Как использовать Hiver: пошаговое руководство для начинающих в 2025 году

Вам сложно справляться со всей электронной почтой вашей команды?

Это может показаться полным бардаком, не правда ли?

А что если бы существовал способ управлять этими общими почтовыми ящиками так, чтобы у всех не возникало путаницы?

HiverHQ может оказаться именно тем, что вам нужно.

Это простое руководство шаг за шагом покажет вам, как использовать HiverHQ в 2025 году.

Давайте посмотрим!

Взглянем на то, как выглядит HiverHQ.

Итак, вы зарегистрировались! А что теперь на вашем экране?

Давайте быстро взглянем на основные части HiverHQ. Представьте это как центр управления электронной почтой вашей команды.

Сначала вы увидите раздел «Общие папки входящих сообщений».

Именно здесь происходит волшебство с электронными письмами ваших сотрудников.

Вместо множества разных учетных записей Gmail, все члены вашей команды смогут видеть информацию и работать из одного места.

Вы также увидите «Мой» Входящие«Не волнуйтесь, ваши личные электронные письма по-прежнему здесь, как и раньше».

Затем идут «Задачи». Это небольшие списки дел, которые вы можете назначить себе или другим членам команды.

Здесь вы также найдете «Примечания».

Это как секретные сообщения, которые вы можете написать своей команде по поводу электронного письма, не давая отправителю его увидеть.

Позже Далее мы немного поговорим об «аналитике», которая показывает, насколько хорошо работает ваша команда.

А ещё есть кнопка «Настройки», где вы можете изменить параметры в соответствии со своими рабочими предпочтениями.

Структура HiverHQ разработана таким образом, чтобы быть простой и понятной.

Как вы думаете, где вы будете проводить больше всего времени?

Вероятно, они работают вместе в общих почтовых ящиках, отвечая на электронные письма!

Всё дело в том, как ваша команда может лучше сотрудничать.

В HiverHQ даже есть функция онлайн-чата, позволяющая мгновенно общаться с клиентами, и она может работать как служба поддержки, помогая поддерживать порядок.

Это действительно может значительно оптимизировать ваш рабочий процесс!

Работа с общими почтовыми ящиками

Именно здесь происходит волшебство Hiver, особенно для команд.

Вместо простой пересылки писем Hiver предоставляет вам общий почтовый ящик.

Как работает общий почтовый ящик?

Несколько членов команды работают вместе, используя один почтовый ящик. 

Таким образом, все сотрудники вашей службы поддержки клиентов могут видеть один и тот же входящий запрос и отвечать на него.

Больше никаких потерянных цепочек электронных писем!

Как просматривать электронные письма в общей папке «Входящие»

Когда вы открываете электронное письмо из общей папки в Hiver, оно выглядит почти так же, как и ваше обычное почтовое приложение, но с несколькими дополнительными полезными функциями.

Вы увидите отправителя, тему и текст электронного письма. 

Самое замечательное, что все члены вашей команды, имеющие доступ к этому общему почтовому ящику, могут видеть эти электронные письма.

Это значит, что все понимают, чего хотят клиенты.

Вам не придётся спрашивать: «Кто-нибудь видел этот запрос?»

Потому что это видно всем.

Hiver позволяет без труда отслеживать все входящие электронные письма.

Как назначать электронные письма членам команды

Чтобы убедиться, что с клиентом работает нужный человек. вопросВы можете назначить переписку по электронной почте конкретному члену команды.

Найдите в электронном письме кнопку «Назначить» или выпадающее меню.

При нажатии на него вы увидите список членов вашей команды.

Просто выберите человека, который должен заняться этим билетом.

Вы даже можете добавлять краткие заметки при назначении писем, например: «Сара, похоже, это вопрос о ценах».

Это позволяет предельно ясно определить ответственных лиц и помогает оптимизировать процесс работы службы поддержки.

Эта функция в Hiver действительно повышает производительность и гарантирует, что ни один запрос в службу поддержки клиентов не будет пропущен.

Ответы на электронные письма и использование шаблонов электронных писем

В Hiver отвечать на электронные письма клиентов так же просто, как и писать обычное электронное письмо.

Внизу переписки вы найдете кнопку «Ответить».

Нажмите на кнопку, наберите сообщение и нажмите «Отправить». Но у Hiver есть полезный трюк, который сэкономит вам время: шаблоны электронных писем.

Если вы обнаружите, что пишете одни и те же ответы на повторяющиеся запросы, вы можете создать шаблон.

Это как сохранить заранее написанный ответ, который можно вставить одним щелчком мыши.

Это значительно экономит время вашей службы поддержки клиентов и помогает обеспечить единообразие ответов.

Обычно опцию выбора шаблона можно найти рядом с окном для ответа.

Как найти кнопку «Назначить»

Когда вы хотите назначить переписку по электронной почте конкретному члену команды в Hiver, первое, что вам нужно сделать, это найти ответы — ну, не совсем ответы, а кнопку «Назначить»!

Обычно это довольно легко заметить.

Когда вы открываете входящее письмо в общей папке «Входящие», найдите кнопку или выпадающее меню с надписью типа «Назначить», «Назначить кому» или со значком человечка рядом с ней.

Эта кнопка — ваша отправная точка для того, чтобы убедиться, что нужный сотрудник вашей службы поддержки клиентов обработает запрос клиента.

Выбор подходящего члена команды

После нажатия кнопки «Назначить» появится список членов вашей команды, имеющих доступ к этому общему почтовому ящику.

Взгляните на список и подумайте, кто из членов вашей команды лучше всего справляется с подобными проблемами в сфере обслуживания клиентов.

Возможно, это кто-то, кто хорошо разбирается в выставлении счетов, или кто-то, кто обычно занимается техническими вопросами.

Выбор подходящего специалиста помогает оптимизировать процесс и гарантировать, что клиент получит наилучшую помощь.

Просто щелкните по имени члена команды, которому вы хотите назначить электронное письмо.

Добавление примечания при назначении задания

Иногда полезно предоставить члену команды немного дополнительной информации при назначении электронного письма.

Перед окончательным утверждением задания Hiver часто предоставляет возможность добавить краткие замечания.

Это может быть что угодно, от «Клиент очень расстроен» до «Он уже пытался перезагрузить свое устройство».

Эти краткие заметки дают назначенным владельцам некоторое представление о контексте и помогают им сразу же приступить к работе, не задавая множества дополнительных вопросов.

Это отличный способ улучшить командное взаимодействие и убедиться, что все понимают друг друга с самого начала переписки по электронной почте.

Что происходит после того, как вы назначите адрес электронной почты?

После того, как вы назначите адрес электронной почты, произойдет несколько действий.

Во-первых, электронное письмо обычно перемещается из раздела «Неназначенные» в общей папке входящих сообщений в раздел, отображающий задачи, назначенные каждому члену команды.

Человек, которому вы назначили отправку электронного письма, скорее всего, получит уведомление (оповещение), чтобы знать, что у него появился новый запрос для обработки.

Затем им предстоит прочитать переписку по электронной почте, выяснить проблему клиента и отправить ответ.

Эта система распределения адресов электронной почты помогает обеспечить подотчетность всех участников и гарантирует, что ни один запрос клиента не затеряется среди множества других.

Это ключевой фактор, благодаря которому Hiver помогает эффективно управлять загруженной службой обслуживания клиентов.

Как найти раздел «Примечания» в электронном письме

Когда вы открываете переписку по электронной почте в Hiver и хотите обсудить ее с коллегами в приватном режиме, вам нужно найти ответы в разделе «Примечания».

Обычно рядом с основным содержимым электронного письма вы увидите вкладку или кнопку с надписью «Примечания».

Возможно, она находится рядом с кнопками «Ответить» и «Назначить».

Иногда это выглядит как небольшая речь. пузырь икона.

Нажав на эту кнопку, вы откроете пространство, где вы и члены вашей команды сможете обмениваться сообщениями по поводу запроса клиента.

Набор текста и отправка внутренних заметок.

Как только вы окажетесь в разделе «Примечания», отправка сообщения будет аналогична отправке обычного сообщения кому-либо в интернете.

Там будет поле, куда вы сможете ввести свою заметку.

Делайте свои записи четкими и по существу, чтобы ваш коллега понял, что вы пытаетесь сказать.

Например, вы можете написать: «Привет, Сара, клиент упомянул, что уже пробовал перезагрузить устройство. Может быть, стоит предложить другой способ устранения неполадок?»

После того, как вы наберете сообщение, появится кнопка для его отправки, часто с надписью «Отправить» или аналогичной.

После отправки сообщения другие члены команды, просматривающие то же электронное письмо, смогут увидеть его в режиме реального времени.

Как заметки помогают вашей команде сотрудничать

Использование кратких заметок — очень полезный способ для вашей команды обслуживания клиентов сотрудничать, не допуская, чтобы клиент видел ваши внутренние обсуждения.

Представлять себе Два члена команды работают над проблемой одного и того же клиента.

Вместо того чтобы подходить друг к другу к рабочим столам или отправлять отдельные электронные письма, они могут просто использовать раздел «Примечания» в переписке.

Это упрощает обмен информацией, обращение за помощью и информирование всех участников о статусе заявки.

Это помогает оптимизировать рабочий процесс, поскольку вся связанная с проблемой клиента переписка остается непосредственно в электронной почте.

Это значительно упрощает эффективное управление обслуживанием клиентов и позволяет обеспечить им более качественное обслуживание.

Заключение

Итак, вот простой способ использовать HiverHQ.

Поначалу это может показаться сложным. Но стоит попробовать, и окажется, что это не так уж и трудно.

Подумайте, насколько проще можно было бы обрабатывать командные электронные письма.

Больше никаких неряшливых передач! Все видят, что происходит.

Вы можете легко передать электронные адреса нужному человеку.

И вы можете общаться со своей командой, не привлекая внимания клиента. Готовы попробовать Hiver и создать свой собственный бизнес? управление электронной почтой лучше? 

Попробуйте, и вы увидите, как это поможет вашей команде работать слаженно!

Часто задаваемые вопросы