كيفية استخدام برنامج QuickBooks: دليل للمبتدئين في عام 2025

هل يُسبب لك تتبع أموال عملك دواراً؟

هل تتمنى لو كانت هناك طريقة أسهل لمعرفة من أين تأتي أموالك وإلى أين تذهب؟

أنت لست وحدك.

هناك أداة تسمى QuickBooks يمكن أن تكون عوناً حقيقياً.

سيوضح لك هذا الدليل الخطوات البسيطة للبدء باستخدام برنامج QuickBooks.

سنأخذ الأمر ببطء ونجعله سهل الفهم، حتى تشعر بالثقة في إدارة أموال عملك.

برنامج QuickBooks

هل أنت مستعد للتحكم في أموال عملك كالمحترفين؟ يساعد برنامج QuickBooks الملايين على تتبع دخلهم ونفقاتهم بسهولة.

جرّب برنامج QuickBooks مجاناً اقرأ المراجعة الكاملة

البدء باستخدام QuickBooks

تخيل أن لديك كشكًا لبيع عصير الليمون.

عليك أن تعرف مقدار المال الذي تجنيه من بيع عصير الليمون ومقدار المال الذي تنفقه على الليمون و سكر، يمين؟

حسنًا، برنامج QuickBooks يشبه ذلك إلى حد ما، ولكنه مخصص لمجموعة واسعة من الشركات الصغيرة.

يساعدك ذلك على تتبع أمورك المالية على جهاز الكمبيوتر.

ما هو برنامج QuickBooks؟

برنامج QuickBooks أشبه ببرنامج كمبيوتر خاص بالشركات الصغيرة.

يساعدك ذلك على تتبع جميع الأموال الداخلة والخارجة. 

اعتبره دفتر ملاحظاتك المالي الخاص بالعمل، ولكنه أفضل بكثير!

أنواع مختلفة من برنامج QuickBooks

كما توجد أنواع مختلفة من الهواتف، توجد أنواع مختلفة من برنامج QuickBooks. إليك بعضها:

• QuickBooks Onlineهذا موجود على الإنترنت. يمكنك رؤيته من أي جهاز كمبيوتر أو جهاز لوحي.
• برنامج QuickBooks Desktopهذا الملف تقوم بتنزيله والاحتفاظ به على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
• برنامج QuickBooks لأصحاب الأعمال الحرةهذا المنتج مصمم للأشخاص الذين يعملون لحسابهم الخاص.

أي إصدار من برنامج QuickBooks هو الأنسب لك؟

أيهما يجب أن تختار؟

يعتمد الأمر على احتياجاتك. إذا كنت ترغب في متابعة أمورك المالية من أي مكان، فقد يكون QuickBooks Online هو الخيار الأمثل.

إذا كنت تحتاج إليه على جهاز كمبيوتر واحد فقط، فقد يكون برنامج QuickBooks Desktop مناسبًا.

إذا كنت مدير نفسك، فقد يكون برنامج QuickBooks Self-Employed مثالياً.

ما الذي يمكن أن يفعله برنامج QuickBooks؟

يساعدك برنامج QuickBooks على إنجاز الأمور المهمة.

يمكنك إعداد فاتورة، تسمى فاتورة، لإرسالها إلى عملائك.

وإذا كان لديك مساعدون، فيمكن أن يساعد ذلك حتى في دفع رواتبهم.

أمور مهمة يجب معرفتها

عند بدء استخدام برنامج QuickBooks، ستكون هناك قواعد تسمى الشروط والأحكام.

أيضًا، قد تتغير أحيانًا إمكانيات برنامج QuickBooks أو تكلفته.

إعداد عملك في برنامج QuickBooks

إدخال معلومات عملك

أولاً، عليك إخبار برنامج QuickBooks عن نشاطك التجاري.

هذا يشبه كتابة اسمك وعنوانك في دفتر ملاحظاتك المالية.

ستُدخل اسم شركتك وكيفية التواصل معك. تأكد من صحة جميع المعلومات!

إعداد فئات أموالك

بعد ذلك، عليك تحديد فئات لأموالك.

فكّر في الأمر كأنك تصنع ملصقات لأكوام مختلفة من النقود.

سيكون لديك ملصقات للأموال الداخلة والأموال الخارجة. 

تُسمى هذه التصنيفات "مخطط الحسابات".

ربط حسابك البنكي وبطاقات الائتمان

يمكنك أيضًا ربط حساباتك المصرفية وبطاقات الائتمان الخاصة بك ببرنامج QuickBooks.

هذا يشبه قيام البنك بتسجيل كل مرة يتم فيها إدخال أو إخراج الأموال تلقائيًا. 

هذا يجعل من السهل جدًا معرفة أين تذهب أموالك!

ربط تطبيقات أخرى مفيدة

ربما تستخدم تطبيقات أخرى لأعمالك، مثل بيع الأشياء عبر الإنترنت. 

يمكنك في كثير من الأحيان ربط هذه التطبيقات ببرنامج QuickBooks. 

هذا يساعد على سير الأمور بسلاسة.

دع فريقك يساعدك

إذا كان لديك أشخاص آخرون يساعدونك في عملك، فيمكنك السماح لهم باستخدام برنامج QuickBooks أيضًا.

لكن يمكنك أيضاً وضع قواعد بشأن ما يمكنهم رؤيته وفعله.

وبهذه الطريقة، يمكن للجميع المساعدة دون الحاجة إلى رؤية كل شيء.

العمل مع العملاء

إضافة عملائك

فكّر في الأشخاص الذين يشترون منك.

هؤلاء هم عملاؤك.

في برنامج QuickBooks، يمكنك إنشاء قائمة بجميع عملائك.

ستقوم بإدخال أسمائهم وكيفية التواصل معهم.

يساعدك هذا في تتبع من تبيع له.

إعداد الفواتير للعملاء

عندما يقوم العميل بعملية شراء، يجب عليك إرسال فاتورة إليه. 

تُسمى هذه الفاتورة فاتورة.

يساعدك برنامج QuickBooks على إنشاء فواتير ذات مظهر أنيق. 

يمكنك وضع ما اشتروه، ومقدار التكلفة، وموعد الدفع.

اجعل فواتيرك تبدو جيدة

بل يمكنك تغيير شكل فواتيرك.

يمكنك إضافة اسم شركتك وألوانها.

هذا يجعل فواتيرك تبدو احترافية.

تتبع المدفوعات

بعد إرسال الفاتورة، يساعدك برنامج QuickBooks في معرفة ما إذا كان عميلك قد دفع لك أم لا.

إذا لم يدفعوا، يمكنك حتى إرسال تذكير ودي لهم.

هذا يساعدك في الحصول على أموالك بشكل أسرع.

إدارة الموردين والمصروفات

إضافة أشخاص تدفع لهم

فكّر في الأشخاص أو الشركات التي تشتري منها الأشياء لأعمالك.

هؤلاء هم موردوك.

يمكنك إنشاء قائمة بهم في برنامج QuickBooks، تمامًا كما فعلت مع عملائك.

احتفظ بمعلوماتهم في متناول يدك حتى تعرف لمن تدفع.

إدخال الفواتير المستحقة عليك

عندما يرسل لك أحد الموردين فاتورة، يمكنك إدخال تلك الفاتورة في برنامج QuickBooks.

تكتب المبلغ المستحق عليك وموعد استحقاقه.

يساعدك هذا على تذكر الدفع في الوقت المحدد وتجنب رسوم التأخير.

دفع فواتيرك

عندما يحين وقت دفع فاتورة، يمكنك تسجيل ذلك في برنامج QuickBooks.

إذا كنت تدفع عبر الإنترنت، يمكنك غالبًا ربط برنامج QuickBooks بحسابك المصرفي لتسهيل الأمر.

إذا دفعت بشيك أو نقداً، يمكنك تدوين ذلك أيضاً.

استرداد الأموال من البائعين

في بعض الأحيان، قد يكون البائع مدينًا لك باسترداد أموالك، كما هو الحال عند إرجاع شيء ما.

يساعدك برنامج QuickBooks في تتبع هذه الاعتمادات والمبالغ المستردة.

وبهذه الطريقة، تتأكد من حصولك على الأموال المستحقة لك.

متابعة معاملاتك المصرفية

ربط حسابك المصرفي ببرنامج QuickBooks

تخيل أن مصرفك يحتفظ بقائمة بجميع الأموال التي تدخل وتخرج من حسابك.

يمكنك ربط هذه القائمة ببرنامج QuickBooks تلقائيًا!

الأمر أشبه بتحدث البنك وبرنامج QuickBooks مع بعضهما البعض. 

هذا يوفر عليك عناء كتابة كل شيء.

مراجعة حساباتك المصرفية

بمجرد ربط حسابك المصرفي، سيعرض برنامج QuickBooks جميع تحركاتك المالية.

عليك مراجعة هذه العناصر وإخبار برنامج QuickBooks بالغرض من كل منها.

على سبيل المثال، إذا رأيت أموالاً تدخل إليك، فقد تقول إنها من بيع منتجك.

إذا رأيت أموالاً تخرج من السوق، فقد تقول إنها كانت لشراء اللوازم.

مطابقة الأشياء

في بعض الأحيان، قد تقوم بإدخال شيء ما في برنامج QuickBooks بنفسك، كما هو الحال عند دفع فاتورة.

عندما تصل معلوماتك المصرفية، سيحاول برنامج QuickBooks مطابقتها.

هذا يساعد على التأكد من صحة كل شيء.

التأكد من تطابق كل شيء

من المستحسن التحقق من معلومات حسابك البنكي في برنامج QuickBooks ومقارنتها بكشف حسابك البنكي الفعلي.

هذا ما يسمى "التوفيق".

يشبه الأمر التأكد من أن رصيدك من المال يتطابق مع ما يقوله البنك. 

لماذا هذا مهم؟

لأنه يساعدك على اكتشاف أي أخطاء!

خاتمة

إذن، هذه هي أساسيات برنامج QuickBooks.

قد يبدو الأمر كثيراً في البداية.

لكن خذ الأمور ببطء. 

ستعتاد عليه. فكّر فيه كلعبة جديدة.

هناك قواعد يجب تعلمها في البداية.

لكن الأمر يصبح أسهل مع الممارسة.

يمكن لبرنامج QuickBooks أن يساعد عملك بشكل كبير.

يمكنك معرفة من يدين لك بالمال.

يمكنك معرفة من يجب عليك الدفع له.

ويمكنك الاطلاع على أداء أعمالك. وهذا يساعدك على اتخاذ قرارات صائبة.

الأسئلة الشائعة