How to Use Clockify: A Complete Guide in 2026

Hướng dẫn nhanh

Hướng dẫn này bao gồm tất cả các tính năng của Clockify:

• Bắt đầu — Create your Clockify account and finish basic setup
• Hướng dẫn sử dụng bảng chấm công — Fill in a whole week of work hours in one grid
• Hướng dẫn sử dụng Lịch — See your day as visual time blocks and synced events
• Cách sử dụng ứng dụng theo dõi thời gian — Record time with a live timer or add time manually
• Hướng dẫn sử dụng Trình quản lý báo cáo — Turn tracked time into summary, detailed, and weekly reports
• Hướng dẫn sử dụng Trình quản lý điểm danh — See when employees clock in, take breaks, and leave
• Cách sử dụng lập kế hoạch và lên lịch dự án — Plan assignments and visualize team capacity
• Hướng dẫn sử dụng hóa đơn từ tính năng Theo dõi thời gian — Turn billable hours and expenses into professional invoices
• Cách sử dụng thời gian nghỉ phép và quản lý nghỉ phép — Handle leave requests, approvals, and balances
• Cách sử dụng tính năng theo dõi chi phí — Log project costs and receipts next to tracked time

Thời gian cần thiết: 5 phút cho mỗi phim

Cũng trong hướng dẫn này: Mẹo chuyên nghiệp | Những lỗi thường gặp | Khắc phục sự cố | Chạy | Các lựa chọn thay thế

Tại sao nên tin tưởng hướng dẫn này?

I’ve used Clockify for eight months and tested every feature covered here. This tutorial comes from real hands-on experience — not marketing fluff or vendor screenshots.

Clockify is one of the most powerful time tracking tools available today.

Nhưng hầu hết người dùng Clockify chỉ mới khám phá một phần nhỏ khả năng của nó.

Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng mọi tính năng chính.

Hướng dẫn từng bước, kèm ảnh chụp màn hình và mẹo chuyên nghiệp.

Hướng dẫn Clockify

This complete How to Use Clockify tutorial walks you through setup, daily time tracking, and every advanced feature.

By the end, you’ll know how to use Clockify from your first timer to your final invoice.

Clockify

Track work hours across projects with a single click. Clockify runs on web, desktop, and mobile, with paid plans from $5.49 per user. Sign up free — no credit card required.

THỬ CLOCKIFY NGAY →

ĐỌC TOÀN BỘ BÀI ĐÁNH GIÁ →

CÁC LỰA CHỌN THAY THẾ CHO CLOCKIFY →

Hướng dẫn bắt đầu sử dụng Clockify

Trước khi sử dụng bất kỳ tính năng nào, hãy hoàn tất thiết lập một lần này.

Quá trình này mất khoảng 3 phút.

Here’s a quick look at Clockify in action:

Bây giờ chúng ta hãy cùng xem xét từng bước một.

Bước 1: Tạo tài khoản Clockify của bạn

Go to Clockify’s website and click Sign up.

Nhập email của bạn và tạo mật khẩu.

When a new account is created, Clockify automatically generates one workspace for you.

✓ Điểm kiểm tra: Kiểm tra của bạn hộp thư đến để nhận email xác nhận.

Bước 2: Tải xuống hoặc truy cập ứng dụng

You can track time in the Clockify web app, the desktop app, or the Clockify mobile app.

The desktop app covers Windows, Máy Mac, and Linux; mobile covers iOS and Android.

Đăng nhập bằng tài khoản mới của bạn.

Here’s an overview of what you get:

✓ Điểm kiểm tra: Bạn sẽ thấy bảng điều khiển chính.

Bước 3: Hoàn tất thiết lập ban đầu

Open Profile settings to set your time zone and language.

In Workspace settings, features like Timesheet and Kiosk can be enabled or disabled.

Each workspace keeps its own settings, so adjust them to fit your workflow.

Invite team members by email, or add limited users by name only.

Assign each person a role: Admin, Project Manager, or Regular User.

Hướng dẫn sử dụng bảng chấm công Clockify

Bảng chấm công lets you fill in a whole week of work hours in one grid.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Open the Timesheet Tab

Navigate to Timesheet in the left sidebar of the Clockify web app.

An admin can switch this view on in workspace settings if it’s hidden.

Bước 2: Thêm dự án và nhiệm vụ

Pick a project, then a task, for each row you need.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: Each row shows one project with empty day cells across the week.

Step 3: Enter Your Hours

Type hours into each day cell and click Save.

Hướng dẫn sử dụng Lịch Clockify

Chuẩn lets you see your day as visual time blocks and synced events.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Bước 1: Kết nối Lịch của bạn

Sync your Outlook or Google Calendar from the Calendar tab’s settings.

Step 2: Review Your Day

Every tracked time entry appears as a block you can stretch or move.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: Synced meetings and scheduled events sit alongside your tracked work.

Step 3: Turn Events Into Entries

Click a synced calendar event to start a timer or create a time entry from it.

Hướng dẫn sử dụng ứng dụng theo dõi thời gian Clockify

Công cụ theo dõi thời gian lets you record time with a live timer or add time manually.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Bước 1: Bắt đầu bộ đếm thời gian

Type what you’re working on, then hit the play button.

Prefer manual mode? Switch modes to add time manually with exact start and end times.

Step 2: Add the Details

Assign a project, task, tag, and billable status to the entry.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: The running timer keeps counting time spent while you work.

Bước 3: Dừng đồng hồ đếm ngược

Click the stop button when you finish, and Clockify saves the entry.

Hướng dẫn sử dụng Trình quản lý báo cáo Clockify

Quản lý báo cáo lets you turn tracked time into summary, detailed, and weekly reports.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Bước 1: Mở báo cáo

Go to Reports in the sidebar and pick summary, detailed, or weekly.

Step 2: Filter the Data

Filter time spent by projects, clients, tags, teams, or departments.

For example, filter by one client to see all billable time for them.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: The chart updates ngay lập tức to match your filters.

Bước 3: Xuất và chia sẻ

Export to PDF, CSV, or Excel, or share live report links with clients.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý chấm công Clockify

Quản lý chấm công lets you see when employees clock in, take breaks, and leave.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Turn On Attendance

Ask an admin to switch on the Attendance report in workspace settings.

Step 2: Set Up Kiosk Mode

On shared thiết bị, employees clock in and out using a PIN or QR code.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: The attendance table lists arrival, break, and total work hours per person.

Step 3: Review the Numbers

Spot missing entries, long breaks, and overtime at a glance.

How to Use Clockify Project Planner and Scheduler

Lập kế hoạch và lên lịch dự án lets you plan assignments and visualize team capacity.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Bước 1: Tạo dự án

Add a client, pick a color, and set the project as public or private.

Step 2: Add Estimates

Set time or budget estimates so progress stays visible against deadlines.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: Team schedules show who works on what, and when.

Step 3: Assign the Work

Drag assignments across the timeline to balance resources between teams.

Hướng dẫn sử dụng tính năng lập hóa đơn Clockify từ Tracked Time

Invoicing from Tracked Time lets you turn billable hours and expenses into professional invoices.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Set Hourly Rates

Set hourly rates for projects or team members for accurate billing.

Step 2: Create the Invoice

Pick a client, then import their unbilled time and expenses.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: Line items appear with hours, rates, and amounts filled in.

Bước 3: Gửi và theo dõi

Download the invoice as a PDF, send it, then mark it paid.

How to Use Clockify Time Off and Leave Manager

Quản lý thời gian nghỉ phép và nghỉ ốm lets you handle leave requests, approvals, and balances.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Create Policies

Define policies for vacation, sick days, and public holidays.

Bước 2: Xin nghỉ phép

Team members pick a policy, choose dates, and add a note.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: Pending requests wait in a queue for a manager’s approval.

Step 3: Approve and Track Balances

Approve requests and watch balances update automatically.

How to Use Clockify Expense Tracker

Theo dõi chi phí lets you log project costs and receipts next to tracked time.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Record an Expense

Pick a project, choose a category, and enter the amount.

Step 2: Attach Receipts

Snap receipts in the Clockify mobile app and attach them to each expense.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: Each expense shows its project, amount, and receipt.

Step 3: Add Expenses to Invoices

Recorded expenses flow straight into invoices and reports.

Mẹo và phím tắt hữu ích của Clockify Pro

After testing Clockify for eight months, here are my best tips.

Phím tắt

These desktop app defaults can be changed in its settings.

Những tính năng ẩn mà hầu hết mọi người bỏ lỡ

• Auto tracker: Counts time spent on each web page and other apps — perfect when you jump between tools all day.
• Idle detection: The browser extension and desktop app both flag inactivity, with parameters you can customize.
• Khái niệm and Jira integrations: You need a Clockify account and a team first; Notion also requires the browser extension.

Những lỗi thường gặp khi sử dụng Clockify cần tránh

Mistake #1: Forgetting to start the timer

Mistake #2: Tracking everything to one project

Mistake #3: Ignoring billable rates

Khắc phục sự cố Clockify

Problem: The timer doesn’t sync between devices

Gây ra: One app is offline, or you’re signed into different workspaces.

Sửa chữa: Check your connection, then confirm every device uses the same workspace and account.

Problem: Idle time isn’t detected

Gây ra: Idle detection only runs in the browser extension and desktop app.

Sửa chữa: Install one of them, then adjust the inactivity parameters in settings.

Problem: A team member can’t see a project

Gây ra: The project is set to private.

Sửa chữa: Make it public, or add that user to the project’s access list.

📌 Ghi chú: If none of these fix your issue, contact Clockify support or duyệt their help posts and tutorials.

Clockify là gì?

Clockify is a free time tracker and timesheet app that lets teams track work hours across projects.

Think of it like a punch clock for the digital age — every task, timed and organized.

Hãy xem đoạn video tổng quan ngắn này:

Nó bao gồm các tính năng chính sau:

• Bảng chấm công: Fill in a whole week of work hours in one grid
• Lịch: See your day as visual time blocks and synced events
• Công cụ theo dõi thời gian: Record time with a live timer or add time manually
• Quản lý báo cáo: Turn tracked time into summary, detailed, and weekly reports
• Quản lý chấm công: See when employees clock in, take breaks, and leave
• Project Planning and Scheduling: Plan assignments and visualize team capacity
• Invoicing from Tracked Time: Turn billable hours and expenses into professional invoices
• Time Off and Leave Management: Handle leave requests, approvals, and balances
• Theo dõi chi phí: Log project costs and receipts next to tracked time

Để xem đánh giá đầy đủ, hãy xem bài viết của chúng tôi. Đánh giá Clockify.

Bảng giá Clockify

Đây là giá của Clockify vào năm 2026:

Dùng thử miễn phí: Yes — start with a free account, then test any paid plan before committing.

Đảm bảo hoàn tiền: Not advertised — monthly billing lets you cancel anytime.

To upgrade, click the Upgrade button on the home screen and pick annual or monthly billing.

💰 Giá trị tốt nhất: Pro — $7.99 per user unlocks scheduling, invoicing, and profit tracking.

Clockify so với các lựa chọn thay thế

Clockify so sánh với các đối thủ như thế nào? Dưới đây là bức tranh cạnh tranh:

Lựa chọn nhanh:

• Tốt nhất tổng thể: Clockify — free for unlimited users, with cheap paid upgrades when you grow
• Ngân sách tốt nhất: TrackingTime — low-cost seats for small teams
• Phù hợp nhất cho người mới bắt đầu: Toggl — one-click timers with almost no learning curve
• Best for client billing: Harvest — invoices and expenses are its core strength

🎯 Các lựa chọn thay thế cho Clockify

Bạn đang tìm kiếm các lựa chọn thay thế cho Clockify? Dưới đây là những lựa chọn hàng đầu:

• 🚀 Bác sĩ thời gian: Adds screenshots, activity levels, and deeper monitoring for distributed teams that need accountability.
• 💰 Chuyển đổi: One-click timers, a friendly interface, and a generous free plan for up to five people.
• 🧠 Thời gian thư giãn: Captures every program automatically and offline, then turns that memory-jogging data into entries.
• 📊 Theo dõi thời gian: Visual team timelines, attendance, and shared calendars in a clean, easy layout.
• 🎯 Đúng giờ: Pairs an eight-sided physical tracker with software, making time tracking a tactile habit.
• 💼 Mùa gặt: Built around invoicing and expense tracking, with strong báo cáo for client work.

Để xem danh sách đầy đủ, vui lòng xem trang của chúng tôi. Các lựa chọn thay thế cho Clockify hướng dẫn.

⚔️ So sánh với Clockify

Dưới đây là cách Clockify so sánh với từng đối thủ cạnh tranh:

• Clockify vs Time Doctor: Clockify wins on price and free seats; Time Doctor wins for monitoring features.
• Clockify so với Toggl: Toggl feels simpler; Clockify gives you more admin features for less money.
• Clockify so với Memtime: Memtime wins on automatic capture; Clockify wins on team features and price.
• Clockify so với TrackingTime: Similar basics, but Clockify scales cheaper with unlimited free users.
• Clockify so với Timeular: Timeular’s hardware is fun; Clockify covers far more team workflows.
• Clockify so với Harvest: Harvest bills clients beautifully; Clockify does more overall for less.

Hãy bắt đầu sử dụng Clockify ngay bây giờ!

Bạn đã học cách sử dụng mọi tính năng chính của Clockify:

• ✅ Bảng chấm công
• ✅ Lịch
• ✅ Công cụ theo dõi thời gian
• ✅ Quản lý báo cáo
• ✅ Quản lý chấm công
• ✅ Lập kế hoạch và lên lịch dự án
• ✅ Lập hóa đơn dựa trên thời gian đã theo dõi
• ✅ Quản lý thời gian nghỉ phép và nghỉ ốm
• ✅ Theo dõi chi phí

Bước tiếp theo: Hãy chọn một tính năng và thử ngay bây giờ.

Most people start with the Timesheet.

Chỉ mất chưa đến 5 phút.

Câu hỏi thường gặp

Ứng dụng Clockify có thực sự miễn phí không?

Yes. You can register a free account with unlimited users. Paid plans starting at $5.49 per user add approvals, invoicing, scheduling, and other admin features.

Can Clockify track time automatically?

Yes. The Auto tracker counts time spent on each web page or app, and the desktop timer can start whenever your computer becomes active.

Sếp tôi có thể xem những gì trên Clockify?

Admins see tracked entries, projects, and reports. Auto tracker data stays private on your device until you choose to add it as time entries.

Does Clockify work with Google Calendar?

Yes. Sync Google Calendar or Outlook, then start a timer from any calendar event or turn scheduled events into time entries.

Can I add time manually in Clockify?

Yes. Switch the tracker to manual mode and enter start and end times, or fill a whole week at once in the Timesheet.