NetSuite: NetSuite là một bộ phần mềm quản lý doanh nghiệp dựa trên nền tảng đám mây mạnh mẽ và đầy đủ chức năng. Đây là lựa chọn thay thế cho các doanh nghiệp lớn cần nhiều hơn chỉ là quản lý tài chính.

So sánh với Expensify

• Expensify vs PuzzlePhần mềm này tập trung vào lập kế hoạch tài chính dựa trên trí tuệ nhân tạo dành cho các công ty khởi nghiệp. Phiên bản tương tự dành cho tài chính cá nhân.
• Expensify so với DextĐây là công cụ kinh doanh dùng để ghi nhận biên lai và hóa đơn. Công cụ còn lại dùng để theo dõi chi phí cá nhân.
• So sánh Expensify và XeroĐây là phần mềm kế toán trực tuyến phổ biến dành cho các doanh nghiệp nhỏ. Đối thủ cạnh tranh của nó là phần mềm dành cho mục đích sử dụng cá nhân.
• Expensify so với SynderCông cụ này đồng bộ dữ liệu thương mại điện tử với phần mềm kế toán. Một phiên bản khác tập trung vào tài chính cá nhân.
• Chi phí cao hơn so với chi phí cuối tháng đơn giản.Đây là một công cụ kinh doanh giúp đơn giản hóa các công việc cuối tháng. Đối thủ cạnh tranh của nó là công cụ quản lý tài chính cá nhân.
• So sánh Expensify và DocytỨng dụng này sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) cho việc kế toán và tự động hóa kinh doanh. Ứng dụng còn lại sử dụng AI như một trợ lý tài chính cá nhân.
• So sánh Expensify và SageĐây là một bộ phần mềm kế toán doanh nghiệp toàn diện. Đối thủ cạnh tranh của nó là một công cụ dễ sử dụng hơn dành cho tài chính cá nhân.
• So sánh Expensify và Zoho BooksĐây là một công cụ kế toán trực tuyến dành cho các doanh nghiệp nhỏ. Đối thủ cạnh tranh của nó là công cụ dành cho mục đích sử dụng cá nhân.
• So sánh Expensify và WavePhần mềm này cung cấp phần mềm kế toán miễn phí cho các doanh nghiệp nhỏ. Phiên bản tương tự được thiết kế dành cho cá nhân.
• So sánh Expensify và HubdocPhần mềm này chuyên về thu thập tài liệu phục vụ công tác kế toán. Đối thủ cạnh tranh của nó là một công cụ quản lý tài chính cá nhân.
• So sánh Expensify và QuickBooksĐây là phần mềm kế toán nổi tiếng dành cho doanh nghiệp. Có một phiên bản thay thế được thiết kế cho tài chính cá nhân.
• So sánh Expensify và AutoEntryCông cụ này được thiết kế để tự động hóa việc nhập liệu cho kế toán doanh nghiệp. Một công cụ thay thế khác là công cụ quản lý tài chính cá nhân.
• So sánh Expensify và FreshBooksĐây là phần mềm kế toán dành cho người làm nghề tự do và doanh nghiệp nhỏ. Có một phiên bản khác dành cho tài chính cá nhân.
• So sánh Expensify và NetSuiteĐây là một bộ phần mềm quản lý doanh nghiệp mạnh mẽ dành cho các công ty lớn. Đối thủ cạnh tranh của nó là một ứng dụng tài chính cá nhân đơn giản.

Phần kết luận

Learning how to use Expensify is a smart move for your work life.

You can say goodbye to lost receipts and messy piles of paper.

The simple interface makes it easy for any individual to get started.

Just select the features you need, and the dashboard will show you your spending trends.

You can sync your bank accountdirectly witho the system.

This helps reduce mistakes and ensure total accuracy.

Your manager will love how fast you follow company policies.

Do not let the complexities of business du lịch slow you down anymore.

It only takes one tap to start. You can level up your workflow today.

Join the many people who focus on their work instead of paperwork.

Start by starting your first report right now.

Câu hỏi thường gặp

More Facts about Expensify

• Pick Your Account: When you sign up, you can choose between a personal account or your business account.
• Bảng điều khiển: After you join, you get a main screen that shows your recent spending and reports that need work.
• Hãy biến nó thành của riêng bạn: You can create your own spending categories and rules when you set up your account.
• Mistake Finder: The app automatically points out if you break a rule or enter the same receipt twice.
• Get Paid Back: You can send your reports through the app to get reimbursed for work costs.
• Approval Steps: Bosses can review and approve your spending before any money is paid out.
• Thêm Bảo vệ: You can also enable two-factor authentication to keep your account even safer.
• SmartScan: You can take a picture of a receipt, and the app “reads” it to find the date, store name, and price.
• Work Anywhere: The mobile app lets you do almost everything on your phone, even without an internet connection. connection
• Easy Sending: You can build and send whole reports right from your smartphone.
• Email Receipts: You can forward receipts from your email to the app, and it will process them for you.
• Travel Help: The app integrates with travel tools so you can book trips and easily track costs.
• Automatic Work: Expensify handles the hard parts, from scanning the paper to putting money in your bank.
• Right Person, Right Time: The system knows exactly which manager should see your report based on company rules.
• Rule Watcher: The app continuously checks your spending against your company’s rules to ensure everything is in order.
• Group Workspace: You can create a “Workspace” to keep your team’s expenses organized.
• Accounting Links: Expensify talks to tools like QuickBooks and Xero to keep the math correct.
• Mẹo hay: For the best results, scan receipts as soon as you get them and use the same names for your categories.
• Card Links: Link your own credit card so your purchases appear in the app automatically.
• The Expensify Card: Using their special card can give you 2% back on your spending and even lower your monthly bill by half.
• Distance Tracker: The app uses GPS to see how far you drove for work and calculates how much money you should get back.
• Live Spending: You can watch how much money is being spent in real-time on your dashboard.
• Budgets: You can set a spending limit and receive a warning if you exceed it.
• Scheduled Submit: A feature that collects your receipts and automatically sends them to your boss on a set day.