Jak korzystać z Hubdoc: Kompletny przewodnik na rok 2025

Czy jesteś zasypywany papierami, paragonami i rachunkami?

Można mieć wrażenie, że to niekończący się bałagan, prawda?

Wyobraź sobie, że możesz zrobić zdjęcie lub sprawić, by zwierzęta magicznie pojawiły się w jednym miejscu.

To właśnie potrafi Hubdoc!

To taka superprzydatna cyfrowa szafka na wszystkie ważne dokumenty finansowe.

W tym prostym przewodniku pokażemy Ci dokładnie, jak używać Hubdoc, aby z łatwością się zorganizować. 

Hubdoc

Dołącz do ponad 10 000 firm, które już usprawniają swoje finanse dzięki Hubdoc. Dowiedz się, jak Hubdoc może Ci pomóc już dziś!

Wypróbuj Hubdoc ZA DARMO Przeczytaj całą recenzję

Rozpoczęcie pracy z Hubdoc

1. Rejestracja i konfiguracja konta

Chcesz wypróbować Hubdoc? Najpierw musisz się zarejestrować.

To tak, jakbyś tworzył nowe konto w grze lub na stronie internetowej.

Można wybierać spośród różnych planów.

Wyobraź sobie, że są to różne poziomy z większą ilością elementów. Wybierz ten, który odpowiada Twoim potrzebom.

Po zarejestrowaniu się musisz dokonać pewnych ustawień.

Ciekawą rzeczą jest to, że możesz połączyć swoje konta bankowe i karty kredytowe. 

Dzięki temu Hubdoc automatycznie pobierze Twoje dane finansowe.

To bardzo przydatne, bo nie musisz wszystkiego wpisywać samodzielnie.

2. Rozglądanie się po Hubdoc

Po zalogowaniu zobaczysz stronę główną. Nazywa się ona pulpitem nawigacyjnym.

Można to porównać do centrum sterowania.

Zobaczysz różne sekcje. Jedna część jest przeznaczona na dokumenty – to tam będziesz przechowywać wszystkie paragony i rachunki.

Kolejna część pokazuje Twoje powiązania, na przykład Twój bank.

Jest także obszar ustawień, w którym możesz zmienić sposób działania.

Zobaczysz także, gdzie możesz połączyć Hubdoc z innymi rzeczami.

Dobrze jest przyzwyczaić się do tego, że wszystko jest widoczne. Możesz nawet zmienić wygląd, aby było Ci łatwiej.

3. Łączenie kont bankowych i kart kredytowych

Dlaczego warto połączyć swój bank i karty kredytowe?

Bo oszczędza Ci mnóstwo czasu! Hubdoc może automatycznie pobierać Twoje transakcje. To jak magia!

Aby to zrobić, należy wykonać kroki przedstawione w Hubdoc.

Czasami mogą pojawić się drobne problemy, ale Hubdoc zazwyczaj pomaga je rozwiązać.

Hubdoc często sprawdza, czy w Twoim banku są nowe informacje.

Nie martw się, łączenie kont zazwyczaj jest bezpieczne, jednak zawsze warto zachować ostrożność, udostępniając swoje dane online.

Przesyłanie i zarządzanie dokumentami

Różne sposoby umieszczania dokumentów

Istnieje kilka sposobów na umieszczenie dokumentów w Hubdoc.

Możesz korzystać ze strony na swoim komputerze. Wystarczy przeciągnąć i upuścić pliki. To takie proste!

Jest też aplikacja na telefon. Można nią robić zdjęcia paragonów.

To świetne rozwiązanie, gdy jesteś w podróży służbowej.

Innym sposobem jest e-mail. Hubdoc udostępnia Ci specjalny adres e-mail.

Jeśli ktoś wyśle ​​Ci fakturę e-mailem, możesz ją przesłać do Hubdoc. Pojawi się od razu!

Hubdoc odczytuje Twoje dokumenty

Hubdoc jest inteligentny! Potrafi automatycznie wyodrębnić ważne informacje z Twoich dokumentów.

To się nazywa OCR. Próbuje znaleźć takie dane, jak nazwa miejsca zakupu, cena i data.

Zazwyczaj radzi sobie z tym całkiem dobrze, ale czasami może mu się nie udać.

Dlatego dobrze jest to sprawdzić.

Szuka takich danych jak nazwa sklepu i kwota całkowita.

Kiedy dokonałeś zakupu i jaki masz numer faktury? Jeśli coś jest nie tak, możesz to łatwo naprawić.

Sprawdzanie i naprawianie szczegółów dokumentu

Ważne jest, aby rzucić okiem na informacje wyciągane przez Hubdoc.

Upewnij się, że nazwa, data i kwota są poprawne.

Jeśli coś jest nie tak, kliknij na to i wpisz poprawne informacje.

Możesz również dodać tagi i foldery, które omówiliśmy wcześniej.

Jeśli masz naprawdę długi dokument składający się z wielu stron, możesz go podzielić w Hubdoc.

Możesz też dodawać krótkie notatki, aby o czymś pamiętać. Warto regularnie sprawdzać swoje dokumenty.

Utrzymywanie porządku za pomocą folderów i etykiet

Foldery pomagają grupować podobne dokumenty.

Na przykład możesz mieć folder „Czynsz” i drugi „Materiały”.

To tak, jakbyś porządkował pliki na swoim komputerze.

Zastanów się, co ma sens dla Twojej firmy. Możesz nawet umieścić foldery w innych folderach.

Tagi są jak słowa kluczowe, które można dodawać do dokumentów.

Na przykład możesz oznaczyć paragon tagiem „Paliwo” lub „Spotkanie z klientem”. 

Integrowanie Hubdoc z innym oprogramowaniem

Łączenie się z oprogramowaniem księgowym

Dlaczego warto połączyć Hubdoc z księgowość rzeczy?

To znacznie ułatwia sprawę! Jeśli korzystasz z QuickBooks Online lub Xero, możesz je połączyć z Hubdoc.

Wyobraź sobie to tak: Hubdoc zbiera wszystkie Twoje paragony i rachunki.

Po podłączeniu do QuickBooks Online lub Xero, informacje są wysyłane automatycznie.

Dzięki temu nie musisz wpisywać wszystkiego dwa razy! To sprawia, że księgowość dużo szybciej.

Procedura nawiązywania połączenia jest zazwyczaj dość prosta.

Po nawiązaniu połączenia Hubdoc i Twój oprogramowanie księgowe rozmawiać ze sobą.

Połączeniami tymi zazwyczaj można zarządzać w ustawieniach.

Współpraca z doradcami ds. płatności rachunków

Czy wiesz, że Hubdoc może również współpracować z programami, które pomagają Ci opłacać rachunki?

Przykładem jest Bill.com.

Połączenie Hubdoc z tymi systemami może ułatwić opłacanie rachunków.

Informacje o rachunkach z Hubdoc można importować bezpośrednio do programu do opłacania rachunków.

Dzięki temu będziesz mógł płacić rachunki na czas i mieć wszystko pod kontrolą. 

Inne rzeczy, z którymi Hubdoc może się połączyć

Hubdoc może również łączyć się z innymi przydatnymi narzędziami,

Może na przykład współpracować z usługami przechowywania danych w chmurze, takimi jak Dropbox czy Google Drive.

Oznacza to, że możesz przechowywać swoje dokumenty w więcej niż jednym miejscu.

W przyszłości Hubdoc może połączyć się jeszcze z większą liczbą rzeczy!

Zawsze warto sprawdzić, jakie nowe opcje integracji są dostępne.

Połączony system może naprawdę pomóc księgowość dobrze płynąć.

Zaawansowane funkcje i wskazówki Hubdoc

Oto kilka fajnych rzeczy, które Hubdoc może zrobić, aby ułatwić Ci życie:

• Ustal zasady dla dostawców:
  • Możesz wskazać aplikacji Hubdoc, co ma zrobić z dokumentami z określonych miejsc.
  • Na przykład, jeśli rachunek za internet zawsze otrzymujesz z „Super Net”, możesz utworzyć regułę.
  • Ta reguła może spowodować, że Hubdoc automatycznie umieści ją w folderze „Rachunki internetowe” i oznaczy ją jako „Wydatki miesięczne”.
  • Pomaga to zautomatyzować czynności, dzięki czemu nie musisz tego robić za każdym razem.
• Pomoc dla Księgowi i księgowi:
  • Jeśli jesteś księgowym lub księgowym, Hubdoc ma dla Ciebie specjalne narzędzia.
  • Możesz zarządzać wszystkimi danymi klientów w jednym miejscu.
  • Możesz pozwolić swojemu zespołowi i klientom zobaczyć tylko to, co potrzebują.
  • Dzięki temu wszystkim łatwiej będzie gromadzić i przetwarzać dokumenty.
• Korzystanie z poczty e-mail Hubdoc:
  • Pamiętasz ten specjalny adres e-mail Hubdoc? Możesz go użyć do wysyłania dokumentów bezpośrednio do Hubdoc.
  • Jest to świetne rozwiązanie w przypadku rachunków online i innych dokumentów otrzymywanych pocztą elektroniczną.
• Siła synchronizacji:
  • Po połączeniu Hubdoc z innym oprogramowaniem, np. Xero lub QuickBooks Online, dane zostaną zsynchronizowane automatycznie.
  • Oznacza to, że informacje przemieszczają się między programami bez konieczności dodatkowego wprowadzania danych. To kluczowy sposób na oszczędność czasu.
• Czy Hubdoc jest darmowy?:
  • Hubdoc zwykle jest usługą subskrypcyjną, zwłaszcza jeśli korzystasz z niego w celach biznesowych.
  • Czasami może być wliczona w cenę, jeśli już płacisz za określone usługi księgowe lub rachunkowe. Warto sprawdzić, czy można ją uzyskać w pakiecie lub pakiecie. Zazwyczaj nie ma całkowicie darmowej wersji do pełnego użytku biznesowego.

Podsumowanie

Czy jesteś gotowy pożegnać się ze stertami papierów dzięki Hubdoc?

Pokazaliśmy Ci, jak łatwo zacząć i przesłać dokumenty.

A nawet połączyć go z innymi przydatnymi programami. 

Korzystając z porad i trików, o których mówiliśmy.

Dzięki temu zarządzanie dokumentami finansowymi naprawdę stanie się proste. 

Jeśli utkniesz, nie bój się dowiedzieć więcej, oglądając samouczki wideo.

Zacznij korzystać z Hubdoc już dziś i zobacz, o ile prostsze może stać się zarządzanie rachunkami i fakturami od dostawców i innych osób!

Często zadawane pytania