Jak korzystać z funkcji automatycznego wprowadzania danych: Podręcznik dla początkujących w 2025 r.

Czy spędzasz zbyt dużo czasu na wpisywaniu liczb i informacji z dokumentów, rachunków i paragonów?

Czasem może się wydawać, że to trwa wieczność, prawda?

A czasami może zdarzyć się, że popełnisz niewielki błąd podczas pisania.

W tym przewodniku znajdziesz proste instrukcje dotyczące korzystania z funkcji AutoEntry, dzięki którym zaoszczędzisz czas i łatwiej wykonasz zadania. 

Dowiedzmy się jak!

Automatyczne wprowadzanie

Masz dość pisania? Firmy korzystające z funkcji AutoEntry odnotowują oszczędność godzin tygodniowo na wprowadzaniu danych i znaczny spadek liczby błędów.

Wypróbuj AutoEntry za darmo Przeczytaj całą recenzję

Czym jest AutoEntry i dlaczego warto z niego korzystać?

Wyobraź sobie, że w swojej firmie masz mnóstwo papierów, rachunków i paragonów.

Normalnie musiałbyś wpisać wszystkie te informacje do komputera.

Może to zająć sporo czasu i czasami możesz coś wpisać źle.

Tu właśnie pojawia się AutoEntry!

Wyobraź sobie AutoEntry jako superinteligentną aplikację pomocniczą lub oprogramowanie na Twoim komputerze lub telefonie. 

Dlaczego jest to takie pomocne?

• Oszczędza Twój czas: Zamiast spędzać godziny na pisaniu, AutoEntry robi to znacznie szybciej. Zyskujesz więcej czasu na inne ważne dla Twojej firmy rzeczy.
• Mniej bałaganu: Podczas pisania ludzie mogą popełniać błędy. Funkcja AutoEntry bardzo dobrze odczytuje dane, dzięki czemu w rekordach jest mniej błędów.
• Łatwiejsza praca: Dzięki temu praca z fakturami i innymi dokumentami staje się o wiele prostsza. Nie musisz się już stresować pisaniem.

Jeśli kiedykolwiek utkniesz, AutoEntry zazwyczaj udostępnia w trybie online centrum pomocy, w którym możesz znaleźć odpowiedzi na swoje pytania.

Dzięki funkcji AutoEntry możesz mieć pomocnika, który sprawi, że wypełnianie dokumentów stanie się o wiele prostsze!

Rozpoczęcie korzystania z funkcji AutoEntry

Porozmawiajmy o tym, jak przygotować AutoEntry.

Aby rozpocząć, musisz założyć konto.

Jak wprowadzić dokumenty do systemu automatycznego wprowadzania

Masz już więc gotowe konto AutoEntry.

Jak więc umieścić tam swoje dokumenty?

To jest całkiem proste.

Przesyłanie za pomocą telefonu

Jeśli masz na telefonie aplikację mobilną AutoEntry, jest to proste.

Wystarczy otworzyć aplikację.

Powinien być tam przycisk umożliwiający zrobienie zdjęcia.

Zrób wyraźne zdjęcie faktury lub paragonu.

Następnie aplikacja prześle je na Twoje konto AutoEntry.

Wysyłanie dokumentów pocztą elektroniczną

Czasami otrzymujesz rachunki lub faktury na swoją skrzynkę e-mailową.

AutoEntry udostępnia Ci specjalny adres e-mail.

Możesz po prostu przesłać dalej te e-maile z załączonym dokumentem na ten specjalny adres.

Funkcja AutoEntry pobierze następnie dokument i rozpocznie jego odczytywanie.

Przesyłanie plików z komputera

Jeśli na komputerze masz pliki, np. faktury w formacie PDF, możesz je przesłać także w ten sposób.

Po zalogowaniu się na stronie AutoEntry na swoim komputerze zobaczysz przycisk oznaczony etykietą „Prześlij pliki”.

Kliknij to, znajdź dokument na swoim komputerze i kliknij „Otwórz”.

AutoEntry zajmie się resztą.

Najlepiej czytać jeden papier na raz

Zazwyczaj dobrym pomysłem jest przesyłanie tylko jednej faktury lub paragonu na raz.

Dzięki temu AutoEntry może je prawidłowo odczytać. 

Jeśli spróbujesz przesłać kilka dokumentów naraz, może to spowodować zamieszanie.

Wprowadzanie dokumentów do systemu AutoEntry

OK, więc Twoje konto AutoEntry jest już gotowe.

A teraz omówmy, jak tam umieścić swoje dokumenty.

To nie jest takie trudne!

Przesyłanie za pomocą telefonu

Jeśli masz na telefonie aplikację AutoEntry, może to być superłatwe.

Po prostu otwórz aplikację. Poszukaj przycisku, który umożliwia zrobienie zdjęcia.

Zrób ładne, wyraźne zdjęcie faktury lub paragonu.

Następnie aplikacja prześle je na Twoje konto AutoEntry.

Wysyłanie dokumentów pocztą elektroniczną

Czasami firmy wysyłają rachunki lub faktury pocztą elektroniczną.

AutoEntry udostępnia Ci specjalny adres e-mail.

Możesz po prostu wysłać e-maile z rachunkiem załączonym na ten specjalny adres.

Funkcja AutoEntry pobierze dokument i rozpocznie jego czytanie.

Przesyłanie plików z komputera

Jeśli masz na komputerze pliki, na przykład wyciąg bankowy lub fakturę w formacie PDF, możesz je również przesłać w ten sposób.

Gdy odwiedzisz witrynę AutoEntry na swoim komputerze, zobaczysz przycisk oznaczony etykietą „Prześlij pliki”.

Kliknij ten przycisk, znajdź plik na swoim komputerze i kliknij „Otwórz”.

AutoEntry zajmie się resztą.

A co z wyciągami bankowymi?

Dobra wiadomość! Funkcja AutoEntry może również działać z Twoim wyciągiem bankowym.

Zazwyczaj możesz przesłać cyfrową wersję 2.0 (np. plik PDF) swojego wyciągu bankowego, tak jak robisz to w przypadku innych dokumentów.

Niektóre starsze wersje 2.0 mogą wymagać wcześniejszego zapisania w formacie PDF.

Zazwyczaj nie musisz skanować wydrukowanego wyciągu bankowego, jeśli możesz uzyskać jego wersję cyfrową w swoim banku.

Najlepiej jest czytać jeden papier na raz

Zazwyczaj dobrym pomysłem jest przesyłanie jednego dokumentu na raz.

Pomaga to funkcji AutoEntry prawidłowo odczytać wszystkie dane. 

Jeśli spróbujesz przesłać kilka dokumentów naraz, może się to trochę pomieszać.

Przyjrzyjmy się temu, co znajduje AutoEntry

Po przesłaniu dokumentów funkcja AutoEntry rozpocznie pracę.

Próbuje odczytać wszystkie ważne informacje.

Zazwyczaj te dokumenty będą widoczne w specjalnym miejscu na Twoim koncie.

Warto sprawdzić, czy funkcja AutoEntry wykonała wszystkie ustawienia poprawnie.

Sprawdzanie informacji

Po otwarciu dokumentu, który został sprawdzony przez AutoEntry, zobaczysz różne pola z informacjami.

Na fakturze mogą być podane informacje o tym, od kogo dokonano zakupu, dacie, co dokonano zakupu i jaki był koszt.

Rachunek wydatków pokaże, na co wydałeś pieniądze i ile.

Wprowadzanie zmian w razie potrzeby

Czasami funkcja AutoEntry nie działa idealnie.

Być może błędnie odczytał jakąś liczbę lub nie wie, na którym koncie ma coś wpłacić.

W porządku! Zazwyczaj możesz kliknąć te pola i zmienić informacje.

Na przykład, jeśli data jest błędna, możesz wybrać właściwą datę.

A co z różnymi sposobami płatności?

Jeśli zapłaciłeś kartą, AutoEntry zazwyczaj powinno to odnotować.

System spróbuje ustalić, czy była to gotówka, karta kredytowa czy coś innego. 

Czasami może być konieczne ponowne sprawdzenie tego.

Konfigurowanie reguł pomocnych

AutoEntry ma fajną funkcję, dzięki której możesz ustalać reguły.

Na przykład, jeśli zawsze otrzymujesz faktury od tej samej firmy, możesz ustawić w AutoEntry, aby zawsze umieszczała je na określonym koncie.

Dzięki temu zaoszczędzisz czas, ponieważ nie będziesz musiał za każdym razem wybierać właściwego konta.

Opcje te zazwyczaj znajdziesz w ustawieniach swojego konta.

Współpraca z księgowym

Funkcja AutoEntry często ułatwia udostępnianie informacji księgowemu.

Ponieważ wszystko jest dostępne w formacie cyfrowym, dostęp do informacji jest zazwyczaj łatwiejszy.

Możesz nawet przyznać swojemu księgowemu specjalny dostęp do swojego konta AutoEntry, aby mógł mieć bezpośredni wgląd we wszystkie dane.

Jeśli masz pytania dotyczące sposobu kategoryzowania rzeczy, zawsze dobrym pomysłem jest wysłanie wiadomości e-mail do swojego księgowego lub rozmowa z nim.

Mogą pomóc Ci sprawdzić, czy wszystko jest poprawnie skonfigurowane.

Wysyłanie informacji do innych programów

OK, przesłałeś swoje dokumenty i sprawdziłeś, czy wszystkie informacje są poprawnie wyświetlane w AutoEntry. 

Tutaj właśnie pojawia się przycisk „Publikuj”!

Co oznacza „Publikuj”?

Wyobraź sobie, że „publikuj” to jak wysyłanie wiadomości.

Klikając przycisk „Publikuj” w programie AutoEntry, wydajesz polecenie wysłania wszystkich informacji, jakie posiada na temat danej faktury, paragonu lub wyciągu bankowego, do innego programu.

Znalezienie przycisku „Publikuj”

Zazwyczaj po przejrzeniu dokumentu w funkcji AutoEntry i stwierdzeniu, że jesteś z niego zadowolony, zobaczysz przycisk oznaczony etykietą „Publikuj” lub „Wyślij do”.

Musisz wybrać dokument, który chcesz wysłać i kliknąć ten przycisk.

Sprawdzanie innego programu

Po kliknięciu „Publikuj” powinieneś sprawdzić inne programy (np. Szałwia lub QuickBooks).

Informacje z AutoEntry powinny być już widoczne.

Faktury najprawdopodobniej znajdziesz w sekcji rachunków do zapłaty lub rachunków, które wysłałeś.

Paragony za wydatki najprawdopodobniej znajdą się w sekcji wydatków.

Informacje z wyciągu bankowego zazwyczaj znajdziesz w transakcjach bankowych.

A co jeśli się nie pojawi?

Czasami może minąć minuta lub dwie, zanim informacja pojawi się w innym programie.

Jeśli nie pojawi się od razu, spróbuj odświeżyć stronę.

Jeśli nadal nie widzisz tego komunikatu, sprawdź ustawienia integracji AutoEntry i upewnij się, że jest ona prawidłowo połączona z innym programem.

Pomoc dotyczącą tego problemu można zazwyczaj znaleźć w centrum pomocy funkcji autoentry.

Publikowanie wielu naraz

Dobra wiadomość! Zazwyczaj nie musisz publikować każdego dokumentu osobno. 

Często możesz wybrać grupę dokumentów, które sprawdziłeś, a następnie kliknąć przycisk „Publikuj wszystkie”.

Dzięki temu zaoszczędzisz jeszcze więcej czasu!

Wniosek

Oto jak używać funkcji AutoEntry.

Składa się z kilku kroków. 

Ale jest łatwiej. To naprawdę może pomóc w dokumentach biznesowych.

Mniej pisania dla Ciebie! Więcej czasu na inne rzeczy.

AutoEntry odczytuje Twoje faktury i paragony.

Potrafi nawet odczytać wyciąg z banku.

Przesłałeś je. Sprawdziłeś, czy wyglądają dobrze.

Następnie kliknij „Publikuj”. Informacja zostanie wysłana do innych programów.

Twój księgowy również może to zobaczyć.

Często zadawane pytania