How to Use Taskade: The Ultimate Beginner’s Guide in 2026

Hướng dẫn nhanh

This Taskade tutorial covers every feature, step by step:

• Bắt đầu — Create your account and learn the hierarchy structure
• Hướng dẫn sử dụng Trình tạo không gian làm việc tùy chỉnh — Spin up a whole workspace from a prompt in seconds
• Hướng dẫn sử dụng Create AI Agents — Train assistants that work inside your projects
• Hướng dẫn sử dụng Trợ lý phác thảo AI — Turn rough ideas into structured outlines fast
• Cách sử dụng các công nghệ tự động hóa mạnh mẽ — Run repetitive workflow steps without touching them
• Hướng dẫn sử dụng tính năng tích hợp Lịch Google — Sync dates with the calendar you already check
• Hướng dẫn sử dụng Trình đọc trang web — Turn any web page into usable project notes
• Hướng dẫn sử dụng bảng Kanban — Track progress by dragging cards through stages
• Hướng dẫn sử dụng Lịch Taskade — See every dated task on one shared grid
• Hướng dẫn sử dụng công cụ tóm tắt tài liệu AI — Get short, usable summaries from long files

Thời gian cần thiết: 5 phút cho mỗi phim

Cũng trong hướng dẫn này: Mẹo chuyên nghiệp | Những lỗi thường gặp | Khắc phục sự cố | Chạy | Các lựa chọn thay thế

Tại sao nên tin tưởng hướng dẫn này?

I have used Taskade daily for eight months across two client teams.

Every screen in this beginner’s guide comes from my own account, not a vendor deck.

Taskade is an AI productivity platform for teams that manage tasks and projects together.

Most people learn creating projects and stop there.

This How to Use Taskade guide shows you how to use Taskade end to end.

Hướng dẫn Taskade

Below you will learn the setup, all nine core features, and the tricks that save the most time.

Taskade

Plan projects, write notes, and run tự động hóa in one app. Taskade gives you six project views, trained ai agents, and 1000+ templates. Start free, no credit card needed.

THỬ TASKADE NGAY →

ĐỌC TOÀN BỘ BÀI ĐÁNH GIÁ →

CÁC LỰA CHỌN THAY THẾ CHO TASKADE →

Hướng dẫn bắt đầu sử dụng Taskade

Setup takes about three minutes, and beginners get started quickly here.

Watch this short introduction first:

Bây giờ chúng ta hãy cùng xem xét từng bước một.

Bước 1: Tạo tài khoản của bạn

Visit the Taskade site and click Sign Up.

Use a work email so team members invited later land in the same workspace.

✓ Điểm kiểm tra: A confirmation email arrives within a minute.

Step 2: Download the Apps

Taskade runs in the browser and as native apps.

You can download it for Mac, Windows, Linux, Android, and iOS with full feature parity.

Here is what my own account looked like after setup:

✓ Điểm kiểm tra: The sidebar shows one workspace and one sample project.

Step 3: Learn the Hierarchy

Taskade is built on a simple hierarchy: workspaces, then folders, then projects.

Rename your first workspace, add two folders, and you can navigate the sidebar without thinking.

Invite your teams from the same screen if you plan to collaborate from day one.

Hướng dẫn sử dụng Trình tạo không gian làm việc tùy chỉnh Taskade

Không gian làm việc tùy chỉnh Máy phát điện lets you build a full workspace, folders, and starter projects from one plain-language prompt.

I use it when a new client lands and I need folders, projects, and a naming system before the kickoff call.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Bước 1: Mở Trình tạo không gian làm việc

Click your workspace name in the sidebar, then pick New Workspace.

Choose the AI option instead of the blank default.

Bước 2: Mô tả những gì bạn cần

Type a prompt like “content team workspace with a blog calendar”.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: A new workspace with folders and starter projects in the sidebar.

Step 3: Review and Rename

Rename any folder that does not match your team language.

How to Create Taskade AI Agents

Tạo ra các tác nhân AI lets you build trained assistants that answer questions and run jobs inside your projects.

Mine answer brand questions, draft replies, and pull details out of long client documents.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Open the Agents Tab

Click Agents in the left sidebar, then choose Create Agent.

Bước 2: Huấn luyện nhân viên

Upload files, paste documents, or add a website link as knowledge.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: Your agent card with a green trained status label.

Bước 3: Chia sẻ với nhóm của bạn

Toggle sharing so every user in the workspace gets the same answers.

Hướng dẫn sử dụng Trợ lý phác thảo AI của Taskade

AI Outliner Assistant lets you turn a rough idea into a structured outline with nested subtasks in seconds.

It is the fastest way to move from a vague plan in your head to tasks someone can own.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Open a Blank Project

Create a project, then press the AI button above the first line.

Step 2: Prompt the Outliner

Type your topic and add the depth you want, such as three levels.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: A nested outline with parent tasks and collapsible subtasks.

Step 3: Edit the Draft

Delete weak branches and expand the ones worth keeping.

Cách sử dụng các tính năng tự động hóa mạnh mẽ của Taskade

Tự động hóa mạnh mẽ lets you run repetitive workflow steps automatically with triggers, actions, and agent decisions.

Taskade connects with over 100 apps through native connectors, Zapier, and webhooks.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Bước 1: Mở tab Tự động hóa

Click Automations in your workspace, then hit New Automation.

Bước 2: Chọn một yếu tố kích hoạt

Choose triggers like status change, new task, or a scheduled time.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: A live automation card with a toggle switched on.

Step 3: Add the Action

Send a notification, create a task, or ask an agent to decide.

Hướng dẫn sử dụng tính năng tích hợp Lịch Google của Taskade

Tích hợp Lịch Google lets you sync Taskade due dates with Google Calendar so nothing lives in two places.

This matters most for teams that already live in the calendar and refuse to check a second app.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Bước 1: Mở các tích hợp

Go to workspace settings, then click the Integrations tab.

Step 2: Connect Google

Click connect and approve the Google permissions screen.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: Taskade tasks appearing as events on your Google Calendar.

Step 3: Choose the Projects

Select which projects push dates into the calendar.

Hướng dẫn sử dụng Taskade Site Reader

Trình đọc trang web lets you pull a live web page into Taskade and turn it into notes an agent can use.

I run competitor pages and documentation through it before writing a post.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Open the AI Menu

Inside a project, open the AI menu and choose Site Reader.

Step 2: Paste the URL

Drop in the page you want, then confirm the read.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: A clean summary block with the source link kept at the top.

Step 3: Send It to an Agent

Attach the output as knowledge for a trained agent.

Hướng dẫn sử dụng bảng Kanban của Taskade

Bảng Kanban lets you drag tasks through stages so you can track progress without a status meeting.

You can switch the same project between List, Board, Calendar, Action, Mind Map, and Table without losing dữ liệu.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Switch the View

Click the view switcher at the top and choose Board.

Step 2: Build Your Columns

Rename the default columns to match your real workflow stages.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: Cards sitting in named columns with owner avatars showing.

Step 3: Assign and Date

Drag a card, assign an owner, and set the due date.

Hướng dẫn sử dụng Lịch Taskade

Lịch Taskade lets you see every dated task from every project on one shared monthly grid.

It is the view I open to plan the week and spot the days that are overloaded.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Bước 1: Mở chế độ xem Lịch

Use the view switcher, or open Calendar from the sidebar.

Step 2: Filter by Project

Turn projects on and off until the grid shows what you own.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: A month grid with colour-coded tasks from each project.

Step 3: Drag to Reschedule

Drag any task to a new day to move the date.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm tóm tắt tài liệu Taskade AI

Tóm tắt tài liệu bằng AI lets you drop long files into a project and get short summaries you can act on.

Long transcripts, contracts, and research files stop piling up unread.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Upload the File

Open a task and attach a PDF, doc, or transcript.

Step 2: Run the Summarizer

Open the AI menu and choose Summarize on the attached file.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: A short summary block sitting under the original file.

Step 3: Convert to Tasks

Turn each summary line into a subtask with an owner.

Mẹo và phím tắt hữu ích cho Taskade Pro

These are the tips and tricks I use most after eight months of daily work.

Phím tắt

Những tính năng ẩn mà hầu hết mọi người bỏ lỡ

• #Tag and @Mention links: Add a tag to connect tasks and projects across folders.
• Custom templates: Save any project as a template, then share that collection with your teams.
• Media in tasks: Add images, videos, files, and documents straight into a task to keep context in one place.
• Project chat: Post an update or jump on a call without leaving the project.

Những lỗi thường gặp khi sử dụng Taskade cần tránh

Mistake #1: Treating Folders Like Projects

Mistake #2: Skipping User Roles

Mistake #3: Ignoring Due Dates

Khắc phục sự cố Taskade

Problem: AI Requests Stop Working

Gây ra: Free accounts include a limited monthly AI credit pool.

Sửa chữa: Check your usage in workspace settings, or move to a paid plan for more credits.

Problem: Calendar Events Are Missing

Gây ra: The Google connection covers selected projects only.

Sửa chữa: Reopen the integration, tick the missing projects, and reconnect the account.

Problem: Teammates Cannot Edit

Gây ra: They were added as viewers by default.

Sửa chữa: Open the share panel, change their user roles to editor, and resend the invite.

📌 Ghi chú: If none of these fix your issue, visit the Taskade help center or contact support.

Taskade là gì?

Taskade is an AI-powered productivity platform for tasks, notes, and projects.

Think of it as a shared notebook that can plan, chat, and act on its own.

Hãy xem đoạn video tổng quan ngắn này:

Nó bao gồm các tính năng chính sau:

• Công cụ tạo không gian làm việc tùy chỉnh: Describe your goal and Taskade builds the workspace, folders, and projects for you
• Tạo ra các tác nhân AI: Custom ai agents you can train, share, and call from any project
• Trợ lý phác thảo bằng AI: Generates complex project structures and outlines from natural language prompts
• Tự động hóa mạnh mẽ: Trigger and action automation that can include agent decision making
• Tích hợp với Lịch Google: Two-way sync between Taskade dates and Google Calendar
• Trình đọc trang web: Reads a live URL and converts the page into structured notes
• Bảng Kanban: One of six project views, built for visual stage tracking
• Lịch Taskade: A calendar view that rolls up dates across projects
• Tóm tắt tài liệu bằng AI: Summarises uploaded documents and long notes into action points

It supports 14 languages and works on every leading operating system.

For a full breakdown, read our Đánh giá Taskade.

Bảng giá Taskade

Here is what Taskade costs in 2026:

Dùng thử miễn phí: Yes, the Free plan runs forever, and paid tiers offer a trial.

Đảm bảo hoàn tiền: Refunds are handled case by case by the billing team.

The jump from Free to Pro is mostly about AI credits, storage, and version history.

💰 Giá trị tốt nhất: Pro — it removes the free AI limits for the price of two coffees.

Taskade so với các giải pháp thay thế

Here is how Taskade compares against the tools people weigh against it:

Here are the top benefits side by side:

Lựa chọn nhanh:

• Tốt nhất tổng thể: Taskade — project management, notes, and agents in one app
• Ngân sách tốt nhất: Taskade Free — six project views with no card required
• Phù hợp nhất cho người mới bắt đầu: Taskade — the shortest path from sign up to a working plan
• Thích hợp nhất để ghi chú cuộc họp: Fireflies AI — automatic transcripts of every call

🎯 Các lựa chọn thay thế cho Taskade

Looking for Taskade alternatives? These are the ones worth a look:

• 🚀 Sembly: Records and summarises calls automatically, so meeting notes write themselves for busy teams.
• 🌟 Khái niệm: Deeper knowledge base and database features for teams building an internal wiki.
• 🧠 Trí tuệ nhân tạo của đom đóm: Meeting transcription with searchable recordings across every call your team joins.
• 🏢 ClickUp: Heavier project management with granular permissions, dashboards, and báo cáo Dành cho các nhóm lớn hơn.
• 💡 Dung lượng: Object-based note taking for people who connect ideas rather than manage tasks.
• 💼 Notejoy: Shared team notes with fast search and simple sharing controls for small teams.
• ⚡ Ghi chú: Fast multilingual transcription for interviews, calls, and tiếng nói memos on the go.
• 🎨 Nghề thủ công: Beautiful documents with polished typography for client-facing writing and posts.
• 📊 MeetGeek: Meeting analytics and automatic recaps sent to your hộp thư đến after every call.

Để xem danh sách đầy đủ, vui lòng xem trang của chúng tôi. Các lựa chọn thay thế cho Taskade hướng dẫn.

⚔️ So sánh Taskade

Here is the head to head on each one:

• Taskade so với Sembly: Sembly wins on call capture. Taskade wins once those notes need to become tracked tasks.
• Taskade so với Notion: Notion is stronger for documents. Taskade is faster for project management and daily task work.
• Taskade đấu với AI Fireflies: Fireflies wins on transcripts. Taskade wins on turning those transcripts into projects.
• Taskade so với ClickUp: ClickUp offers more settings. Taskade is easier to learn and much faster to set up.
• Taskade so với Capacities: Capacities suits research. Taskade suits teams who need to track work to completion.
• Taskade so với Notejoy: Notejoy is a notes app. Taskade adds project views, automation, and ai agents.
• Taskade so với Notta: Notta captures audio better. Taskade keeps the follow-up work organised afterwards.
• Taskade so với Craft: Craft looks better for documents. Taskade wins for real time collaboration and workflow.
• Taskade so với MeetGeek: MeetGeek reports on meetings. Taskade runs the projects those meetings create.

Bắt đầu sử dụng Taskade ngay bây giờ

You now know how to use Taskade from account setup to automation:

• ✅ Công cụ tạo không gian làm việc tùy chỉnh
• ✅ Tạo tác nhân AI
• ✅ Trợ lý phác thảo AI
• ✅ Tự động hóa mạnh mẽ
• ✅ Tích hợp Lịch Google
• ✅ Người đọc trang web
• ✅ Bảng Kanban
• ✅ Lịch Taskade
• ✅ Tóm tắt tài liệu bằng AI

Bước tiếp theo: Pick one feature and try it today.

Hầu hết mọi người bắt đầu với Trình tạo không gian làm việc tùy chỉnh.

I hope this tutorial helps you stay productive, and the only real limit now is your imagination.

For deeper learning resources, the Taskade help center and its YouTube channel both explain each view in depth.

Câu hỏi thường gặp

Taskade có dễ học và dễ sử dụng không?

Yes. Most beginners build a first project within ten minutes. The interface stays close to a plain list, so you learn extra project views only when you need them.

Cách sử dụng Taskade trên điện thoại?

Tải xuống iOS or Android app, sign in, and your workspace syncs in real time. The mobile layout keeps list, board, and calendar views with full editing.

Taskade AI được sử dụng để làm gì?

It generates project outlines, summarises documents, powers trained ai agents, and makes decisions inside automations. Most users start with the outliner, then add agents for repeat work.

Việc sử dụng Taskade miễn phí có những hạn chế gì?

The Free plan caps AI credits, storage, and version history. Collaboration works, but heavy automation, larger file uploads, and advanced permissions need a paid plan.

Is taskade ai free?

Yes, with limits. Free accounts get a monthly AI credit allowance covering light use. Pro at $10 per month lifts those limits for daily work.