How to use Dext to Automate Your Bookkeeping Fast in 2026?

Do you hate digging through piles of crumpled receipts?

It is a total pain. You waste hours manually entering dữ liệu every week.

One small mistake can actually mess up your whole tax return.

This stress keeps you away from growing your actual việc kinh doanh.

There is a much better way. Dext handles the hard work for you.

This guide shows you exactly how to use Dext to save time.

Hãy cùng nhau làm your life easier right now.

Dext

Ready to reclaim 10+ hours a month? See how Dext’s automated data entry, expense tracking, and báo cáo có thể giúp bạn sắp xếp lại tài chính. 

Hãy dùng thử Dext miễn phí Đọc toàn bộ bài đánh giá Các chất thay thế Dext

Dext Tutorial

Getting started is easy and takes just a few minutes.

First, download the app on your phone.

Snap a clear photo of any receipt you have. The AI reads the data for you.

Finally, send it to your kế toán phần mềm.

How to use Dext Bookkeeping Automation

Automating your books is the best way to save time.

Dext Prepare does the heavy lifting for you.

It connects your real-world spending to your digital books.

You do not have to type in data by hand anymore.

Follow these steps to set up your workflow and let the system run itself.

Step 1: Connect Your Software

You need to link your accounts first. This tells Dext where to send your data.

• Log in to your Dext account using the web app on your computer.
• Go to the “Connections” tab to link your kế toán phần mềm.
• Navigate to the “Bank” section.
• Click “Add Bank Account” to set up a bank feed.
• This lets the system match your receipts to your bank account transactions effortlessly.

Step 2: Feed Data into the System

Tự động hoá needs data to work. You can submit receipts and invoices in many ways.

• Mobile Capture: Open the mobile app (also called the Dext app).
  • Use “Single Mode” for one document.
  • Switch to multiple modes if you have several documents. This lets you snap many photos in a row.
  • Usethe combine mode if a bill has multiple pages.
  • If you have a very long bill, take a picture of the long receipt, and the app stitches it together.
• Computer Upload: You can start uploading documents directly on the web. If you have a lot of files, you can even drop in a zip file.
• Email Forwarding: Every user gets a unique Dext email address. Forward your digital bills there to skip the manual upload.

Step 3: Set Rules to Auto Publish

Now you can tell Dext what to do with that data.

• The system will automatically pull the date, total, and tax from your photos.
• You can also upload supplier statements to check if you missed any invoices.
• Go to your supplier settings and turn on auto-publish for regular bills.
• Once this is on, your paperwork goes straight to your accounting software without you having to click a thing.

How to use Dext for Business Management

Running a company means watching every penny.

Dext helps you manage your team and money in one place.

Getting started with Dext for việc kinh doanh management is simple.

It lets you track who spends what and keeps your records straight.

Here is how to process your admin work without the stress.

Step 1: Add Your Team Members

You do not have to do everything alone.

You can create accounts for your staff to work collaboratively.

• Go to the “Users” tab in the menu.
• Click to add a new user by entering their email.
• This lets them submit items themselves.
• They can upload receipts or use the app to submit expenses.
• You can control their access so they only see what they need to see.

Step 2: Control How Data is Captured

Make sure your team knows how to send in a document.

• Most employees will be using the mobile app.
• Teach them to use single mode for a quick snap of one receipt.
• They can also forward digital invoices to their designated email address.
• You can set rules for line item extraction. This reads every single line on a bill, not just the total.
• This is how Dext works to provide more detail about what you are buying.

Step 3: Track Costs and Reports

You need to see where your money goes.

This step helps you organize financial data for you and your clients.

• Use the dashboard to view all transactions in real time.
• This helps you control costs before they get too high.
• You can connect Dext to your accounting software to keep the two systems in sync.
• When you are ready, you can bundle these expenses into a report.
• This makes it easy to spot errors before you officially file your taxes.

How to use Dext to Capture Receipts & Invoices

Capturing paperwork is easy with Dext.

It moves data from paper into your computer systems.

You can stop losing receipts and save time.

Step 1: Snap Photos on Your Phone

Use your phone to capture data quickly.

• Open the app and look at the camera screen.
• Select the camera mode that fits your needs.
• Take a clear image of the receipt.
• Make sure the date and total paid are visible.
• You can add a note to your team explaining the cost.
• This helps you skip typing it out later.

Step 2: Send Digital Files

You do not need to print out online bills.

• Forward files and PDFs directly to your Dext hộp thư đến.
• You can invite your suppliers or a new vendor to email bills to you.
• You can also upload a single page from your computer.
• This keeps all relevant documents in one place.

Step 3: Review and Publish

Once the data is in, you need to check it.

• Start by navigating to your inbox to see new items.
• Log in and review the details.
• You can edit the sales tax or category if needed.
• Set rules so the system learns for next time.
• Match the receipt to your bank feed.
• Finally, hit publish to finish.
• This article helps you master every step.

Các lựa chọn thay thế cho Dext

• Xero: Đây là một nền tảng kế toán dựa trên điện toán đám mây phổ biến. Nó là một lựa chọn thay thế cho các tính năng kế toán của Atera, cung cấp các công cụ lập hóa đơn, đối chiếu ngân hàng và theo dõi chi phí.
• Cây xô thơm: Sage, một nhà cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp nổi tiếng, cung cấp một loạt các giải pháp kế toán và tài chính có thể được sử dụng thay thế cho mô-đun quản lý tài chính của Atera.
• Zoho Books: Là một phần của bộ phần mềm Zoho, đây là công cụ kế toán mạnh mẽ dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nó hỗ trợ lập hóa đơn, theo dõi chi phí và quản lý hàng tồn kho, và là một lựa chọn tốt cho những ai cần các công cụ tài chính toàn diện.
• Synder: Phần mềm này tập trung vào việc đồng bộ hóa nền tảng thương mại điện tử và thanh toán của bạn với phần mềm kế toán. Đây là một giải pháp hữu ích cho các doanh nghiệp cần tự động hóa luồng dữ liệu từ các kênh bán hàng vào sổ sách kế toán.
• Cuối tháng dễ dàng: Công cụ này được thiết kế đặc biệt để tối ưu hóa quy trình chốt sổ cuối tháng. Đây là một giải pháp chuyên biệt dành cho các doanh nghiệp muốn cải thiện và tự động hóa các nhiệm vụ báo cáo và đối chiếu tài chính.
• Docyt: Docyt là một nền tảng kế toán dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI), tự động hóa các quy trình tài chính. Đây là đối thủ cạnh tranh trực tiếp với các tính năng kế toán dựa trên AI của Atera, cung cấp dữ liệu thời gian thực và quản lý tài liệu tự động.
• Câu đố IO: Đây là phần mềm kế toán hiện đại được xây dựng dành cho các công ty khởi nghiệp. Nó sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động hóa việc ghi sổ và cung cấp thông tin tài chính theo thời gian thực. Đây là một lựa chọn tốt cho các công ty đang phát triển nhanh chóng muốn một giải pháp đơn giản, dựa trên công nghệ.
• Làm mới tôi: Đây là một nền tảng quản lý tài chính cá nhân. Mặc dù không phải là một giải pháp thay thế trực tiếp cho doanh nghiệp, nhưng nó cung cấp các tính năng tương tự như theo dõi chi phí và hóa đơn.
• Sóng: Đây là một phần mềm tài chính miễn phí phổ biến. Nó là lựa chọn tốt cho người làm việc tự do và các doanh nghiệp nhỏ để lập hóa đơn, kế toán và quét biên lai.
• Nhanh lên: Một công cụ nổi tiếng dành cho tài chính cá nhân và doanh nghiệp nhỏ. Nó giúp lập ngân sách, theo dõi chi tiêu và lập kế hoạch tài chính.
• Hubdoc: Phần mềm này là một công cụ quản lý tài liệu. Nó tự động lấy các tài liệu tài chính của bạn và đồng bộ hóa chúng với phần mềm kế toán của bạn.
• Chi phí: Nền tảng này tập trung vào quản lý chi phí. Nó rất hữu ích cho việc quét hóa đơn, quản lý chi phí công tác và lập báo cáo chi phí.
• QuickBooks: Một trong những phần mềm kế toán được sử dụng rộng rãi nhất. QuickBooks là một lựa chọn thay thế mạnh mẽ, cung cấp đầy đủ các công cụ quản lý tài chính.
• Tự động nhập: Công cụ này tự động hóa việc nhập dữ liệu. Đây là một lựa chọn thay thế tốt cho các tính năng thu thập biên lai và hóa đơn trong Atera.
• FreshBooks: Chương trình này rất tuyệt vời cho việc lập hóa đơn và kế toán. Nó được ưa chuộng bởi những người làm việc tự do và các doanh nghiệp nhỏ cần một cách đơn giản để theo dõi thời gian và chi phí.
• NetSuite: NetSuite là một bộ phần mềm quản lý doanh nghiệp dựa trên nền tảng đám mây mạnh mẽ và đầy đủ chức năng. Đây là lựa chọn thay thế cho các doanh nghiệp lớn cần nhiều hơn chỉ là quản lý tài chính.

Dext so sánh

Phần kết luận

Learning how to use Dext changes the way you work.

You no longer have to stress over lost receipts.

You can stop typing data by hand. The app does the hard work for you.

It organizes your money and keeps your team on track.

This gives you more free time to grow your actual business.

You can relax knowing your books are accurate.

Start simple. Snap a few photos today. Connect your bank and let the automation run.

Your future self will thank you for getting organized right now.

Câu hỏi thường gặp

More Facts about Dext

• Smart Reading: Dext uses special smart technology (called AI) to read and pull information from the documents you upload.
• Automatic Downloads: The software can connect to supplier websites to automatically find and download your bills.
• Nhiều mối liên hệ: Dext integrates with over 30 other accounting programs and connects to more than 11,500 banks and financial institutions.
• Three Main Tools: Dext is a family of three tools: Dext Prepare (for receipts), Dext Precision (for error checking), and Dext Commerce (for online sales).
• Fast Scanning: The software can process a document in about 30 seconds, which is much quicker than typing it in by hand.
• Độ chính xác cao: The technology it uses to read text is very accurate, getting it right more than 99% of the time.
• Ứng dụng di động: You can use the Dext app on your phone to snap a photo of a receipt, and it will ngay lập tức upload it to your account.
• Catching Mistakes: The “Precision” tool analyzes your data to find duplicate payments orincorrect amountss so you can fix them quickly.
• Điểm sức khỏe: It gives your business data a “Health Score” to show you how accurate and clean your financial records are.
• Online Sellers: The “Commerce” tool is built for people who sell things on websites like Amazon or Shopify. It automatically grabs all the sales data.
• Safe Storage: Dext keeps your digital records safe for 10 years using the same security banks use.
• Theo dõi chi phí: It helps business owners see exactly how much they are spending in real time.
• Mileage Tracking: You can use the app to track how many work miles you drive so you can be reimbursed for du lịch costs.
• Quyền truy cập nhóm: You can give your employees their own login so they can upload their own receipts without seeing everything else.