Hướng dẫn sử dụng Xero từng bước trong năm 2025?

Bạn đã sẵn sàng đơn giản hóa tài chính doanh nghiệp của mình chưa?

Xero là phần mềm kế toán dựa trên nền tảng đám mây mạnh mẽ, được thiết kế dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Nó có thể tối ưu hóa mọi thứ, từ lập hóa đơn và đối chiếu ngân hàng đến tính lương và... báo cáo. 

Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn các bước cơ bản để sử dụng Xero.

Chúng tôi sẽ phân tích các tính năng cốt lõi và cung cấp hướng dẫn rõ ràng, dễ thực hiện.

Hãy cùng bắt đầu nào!

Xero

Hãy tham gia cùng hơn 3,5 triệu người dùng tin tưởng Xero để quản lý công việc của họ. kế toánHãy xem người dùng trung bình của chúng tôi tiết kiệm được 12 giờ mỗi tháng như thế nào. kế toánBắt đầu dùng thử miễn phí ngay hôm nay!

Dùng thử Xero MIỄN PHÍ Đọc ôn lại đầy đủ

Thiết lập tài khoản Xero của bạn

Hãy coi việc thiết lập tài khoản Xero như việc xây dựng nền tảng cho việc quản lý tài chính của doanh nghiệp nhỏ của bạn.

Nếu bạn làm tốt phần này, mọi thứ khác sẽ dễ dàng hơn nhiều.

Chọn gói dịch vụ phù hợp nhất với bạn

• • Ý nghĩa của bạn là gì? doanh nghiệp nhỏ Bạn làm gì? Bạn phải trả bao nhiêu hóa đơn? Có bao nhiêu người trả tiền cho bạn? Những điều này rất quan trọng.
  • Xero có nhiều gói dịch vụ khác nhau, tương tự như các loại hộp công cụ với kích thước khác nhau. Một số gói có nhiều công cụ hơn các gói khác, và chúng được đặt tên như Starter, Standard và Premium.
  • Hãy xem xét những gì mỗi gói dịch vụ cho phép bạn làm (ví dụ: bạn có thể gửi bao nhiêu hóa đơn).
  • Hãy nghĩ về tương lai. Liệu... doanh nghiệp nhỏ Muốn phát triển? Có lẽ bạn cần một bộ dụng cụ lớn hơn. sau đó.
  • Mẹo nhỏ: Bạn thường có thể dùng thử Xero miễn phí trong một thời gian ngắn. Giống như việc thử giày trước khi mua vậy!

Đăng ký và tham gia

• • Truy cập trang web Xero trên máy tính của bạn.
  • Hãy chọn địa điểm kinh doanh của bạn.
  • Hãy chọn phương án mà bạn cho là hiệu quả nhất.
  • Hãy cho Xero biết về bạn. doanh nghiệp nhỏ (Tên và cách liên lạc với bạn).
  • Hãy tạo tài khoản đăng nhập của bạn (email và mật khẩu bí mật). Vui lòng giữ thông tin này an toàn!
  • Xero sẽ gửi email để xác nhận đó thực sự là bạn. Hãy nhấp vào liên kết trong email đó.

Sắp xếp mọi thứ

• • 1. Thông tin doanh nghiệp của bạn:
    • Hãy đảm bảo rằng tên bạn sử dụng cho doanh nghiệp của mình là chính xác.
    • Vui lòng nhập mã số thuế của bạn (mã số này có thể được gọi là ABN hoặc tên khác, tùy thuộc vào nơi bạn đang sinh sống).
    • Thêm địa chỉ và số điện thoại của doanh nghiệp bạn.
    • Bạn thậm chí có thể in hình ảnh (logo) của công ty lên hóa đơn để trông chuyên nghiệp hơn.
  • 2. Cài đặt liên quan đến tiền bạc:
    • Hãy cho Xero biết khi nào năm tài chính của doanh nghiệp bạn kết thúc. Thông thường là vào cùng một thời điểm mỗi năm.
    • Hãy chọn cách bạn muốn theo dõi tiền của mình. Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ sử dụng phương pháp gọi là "kế toán dồn tích". kế toánNhưng đôi khi, phương pháp ghi sổ "tiền mặt" lại hiệu quả hơn. Không chắc là loại nào. Kế toán của bạn có thể giúp!
    • Hãy chọn loại tiền tệ chính mà bạn sử dụng (ví dụ như đô la hoặc euro).
    • Thiết lập cách thức tính thuế tại nơi bạn sinh sống.
  • 3. Hình thức hóa đơn của bạn:
    • Bạn có thể thay đổi giao diện của các yêu cầu thanh toán (hóa đơn). Thêm logo và màu sắc của riêng bạn.
    • Hãy quyết định xem mọi người có bao nhiêu ngày để thanh toán cho bạn.
    • Bạn thậm chí có thể thiết lập lời nhắc tự động gửi đến những người chưa thanh toán. Điều đó sẽ rất hữu ích phải không?
    • Nếu bạn muốn cho phép mọi người thanh toán trực tuyến dễ dàng, bạn có thể thêm các tùy chọn như PayPal hoặc Stripe.
  • 4. Sơ đồ tài chính của bạn (Bảng tài khoản):
    • Hãy coi đây như một danh sách tất cả các loại tiền mà doanh nghiệp của bạn có và sử dụng. Có các hạng mục như tiền bạn có, tiền bạn nợ, tiền bạn đã kiếm được và tiền bạn đã chi tiêu.
    • Xero đã có sẵn một danh sách cơ bản.
    • Bạn có thể thêm danh mục mới, thay đổi danh mục cũ hoặc xóa bớt một số danh mục. Danh sách này có phù hợp với doanh nghiệp của bạn không?
    • Bạn có thể muốn thay đổi nó để nó thực sự thể hiện cách thức hoạt động của doanh nghiệp nhỏ của bạn.
• D. Kết nối với ngân hàng của bạn:
  • Tại sao lại làm vậy? Nó giống như việc ngân hàng tự động thông báo cho Xero về tất cả số tiền thu vào và chi ra. Điều này giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian!
  • Vào phần "Tài khoản ngân hàng" trong Xero.
  • Hãy tìm ngân hàng của bạn trong danh sách.
  • Hãy làm theo các bước trên màn hình để kết nối an toàn. Có thể bạn sẽ cần đăng nhập vào tài khoản ngân hàng trực tuyến của mình.
  • Đừng lo lắng; nó thường rất bảo mật.
  • Nếu bạn không thấy thông tin ngân hàng của mình thì sao? Bạn vẫn có thể thông báo cho Xero về các giao dịch của mình, nhưng bạn sẽ phải thực hiện bằng cách tải lên một tập tin từ ngân hàng. Ngân hàng của bạn thường có thể giúp bạn lấy được tập tin này.

Nắm vững các tính năng cốt lõi

Sau khi thiết lập tài khoản, bạn có thể tìm hiểu những tính năng chính mà Xero có thể cung cấp cho doanh nghiệp nhỏ của mình.

Đây là những công cụ bạn có thể sẽ sử dụng thường xuyên nhất để quản lý tiền bạc của mình.

• A. Danh bạ: Theo dõi mọi người:
  • 1. Thêm thành viên mới:
    • Hãy nhấn vào nút "Danh bạ". Hãy coi đây như cuốn sổ địa chỉ của doanh nghiệp bạn.
    • Nhấp vào 'Thêm liên hệ'.
    • Vui lòng điền tên, email, số điện thoại và địa chỉ nơi họ sống hoặc làm việc.
    • Bạn có thể nhóm chúng thành các nhóm như 'Khách hàng' (những người mua hàng từ bạn) và 'Nhà cung cấp' (những người bạn mua hàng từ họ).
  • 2. Thu hút nhiều người:
    • Nếu bạn đã có sẵn danh sách khách hàng hoặc nhà cung cấp lớn, bạn không cần phải nhập từng người một. Thông thường, bạn có thể tải lên một tệp đặc biệt (gọi là tệp CSV).
    • Bạn cần đảm bảo tập tin của mình có các tiêu đề chính xác (như Tên, Email, v.v.).
    • Hãy làm theo các bước mà Xero hướng dẫn để tải tệp lên.
    • Hãy kiểm tra kỹ lại xem tất cả thông tin đã được nhập chính xác chưa.
  • 3. Cập nhật thông tin thường xuyên:
    • Làm sao bạn nhớ được nếu ai đó thay đổi email của họ? Bạn có thể vào lại thông tin liên lạc của họ và thay đổi nó.
    • Bạn cũng có thể thêm ghi chú về họ hoặc đính kèm tệp (như hợp đồng).
    • Xero thậm chí còn cho bạn thấy tất cả các giao dịch tiền bạc bạn đã thực hiện với người đó.
• B. Bán hàng: Yêu cầu và nhận thanh toán:
  • 1. Lập hóa đơn:
    • Vào mục "Bán hàng" rồi chọn "Hóa đơn". Hóa đơn là cách lịch sự để yêu cầu thanh toán.
    • Nhấp vào 'Hóa đơn mới'.
    • Chọn người bạn muốn gửi hóa đơn cho (từ danh bạ của bạn).
    • Vui lòng ghi rõ ngày lập hóa đơn và ngày đến hạn thanh toán.
    • Với mỗi mặt hàng bạn đã bán, hãy ghi rõ đó là mặt hàng gì, số lượng bao nhiêu, giá mỗi mặt hàng và có thuế hay không.
    • Bạn có thể làm cho hóa đơn của mình trông bắt mắt hơn bằng cách thêm logo nếu bạn thiết lập điều đó trước đó.
    • Nếu bạn chưa sẵn sàng gửi, bạn có thể lưu lại dưới dạng bản nháp hoặc phê duyệt rồi gửi đi.
  • 2. Gửi hóa đơn cho khách hàng:
    • Bạn có thể gửi hóa đơn trực tiếp từ Xero qua email.
    • Bạn có thể viết một vài dòng tin nhắn ngắn trong email.
    • Xero sẽ cho bạn biết khách hàng đã mở email và đã thanh toán hay chưa.

Các tính năng nâng cao của Xero

Khi bạn đã nắm vững những kiến ​​thức cơ bản.

Xero cung cấp một số công cụ mạnh mẽ có thể giúp tổ chức của bạn hoạt động trơn tru hơn nữa.

Có thể bạn không sử dụng những thứ này mỗi ngày, nhưng chúng có thể rất hữu ích khi doanh nghiệp nhỏ của bạn phát triển.

Bảng lương (Trả lương cho nhân viên của bạn, nếu bạn có)

• • Nếu bạn có nhân viên, Xero thường có thể giúp bạn thanh toán lương cho họ.
  • Bạn có thể nhập thông tin chi tiết của họ, số tiền họ được trả và bất kỳ khoản tiền nào bị khấu trừ cho thuế.
  • Xero có thể giúp bạn tạo phiếu lương (biên lai giấy hoặc điện tử mà nhân viên nhận được để thể hiện số tiền họ kiếm được).
  • Nó cũng có thể giúp bạn giải quyết những vấn đề phức tạp như đảm bảo bạn đóng đúng thuế cho chính phủ.

Dự án

• • Nếu bạn đang thực hiện nhiều dự án khác nhau cho khách hàng, Xero có thể giúp bạn theo dõi thời gian và chi phí cho từng dự án.
  • Điều này giúp bạn dễ dàng hơn trong việc lập hóa đơn cho khách hàng về công việc bạn đã thực hiện trong các dự án của họ.
  • Bạn cũng có thể xem liệu một dự án có sinh lời hay không (mang lại nhiều tiền hơn chi phí).

Tài sản cố định

• • Đây là những tài sản lớn mà doanh nghiệp của bạn sở hữu và có tuổi thọ hơn một năm, chẳng hạn như máy tính hoặc máy móc.
  • Xero có thể giúp bạn theo dõi những tài sản này và cách chúng giảm giá trị theo thời gian (gọi là khấu hao).

Lập ngân sách

• • Bạn muốn lập kế hoạch tài chính? Bạn có thể tạo ngân sách trong Xero để xem mình dự kiến ​​sẽ thu vào và chi ra bao nhiêu.
  • Sau đó, bạn có thể so sánh dòng tiền thực tế của mình với ngân sách để xem liệu bạn có đang đi đúng hướng hay không.

Mẹo sử dụng Xero hiệu quả

Giờ bạn đã biết các phần chính của Xero rồi đấy.

Dưới đây là một số mẹo bổ sung giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian.

Bạn muốn làm việc thông minh, đúng không?

• A. Sử dụng phím tắt: Cũng giống như trên điện thoại hoặc máy tính, Xero có một số tổ hợp phím bí mật mà bạn có thể nhấn để thực hiện các thao tác nhanh hơn. Hãy hỏi mục trợ giúp của Xero về 'phím tắt' để xem có phím tắt nào hữu ích cho bạn không.
• B. Cá nhân hóa bảng điều khiển của bạn: Khi đăng nhập vào Xero, bạn sẽ thấy màn hình chính được gọi là bảng điều khiển. Bạn thường có thể thay đổi những gì hiển thị trên màn hình này, vì vậy thông tin quan trọng nhất cho tổ chức của bạn sẽ được hiển thị ngay tại đó.
• C. Sử dụng thanh tìm kiếm: Nếu bạn đang tìm kiếm một hóa đơn hoặc giao dịch cụ thể mà không tìm thấy, thường sẽ có một thanh tìm kiếm ở phía trên. Chỉ cần nhập tên hoặc số tiền, và Xero sẽ cố gắng tìm kiếm giúp bạn.
• D. Cấp quyền truy cập khác nhau cho các đối tượng khác nhau: Nếu bạn có nhân viên hoặc kế toán viên hỗ trợ quản lý tài chính, bạn chắc chắn không muốn mọi người đều có thể xem hoặc thay đổi mọi thứ. Xero cho phép bạn thiết lập các vai trò người dùng khác nhau với các quyền hạn khác nhau, giúp bảo mật thông tin tài chính của bạn.
• E. Để máy tính thực hiện công việc (Tự động hóa): Chúng ta đã bàn về điều này trước đây rồi, nhưng hãy tìm cách tự động hóa mọi thứ! Thiết lập các quy tắc ngân hàng, hóa đơn định kỳ và nhắc nhở hóa đơn tự động có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.
• F. Nhận sự trợ giúp khi bạn cần:
  • Xero có một trung tâm trợ giúp trực tuyến rất tốt. Chỉ cần tìm kiếm những gì bạn đang cố gắng thực hiện là được.
  • Họ cũng có các video hướng dẫn bạn cách thực hiện mọi việc từng bước một.
  • Nếu bạn thực sự gặp khó khăn, bạn thường có thể liên hệ trực tiếp với bộ phận hỗ trợ của Xero. Đừng ngại ngần khi cần giúp đỡ! Đó là lý do họ có mặt ở đó.

Bằng cách áp dụng những lời khuyên này, bạn có thể tận dụng tối đa Xero để phục vụ tốt hơn cho bạn và doanh nghiệp nhỏ của mình.

Tất cả là về việc tìm ra những cách để làm việc hiệu quả hơn!

Hãy nhớ rằng bạn thường có thể tích hợp Xero với các công cụ của bên thứ ba khác để tự động hóa nhiều công việc hơn nữa.

Mặc dù đôi khi bạn có thể thấy thông tin ở dạng PDF.

Những kết nối phần mềm trực tiếp đó thực sự giúp tiết kiệm thời gian.

Luôn cập nhật với Xero

Giống như điện thoại của bạn được cập nhật tính năng mới vậy.

Xero cũng liên tục thay đổi, vì vậy việc cập nhật những tính năng mới là điều nên làm để tận dụng tối đa phần mềm này.

• A. Làm theo hướng dẫn của Xero: Xero thường xuyên đăng bài viết trên blog và gửi thông báo cập nhật về những tính năng mới được thêm vào hoặc thay đổi. Hãy chú ý theo dõi để biết những thông tin mới nhất.
• B. Xem video đào tạo và tham gia các sự kiện trực tuyến: Xero sometimes offers online classes (webinars) that show you how to use new features or improve your existing skills. These can be really helpful for seeing things in real time.
• C. Trao đổi với những người dùng Xero khác: Có những nhóm và diễn đàn trực tuyến nơi những người sử dụng Xero trò chuyện với nhau. Bạn có thể học hỏi các mẹo và thủ thuật từ những người dùng khác và tìm hiểu cách họ sử dụng Xero cho doanh nghiệp của mình.
• D. Theo dõi các vấn đề về thuế (như thuế GTGT): Tax rules can change depending on where your business is. Xero usually tries to update its software to help you stay on top of things like VAT (value-added tax) if it applies to you. Make sure you understand the tax rules in your area.
• E. Khám phá những cách thức mới để nhận tiền (Phương thức thanh toán): Khi công nghệ thay đổi, các phương thức thanh toán trực tuyến hoặc trực tiếp mới liên tục xuất hiện. Xero thường xuyên bổ sung hỗ trợ cho các phương thức thanh toán mới. Việc cập nhật những phương thức này có thể giúp khách hàng của bạn thanh toán dễ dàng hơn.
• F. Tìm hiểu cách thức hoạt động với các cửa hàng trực tuyến (thương mại điện tử): Nếu bạn bán hàng trực tuyến thông qua nền tảng thương mại điện tử, Xero luôn cố gắng đơn giản hóa việc kết nối các cửa hàng đó để dữ liệu bán hàng của bạn được chuyển đến hệ thống của bạn. kế toán Tự động và trong thời gian thực.

Bằng cách luôn cập nhật thông tin về những thay đổi này.

You can ensure that your small business is using Xero in the best possible way in 2025 and beyond!

Tóm lại

Vậy là xong!

Bạn đã xem xét kỹ cách sử dụng Xero để quản lý tài chính doanh nghiệp của mình.

Thoạt đầu, có vẻ như sẽ có rất nhiều thứ cần phải học.

Điều này đặc biệt đúng nếu bạn là một công ty khởi nghiệp hoặc một trong những người dùng mới, nhưng đừng lo lắng!

Hãy cứ làm từng bước một.

Bạn đang trên con đường hướng tới việc quản lý tiền bạc tốt hơn.

Khi đã quen thuộc hơn, bạn có thể khám phá những tính năng nâng cao và thú vị hơn để thực sự tận dụng tối đa Xero cho tổ chức của mình.

Hãy nhớ rằng, Xero luôn sẵn sàng hỗ trợ để giúp công việc kinh doanh của bạn trở nên dễ dàng hơn.

Vậy nên, hãy mạnh dạn thử sức, và đừng ngại ngần hỏi xin giúp đỡ nếu cần.

Bạn làm được mà!

Câu hỏi thường gặp