Jak korzystać z QuickBooks: samouczek dla początkujących w 2025 roku

Czy śledzenie finansów Twojej firmy przyprawia Cię o zawrót głowy?

Czy chciałbyś, aby istniał łatwiejszy sposób sprawdzania, skąd pochodzą Twoje pieniądze i skąd je wydajesz?

Nie jesteś sam

Istnieje narzędzie o nazwie QuickBooks, które może okazać się naprawdę pomocne.

W tym przewodniku znajdziesz proste kroki umożliwiające rozpoczęcie korzystania z QuickBooks.

Postaramy się przedstawić wszystko powoli i w sposób łatwy do zrozumienia, dzięki czemu będziesz mieć pewność, że zarządzasz finansami swojej firmy.

QuickBooks

Gotowy przejąć kontrolę nad finansami swojej firmy jak profesjonalista? QuickBooks pomaga milionom ludzi łatwo śledzić dochody i wydatki.

Wypróbuj QuickBooks za darmo Przeczytaj całą recenzję

Rozpoczęcie pracy z QuickBooks

Wyobraź sobie, że masz stoisko z lemoniadą.

Musisz wiedzieć, ile zarabiasz na sprzedaży lemoniady i ile wydajesz na cytryny i cukier, Prawidłowy?

Cóż, QuickBooks jest trochę podobny, ale dla szerokiego zakresu małe firmy.

Pomaga śledzić Twoje wydatki na komputerze.

Czym jest QuickBooks?

QuickBooks to specjalny program komputerowy dla małych firm.

Pomaga śledzić wszystkie wpływy i wydatki. 

Można go traktować jako notatnik z informacjami o finansach Twojej firmy, tylko o wiele lepszy!

Różne rodzaje QuickBooks

Tak jak istnieją różne rodzaje telefonów, tak istnieją różne rodzaje QuickBooksów. Oto kilka z nich:

• QuickBooks Online:Ta strona jest dostępna w internecie. Można ją zobaczyć z dowolnego komputera lub tabletu.
• QuickBooks Desktop:Tę wersję możesz pobrać i zainstalować na swoim komputerze.
• QuickBooks dla osób samozatrudnionych:Ta opcja jest przeznaczona dla osób, które pracują na własny rachunek.

Który QuickBooks jest dla Ciebie odpowiedni?

Którą opcję wybrać?

Zależy, czego potrzebujesz. Jeśli chcesz sprawdzić swoje finanse gdziekolwiek, QuickBooks Online może być najlepszym rozwiązaniem.

Jeśli potrzebujesz QuickBooks Desktop tylko na jednym komputerze, może okazać się wystarczający.

Jeżeli jesteś swoim szefem, QuickBooks Self-Employed może być dla Ciebie idealnym rozwiązaniem.

Co potrafi QuickBooks?

Dzięki QuickBooks możesz wykonywać ważne zadania.

Możesz wystawić rachunek, zwany fakturą, i wysłać go swoim klientom.

Jeśli masz pomocników, może to nawet pomóc przy wypłacaniu im wynagrodzeń.

Ważne rzeczy, które warto wiedzieć

Gdy zaczniesz używać QuickBooks, obowiązują Cię zasady zwane warunkami i postanowieniami.

Czasami również możliwości programu QuickBooks i jego koszty mogą ulegać zmianie.

Konfigurowanie firmy w QuickBooks

Wprowadzanie informacji o firmie

Najpierw musisz poinformować QuickBooks o swojej firmie.

To tak, jakbyś zapisywał swoje imię i nazwisko oraz adres w swoim notatniku do przechowywania pieniędzy.

Wpisz nazwę swojej firmy i podaj sposób kontaktu. Upewnij się, że wszystkie informacje są poprawne!

Konfigurowanie kategorii finansowych

Następnie musisz skonfigurować kategorie dla swoich pieniędzy.

Można to porównać do tworzenia etykiet dla różnych stosów pieniędzy.

Będziesz miał etykiety dla pieniędzy przychodzących i wychodzących. 

Etykiety te nazywane są „planem kont”.

Łączenie Twojego banku i kart kredytowych

Do QuickBooks możesz także podłączyć swoje konta bankowe i karty kredytowe.

To tak, jakby Twój bank automatycznie pobierał opłatę za każdy wpłatę lub wydatek pieniędzy. 

Dzięki temu o wiele łatwiej będzie Ci sprawdzić, na co wydajesz pieniądze!

Łączenie innych przydatnych aplikacji

Być może używasz innych aplikacji w celach biznesowych, np. do sprzedaży online. 

Często można połączyć te aplikacje z QuickBooks. 

Dzięki temu wszystko będzie działać sprawnie.

Pozwól swojemu zespołowi pomagać

Jeśli masz inne osoby, które pomagają Ci w prowadzeniu firmy, możesz pozwolić im również korzystać z QuickBooks.

Możesz również ustalić zasady dotyczące tego, co mogą widzieć i robić.

W ten sposób każdy może pomóc, bez konieczności oglądania wszystkiego.

Praca z klientami

Dodawanie klientów

Pomyśl o ludziach, którzy kupują od Ciebie rzeczy.

To są Twoi klienci.

W QuickBooks możesz utworzyć listę wszystkich swoich klientów.

Wpiszesz ich imiona i nazwiska oraz sposób nawiązania z nimi kontaktu.

Dzięki temu będziesz mieć pewność, komu sprzedajesz.

Wystawianie rachunków dla klientów

Gdy klient dokona zakupu, musisz wysłać mu rachunek. 

Ten rachunek nazywa się fakturą.

Dzięki QuickBooks możesz tworzyć ładnie wyglądające faktury. 

Możesz wpisać, co kupili, ile to kosztowało i kiedy muszą zapłacić.

Spraw, by Twoje rachunki wyglądały dobrze

Możesz nawet zmienić wygląd swoich faktur.

Możesz dodać nazwę i kolory swojej firmy.

Dzięki temu Twoje rachunki będą wyglądać profesjonalnie.

Śledzenie płatności

Po wysłaniu faktury QuickBooks pomoże Ci sprawdzić, czy klient dokonał płatności.

Jeśli jeszcze nie zapłacili, możesz wysłać im uprzejme przypomnienie.

Dzięki temu otrzymasz pieniądze szybciej.

Zarządzanie dostawcami i wydatkami

Dodawanie osób, którym płacisz

Pomyśl o ludziach i firmach, od których kupujesz produkty w ramach swojego biznesu.

To są Twoi dostawcy.

Możesz sporządzić listę w QuickBooks, tak jak zrobiłeś to w przypadku klientów.

Miej te dane pod ręką, aby wiedzieć, komu zapłacić.

Wprowadzanie rachunków, które jesteś winien

Gdy dostawca wyśle ​​Ci fakturę, możesz wprowadzić ją do QuickBooks.

Zapisujesz kwotę, którą jesteś winien i kiedy przypada termin zapłaty.

Dzięki temu będziesz pamiętać o terminowej zapłacie i unikniesz opłat za opóźnienie.

Płacenie rachunków

Gdy nadejdzie czas zapłaty rachunku, możesz to zarejestrować w QuickBooks.

Jeśli płacisz online, często możesz połączyć QuickBooks ze swoim bankiem, aby ułatwić sobie tę czynność.

Jeśli płacisz czekiem lub gotówką, możesz to również zapisać.

Odzyskiwanie pieniędzy od sprzedawców

Czasami sprzedawca może być Ci winien zwrot pieniędzy, na przykład gdy coś zwrócisz.

QuickBooks pomaga śledzić te kredyty i zwroty.

W ten sposób masz pewność, że otrzymasz należne Ci pieniądze.

Śledzenie Twoich operacji bankowych

Łączenie banku z QuickBooks

Wyobraź sobie, że Twój bank prowadzi listę wszystkich pieniędzy wpływających i wypływających z Twojego konta.

Możesz automatycznie połączyć tę listę z QuickBooks!

To tak, jakby Twój bank i QuickBooks komunikowały się ze sobą. 

Dzięki temu nie musisz wpisywać każdego słowa z osobna.

Sprawdzanie danych bankowych

Po połączeniu banku QuickBooks wyświetli wszystkie Twoje przelewy pieniężne.

Musisz się im przyjrzeć i wskazać w programie QuickBooks, do czego każdy z nich służy.

Na przykład, jeśli widzisz, że zarabiasz pieniądze, możesz powiedzieć, że pochodzą one ze sprzedaży Twojego produktu.

Jeśli widzisz, że pieniądze są wydawane, możesz powiedzieć, że wydano je na zakup rzeczy.

Dopasowywanie rzeczy

Czasami możesz samodzielnie wprowadzić jakąś informację do QuickBooks, na przykład płacąc rachunek.

Gdy otrzymasz dane swojego konta bankowego, QuickBooks spróbuje je porównać.

Dzięki temu możemy mieć pewność, że wszystko jest poprawne.

Upewnienie się, że wszystko do siebie pasuje

Dobrym pomysłem będzie sprawdzenie danych bankowych QuickBooks z rzeczywistym wyciągiem bankowym.

To się nazywa „pojednanie”.

To tak, jakbyś upewniał się, że stan twoich pieniędzy zgadza się z tym, co podaje bank. 

Dlaczego to jest ważne?

Ponieważ pomaga wychwycić ewentualne błędy!

Wniosek

Oto podstawy QuickBooks.

Na pierwszy rzut oka może się to wydawać dużo.

Ale nie spiesz się. 

Załapiesz o co chodzi. Potraktuj to jak nową grę.

Na początku trzeba nauczyć się kilku zasad.

Ale w miarę jak grasz, staje się to łatwiejsze.

QuickBooks naprawdę może pomóc Twojej firmie.

Możesz zobaczyć, kto jest Ci winien pieniądze.

Możesz zobaczyć, komu musisz zapłacić.

Dzięki temu możesz śledzić, jak radzi sobie Twoja firma. To pomoże Ci podejmować mądre decyzje.

Często zadawane pytania