Hướng dẫn sử dụng ClickUp: Từng bước dành cho người mới bắt đầu (năm 2025)

Bạn có cảm thấy quá tải khi cố gắng theo dõi tất cả các công việc của mình không?

Thật khó khăn khi bạn có những danh sách việc cần làm khác nhau ở khắp mọi nơi.

Những ghi chú quan trọng bị thất lạc, và bạn thậm chí không chắc nhóm của mình đang làm việc gì. 

Điều này có thể khiến mọi thứ trở nên lộn xộn và làm chậm tiến độ công việc.

Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng Nhấp chuột lênNhờ đó, bạn có thể dễ dàng quản lý dự án và hoàn thành nhiều việc hơn mà không bị căng thẳng.

Nhấp chuột lên

Với hơn 100.000 nhóm đang tích cực sử dụng ClickUp, dữ liệu cho thấy năng suất người dùng được cải thiện đến 80%. Trải nghiệm những lợi ích này ngay hôm nay với bản dùng thử ClickUp miễn phí 14 ngày.

Hãy dùng thử ClickUp MIỄN PHÍ Đọc ôn lại đầy đủ

Hướng dẫn bắt đầu sử dụng ClickUp: Những bước đầu tiên

Bạn đã sẵn sàng khám phá ClickUp chưa? Nó giống như việc thiết lập một không gian làm việc mới được tổ chức khoa học cho tất cả các nhiệm vụ và dự án của bạn.

Phần này của hướng dẫn sẽ hướng dẫn bạn từ những bước đầu tiên.

1. Đăng ký và đăng nhập lần đầu

Trước tiên, bạn cần tạo một tài khoản. Việc này cực kỳ đơn giản!

1. Hãy truy cập trang web ClickUp.
2. Nhấp vào nút "Đăng ký".
3. Bạn sẽ nhập email và tạo mật khẩu.
4. Hãy làm theo các bước đơn giản sau để xác nhận tài khoản của bạn.

Sau khi đăng nhập lần đầu tiên, ClickUp có thể hỏi bạn một vài câu hỏi.

Những câu hỏi này giúp thiết lập không gian làm việc cơ bản của bạn.

Đừng quá lo lắng về việc phải làm mọi thứ hoàn hảo ngay lập tức. 

2. Hiểu về hệ thống phân cấp

Giờ chúng ta hãy cùng tìm hiểu cách ClickUp sắp xếp mọi thứ một cách ngăn nắp.

Tưởng tượng your work is like a big house.

ClickUp có một cách sắp xếp mọi thứ đặc biệt bên trong ngôi nhà của nó. Cách sắp xếp này được gọi là hệ thống phân cấp ClickUp.

Hãy nghĩ theo cách này:

• Khoảng cách: Đây là cấp độ lớn nhất, giống như cả một tòa nhà hoặc một bộ phận chính trong một công ty. Có thể bạn có một "Không gian" dành cho đội ngũ marketing và một "Không gian" khác dành cho các dự án. Mỗi "Không gian" là một khu vực lớn nơi diễn ra các công việc cụ thể.
• Thư mục: Bên trong "Không gian" của bạn, bạn có thể có các thư mục. Chúng giống như các phòng khác nhau trong tòa nhà đó. Một "Không gian Tiếp thị" có thể có một thư mục "Thiết kế lại Trang web" và một thư mục "Không gian Tiếp thị" khác.Mạng xã hội Thư mục Chiến dịch. Chúng giúp nhóm các dự án có liên quan lại với nhau.
• Danh sách: Bên trong mỗi 'Thư mục' (hoặc đôi khi trực tiếp trong một 'Không gian' nếu bạn không cần thư mục), bạn có các 'Danh sách'. Chúng giống như các kệ hoặc ngăn kéo riêng lẻ trong một căn phòng. Mỗi 'Danh sách' chứa tất cả các nhiệm vụ thực tế cho một dự án hoặc chủ đề cụ thể. Ví dụ, thư mục 'Thiết kế lại trang web' của bạn có thể có một Danh sách 'Nhiệm vụ thiết kế' và một Danh sách 'Nhiệm vụ nội dung'.

Tại sao điều này lại quan trọng?

Cấu trúc phân cấp này giúp bạn sắp xếp gọn gàng tất cả các nhiệm vụ, ghi chú và dự án của mình, nhưng vẫn đảm bảo sự liên kết giữa chúng. 

Nó đảm bảo bạn luôn có thể tìm thấy những gì mình đang tìm kiếm, cho dù đó là mục tiêu lớn của công ty hay một việc nhỏ cần làm trong ngày hôm nay.

3. Điều hướng giao diện

Khi đăng nhập, bạn sẽ thấy màn hình chính. Đừng cảm thấy choáng ngợp!

Thực ra việc đi lại khá dễ dàng một khi bạn đã biết một vài địa điểm.

• Thanh bên (Bên trái): Đây là bảng điều khiển chính của bạn. Bạn sẽ thấy "Không gian làm việc", "Thư mục" và "Danh sách" ở đây. Đây là cách bạn chuyển đổi giữa các phần khác nhau trong công việc của mình. Bạn cũng sẽ tìm thấy các liên kết nhanh đến "Trang chủ", "Thông báo" và "Bảng điều khiển" (mà chúng ta sẽ nói đến sau). sau đó).
• Thanh trên cùng: Phía trên cùng, bạn sẽ thấy những thứ như chức năng tìm kiếm (cực kỳ tiện dụng!), các nút tạo nhanh cho các tác vụ mới và ảnh đại diện của bạn, nơi bạn có thể thay đổi cài đặt với tư cách người dùng.
• Nội dung chính: Đây là khoảng trống lớn ở giữa. Nó thay đổi tùy thuộc vào mục bạn nhấp vào trong thanh bên. Nếu bạn nhấp vào "Danh sách", bạn sẽ thấy tất cả các nhiệm vụ trong Danh sách đó ở đây. Nếu bạn đang xem một mẫu, bạn sẽ thấy chi tiết của mẫu đó trong khu vực này.

Việc làm quen với các khu vực chính này sẽ giúp việc sử dụng ClickUp trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Hãy dành vài phút để nhấp chuột xung quanh và xem mọi thứ nằm ở đâu. Bạn sẽ nhanh chóng làm quen thôi!

Xây dựng không gian làm việc của bạn: Thiết lập dự án đầu tiên

Giờ thì bạn đã hiểu sơ lược về cấu trúc phân cấp của ClickUp rồi đấy.

Đã đến lúc xây dựng không gian làm việc ClickUp của riêng bạn và thiết lập khu vực quản lý dự án đầu tiên của mình.

Hãy coi đây như việc chuẩn bị sẵn các công cụ trước khi bắt đầu xây dựng một thứ gì đó tuyệt vời.

1. Tạo một không gian mới

Mỗi hành trình lớn trong ClickUp đều bắt đầu bằng một Không gian làm việc. Đây là nơi lưu trữ các công việc chính hoặc bộ phận của bạn.

Đây là cách làm một cái:

1. Hãy nhìn vào thanh bên trái. Bạn thường sẽ thấy dấu cộng (+Nhấp vào biểu tượng ) bên cạnh "Khoảng trắng" hoặc "Thêm khoảng trắng". Nhấp vào đó!
2. Nhấp chuột vào 'Thêm khoảng trắng'.
3. ClickUp sẽ yêu cầu bạn đặt tên cho Không gian làm việc của mình. Hãy chọn một cái tên rõ ràng, chẳng hạn như "Phòng Marketing", "Dự án Khách hàng" hoặc "Nhiệm vụ Cá nhân của tôi".
4. Bạn có thể chọn một màu sắc cho không gian của mình – điều này sẽ giúp bạn dễ dàng nhận ra nó!
5. Nhấp vào 'Tiếp theo'.
6. ClickUp có thể hỏi bạn về một số tính năng bạn muốn bật cho Không gian này, chẳng hạn như 'Ưu tiên' hoặc 'Thẻ'. Đừng quá lo lắng về những điều này ngay bây giờ; bạn luôn có thể thay đổi chúng sau này.
7. Nhấn 'Tạo khoảng trắng'.

Và thế là, bạn đã có khu vực riêng của mình!

2. Thêm thư mục và danh sách

Sau khi tạo được một Không gian làm việc, bạn sẽ muốn thêm các Thư mục và Danh sách để sắp xếp các dự án của mình.

Đây chính là điểm mà cấu trúc ClickUp thực sự giúp giữ mọi thứ gọn gàng.

• Thêm thư mục: Nếu không gian làm việc của bạn lớn và có nhiều dự án, hãy thêm thư mục. Ví dụ, trong không gian "Phòng Marketing", bạn có thể thêm một thư mục có tên "Chiến dịch Marketing Quý 3".
  1. Nhấp chuột vào + Biển báo bên cạnh tên Không gian của bạn.
  2. Chọn 'Thư mục mới'.
  3. Đặt tên cho thư mục của bạn và nhấp vào "Tạo".
• Thêm danh sách: Danh sách là nơi chứa các nhiệm vụ thực tế của bạn. Bạn có thể thêm Danh sách vào bên trong Thư mục, hoặc trực tiếp vào bên trong Không gian làm việc nếu bạn không cần Thư mục. Ví dụ, bên trong Thư mục "Chiến dịch Marketing Quý 3", bạn cần một Danh sách cho "Bài đăng trên mạng xã hội".
  1. Nhấp chuột vào + Dấu hiệu bên cạnh Thư mục (hoặc tên Không gian làm việc của bạn).
  2. Chọn 'Danh sách mới'.
  3. Đặt tên cho danh sách của bạn và nhấn "Tạo".

Giờ thì bạn đã vạch ra một con đường rõ ràng cho công việc của mình rồi!

3. Hiểu về Chế độ xem danh sách: Cách bạn nhìn nhận công việc của mình

ClickUp thật tuyệt vời vì nó cho phép bạn xem các nhiệm vụ của mình theo nhiều cách khác nhau.

Chúng được gọi là "Quan điểm". Chúng không thay đổi nhiệm vụ của bạn, mà chỉ thay đổi cách bạn nhìn nhận chúng.

Đây là một phần quan trọng tạo nên sự linh hoạt của ClickUp, một công cụ quản lý dự án hiệu quả.

Dưới đây là một số ví dụ phổ biến:

• Chế độ xem danh sách: Đây là cách xem cơ bản và phổ biến nhất. Nó trông giống như một danh sách kiểm tra đơn giản hoặc một bảng tính. Bạn sẽ thấy tất cả các nhiệm vụ của mình lần lượt, thường kèm theo tên nhiệm vụ, người được giao và ngày đến hạn. Thật tuyệt vời khi có thể xem mọi thứ chỉ trong nháy mắt.
• Chế độ xem bảng (Kanban): Hãy tưởng tượng một bảng trắng với những mẩu giấy ghi chú. Đó chính là Chế độ xem bảng! Các nhiệm vụ được hiển thị dưới dạng thẻ trong các cột (như 'Việc cần làm', 'Đang thực hiện', 'Đã hoàn thành'). Bạn có thể kéo và thả các thẻ từ cột này sang cột khác khi nhiệm vụ được tiến hành. Điều này rất trực quan và phổ biến để theo dõi quy trình làm việc.
• Chế độ xem lịch: Bạn muốn xem hạn chót của mình trên lịch? Chế độ xem Lịch sẽ hiển thị tất cả các nhiệm vụ của bạn theo ngày đến hạn. Điều này giúp bạn lên kế hoạch cho tuần hoặc tháng và phát hiện bất kỳ xung đột nào.
• Chế độ xem dạng bảng: Giao diện này rất giống với bảng tính. Bạn có thể thêm các cột cho các thông tin khác nhau, chẳng hạn như ngân sách hoặc các chi tiết cụ thể. Nó rất mạnh mẽ trong việc sắp xếp và lọc các nhiệm vụ của bạn. Bạn thậm chí có thể thêm các trường tùy chỉnh ở đây để theo dõi thông tin độc đáo quan trọng đối với dự án của mình.
• Chế độ xem Gantt: Đối với các dự án lớn hơn, chế độ xem Gantt hiển thị các nhiệm vụ trên một dòng thời gian, bao gồm cả cách các nhiệm vụ phụ thuộc vào nhau. Điều này rất hữu ích để xem toàn bộ tiến trình quản lý dự án cùng một lúc.

Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các chế độ xem này bằng cách tìm các nút "Xem" ở đầu danh sách của mình. Hãy thử nhé! 

Quản lý nhiệm vụ

Đây là nơi công việc thực sự diễn ra, và ClickUp giúp việc quản lý nhiệm vụ trở nên dễ dàng và rõ ràng hơn cho bạn và các thành viên trong nhóm.

1. Tạo và phân công nhiệm vụ

Nhiệm vụ là những viên gạch xây dựng nên bất kỳ dự án nào. Trong ClickUp, việc tạo nhiệm vụ rất dễ dàng:

1. Nhấp vào nút "Nhiệm vụ mới": Bạn thường sẽ thấy nút lớn, thân thiện này ở đầu bất kỳ danh sách nào hoặc đôi khi là dấu cộng (+) ở thanh bên.
2. Hãy đặt tên rõ ràng cho nhiệm vụ của bạn: Ví dụ như "Viết phần giới thiệu bài đăng blog" hoặc "Đánh giá thiết kế website".
3. Hãy giao nhiệm vụ này: Ai chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ này? Nhấp vào ô "Người được giao" và chọn một người (có thể là chính bạn!). Điều này giúp xác định rõ ai cần thực hiện công việc.
4. Đặt hạn chót: Công việc này cần hoàn thành khi nào? Hãy chọn một ngày trên lịch. Điều này giúp mọi người luôn đúng tiến độ.

Vậy là xong! Nhiệm vụ cơ bản của bạn đã được tạo và sẵn sàng để thực hiện.

2. Thêm chi tiết nhiệm vụ: Làm cho nhiệm vụ của bạn phong phú hơn

Tên nhiệm vụ và ngày đến hạn là tốt, nhưng thêm nhiều chi tiết hơn sẽ làm cho nhiệm vụ trở nên hữu ích hơn rất nhiều.

• Mô tả: Đây giống như nội dung email hướng dẫn về nhiệm vụ của bạn. Hãy giải thích. Gì cần phải làm điều đó. Tại sao Điều đó rất quan trọng, và bất kỳ hướng dẫn cụ thể nàoBạn thậm chí có thể liên kết đến một Bác sĩ Nhấp vào đây để biết thêm thông tin chi tiết.
• Nhiệm vụ phụ: Đôi khi, một nhiệm vụ lớn lại có nhiều bước nhỏ hơn bên trong. Ví dụ, "Lập kế hoạch chiến dịch tiếp thị" có thể có các nhiệm vụ phụ như "Nghiên cứu từ khóa", "Tạo đồ họa cho mạng xã hội" và "Lên lịch gửi email". Các nhiệm vụ phụ giúp chia nhỏ công việc lớn, khiến chúng bớt cảm thấy quá tải.
• Danh sách kiểm tra: Để tạo danh sách việc cần làm đơn giản trong một nhiệm vụ, hãy sử dụng danh sách kiểm tra. Nếu nhiệm vụ của bạn là "Chuẩn bị hành lý cho chuyến đi", danh sách kiểm tra của bạn có thể là "Bàn chải đánh răng", "Quần áo", "Hộ chiếu".
• Tệp đính kèm: Cần chia sẻ tệp, hình ảnh hoặc tài liệu liên quan đến nhiệm vụ? Chỉ cần đính kèm trực tiếp vào nhiệm vụ. Không cần phải tìm kiếm trong email nữa!

Bằng cách bổ sung những chi tiết này, bạn tạo ra một bức tranh hoàn chỉnh cho bất kỳ ai xem xét nhiệm vụ, đảm bảo không bỏ sót điều gì.

3. Trạng thái nhiệm vụ: Theo dõi tiến độ

Làm sao để biết một nhiệm vụ đã bắt đầu, hoàn thành hay bị kẹt? Đó là lúc trạng thái nhiệm vụ phát huy tác dụng.

ClickUp thường có các trạng thái cơ bản như sau:

• Mở: Công việc vẫn chưa được bắt đầu.
• Hoàn tất: Nhiệm vụ đã hoàn thành! Tuyệt vời!
• Đã đóng cửa: Đôi khi được sử dụng cho các nhiệm vụ đã hoàn thành và được lưu trữ, hoặc không còn cần thiết nữa.

Nhưng bạn cũng có thể tạo trạng thái riêng cho phù hợp với cách thức của mình. của bạn Làm việc nhóm. Đối với một dự án thiết kế, bạn có thể có các trạng thái: 'Cần làm', 'Đang xem xét', 'Cần sửa đổi' và 'Đã duyệt'. Các trạng thái tùy chỉnh cung cấp cho bạn cái nhìn chính xác về tiến độ và giúp bạn quản lý dự án hiệu quả hơn. hướng dẫn tối ưu nhằm nâng cao hiệu quả quy trình làm việc.

4. Ưu tiên: Nên làm việc gì trước tiên?

Không phải tất cả các nhiệm vụ đều quan trọng như nhau. ClickUp cho phép bạn thiết lập thứ tự ưu tiên:

• Cấp bách: Cần phải làm ngay lập tức!
• Cao: Rất quan trọng, hãy sớm bắt tay vào việc này.
• Bình thường: Tầm quan trọng tiêu chuẩn.
• Thấp: Có thể đợi một chút.

Việc thiết lập thứ tự ưu tiên giúp bạn và nhóm của bạn biết nên tập trung vào việc gì trước tiên, đặc biệt là khi bạn có nhiều nhiệm vụ cần thực hiện.

5. Ý kiến ​​đóng góp và hợp tác

Thảo luận về các nhiệm vụ ngay trong chính nhiệm vụ đó là một bước đột phá. Đây là cách bạn cộng tác hiệu quả với các thành viên trong nhóm của mình tại ClickUp.

• Thêm bình luận: Nhấp vào mục "Bình luận" trong bất kỳ nhiệm vụ nào. Bạn có thể nhập tin nhắn, đặt câu hỏi hoặc cập nhật thông tin.
• @Đề cập: Muốn thu hút sự chú ý của ai đó? Hãy gõ @ theo sau là tên của họ (như @John DoeHọ sẽ nhận được thông báo, vì vậy họ biết bạn cần ý kiến ​​đóng góp của họ.
• Đính kèm tệp vào bình luận: Bạn thậm chí có thể đính kèm tệp mới hoặc ảnh chụp màn hình trực tiếp vào phần bình luận nếu điều đó giúp giải thích điều gì đó.

Điều này giúp tập trung tất cả các cuộc thảo luận về một nhiệm vụ vào cùng một nơi.

Không còn phải mất công tìm kiếm qua những chuỗi email dài dằng dặc để biết quyết định cuối cùng là gì nữa!

Việc giao tiếp được tối ưu hóa này, cùng với các tính năng như theo dõi thời gian và các tùy chọn tích hợp hữu ích.

Thực sự đưa ClickUp lên vị trí hàng đầu trong lĩnh vực quản lý tác vụ.

Tự động hóa quy trình làm việc của bạn

Hãy tưởng tượng bạn có một người trợ giúp làm những công việc lặp đi lặp lại cho bạn.

Đó chính là cách hoạt động của các tính năng tự động hóa trong ClickUp!

Chúng giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm cho phần mềm quản lý dự án của bạn hoạt động hiệu quả hơn.

1. Hiểu về Tự động hóa

Tự động hóa là gì? Nói một cách đơn giản, đó là những quy tắc bạn thiết lập trong ClickUp, chúng nói rằng: "Nếu điều này xảy ra, thì hãy làm điều đó." Nó giống như thiết lập một phản ứng dây chuyền.

• Ví dụ 1: Nếu trạng thái của một nhiệm vụ chuyển sang "Hoàn thành", thì nhiệm vụ đó sẽ tự động được chuyển vào danh sách "Đã xong".
• Ví dụ 2: Khi bạn tạo một nhiệm vụ mới trong một Danh sách cụ thể, nhiệm vụ đó sẽ tự động được giao cho nhà thiết kế chính của bạn.

Tại sao chúng lại hữu ích đến vậy? Chúng giúp giảm bớt tất cả những bước thủ công nhỏ mà bạn và nhóm của bạn phải thực hiện.

Điều này cho phép bạn tập trung vào những phần quan trọng của dự án và nhiệm vụ, thay vì những công việc tốn thời gian.

2. Tạo các quy trình tự động hóa đơn giản

Thiết lập một tự động hóa Nó dễ hơn bạn nghĩ đấy.

ClickUp cung cấp nhiều mẫu tự động hóa có sẵn, hoặc bạn cũng có thể tự xây dựng mẫu của riêng mình.

Dưới đây là ý tưởng cơ bản về cách bạn thiết lập nó (các bước cụ thể có thể hơi khác nhau tùy thuộc vào phiên bản ClickUp của bạn, nhưng ý tưởng thì giống nhau):

1. Hãy truy cập vào Danh sách hoặc Thư mục mà bạn muốn thực hiện tự động hóa.
2. Hãy tìm mục "Tự động hóa" hoặc "Các tự động hóa" thường nằm ở gần đầu trang hoặc trong phần cài đặt Danh sách.
3. Nhấp vào 'Thêm tự động hóa'.
4. Bạn sẽ chọn một "Điều kiện kích hoạt" (phần "Nếu điều này xảy ra"). Đó có thể là "Trạng thái thay đổi", "Nhiệm vụ được tạo", "Đến hạn", v.v.
5. Tiếp theo, bạn chọn một "Hành động" (phần "sau đó thực hiện hành động đó"). Đó có thể là "Thay đổi trạng thái", "Giao nhiệm vụ", "Di chuyển nhiệm vụ", v.v.

ClickUp cũng có các tính năng đặc biệt gọi là ClickApps cho phép bạn bật thêm các chức năng bổ sung.

Một số trong số này được tích hợp vào hệ thống tự động hóa để tối đa hóa hiệu quả làm việc của bạn. 

Ví dụ, nếu bạn đã bật tính năng "Theo dõi thời gian" trong ClickApp, bạn có thể thiết lập tự động hóa để bắt đầu theo dõi thời gian khi trạng thái công việc thay đổi thành "Đang tiến hành".

3. Mẫu: Tái sử dụng những tác phẩm tốt nhất của bạn

Bạn đã từng thiết lập dự án nào hoạt động hoàn hảo chưa?

Với các mẫu có sẵn, bạn không cần phải tạo ra mọi thứ từ đầu mỗi lần!

ClickUp cho phép bạn lưu hầu hết mọi thứ dưới dạng mẫu:

• Mẫu danh sách: Nếu bạn thường xuyên bắt đầu các dự án và nhiệm vụ tương tự, hãy lưu một Danh sách với trạng thái, các trường có thể tùy chỉnh và thậm chí cả một số nhiệm vụ được tạo sẵn làm mẫu. Ví dụ, một Danh sách "Tiếp nhận Khách hàng" có thể được lưu làm mẫu.
• Mẫu thư mục: Nếu bạn có một nhóm các danh sách luôn đi kèm với nhau cho một loại công việc cụ thể, hãy lưu toàn bộ thư mục đó dưới dạng mẫu.
• Mẫu không gian: Đối với các quy trình công việc lặp đi lặp lại rất lớn, bạn thậm chí có thể lưu toàn bộ. ClickUp Space như một mẫu!

Nhanh hơn nhiều! Phần này hướng dẫn bạn cách tự động hóa các quy trình.

Vì vậy, bạn không cần phải liên tục kiểm tra nữa. hộp thư đến Về phần cập nhật, ClickUp sẽ lo liệu việc đó cho bạn. 

Đây là một phần quan trọng của bất kỳ mục lục tốt nào để thành thạo ClickUp.

Theo dõi tiến độ và báo cáo

Bạn đã học cách tạo nhiệm vụ và bắt đầu công việc. 

Làm thế nào bạn có thể nhìn nhận toàn cảnh các dự án và công việc của nhóm mình?

Đó là nơi ClickUp theo dõi và báo cáo Các công cụ sẽ giúp bạn thấy rõ vị trí hiện tại của mình.

1. Bảng điều khiển: Trung tâm chỉ huy của bạn

Hãy coi Bảng điều khiển (Dashboard) như trung tâm điều khiển nhiệm vụ cá nhân của bạn.

Đây là một màn hình duy nhất, nơi bạn có thể xem tất cả thông tin quan trọng nhất về các dự án và nhiệm vụ của mình chỉ trong nháy mắt.

Bạn có thể lựa chọn những gì hiển thị trên Bảng điều khiển của mình.

Đây là cách chúng hoạt động:

• Những gì họ thể hiện: Bạn có thể thêm nhiều "widget" khác nhau vào Bảng điều khiển của mình. Các widget này giống như các báo cáo thu nhỏ. Bạn có thể có một widget hiển thị:
  • Tất cả các nhiệm vụ được giao cho bạn.
  • Các nhiệm vụ cần hoàn thành trong tuần này.
  • Có bao nhiêu nhiệm vụ đang ở trạng thái "Đang tiến hành"?
  • Biểu đồ thể hiện số lượng nhiệm vụ mà mỗi thành viên trong nhóm đang thực hiện.
• Lý do chúng tuyệt vời: Thay vì phải nhấp chuột qua nhiều danh sách khác nhau, Bảng điều khiển của bạn tập hợp mọi thứ quan trọng vào một chỗ. Điều này giúp bạn nhanh chóng thấy được những gì đang tiến triển tốt và những gì cần sự chú ý của bạn. Bạn thậm chí có thể tạo các Bảng điều khiển khác nhau cho các mục đích khác nhau – một cho bản thân, một cho nhóm của bạn và một cho sếp của bạn.

2. Tiện ích báo cáo: Trực quan hóa dữ liệu của bạn

Bảng điều khiển sử dụng các tiện ích báo cáo khác nhau để hiển thị hình ảnh dữ liệu của bạn.

Cách này dễ hiểu hơn nhiều so với việc chỉ nhìn vào những danh sách dài các nhiệm vụ.

Một số tiện ích báo cáo phổ biến bao gồm:

• Báo cáo tiến độ công việc: Những thông tin này cho bạn biết có bao nhiêu nhiệm vụ đã hoàn thành, bao nhiêu nhiệm vụ vẫn đang chờ xử lý và những vấn đề có thể đang bị tắc nghẽn.
• Báo cáo theo dõi thời gian: Nếu bạn theo dõi thời gian dành cho từng nhiệm vụ, những báo cáo này sẽ cho bạn biết chính xác thời gian được sử dụng vào việc gì. Điều này cực kỳ hữu ích để hiểu chi phí dự án hoặc thời gian cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ tương tự trong tương lai.
• Quản lý khối lượng công việc: Các tiện ích này có thể cho biết liệu thành viên nào trong nhóm có quá nhiều nhiệm vụ được giao hay không, hoặc liệu có ai đó có khả năng làm việc dư thừa. Điều này giúp bạn phân bổ công việc một cách công bằng cho toàn bộ nhóm.

Những báo cáo trực quan này giúp bạn phát hiện vấn đề. sớm và đưa ra những quyết định thông minh hơn.

3. Theo dõi thời gian: Hiểu thời gian trôi đi đâu

Bạn đã bao giờ tự hỏi mình thực sự dành bao nhiêu thời gian cho các công việc khác nhau chưa? ClickUp có bộ đếm thời gian tích hợp có thể giúp bạn tìm ra điều này.

• Cách thức hoạt động: Bạn có thể bắt đầu bộ đếm thời gian ngay khi bắt đầu làm việc với một tác vụ và dừng nó khi hoàn thành. ClickUp tự động ghi lại thời gian.
• Tại sao lại sử dụng nó?
  • Nó giúp bạn hiểu rõ thời gian thực tế cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ, điều này rất hữu ích cho việc lập kế hoạch các dự án trong tương lai.
  • Nếu bạn tính phí khách hàng theo giờ, việc theo dõi thời gian tính phí sẽ trở nên đơn giản hơn.
  • Nó có thể giúp bạn nhận ra liệu mình có đang dành quá nhiều thời gian cho một số hoạt động nhất định hay không và bạn có thể làm việc hiệu quả hơn ở những lĩnh vực nào.

4. Mục tiêu và OKR

ClickUp không chỉ dành cho những công việc nhỏ; nó còn có thể giúp bạn theo dõi những mục tiêu lớn hơn của mình.

• Đặt mục tiêu: Bạn có thể đặt mục tiêu trong ClickUp, ví dụ như "Ra mắt trang web mới trước tháng 12 năm 2025" hoặc "Tăng doanh số 10% trong quý này".
• Theo dõi tiến độ: Bạn có thể liên kết trực tiếp các nhiệm vụ với những mục tiêu này. Khi bạn hoàn thành các nhiệm vụ liên quan đến một mục tiêu, ClickUp sẽ cho bạn biết bạn đã tiến bộ được bao nhiêu phần trăm so với mục tiêu đó.
• Lợi ích như thế nào: Tính năng này giúp mọi người trong nhóm thấy được công việc hàng ngày của họ liên quan đến bức tranh tổng thể như thế nào. Nó giúp mọi người cùng hướng về một mục tiêu và đảm bảo bạn luôn làm việc hướng tới những điều thực sự quan trọng.

Phần kết luận

Chúng ta đã đề cập đến rất nhiều nội dung trong hướng dẫn này rồi, phải không?

Bạn đã học cách thiết lập không gian làm việc của mình. 

Đây là một công cụ giúp bạn tập hợp tất cả công việc của mình vào một chỗ. Nó giúp bạn luôn ngăn nắp.

Nó giúp bạn làm việc nhóm dễ dàng hơn. Và nó giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn mà không cảm thấy quá căng thẳng.

Vậy bạn còn chờ gì nữa? Hãy bắt đầu sử dụng ClickUp ngay hôm nay. 

Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy công việc của mình trở nên hiệu quả và rõ ràng hơn nhiều.

ClickUp sẵn sàng giúp bạn phát huy tối đa tiềm năng sáng tạo của mình.

Các lựa chọn thay thế cho Clickup

Dưới đây là một số lựa chọn thay thế để bạn cân nhắc, mỗi lựa chọn đều có những ưu điểm riêng:

• Sembly: Tập trung vào ghi chú cuộc họp, tóm tắt và các mục hành động được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo.
• Khái niệm: Tích hợp trực tiếp trí tuệ nhân tạo vào Notion để viết, tóm tắt và lên ý tưởng ngay trong tài liệu của bạn.
• Đom đóm: Chuyên về phiên âm, tóm tắt và phân tích các cuộc hội thoại bằng giọng nói từ các cuộc họp.
• Công suất: Một công cụ lưu trữ kiến ​​thức và ghi chú giúp bạn kết nối các ý tưởng và tài sản kỹ thuật số của mình một cách trực quan.
• Taskade: Cung cấp không gian làm việc thống nhất với các nhiệm vụ, ghi chú và trò chuyện video, rất phù hợp cho việc cộng tác nhóm và lập sơ đồ tư duy.
• Notejoy: Một ứng dụng ghi chú cộng tác nhanh chóng và đơn giản được thiết kế dành cho các nhóm để chia sẻ và sắp xếp thông tin một cách nhanh chóng.
• Không: Cung cấp tính năng phiên âm và tóm tắt bằng trí tuệ nhân tạo cho âm thanh, video và các cuộc hội thoại trực tiếp.
• Thủ công: Một trình soạn thảo tài liệu kết hợp ghi chú, tài liệu và wiki, cung cấp một cách thức đẹp mắt và có cấu trúc để tổ chức thông tin.
• Gặp gỡ: Một trợ lý họp AI ghi âm, phiên âm và tóm tắt các cuộc họp của bạn, làm nổi bật những khoảnh khắc quan trọng.
• Mem Trí tuệ nhân tạo: Một không gian làm việc tự tổ chức sử dụng trí tuệ nhân tạo để kết nối các ghi chú, ý tưởng và thông tin của bạn, giúp bạn dễ dàng tìm thấy mọi thứ.
• Evernote: Một ứng dụng ghi chú kinh điển cho phép bạn ghi lại, sắp xếp và tìm kiếm thông tin trên tất cả các thiết bị của mình.
• Microsoft OneNote: Một cuốn sổ tay kỹ thuật số từ Microsoft dành cho việc thu thập thông tin tự do và cộng tác nhiều người dùng.

Câu hỏi thường gặp