Jak korzystać z Zoho Books: przewodnik krok po kroku w 2025 roku

Masz problemy z kontrolowaniem wydatków swojej firmy?

To może być prawdziwy ból głowy, prawda?

Nie jesteś sam! 

Wiele mała firma Właściciele firm mają trudności z zarządzaniem fakturami, rachunkami i innymi zadaniami finansowymi.

A co jeśli istnieje sposób, żeby to uprościć?

Chcesz dowiedzieć się, jak to narzędzie może ułatwić Ci życie? Zobaczmy, jak to zrobić. użyj Zoho Książki!

Książki Zoho

Dołącz do ponad 80 000 firm korzystających z zaawansowanych funkcji Zoho Books, takich jak automatyczne fakturowanie i zarządzanie w czasie rzeczywistym raportowanie. Poznaj nasze spersonalizowane plany i zobacz, jak Zoho Books może uprościć Twoje księgowość.

Wypróbuj Zoho Books już teraz Przeczytaj całą recenzję

Konfigurowanie konta Zoho Books

Ok, zacznijmy przygodę z Zoho Books!

Można to porównać do instalowania nowej aplikacji na telefonie.

Ten przewodnik przeprowadzi Cię przez pierwsze kroki.

Rejestracja

• • Jak zdobyć własną przestrzeń w Zoho Books? Najpierw wejdź na ich stronę internetową i się zarejestruj. Zazwyczaj jest to dość proste – musisz podać swoje imię i nazwisko, adres e-mail i utworzyć hasło.
  • Czy wiesz, że Zoho Books oferuje różne plany? To jak wybór rozmiaru czegoś. Mają plany na… małe firmy i większe.
  • Który plan wybrać? Zastanów się, jak duża jest Twoja firma i co musisz zrobić. Jeśli dopiero zaczynasz, mniejszy plan może być odpowiedni. W miarę rozwoju zawsze możesz wybrać większy.

Konfiguracja początkowa

• • Co Zoho Books musi wiedzieć o Twojej firmie? Wyobraź sobie, że przedstawiasz swoją firmę. Prawdopodobnie będziesz musiał podać nazwę firmy, adres i ewentualnie kilka innych podstawowych informacji.
  • Możesz też utworzyć swój specjalny kącik w Zoho Books, coś na kształt swojego profilu. To właśnie tam znajdują się dane Twojej firmy.
  • Zgadnij co? Możesz nawet odrobinę zmienić wygląd swoich książek Zoho, żeby bardziej przypominały Twoje.

Poruszanie się po pulpicie nawigacyjnym

• • Po zalogowaniu zobaczysz stronę główną – to panel. To jak ekran główny oprogramowanie księgoweTutaj możesz zobaczyć najważniejsze rzeczy na pierwszy rzut oka.
  • Zoho Books ma różne sekcje przeznaczone do różnych zadań, takich jak zarządzanie klientami, wysyłanie faktur i śledzenie finansów. Nazywa się to modułami. Przyzwyczaisz się do tego, gdzie wszystko się znajduje.
  • Chcesz zobaczyć, jak radzi sobie Twoja firma? Panel często wyświetla szybki podgląd ważnych informacji finansowych, takich jak to, kto jest Ci winien pieniądze lub ile zarobiłeś.

Łączenie kont bankowych

• • Dlaczego warto połączyć swój bank z Zoho Books? To może zaoszczędzić Ci mnóstwo czasu! Zamiast wpisywać każdą transakcję, Zoho Books może je automatycznie zaimportować.
  • Nie martw się, połączenie z bankiem i księgowym obsługującym kartę kredytową jest zazwyczaj bezpieczne. Zoho Books stosuje specjalne metody ochrony Twoich danych.
  • Tak, w większości przypadków Zoho Books może automatycznie rejestrować transakcje, dzięki czemu nie musisz ich wpisywać samodzielnie.

Konfigurowanie użytkowników i ról

• • Czy inni pracownicy Twojej firmy potrzebują Zoho Books? Może Twój partner lub ktoś, kto pomaga Ci w sprawach finansowych?
  • Możesz dodać ich jako użytkowników do Zoho Books.
  • W Zoho Books warto przypisywać różne zadania różnym osobom. Nazywa się to rolami. Na przykład, ktoś może wystawiać faktury, ale nie może zmieniać ważnych ustawień.
  • W ten sposób możesz kontrolować, kto widzi i co robi w Twoim CRM i obszary pieniężne.

Widzisz? Rozpoczęcie korzystania z Zoho Books nie jest zbyt trudne.

Po prostu rób to krok po kroku, a załapiesz! Możesz nawet zintegrować to z innymi narzędziami, których używasz.

Możesz na przykład skonfigurować opcje płatności online, dzięki którym Twoi klienci będą mogli łatwo płacić.

Zarządzanie kontaktami

Wyobraź sobie swoje kontakty w Zoho Books jak książkę adresową w swoim telefonie.

Ale w przypadku Twoich partnerów biznesowych – Twoich klientów i osób, od których kupujesz (sprzedawców).

Utrzymanie porządku jest bardzo pomocne!

1. Dodawanie klientów:
   • Jak dodać nowego klienta do Zoho Books? Możesz samodzielnie wpisać jego dane.
   • Mam już całą masę klientów, którzy są już gdzieś indziej wymienieni, może nawet w QuickBooksZazwyczaj możesz zaimportować tę listę do Zoho Books, dzięki czemu nie musisz ręcznie wprowadzać danych wszystkich osób.
   • Jakie informacje należy zachować dla każdego klienta? Bardzo pomocne są takie informacje jak imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu i adres.
   • Możesz również grupować swoich klientów. Być może niektórzy z nich kupują dużo, a inni mało. Podzielenie ich na grupy pomoże Ci je kontrolować.
2. Zarządzanie danymi klientów:
   • Musisz zmienić adres lub numer telefonu klienta? Edycja danych jest prosta.
   • Czasami w jednej firmie może być kilka osób, z którymi możesz porozmawiać. Możesz dodać wszystkie te osoby kontaktowe do jednego klienta.
   • Chcesz zobaczyć wszystkie rachunki i płatności jednego klienta? Zoho Books przechowuje historię wszystkich Twoich transakcji.
3. Dodawanie dostawców:
   • Dodawanie dostawców – osób, od których kupujesz towary lub usługi – jest praktycznie takie samo, jak dodawanie klientów. Wprowadzasz ich dane.
   • Podobnie jak w przypadku klientów, jeśli masz listę swoich dostawców gdzie indziej, prawdopodobnie możesz ją zaimportować.
   • O czym powinieneś pamiętać, jeśli chodzi o swoich dostawców? O ich nazwie, danych kontaktowych, a może i danych dotyczących płatności.
4. Zarządzanie szczegółami dostawcy:
   • Jeśli sprzedawca zmieni adres lub osobę kontaktową, możesz łatwo dokonać aktualizacji w Zoho Books.
   • Zastanawiałeś się kiedyś, ile zapłaciłeś danemu sprzedawcy na przestrzeni lat? Zoho Books śledzi wszystkie Twoje zakupy u niego.
5. Grupy kontaktowe:
   • Po co grupować klientów lub dostawców? Może to być przydatne do wysyłania e-maili do wielu osób jednocześnie lub oferowania specjalnych ofert określonym grupom klientów.
   • Możesz podzielić swoich klientów na różne grupy, np. „stali klienci” lub „klienci z określonego obszaru”. To samo możesz zrobić w przypadku swoich dostawców.
   • Tak, po utworzeniu grup możesz wysyłać e-maile do wszystkich osób w tej grupie, a nawet skonfigurować specjalne reguły, które będą miały zastosowanie tylko do nich. Na przykład możesz udzielić zniżki określonej grupie klientów. Możesz również sprawdzić, ile pieniędzy są im winni. Możesz nawet przechowywać cyfrowe potwierdzenie korespondencji z nimi.

Opanowanie sprzedaży: faktury i wyceny

Porozmawiajmy teraz o otrzymywaniu zapłaty!

Ta część Zoho Books pomoże Ci wysyłać rachunki (faktury) i podawać klientom wyceny (kosztorysy).

Tworzenie szacunków

• • Kiedy należy wysłać wycenę? Zazwyczaj przed wykonaniem pracy lub sprzedażą, aby klient wiedział, ile to będzie kosztować.
  • Jak utworzyć nową wycenę w Zoho Books? Zazwyczaj jest tam przycisk z napisem „Nowa wycena” lub czymś podobnym. Kliknij go!
  • Co należy uwzględnić w kosztorysie? Wypisz rzeczy, które zamierzasz zrobić lub sprzedać, ile ich jest i ile każda z nich kosztuje.
  • Zgadnij co? Możesz sprawić, że Twoje wyceny będą wyglądać profesjonalnie, dodając logo swojej firmy.
  • Gdy książka będzie już gotowa, możesz ją wysłać klientowi e-mailem bezpośrednio z Zoho Books.

Konwersja szacunków na faktury

• • Co się dzieje, gdy klient zgadza się na Twoją wycenę? Musisz mu wystawić fakturę!
  • Dobra wiadomość! Zoho Books pozwala łatwo przekształcić kosztorys w fakturę za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Dzięki temu nie musisz już przepisywać wszystkiego od nowa.
  • Przed wysłaniem faktury możesz jeszcze wprowadzić do niej drobne zmiany, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Tworzenie faktur

• • Jak wystawić fakturę od podstaw? Podobnie jak w przypadku kosztorysów, zazwyczaj dostępny jest przycisk „Nowa faktura”.
  • Co jest ważne na fakturze? Nazwa Twojej firmy, imię i nazwisko klienta, co kupił, ile to kosztowało i kiedy musi zapłacić.
  • Każdą rzecz zakupioną przez nich lub świadczoną usługę dodajesz jako osobną pozycję na fakturze, wraz z ceną.
  • Możesz również dodać zniżki, jeśli takie oferujesz, a system automatycznie obliczy podatki.

Dostosowywanie faktur

1. • Chcesz, aby Twoje faktury wyglądały tak, jakby pochodziły z Twojej popularnej firmy?
   • Możesz dodać zdjęcie (logo) swojej firmy, aby nadać jej oficjalny wygląd.
   • Możesz nawet dostosować wygląd faktury, w tym kolory, czcionki i wyświetlane informacje.

Podczas dokonywania sprzedaży czasami może się zdarzyć, że najpierw utworzysz zamówienie sprzedaży.

Co jest swego rodzaju obietnicą klienta, że ​​dokona zakupu. 

Za rzeczy Ty Aby kupić, należy skorzystać z zamówień zakupu. 

Wszystkie te informacje trafiają ostatecznie do Twojego planu kont, który stanowi mapę wszystkich Twoich pieniędzy.

Możesz nawet zautomatyzować niektóre z tych kroków, aby zaoszczędzić czas!

Zarządzanie zakupami: rachunki i wydatki

Ta sekcja dotyczy pieniędzy Ty wydawać na prowadzenie swojego biznesu.

Pomaga śledzić rachunki od dostawców i inne koszty.

Tworzenie rachunków

• • Jak zapisywać rachunki od osób, od których kupujesz? Tworzysz rachunek w Zoho Books.
  • Jakie informacje znajdują się na rachunku? Takie jak to, od kogo kupiłeś, co kupiłeś, ile to kosztowało i kiedy jest płatność.
  • Jeśli masz papierowy rachunek, zazwyczaj możesz dołączyć jego zdjęcie lub skan do rachunku w Zoho Books. To pomoże Ci zachować porządek.

Zarządzanie rachunkami

• • Jak pamiętasz o terminach płatności rachunków? Zoho Books pomaga Ci śledzić terminy płatności.
  • Po opłaceniu rachunku należy oznaczyć go w systemie jako „zapłacony”.
  • Rejestrujesz także, w jaki sposób zapłaciłeś rachunek – czy zrobiłeś to czekiem, kartą kredytową, a może nawet za pośrednictwem bramek płatniczych, jeśli Twój dostawca z nich korzysta?

Rejestrowanie wydatków

• • A co z innymi rzeczami, na które wydajesz pieniądze, a które nie są rachunkami od dostawców? Na przykład kupowaniem materiałów biurowych czy płaceniem za benzynę? To się nazywa wydatki.
  • Możesz ręcznie wpisać te wydatki w Zoho Books.
  • Dobrym pomysłem jest kategoryzowanie wydatków, np. „materiały biurowe” lub „podróż,, żebyś wiedział, gdzie trafiają twoje pieniądze. To element dobrego zarządzania finansami.

Raporty wydatków

1. • Czy Twoi pracownicy wydają pieniądze na rzeczy związane z firmą?
   • Mogą wypełniać raporty śledzenia wydatków, aby pokazać, na co wydali pieniądze.
   • Możesz skonfigurować sposób zatwierdzania tych raportów w Zoho Books.
   • Po zatwierdzeniu możesz dokonać zwrotu pieniędzy swoim pracownikom.

Integracje: Rozszerzanie możliwości Zoho Books

Wyobraź sobie integrację jako połączenie różnych aplikacji w telefonie, dzięki czemu mogą się ze sobą komunikować i lepiej współpracować.

Zoho Books może łączyć się z innym oprogramowaniem, umożliwiając wykonywanie jeszcze ciekawszych funkcji!

Eksploracja integracji

• • Czy wiesz, że Zoho ma inne aplikacje oprócz Zoho Books? Na przykład taką, która pozwala śledzić klientów (CRM), jeden do zarządzania towarami, które masz w magazynie (Inwentarz) i jeden do pracy nad projektami (Projekty).
  • Po połączeniu tych aplikacji Zoho, będą one mogły udostępniać informacje i ułatwiać życie. Na przykład, gdy dokonasz sprzedaży w swoim CRM, automatycznie pojawi się ona w Zoho Books.
  • Zoho Books może również łączyć się z aplikacjami, których Zoho nie produkuje – są to tak zwane aplikacje innych firm.
  • Jakiego rodzaju aplikacje firm trzecich? Na przykład bramki płatnicze, dzięki którym ludzie mogą płacić Ci online, lub platformy e-commerce, jeśli sprzedajesz produkty online.

Łączenie integracji

• • Jak sprawić, by Zoho Books komunikowało się z tymi innymi aplikacjami? Zazwyczaj w ustawieniach znajduje się sekcja, w której można znaleźć listę aplikacji, z którymi można się połączyć.
  • Klikasz aplikację, z którą chcesz się połączyć i wykonujesz kroki. Czasami musisz podać dane logowania do tej innej aplikacji.

Łącząc Zoho Books z innymi narzędziami, możesz skutecznie usprawnić procesy biznesowe.

Na przykład, jeśli używasz Zoho CRM, nie musisz wprowadzać danych klienta w dwóch miejscach.

Wszystko działa razem!

Niektóre integracje mogą nawet oferować bezpłatny okres próbny, dzięki któremu możesz sprawdzić, czy będą odpowiednie dla Twojej firmy.

Podsumowanie

Oto, jak korzystać z Zoho Books!

Na początku może się to wydawać dużo, ale gdy już się z tym oswoisz, może to naprawdę pomóc Ci utrzymać finanse Twojej firmy w porządku.

Od wysyłania rachunków po śledzenie swoich długów.

Gromadzi wiele narzędzi w jednym miejscu.

Pamiętaj o wykonywaniu takich czynności jak regularne uzgadnianie. 

Korzystając z Zoho Books do zarządzania swoimi pieniędzmi.

Możesz naprawdę usprawnić przepływ pracy w swojej firmie i poświęcić mniej czasu na stresowanie się liczbami, a więcej na to, co kochasz robić!

Często zadawane pytania