Làm thế nào để sử dụng Expensify để tự động hóa báo cáo chi phí của bạn vào năm 2026?

Hướng dẫn nhanh

Hướng dẫn này bao gồm tất cả các tính năng của Expensify:

• Bắt đầu — Tạo tài khoản và thiết lập cơ bản
• Hướng dẫn sử dụng quy trình quản lý chi phí — Track spending end to end without manual data entry
• Cách sử dụng báo cáo chi phí — Group expenses into tidy reports in under a minute
• Cách sử dụng các ưu đãi du lịch — Book flights and hotels that sync back automatically
• Hướng dẫn sử dụng thẻ Expensify — Get up to 2% cash back and automatic receipt matching
• Hướng dẫn sử dụng Easy Chats — Ask and answer expense questions without leaving the app
• Hướng dẫn sử dụng chức năng quét hóa đơn — SmartScan pulls vendor, date, and amount from any photo
• Hướng dẫn sử dụng dịch vụ thanh toán hóa đơn và lập hóa đơn — Handle money going out and coming in from one place
• Cách sử dụng chương trình hoàn trả toàn cầu — Pay back staff abroad in their own currency
• Cách sử dụng tính năng tích hợp với các phần mềm khác — Connect QuickBooks, Xero, or NetSuite for real-time reconciliation

Thời gian cần thiết: 5 phút cho mỗi phim

Cũng trong hướng dẫn này: Mẹo chuyên nghiệp | Những lỗi thường gặp | Khắc phục sự cố | Chạy | Các lựa chọn thay thế

Tại sao nên tin tưởng hướng dẫn này?

I have run my own expenses through Expensify for two years. Every step here comes from real use, not a press kit.

Expensify is one of the best known expense management tools for businesses of any size.

Most users only ever scan receipts and stop there.

This Expensify step-by-step guide shows you how to use every part of the platform.

Short steps, real screenshots, and the shortcuts I actually use.

Cái YouTube clips below come from my own account, not a vendor demo.

Hướng dẫn Expensify

This How to Use Expensify tutorial walks through the whole platform, from your first login to kế toán đồng bộ.

Chi phí

Stop chasing paper receipts every month end. Expensify scans, codes, and submits expenses for you, then pays people back automatically. Paid plans start at $5 per member, per month.

THỬ EXPENSIFY NGAY BÂY GIỜ →

ĐỌC TOÀN BỘ BÀI ĐÁNH GIÁ →

CÁC PHƯƠNG ÁN THAY THẾ ĐẮT TIỀN →

Hướng dẫn bắt đầu sử dụng Expensify

Expensify requires users to sign up before anything else works.

The whole setup takes about three minutes.

Here is my honest walkthrough of the first session:

Bây giờ chúng ta hãy cùng phân tích từng bước.

Bước 1: Tạo tài khoản của bạn

Visit the Expensify website and click Sign Up.

Enter your email or phone number and set a password.

Choose whether this is an individual or việc kinh doanh tài khoản.

✓ Điểm kiểm tra: Kiểm tra của bạn hộp thư đến for the confirmation link.

Step 2: Access the App or Web Dashboard

Expensify works in any browser, and the mobile app covers iOS và Android.

Log in on whichever device you carry to meetings.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: You should see recent transactions and pending reports.

Bước 3: Tạo không gian làm việc đầu tiên của bạn

Open Workspaces and click New Workspace.

Add your expense categories and set basic company policies here.

Invite employees so they can join and submit their own claims.

From here you can manage expenses for one person or a whole department.

Hướng dẫn sử dụng quy trình quản lý chi phí Expensify

Quy trình quản lý chi phí lets you run your whole expense management process in one place instead of five spreadsheets.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Bước 1: Mở không gian làm việc của bạn

Click Workspaces in the left menu.

Pick the workspace that holds your team’s expenses.

Step 2: Set Your Expense Categories

Open Categories and match them to your chart of accounts.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: Your categories appear as options on every new expense.

Step 3: Turn On Scheduled Submit

Scheduled Submit compiles and sends reports to your manager automatically.

Clean coding cuts review time, reducing the back-and-forth with finance every month.

Hướng dẫn sử dụng báo cáo chi phí Expensify

Báo cáo chi phí lets you bundle loose expenses into clean expense reports your finance team will actually approve.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Bước 1: Tạo báo cáo mới

Click Reports, then New Report.

Give it a name your manager will recognise later.

Step 2: Add Your Expenses

Select the expenses you want and add them to the report.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: Expensify flags policy violations and duplicate entries before you submit.

Bước 3: Gửi để xem xét

Hit Submit and the report moves to your approver.

The system checks each line against company policies, ensuring compliance before anyone approves expenses.

Hướng dẫn sử dụng ưu đãi du lịch Expensify

Ưu đãi du lịch lets you book du lịch and sync every booking straight into your expense reports.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Bước 1: Mở tab Du lịch

Select Travel from the main navigation.

Step 2: Search and Compare Offers

Enter your dates and compare the trip offers shown.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: Your flight or khách sạn shows up as a pending expense.

Step 3: Confirm the Booking

Book directly and the itinerary syncs to your account.

Hướng dẫn sử dụng thẻ Expensify

Thẻ Expensify lets you earn cash back while receipts attach themselves to each swipe.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Apply From the Cards Menu

Open Cards and request the Expensify Card.

Approval runs on your business bank balance.

Step 2: Assign Cards to Employees

Issue a card and set a monthly limit per person.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: Card transactions show in the dashboard within seconds.

Step 3: Review Live Transactions

Each swipe appears ngay lập tức with a receipt request attached.

Hướng dẫn sử dụng Expensify Easy Chats

Trò chuyện dễ dàng lets you settle expense questions in a chat thread instead of a long email chain.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Bước 1: Mở bảng trò chuyện

Click the chat icon beside any report.

Step 2: Mention the Right Person

Type @ and select your manager or approver.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: The thread sits permanently on that report for future reference.

Step 3: Attach Context

Drop the receipt or invoices into the thread as proof.

The same chat functionality works in the mobile app, so answers reach you between meetings.

How to Use Expensify Receipt Scanner

Quét biên lai lets you turn a photo of a crumpled receipt into a coded expense in seconds.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Snap the Receipt

Open the mobile app and tap the green camera button.

SmartScan technology extracts the vendor, date, and amount for you.

Step 2: Forward Digital Receipts

Email PDF receipts to receipts@expensify.com from your registered address.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: The receipt appears as a coded expense with the image attached.

Step 3: Confirm the Details

Check the scanned fields and adjust the category if needed.

Hướng dẫn sử dụng Expensify để thanh toán hóa đơn và lập hóa đơn

Thanh toán hóa đơn và lập hóa đơn lets you pay vendor bills and send client invoices from the same system.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Forward the Vendor Bill

Send the bill to your workspace email address.

Step 2: Route It for Approval

The bill follows the same approval workflows as expenses.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: The invoice status updates from sent to paid on its own.

Bước 3: Tạo và gửi hóa đơn

Open Invoices, add line items, and send it directly to your client.

Hướng dẫn sử dụng tính năng Hoàn trả Chi phí Toàn cầu của Expensify

Hoàn trả toàn cầu lets you reimburse employees in other countries without wiring money manually.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Verify Your Bank Account

Connect and verify the business account you will pay from.

Step 2: Enable Global Reimbursement

Switch it on in workspace settings and pick the countries you need.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: The report status changes to Reimbursed with a payment date.

Step 3: Approve and Pay

Approve expenses and click Reimburse to release funds.

Expensify absorbs the currency complexities, so your team never handles a manual wire form.

Hướng dẫn cách sử dụng tính năng tích hợp Expensify với các phần mềm khác

Tích hợp với các phần mềm khác lets you sync approved spending into your accounting software without exporting a single file.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Open the Connections Tab

Go to workspace settings and select Accounting.

Step 2: Authorise Your Accounting Tool

Choose QuickBooks, Xero, or NetSuite and log in to authorise access.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: A test expense appears in your accounting software within minutes.

Bước 3: Lập bản đồ các cánh đồng của bạn

Match Expensify categories to your existing accounts and classes.

One connection is enough to streamline how financial data moves between the two systems.

Mẹo và phím tắt chuyên nghiệp của Expensify

After two years on the platform, these are the tips I give every new user.

They let you focus on the work instead of the paperwork.

Phím tắt

Những tính năng ẩn mà hầu hết mọi người bỏ lỡ

• GPS mileage tracking: Track mileage from your phone and it calculates reimbursement at current IRS rates.
• Smart Policy Enforcement: Flags spending violations and missing documentation before a report ever reaches your manager.
• Budget alerts: Set budgets per category and get real-time warnings when a department overspends.
• Tailored reports: Filter the dashboard by project, date, or person to identify trends in your financial operations.

The benefits view below is worth checking during setup:

Những lỗi thường gặp cần tránh khi sử dụng Expensify

Mistake #1: Saving Receipts for Month End

Mistake #2: Inventing Categories on the Fly

Mistake #3: Skipping the Approval Setup

Khắc phục sự cố Expensify

Problem: SmartScan Returns the Wrong Amount

Gây ra: Faded thermal paper or a folded receipt confuses the scan.

Sửa chữa: Flatten the receipt, use good light, and edit the amount manually if accuracy still slips.

Problem: Expenses Are Not Syncing to Accounting Software

Gây ra: A category exists in Expensify that has no matching account in QuickBooks hoặc Xero.

Sửa chữa: Open the connections tab and remap the unmatched categories, then re-run the sync.

Problem: Reimbursement Is Stuck as Pending

Gây ra: The business bank account has not finished verification.

Sửa chữa: Confirm the micro-deposits in your bank, then release the payment again.

📌 Ghi chú: If none of these fix your issue, contact Expensify support.

Expensify là gì?

Chi phí is an expense management platform that automates how businesses track and reimburse spending.

Think of it like a finance trợ lý that reads every receipt for you.

Hãy xem đoạn video tổng quan ngắn này:

Nó bao gồm các tính năng chính sau:

• Quy trình quản lý chi phí: Handles capture, coding, and approval in one connected workflow.
• Báo cáo chi phí: Compiles multiple expenses into one submission with violation flags built in.
• Ưu đãi du lịch: Books travel inside the platform and pulls itineraries into expenses.
• Thẻ Expensify: A Visa Commercial Card with cash back and real-time coding.
• Trò chuyện dễ dàng: Built-in chat attached to every report, expense, and workspace.
• Quét biên lai: SmartScan technology reads receipts and codes them automatically.
• Thanh toán hóa đơn và lập hóa đơn: Vendor bill payment plus client invoicing with tracked status.
• Hoàn trả toàn cầu: Direct reimbursement to international bank accounts.
• Tích hợp với các phần mềm khác: Two-way sync with QuickBooks, Xero, NetSuitevà hơn thế nữa.

Bảo vệ matters here too. Expensify keeps enterprise-grade protection and supports two-factor authentication on every account.

Để xem đánh giá đầy đủ, hãy xem bài viết của chúng tôi. Đánh giá Expensify.

Định giá Expensify

Đây là chi phí của Expensify vào năm 2026:

Paid plans are simple, starting at $5 per member, per month.

Dùng thử miễn phí: Yes. You can test the paid features before paying anything.

Đảm bảo hoàn tiền: No formal guarantee, but plans are billed monthly and cancellable.

💰 Giá trị tốt nhất: Collect at $5/member/month — it covers the daily process for most small businesses.

Pair it with the Expensify Card and cash back can cut your bill by up to 50%.

So sánh Expensify và các giải pháp thay thế

Expensify so sánh với các đối thủ như thế nào? Dưới đây là bức tranh cạnh tranh:

Lựa chọn nhanh:

• Tốt nhất tổng thể: Expensify — fastest path from receipt to reimbursement.
• Ngân sách tốt nhất: Sóng — free invoicing and books for solo operators.
• Phù hợp nhất cho người mới bắt đầu: QuickBooks — familiar interface and endless tutorials.
• Phù hợp nhất cho doanh nghiệp: NetSuite — full ERP depth across finance and projects.

🎯 Các giải pháp thay thế cho Expensify

Bạn đang tìm kiếm các lựa chọn thay thế cho Expensify? Dưới đây là những lựa chọn hàng đầu:

• 🚀 Câu đố IO: Automated accounting built for venture-backed startups that want real-time books.
• 💰 Dext: Strong document capture for bookkeepers handling many client files at once.
• 🎨 Xero: Full double-entry accounting with bank feeds and a large app marketplace.
• ⚡ Synder: Syncs Stripe, Shopify, and PayPal sales into your accounting software.
• 🔒 Kết thúc tháng dễ dàng: Keeps your month-end close organised with structured task tracking.
• 🧠 Docyt: Trí tuệ nhân tạo kế toán aimed at multi-location businesses with heavy transaction volume.
• 👶 Hiền triết: Long-standing accounting suite with a free individual tier to start on.
• 🏢 Zoho Books: Solid accounting that fits neatly beside the rest of the Zoho suite.
• 🔧 Sóng: Free invoicing and accounting for người làm việc tự do watching every dollar.
• 🌟 Hubdoc: Pulls statements and bills from suppliers automatically each month.
• ⭐ QuickBooks: The default accounting choice for a huge share of US small businesses.
• 🎯 Tự động nhập: Cheap, accurate extraction of invoices and receipts for kế toán.
• 💼 FreshBooks: Lập hóa đơn và theo dõi thời gian aimed squarely at service businesses.
• 📊 NetSuite: Full enterprise ERP covering finance, inventory, and reporting at scale.

Để xem danh sách đầy đủ, vui lòng xem trang của chúng tôi. Các phương án thay thế tốn kém hơn hướng dẫn.

⚔️ So sánh với Expensify

Dưới đây là cách Expensify so sánh với từng đối thủ cạnh tranh:

• Expensify vs Puzzle IO: Puzzle IO handles the ledger itself. Expensify wins on receipts, cards, and reimbursement.
• Expensify so với Dext: Dext is a capture tool. Expensify adds cards, approval workflows, and payments on top.
• So sánh Expensify và Xero: Xero keeps the books. Expensify feeds it clean expense data, so most teams run both.
• Expensify so với Synder: Synder is built for sales data. Expensify is built for employee spending.
• Chi phí cao hơn so với chi phí cuối tháng đơn giản.: Easy Month End manages the close. Expensify manages the expenses feeding into it.
• So sánh Expensify và Docyt: Docyt costs far more per month. Expensify is cheaper for pure expense management.
• So sánh Expensify và Sage: Sage runs your accounts. Expensify handles the receipts and mileage Sage never sees.
• So sánh Expensify và Zoho Books: Zoho Books bundles more modules. Expensify beats it on mobile receipt scanning.
• So sánh Expensify và Wave: Wave is free but basic. Expensify adds cards, policies, and approval routing.
• So sánh Expensify và Hubdoc: Hubdoc only collects documents. Expensify also reimburses and enforces company policies.
• So sánh Expensify và QuickBooks: QuickBooks is accounting software. Expensify is an expense management platform that syncs into it.
• So sánh Expensify và AutoEntry: AutoEntry extracts data only. Expensify covers the full submit-and-reimburse process.
• So sánh Expensify và FreshBooks: FreshBooks is better at billing clients. Expensify is better at controlling staff spending.
• So sánh Expensify và NetSuite: NetSuite is a whole ERP. Expensify plugs into it as the expense layer.

Hãy bắt đầu sử dụng Expensify ngay bây giờ!

Bạn đã học cách sử dụng mọi tính năng chính của Expensify:

• ✅ Quy trình quản lý chi phí
• ✅ Báo cáo chi phí
• ✅ Ưu đãi du lịch
• ✅ Thẻ Expensify
• ✅ Trò chuyện dễ dàng
• ✅ Quét biên lai
• ✅ Thanh toán hóa đơn và lập hóa đơn
• ✅ Hoàn trả toàn cầu
• ✅ Tích hợp với các phần mềm khác

Bước tiếp theo: Hãy chọn một tính năng và thử ngay bây giờ.

Hầu hết mọi người bắt đầu bằng việc quét hóa đơn.

It takes less than five minutes and removes the worst part of the job.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể nộp báo cáo chi phí bằng Expensify như thế nào?

Add your expenses to a report, then click Submit. The report routes to your approver automatically. Scheduled Submit can do this for you every week.

Expensify có dễ học không?

Yes. Most users scan their first receipt within minutes. Approval workflows and integrations take a little longer, but the core process is simple.

Cách dễ nhất để theo dõi các hóa đơn là gì?

Snap each receipt with the mobile app straight after paying. SmartScan technology reads the details, so nothing depends on you remembering later.

Tôi có thể bắt đầu sử dụng Expensify như thế nào?

Visit the site and click Sign Up. Enter your email or phone number, choose individual or business, then create your first workspace.

Tôi sử dụng Expensify như thế nào?

Scan receipts, group them into expense reports, and submit for approval. Connect your accounting software so approved spending syncs automatically.