Come utilizzare Xero: linee guida dettagliate nel 2025?

Siete pronti a semplificare le finanze della vostra azienda?

Xero è un potente software di contabilità basato su cloud, progettato per le piccole e medie imprese.

Può semplificare tutto, dalla fatturazione e riconciliazione bancaria alla busta paga e segnalazione. 

Questa guida ti guiderà attraverso i passaggi essenziali su come utilizzare Xero.

Analizzeremo le funzionalità principali e forniremo istruzioni chiare e pratiche.

Immergiamoci!

Xero

Unisciti a oltre 3,5 milioni di abbonati che si affidano a Xero per i loro contabilitàScopri come il nostro utente medio risparmia 12 ore al mese su contabilitàInizia oggi stesso la tua prova gratuita!

Prova Xero GRATIS Leggi la recensione completa

Configurazione del tuo account Xero

Considera l'apertura del tuo account Xero come la creazione delle basi per la gestione finanziaria della tua piccola impresa.

Se capisci bene questa parte, tutto il resto sarà molto più semplice.

Scegliere il piano migliore per te

• • Cosa fa il tuo piccola impresa Cosa fai? Quante bollette paghi? Quante persone ti pagano? Queste cose sono importanti.
  • Xero offre diversi piani, simili a cassette degli attrezzi di diverse dimensioni. Alcuni offrono più strumenti di altri e hanno nomi come Starter, Standard e Premium.
  • Guarda cosa ti consente di fare ogni piano (ad esempio quante fatture puoi inviare).
  • Pensa al futuro. Il tuo piccola impresa crescere? Potresti aver bisogno di una cassetta degli attrezzi più grande Dopo.
  • Consiglio rapido: spesso puoi provare Xero gratuitamente per un po'. È come provare le scarpe prima di comprarle!

Iscrizione e ammissione

• • Vai al sito web Xero sul tuo computer.
  • Scegli dove si trova la tua attività.
  • Scegli il piano che ritieni più adatto.
  • Racconta a Xero del tuo piccola impresa (il suo nome e come contattarti).
  • Crea il tuo login (la tua email e una password segreta). Conservalo in un luogo sicuro!
  • Xero ti invierà un'email per verificare che sia davvero tu. Clicca sul link presente nell'email.

Organizzare le cose

• • 1. Informazioni sulla tua attività:
    • Assicurati che il nome che usi per la tua attività sia corretto.
    • Inserisci il tuo codice fiscale (potrebbe essere chiamato ABN o in altro modo, a seconda di dove ti trovi).
    • Aggiungi l'indirizzo e il numero di telefono della tua attività.
    • Puoi anche inserire l'immagine (logo) della tua azienda sulle fatture per renderle più professionali.
  • 2. Impostazioni relative ai soldi:
    • Comunica a Xero quando termina l'anno finanziario della tua attività. Di solito, la scadenza avviene sempre nello stesso periodo.
    • Scegli come vuoi tenere traccia dei tuoi soldi. La maggior parte delle piccole imprese utilizza un sistema chiamato "accrual". contabilità, ma a volte la contabilità "in contanti" funziona meglio. Non so quale. Il tuo commercialista può aiutarti!
    • Scegli il tipo di valuta principale che utilizzi (ad esempio dollari o euro).
    • Stabilisci come funzionano le tasse nella tua zona.
  • 3. Come appaiono le tue fatture:
    • Puoi modificare l'aspetto delle tue richieste di pagamento (fatture). Aggiungi il tuo logo e i tuoi colori.
    • Decidi per quanti giorni le persone devono pagarti.
    • Puoi anche impostare promemoria automatici da inviare alle persone che non hanno ancora pagato. Non sarebbe utile?
    • Se vuoi che le persone ti paghino online facilmente, puoi aggiungere opzioni come PayPal o Stripe.
  • 4. La tua mappa finanziaria (piano dei conti):
    • Consideralo come un elenco di tutti i diversi tipi di denaro che la tua azienda possiede e utilizza. Ci sono categorie come denaro che hai, denaro che devi, denaro che hai guadagnato e denaro che hai speso.
    • Xero ha un elenco di base già impostato.
    • Puoi aggiungere nuove categorie, modificare quelle vecchie o rimuoverne alcune. L'elenco ha senso per la tua attività?
    • Potresti volerlo modificare in modo che mostri davvero come funziona la tua piccola impresa.
• D. Collegamento della tua banca:
  • Perché farlo? È come se la tua banca comunicasse automaticamente a Xero tutti i soldi in entrata e in uscita. Ti fa risparmiare un sacco di tempo!
  • Vai alla parte di Xero che dice "Conti bancari".
  • Cerca la tua banca nell'elenco.
  • Segui i passaggi sullo schermo per collegarlo in modo sicuro. Probabilmente dovrai accedere al tuo online banking.
  • Non preoccuparti, di solito è molto sicuro.
  • Cosa succede se non vedi la tua banca? Puoi comunque comunicare a Xero le tue transazioni, ma dovrai farlo caricando un file dalla tua banca. Di solito, la tua banca può aiutarti a ottenere questo file.

Padroneggiare le funzionalità principali

Una volta configurato il tuo account, potrai scoprire le principali funzionalità che Xero può offrire alla tua piccola impresa.

Questi sono gli strumenti che probabilmente utilizzerai più spesso per tenere sotto controllo i tuoi soldi.

• A. Contatti: tenere traccia di tutti:
  • 1. Aggiungere nuove persone:
    • Vai al pulsante "Contatti". Consideralo la rubrica della tua attività.
    • Fare clic su "Aggiungi contatto".
    • Si prega di indicare il nome, l'indirizzo e-mail, il numero di telefono e il luogo di residenza o di lavoro.
    • Puoi raggrupparli in gruppi come "Clienti" (persone che acquistano da te) e "Fornitori" (persone da cui acquisti tu).
  • 2. Coinvolgere molte persone:
    • Se hai già un lungo elenco di clienti o fornitori, non è necessario digitarli tutti uno per uno. Di solito puoi caricare un file apposito (chiamato file CSV).
    • Devi assicurarti che il tuo file abbia le intestazioni corrette (come Nome, Email, ecc.).
    • Per caricare il file, segui i passaggi indicati da Xero.
    • Controlla attentamente che tutte le informazioni siano state fornite correttamente.
  • 3. Mantenere le informazioni aggiornate:
    • Come fai a ricordare se qualcuno ha cambiato indirizzo email? Puoi tornare alle sue informazioni di contatto e modificarlo.
    • Puoi anche aggiungere note su di loro o allegare file (come un contratto).
    • Xero ti mostrerà anche tutti i soldi che hai speso con quella persona.
• B. Vendite: chiedere e ricevere pagamenti:
  • 1. Emissione di fatture:
    • Vai su "Vendite" e poi su "Fatture". Una fattura è un modo cortese per chiedere un pagamento.
    • Fare clic su "Nuova fattura".
    • Scegli a chi inviare la fattura (tra i tuoi contatti).
    • Si prega di inserire la data della fattura e la data di scadenza.
    • Per ogni cosa che hai venduto, scrivi di cosa si trattava, quante unità, quanto costava ciascuna e se ci sono tasse.
    • Se imposti questa opzione in anticipo, puoi dare alle tue fatture un aspetto più elegante aggiungendo il tuo logo.
    • Se non sei ancora pronto a inviarlo, puoi salvarlo come bozza oppure approvarlo e inviarlo.
  • 2. Invio delle fatture ai clienti:
    • Puoi inviare le fatture via email direttamente da Xero.
    • Puoi scrivere un breve messaggio nell'e-mail.
    • Xero ti dirà se il cliente ha aperto l'e-mail e se ha pagato.

Funzionalità Xero avanzate

Una volta apprese le basi.

Xero offre alcuni potenti strumenti che possono aiutare la tua organizzazione a funzionare ancora meglio.

Forse non sono strumenti che usi tutti i giorni, ma possono rivelarsi davvero utili man mano che la tua piccola impresa cresce.

Busta paga (pagare il tuo team, se ne hai uno)

• • Se hai dei dipendenti, spesso Xero può aiutarti a pagarli.
  • È possibile inserire i loro dati, l'importo che ricevono e l'importo prelevato per le tasse.
  • Xero può aiutarti a creare le buste paga (la ricevuta cartacea o digitale che ricevono e che mostra quanto hanno guadagnato).
  • Può anche aiutarti a gestire le cose più difficili, come assicurarti di pagare le tasse giuste al governo.

Progetti

• • Se lavori su progetti diversi per i clienti, Xero può aiutarti a tenere traccia del tempo che dedichi e dei costi che hai per ciascuno di essi.
  • In questo modo sarà più facile fatturare ai tuoi clienti il ​​lavoro svolto sui loro progetti.
  • Puoi anche vedere se un progetto è stato redditizio (ha portato più soldi di quanti ne siano costati).

Immobilizzazioni

• • Si tratta di cose importanti di cui la tua azienda è proprietaria e che dureranno più di un anno, come computer o macchinari.
  • Xero può aiutarti a tenere traccia di questi elementi e di come perdono valore nel tempo (questo fenomeno è chiamato deprezzamento).

Budgeting

• • Vuoi pianificare le tue spese? Puoi creare budget in Xero per vedere quanti soldi prevedi di entrare e uscire.
  • Quindi, puoi confrontare il tuo flusso di cassa effettivo con il tuo budget per vedere se sei sulla buona strada.

Suggerimenti per un utilizzo efficiente di Xero

Ora che conosci le parti principali di Xero.

Ecco alcuni suggerimenti extra per aiutarti a usarlo ancora meglio e risparmiare tempo.

Vuoi lavorare in modo intelligente, giusto?

• A. Utilizzo dei tasti di scelta rapida: Proprio come sul tuo telefono o computer, Xero ha alcune combinazioni di tasti segrete che puoi premere per fare le cose più velocemente. Consulta la sezione "Scorciatoie da tastiera" di Xero per vedere se ce ne sono che potrebbero aiutarti.
• B. Personalizza la tua dashboard: Quando accedi a Xero, vedi una schermata principale chiamata dashboard. Spesso puoi modificare ciò che vedi in questa schermata, in modo che le informazioni più importanti per la tua organizzazione siano sempre a portata di mano.
• C. Utilizzo della barra di ricerca: Se stai cercando una fattura o una transazione specifica e non riesci a trovarla, di solito c'è una barra di ricerca in alto. Basta digitare un nome o un importo e Xero proverà a trovarla per te.
• D. Offrire a persone diverse un accesso diverso: Se hai dipendenti o un contabile che ti aiutano con i tuoi soldi, non vuoi che tutti possano vedere o modificare tutto. Xero ti consente di impostare ruoli utente diversi con autorizzazioni diverse, mantenendo al sicuro le tue informazioni finanziarie.
• E. Lasciare che siano i computer a fare il lavoro (automatizzare): Ne abbiamo già parlato un po', ma cercate dei modi per automatizzare le cose! Impostare regole bancarie, addebiti ricorrenti e promemoria automatici per le fatture può farvi risparmiare un sacco di tempo e fatica.
• F. Ottenere aiuto quando ne hai bisogno:
  • Xero ha un centro assistenza online davvero valido. Basta cercare quello che stai cercando di fare.
  • Hanno anche dei video che mostrano passo dopo passo come fare le cose.
  • Se sei davvero bloccato, di solito puoi contattare direttamente l'assistenza Xero. Non aver paura di chiedere aiuto! Sono lì per questo.

Utilizzando questi suggerimenti, puoi far sì che Xero funzioni ancora meglio per te e la tua piccola impresa.

Si tratta di trovare modi per essere più efficienti!

Ricorda che spesso puoi integrare Xero con altri strumenti di terze parti per automatizzare ulteriormente il tuo lavoro.

Anche se a volte potresti vedere le informazioni in formato PDF.

Il vero risparmio di tempo deriva da queste connessioni software dirette.

Rimani aggiornato con Xero

Proprio come il tuo telefono riceve aggiornamenti con nuove funzionalità.

Anche Xero cambia, quindi è una buona idea tenersi aggiornati sulle novità per sfruttarlo al meglio.

• A. Seguendo quanto afferma Xero: Xero scrive spesso post sul blog e invia aggiornamenti sulle novità aggiunte o modificate. Tienili d'occhio per essere sempre aggiornato sulle ultime novità.
• B. Guardare video di formazione e partecipare a eventi online: A volte Xero offre corsi online (webinar) che mostrano come utilizzare nuove funzionalità o migliorare le competenze esistenti. Possono essere davvero utili per vedere le cose in tempo reale.
• C. Parlare con altri utenti Xero: Esistono gruppi e forum online in cui le persone che usano Xero possono parlare tra loro. Puoi imparare trucchi e suggerimenti da altri utenti e scoprire come usano Xero per le loro attività.
• D. Tenere d'occhio le questioni fiscali (come l'IVA): Le norme fiscali possono cambiare a seconda di dove si trova la tua attività. Xero solitamente cerca di aggiornare il suo software per aiutarti a rimanere aggiornato su aspetti come l'IVA (imposta sul valore aggiunto), se applicabile al tuo caso. Assicurati di comprendere le norme fiscali nella tua zona.
• E. Esplorare nuovi modi per ricevere pagamenti (metodi di pagamento): Con l'evoluzione della tecnologia, emergono nuovi metodi di pagamento online o di persona. Xero supporta spesso nuovi metodi di pagamento. Rimanere al passo con questi può semplificare i pagamenti per i tuoi clienti.
• F. Come funziona con i negozi online (e-commerce): Se vendi prodotti online tramite una piattaforma di e-commerce, Xero cerca sempre di semplificare la connessione di tali negozi in modo che i dati delle vendite entrino nel tuo contabilità automaticamente e in tempo reale.

Rimanendo informati su questi aggiornamenti.

Puoi garantire che la tua piccola impresa utilizzi Xero nel miglior modo possibile nel 2025 e oltre!

Conclusione

Ecco fatto!

Hai esaminato attentamente come utilizzare Xero per gestire il denaro della tua attività.

All'inizio potrebbe sembrare molto da imparare.

Ciò è particolarmente vero se sei una startup o un nuovo utente, ma non preoccuparti!

Procedi un passo alla volta.

Sei già sulla buona strada per una migliore gestione del denaro.

Man mano che acquisisci familiarità, puoi esplorare le funzionalità più interessanti e avanzate per far sì che Xero funzioni davvero per la tua organizzazione.

Ricorda, Xero è qui per aiutarti a semplificare la tua vita lavorativa.

Quindi, buttati, provaci e non aver paura di chiedere aiuto se ne hai bisogno.

Ce la farai!

Domande frequenti