كيفية استخدام خاصية الإدخال التلقائي: دليل للمبتدئين في عام 2025

هل تقضي وقتاً طويلاً جداً في كتابة الأرقام والمعلومات من أوراق مثل الفواتير والإيصالات؟

قد يبدو الأمر وكأنه يستغرق وقتاً طويلاً، أليس كذلك؟

وأحيانًا، قد ترتكب خطأً بسيطًا عند الكتابة.

سيوضح لك هذا الدليل الخطوات البسيطة لكيفية استخدام خاصية الإدخال التلقائي حتى تتمكن من توفير الوقت وإنجاز الأمور بسهولة أكبر. 

هيا نتعلم كيف!

الإدخال التلقائي

هل سئمت من الكتابة؟ تشير الشركات التي تستخدم AutoEntry إلى توفير ساعات كل أسبوع في إدخال البيانات وانخفاض كبير في الأخطاء.

جرّب AutoEntry مجاناً اقرأ المراجعة الكاملة

ما هو الإدخال التلقائي ولماذا يُستخدم؟

تخيل أن لديك الكثير من الأوراق، مثل الفواتير والإيصالات، لأعمالك التجارية.

عادةً، سيتعين عليك كتابة كل تلك المعلومات في جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

قد يستغرق ذلك وقتاً طويلاً، وقد تكتب شيئاً خاطئاً في بعض الأحيان.

وهنا يأتي دور نظام الإدخال التلقائي!

اعتبر AutoEntry تطبيقًا أو برنامجًا مساعدًا فائق الذكاء على جهاز الكمبيوتر أو الهاتف الخاص بك. 

لماذا هذا مفيد للغاية؟

• يوفر لك الوقت: بدلاً من قضاء ساعات في الكتابة، يقوم نظام الإدخال التلقائي بذلك بسرعة أكبر بكثير. ستحصل على المزيد من الوقت للقيام بأمور أخرى مهمة لعملك.
• أخطاء أقل: عند الكتابة، قد يرتكب المستخدمون أخطاءً. يتميز نظام الإدخال التلقائي بقدرته الفائقة على قراءة البيانات بدقة، مما يقلل من الأخطاء في سجلاتك.
• عمل أسهل: يجعل التعامل مع الفواتير والمستندات الأخرى أسهل بكثير. لن تضطر إلى القلق بشأن كل هذا الكتابة.

إذا واجهتك أي مشكلة، فعادةً ما يكون لدى AutoEntry مركز مساعدة عبر الإنترنت حيث يمكنك العثور على إجابات لأسئلتك.

لذا، فإن استخدام خاصية الإدخال التلقائي يشبه وجود مساعد يجعل التعامل مع الأوراق أسهل بكثير!

البدء باستخدام AutoEntry

لنتحدث عن تجهيز نظام الإدخال التلقائي للانطلاق.

ستحتاج إلى حساب للبدء.

كيفية إدخال أوراقك في نظام الإدخال التلقائي

إذن، لديك حساب AutoEntry جاهز.

والآن، كيف يمكنك إدخال مستنداتك هناك؟

الأمر بسيط للغاية.

استخدام هاتفك للتحميل

إذا كان لديك تطبيق AutoEntry على هاتفك، فسيكون الأمر سهلاً.

ما عليك سوى فتح التطبيق.

يجب أن يكون هناك زر يسمح لك بالتقاط صورة.

التقط صورة واضحة لفاتورتك أو إيصالك.

سيقوم التطبيق بعد ذلك بتحميلها إلى حسابك في AutoEntry.

إرسال المستندات عبر البريد الإلكتروني

في بعض الأحيان، تتلقى فواتير أو إيصالات في بريدك الإلكتروني.

يمنحك نظام الإدخال التلقائي عنوان بريد إلكتروني خاص.

يمكنك ببساطة إعادة توجيه تلك الرسائل الإلكترونية مع إرفاق المستند إلى ذلك العنوان الخاص.

سيقوم برنامج AutoEntry بعد ذلك بجلب المستند والبدء في قراءته.

تحميل الملفات من جهاز الكمبيوتر الخاص بك

إذا كانت لديك ملفات مثل ملفات PDF لفواتيرك على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، فيمكنك تحميلها بهذه الطريقة أيضًا.

عند تسجيل الدخول إلى موقع AutoEntry على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، سترى زرًا بعنوان "تحميل الملفات".

انقر فوق ذلك، وابحث عن المستند على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، ثم انقر فوق "فتح".

سيتولى نظام الإدخال التلقائي الأمر من هناك.

أفضل طريقة هي معالجة ورقة واحدة في كل مرة

من الأفضل عادةً تحميل فاتورة أو إيصال واحد في كل مرة.

هذا يساعد برنامج الإدخال التلقائي على قراءتها بشكل صحيح. 

إذا حاولت تحميل عدة أوراق بحثية في وقت واحد، فقد يحدث ارتباك.

إدخال مستنداتك في نظام الإدخال التلقائي

حسنًا، لقد قمت بإعداد حساب AutoEntry الخاص بك بالكامل.

والآن، دعونا نتحدث عن كيفية تقديم أوراقك هناك.

الأمر ليس صعباً للغاية!

استخدام هاتفك للتحميل

إذا كان لديك تطبيق AutoEntry على هاتفك، فسيكون الأمر في غاية السهولة.

افتح التطبيق. ابحث عن زر يسمح لك بالتقاط صورة.

التقط صورة واضحة وجيدة لفاتورتك أو إيصالك.

سيقوم التطبيق بعد ذلك بتحميلها إلى حسابك في AutoEntry.

إرسال الأوراق عبر البريد الإلكتروني

في بعض الأحيان، ترسل الشركات إليك الفواتير أو الإيصالات عبر البريد الإلكتروني.

يمنحك نظام الإدخال التلقائي عنوان بريد إلكتروني خاص.

يمكنك ببساطة إرسال تلك الرسائل الإلكترونية مع إرفاق الفاتورة إلى ذلك العنوان الخاص.

سيقوم برنامج AutoEntry بأخذ الورقة والبدء في قراءتها.

تحميل الملفات من جهاز الكمبيوتر الخاص بك

إذا كانت لديك ملفات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، مثل ملف PDF لكشف حساب مصرفي أو فاتورة، فيمكنك تحميلها بهذه الطريقة أيضًا.

عند زيارتك لموقع AutoEntry الإلكتروني على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، سترى زرًا بعنوان "تحميل الملفات".

انقر فوق هذا الزر، وابحث عن الملف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، ثم انقر فوق "فتح".

سيتولى نظام الإدخال التلقائي الأمر من هناك.

ماذا عن كشوفات الحسابات البنكية؟

خبر سار! يمكن لبرنامج AutoEntry أيضاً العمل مع كشف حسابك البنكي.

يمكنك عادةً تحميل نسخة رقمية 2.0 (مثل ملف PDF) من كشف حسابك المصرفي، تمامًا كما تفعل مع المستندات الأخرى.

قد تحتاج بعض الإصدارات القديمة 2.0 إلى حفظها كملف PDF أولاً.

عادةً لا تحتاج إلى مسح كشف حساب بنكي مطبوع ضوئيًا إذا كان بإمكانك الحصول على كشف رقمي من البنك الذي تتعامل معه.

عادةً ما يكون من الأفضل معالجة ورقة واحدة في كل مرة

من الأفضل عموماً تحميل مستند واحد في كل مرة.

هذا يساعد برنامج الإدخال التلقائي على قراءة كل شيء بشكل صحيح. 

إذا حاولت تحميل عدة أوراق في وقت واحد، فقد يحدث بعض التداخل.

نظرة على ما يجده نظام الإدخال التلقائي

بعد تحميل مستنداتك، يبدأ نظام الإدخال التلقائي بالعمل.

يحاول قراءة جميع المعلومات المهمة.

ستجد هذه الأوراق عادةً في مكان خاص في حسابك.

من الجيد إلقاء نظرة والتأكد من أن برنامج AutoEntry قد قام بكل شيء بشكل صحيح.

التحقق من المعلومات

عندما تفتح مستندًا قام برنامج AutoEntry بفحصه، سترى مربعات مختلفة تحتوي على معلومات.

بالنسبة للفاتورة، قد توضح من اشتريت منه الشيء، والتاريخ، وما اشتريته، والتكلفة.

سيوضح إيصال المصروفات أين أنفقت المال ومقداره.

إجراء التغييرات عند الحاجة

في بعض الأحيان، قد لا يكون الإدخال التلقائي مثالياً.

ربما يقرأ رقماً بشكل خاطئ، أو أنه لا يعرف أي حساب يضع فيه شيئاً.

لا بأس! يمكنك عادةً النقر على تلك المربعات وتغيير المعلومات.

على سبيل المثال، إذا أخطأ في التاريخ، يمكنك تحديد التاريخ الصحيح.

ماذا عن طرق الدفع المختلفة؟

إذا دفعت ببطاقة ائتمان، فمن المفترض أن يتعرف نظام AutoEntry على ذلك.

سيحاول النظام معرفة ما إذا كان المبلغ نقداً، أو بطاقة ائتمان، أو شيئاً آخر. 

قد تحتاج إلى إعادة التحقق من ذلك أحيانًا.

وضع قواعد للمساعدة

يحتوي برنامج AutoEntry على ميزة رائعة حيث يمكنك إعداد القواعد.

على سبيل المثال، إذا كنت تتلقى دائمًا فواتير من نفس الشركة، فيمكنك إخبار برنامج AutoEntry بوضعها دائمًا في حساب معين.

هذا يوفر عليك الوقت الذي كنت ستضطر فيه إلى اختيار الحساب الصحيح في كل مرة.

يمكنك عادةً العثور على هذه الخيارات في قسم الإعدادات الخاص بحسابك.

العمل مع محاسبك

غالباً ما تسهل خاصية الإدخال التلقائي مشاركة المعلومات مع محاسبك.

لأنها تضع كل شيء في صيغة رقمية، يمكنهم عادةً الوصول إليه بسهولة أكبر.

بل قد تتمكن من منح محاسبك صلاحية وصول خاصة إلى حساب AutoEntry الخاص بك حتى يتمكن من رؤية كل شيء مباشرة.

إذا كانت لديك أسئلة حول كيفية تصنيف الأشياء، فمن المستحسن دائمًا إرسال بريد إلكتروني إلى محاسبك أو التحدث إليه.

بإمكانهم مساعدتك في التأكد من إعداد كل شيء بشكل صحيح.

إرسال معلوماتك إلى برامجك الأخرى

حسنًا، لقد قمت بتحميل أوراقك، وقمت بالتحقق للتأكد من أن جميع المعلومات تبدو صحيحة في نظام الإدخال التلقائي. 

وهنا يأتي دور زر "النشر"!

ماذا تعني كلمة "نشر"؟

فكّر في كلمة "نشر" على أنها إرسال رسالة.

عندما تنقر على زر "نشر" في AutoEntry، فإنك تخبره بإرسال جميع المعلومات التي لديه حول تلك الفاتورة أو الإيصال أو كشف الحساب المصرفي إلى برنامجك الآخر.

العثور على زر "نشر"

عادةً، بعد مراجعة مستند في AutoEntry والتأكد من رضاك ​​عنه، سترى زرًا بعنوان "نشر" أو "إرسال إلى".

عليك تحديد المستند الذي تريد إرساله ثم النقر على هذا الزر.

التحقق من برنامجك الآخر

بعد النقر على "نشر"، يجب عليك التحقق من برنامجك الآخر (مثل حكيم أو برنامج QuickBooks).

ينبغي أن تكون المعلومات من نظام الإدخال التلقائي موجودة الآن.

بالنسبة للفواتير، ستجدها على الأرجح في قسم الفواتير التي تحتاج إلى دفعها أو الفواتير التي أرسلتها.

بالنسبة لإيصالات المصاريف، فمن المرجح أن تكون موجودة في قسم المصاريف الخاص بك.

للحصول على معلومات حول كشف الحساب البنكي، ستجدها عادةً في معاملاتك البنكية.

ماذا لو لم يظهر؟

في بعض الأحيان، قد يستغرق ظهور المعلومات في برنامجك الآخر دقيقة أو دقيقتين.

إذا لم يظهر على الفور، فحاول تحديث الصفحة.

إذا لم يكن موجودًا بعد، فقد تحتاج إلى التحقق من إعدادات تكامل AutoEntry للتأكد من أنه متصل بشكل صحيح ببرنامجك الآخر.

يمكنك عادةً العثور على المساعدة في هذا الأمر في مركز مساعدة الإدخال التلقائي.

نشر العديد دفعة واحدة

خبر سار! عادةً لا يتعين عليك نشر كل مستند على حدة. 

يمكنك غالبًا تحديد مجموعة من المستندات التي قمت بفحصها ثم النقر فوق زر "نشر الكل".

هذا سيوفر لك المزيد من الوقت!

خاتمة

إذن، هذه هي طريقة استخدام خاصية الإدخال التلقائي.

يتضمن ذلك بضع خطوات. 

لكن الأمر يصبح أسهل. ويمكن أن يساعد ذلك حقاً في أوراق العمل.

كتابة أقل لك! المزيد من الوقت لأشياء أخرى.

يقوم نظام الإدخال التلقائي بقراءة فواتيرك وإيصالاتك.

بل إنه يقرأ كشف حسابك المصرفي.

تقوم بتحميلها. ثم تتحقق مما إذا كانت تبدو صحيحة.

ثم تنقر على "نشر". يقوم البرنامج بإرسال المعلومات إلى برامج أخرى.

يمكن لمحاسبك الاطلاع عليه أيضاً.

الأسئلة الشائعة