How to Use Slack: 10 Productivity Tips (2026)

Hướng dẫn nhanh

Hướng dẫn này bao gồm mọi tính năng của Slack:

• Bắt đầu — Create your account and finish the basic setup
• Hướng dẫn sử dụng nền tảng họp trực tuyến — Run instant audio and video meetings inside any channel without booking a calendar slot
• Hướng dẫn sử dụng Tech Optimizer — Bring your scattered tools into one place so your team stops switching windows
• Hướng dẫn sử dụng Slack Connect — Work with clients and partners in shared channels instead of long email threads
• Hướng dẫn sử dụng Trình tạo quy trình làm việc — Automate repeat requests with a no-code builder that anyone on the team can use
• Cách sử dụng tính năng chia sẻ tài liệu — Upload files from your computer and keep every version attached to the discussion
• Cách sử dụng tin nhắn âm thanh và video — Record short videos and voice clips so people can watch when it suits them
• Hướng dẫn sử dụng Trình quản lý dự án — Turn a channel into a project hub with pinned resources, lists, and owners
• Cách sử dụng bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu — Lock down access with two-factor login, retention rules, and admin controls
• Cách sử dụng Slackbot — Set reminders and custom auto-responses that assist your team all day

Thời gian cần thiết: 5 phút cho mỗi phim

Cũng trong hướng dẫn này: Mẹo chuyên nghiệp | Những lỗi thường gặp | Khắc phục sự cố | Chạy | Các lựa chọn thay thế

Tại sao nên tin tưởng hướng dẫn này?

I have used Slack daily for four years across three teams and tested every feature covered here. This tutorial comes from real hands-on practice, not vendor screenshots.

Slack is one of the most powerful team chat tools available today.

Nhưng hầu hết mọi người chỉ mới khám phá một phần nhỏ những gì nó có thể làm được.

Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng mọi tính năng chính, từng bước một.

By the end you can start conversations in the right channels, explore Slack apps, and run a productive day without drowning in notifications.

Hướng dẫn sử dụng Slack

This How to Use Slack tutorial walks you through every feature in order, from your first login to the workflows that make you a power user.

Slack

Slack is the collaboration hub where people, productivity and tự động hóa tools, and communication come together. Channels bring the right people, information, and tools into one place. Start free and upgrade only when your team is ready.

THỬ SLACK NGAY →

ĐỌC TOÀN BỘ BÀI ĐÁNH GIÁ →

CÁC LỰA CHỌN THAY THẾ CHO SLACK →

Hướng dẫn bắt đầu sử dụng Slack

Trước khi sử dụng bất kỳ tính năng nào, hãy hoàn tất thiết lập một lần này.

Quá trình này mất khoảng ba phút.

Watch my personal experience with Slack first:

Bây giờ chúng ta hãy cùng xem xét từng bước một.

Bước 1: Tạo tài khoản của bạn

Go to the Slack website on your computer.

Nhấp vào "Đăng ký" và nhập địa chỉ email công việc của bạn.

Name your workspace after your company or your team.

✓ Điểm kiểm tra: Kiểm tra của bạn hộp thư đến for the confirmation code.

Bước 2: Tải ứng dụng xuống

Download the desktop app for Máy Mac hoặc Windows.

Mobile apps cover iOS and Android, so you get access from any device.

Đây là giao diện của bảng điều khiển:

✓ Điểm kiểm tra: You should see the sidebar with channels and direct messages.

Step 3: Set Up Your Profile

Make sure your profile information is up to date.

Upload a profile picture of yourself so teammates recognise you.

Set your status and pause notifications outside work hours.

Hướng dẫn sử dụng nền tảng họp trực tuyến Slack

Cuộc họp Nền tảng lets you hold a live huddle with your team in seconds, right where the conversation already lives.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Open the Right Channel

Open the channel or direct message that holds the topic.

Everyone already in that space can join the call.

Step 2: Start a Huddle

Click the headphones icon at the bottom of the sidebar.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: A live huddle bar appears with each user shown as a small hình đại diện.

Bước 3: Chia sẻ màn hình của bạn

Click the screen icon to show your work while you talk.

Anyone in the channel can join mid-call without an invite.

Hướng dẫn sử dụng Slack Tech Optimizer

Công cụ tối ưu hóa công nghệ lets you pull the tools your team already pays for into Slack so work happens in one window.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Audit Your Current Tools

List the tools your team checks every day.

Most teams find three or four they barely use.

Step 2: Browse the App Directory

Click Apps in the sidebar, then search the directory by name.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: Each connected app posts a confirmation message into your chosen channel.

Step 3: Connect Your Core Apps

Thêm vào Salesforce, Google Drive, or your ticketing tool with two clicks.

Hướng dẫn sử dụng Slack Connect

Kết nối Slack lets you invite people from outside your company into a shared channel.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Create a Shared Channel

Create a new channel named after the client or project.

Keep internal chat in a separate channel your guests cannot read.

Step 2: Invite the External Team

Click the channel name, then Invite people, then enter their work email.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: The channel header shows an external badge once your guest accepts.

Step 3: Set the Ground Rules

Post a short message covering scope, hours, and who answers what.

Hướng dẫn sử dụng Slack Workflow Builder

Quy trình làm việc Nhà xây dựng lets you automate repetitive jobs without writing a line of code.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Bước 1: Mở Trình tạo quy trình làm việc

Click the plus button, then choose Automations, then New workflow.

Bước 2: Chọn một yếu tố kích hoạt

Choose events like a new member joining or an emoji reaction.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: The workflow shows a green Published label in your list.

Bước 3: Thêm các bước và xuất bản

Add a form or a message step, then click Publish.

Test it on yourself once before you tell the team it is live.

Hướng dẫn sử dụng tính năng chia sẻ tài liệu trên Slack

Chia sẻ tài liệu lets you upload files from your computer and share important details inside a conversation.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Open the Message Box

Click the plus button beside the message box.

Step 2: Upload From Your Computer

Pick the file, or drag it straight into the channel.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: A preview card appears with the file name and a comment field below it.

Step 3: Add Context

Write one line explaining what changed and who should read it.

Check that the file landed in the right channel before you move on.

Hướng dẫn sử dụng tính năng nhắn tin âm thanh và video trên Slack

Nhắn tin bằng âm thanh và video lets you record short videos and voice notes instead of typing a wall of chữ.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Click the Record Icon

Click the video or microphone icon in the message box.

Slack records your screen and your face together if you want both.

Step 2: Keep It Under Two Minutes

Say the one thing you need, then stop recording.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: Slack videos appear as a player card with an automatic transcript.

Step 3: Post the Clip

Click send so the clip posts into the channel.

Hướng dẫn sử dụng Slack Project Manager

Quản lý dự án lets you run a whole project inside one channel with pinned resources and clear owners.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Bước 1: Tạo kênh dự án

Name it after the project, not the team.

Step 2: Pin the Key Resources

Pin the brief, the timeline, and the owner list to the channel.

Pinned posts sit at the top, so nobody has to search old messages.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: Pinned items show under the channel bookmark bar at the top.

Step 3: Assign and Follow Up

Mention specific people so the right people see each task.

Cách sử dụng Slack để bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư

Dữ liệu Bảo mật và Quyền riêng tư lets you control who can access your workspace and how long messages are kept.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Bước 1: Mở Cài đặt Không gian làm việc

Click your workspace name, then Settings and administration.

Step 2: Turn On Two-Factor

Require two-factor login for every user in the workspace.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: The security page shows two-factor listed as required.

Step 3: Set Retention Rules

Choose how long messages and files are kept before deletion.

Most teams keep one year of history and delete files after that.

Cách sử dụng Slackbot

Slackbot lets you set reminders and custom replies that quietly assist you all day.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Open the Slackbot DM

Find Slackbot in your direct messages list.

Step 2: Set a Reminder

Type slash remind me to send the report every Friday at 4pm.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: Slackbot confirms the reminder and shows the exact time it will fire.

Step 3: Add Custom Responses

Admins can set replies that fire on common questions.

A wifi password reply saves your team the same question every month.

Mẹo và phím tắt hữu ích khi sử dụng Slack

After four years of daily use, here are the tips I give every new user.

Phím tắt

Những tính năng ẩn mà hầu hết mọi người bỏ lỡ

• Sidebar sections: Group your Slack channels by project or client so the noise drops to a dull roar.
• User groups: Create one group and mention it once, instead of tagging each person and losing their attention.
• Saved items and reminders: Save any post from the message menu, then let Slack resurface it later.
• Emoji reactions: React with a thumbs-up or a quick thanks when a message needs no reply.

Những lỗi thường gặp khi sử dụng Slack cần tránh

Mistake #1: Joining every channel you find

Mistake #2: Making decisions in direct messages

Mistake #3: Never touching notification settings

Khắc phục sự cố Slack

Problem: Notifications never arrive on your phone

Gây ra: Slack pauses mobile alerts while it sees you active on your computer.

Sửa chữa: Open Preferences, then Notifications, and shorten the mobile delay to immediately.

Problem: You cannot find an old message

Gây ra: The search bar defaults to channels you have joined.

Sửa chữa: Search the exact phrase, then add filters like from:name or in:channel to narrow the details.

Problem: A file upload keeps failing

Gây ra: The file passes the 1GB limit, or your free workspace storage is full.

Sửa chữa: Share a Drive link instead, or clear old uploads from the files list.

📌 Ghi chú: If none of these fix your issue, check the Slack help documentation or contact support.

Slack là gì?

Slack is a collaboration hub where people, productivity and automation tools, and communication come together so teams get their best work done.

Think of it like one searchable office where every conversation has its own room.

Channels provide a dedicated space to send messages and share resources, and they are fundamental to working in Slack.

Hãy xem đoạn video tổng quan ngắn này:

Nó bao gồm các tính năng chính sau:

• Nền tảng họp: Start a huddle or a full video call from any channel or DM
• Công cụ tối ưu hóa công nghệ: Connect third-party tools so alerts and actions land in Slack
• Kết nối Slack: Share channels with clients, vendors, and partners outside your company
• Công cụ xây dựng quy trình làm việc: A no-code tool for building workflows that run on a trigger
• Chia sẻ tài liệu: Upload, preview, and comment on files without leaving the thread
• Nhắn tin bằng âm thanh và video: Record clips so teammates can watch or listen on their own schedule
• Quản lý dự án: Channels, canvases, and lists that keep a project in one place
• Bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu: Two-factor login, retention rules, and granular admin controls
• Slackbot: Built-in reminders, custom responses, and quick answers

Slack is owned by Salesforce, and it supports real-time messaging, content sharing, and learning in one searchable platform.

Để xem đánh giá đầy đủ, hãy xem bài viết của chúng tôi. Đánh giá trên Slack.

Bảng giá Slack

Đây là mức giá của Slack vào năm 2026:

Dùng thử miễn phí: Yes — the free plan runs forever, and paid plans offer a trial.

Đảm bảo hoàn tiền: No standard refund window, but you only pay for active users.

💰 Giá trị tốt nhất: Pro at $4.38/user/month — it unlocks full search history and unlimited Slack apps, which is where most teams get stuck on the free plan.

Slack so với các giải pháp thay thế

How does Slack compare? Here’s the competitive landscape.

Hãy xem sự so sánh này:

Lựa chọn nhanh:

• Tốt nhất tổng thể: Slack — the deepest app directory and the fastest search.
• Ngân sách tốt nhất: Google Chat — free with Workspace, and simple to set up.
• Phù hợp nhất cho người mới bắt đầu: Zenzap — almost nothing to learn on day one.
• Phù hợp nhất cho các nhóm làm việc bất đồng bộ: Twist — threads first, so nobody feels chained to a green dot.

🎯 Các ứng dụng thay thế Slack

Bạn đang tìm kiếm các lựa chọn thay thế cho Slack? Dưới đây là những lựa chọn hàng đầu:

• 🚀 Microsoft Teams: Built into Microsoft 365, so meetings, files, and chat sit beside Word and Excel.
• 💰 Google Chat: Included free with Google Workspace, with Drive and Meet built straight into every conversation.
• 🌟 Discord: Free voice channels and a huge community culture, strong for open groups and creator teams.
• ⚡ Zenzap: A simple chat app with task tracking built in, aimed at small teams that hate setup.
• 🧠 Bước ngoặt: Thread-first design that removes the always-online pressure, made for remote teams across time zones.
• 🔒 Mattermost: Open-source and self-hostable, so security teams keep every message on their own servers.

Để xem danh sách đầy đủ, vui lòng xem trang của chúng tôi. Các lựa chọn thay thế cho Slack hướng dẫn.

⚔️ So sánh với Slack

Dưới đây là cách Slack so sánh với từng đối thủ cạnh tranh:

• Slack so với Microsoft Teams: Teams wins on bundled value if you already pay for Microsoft 365. Slack wins on app quality and daily speed.
• Slack so với Google Chat: Google Chat costs nothing extra on Workspace. Slack has far more apps and a much better search.
• Slack so với Discord: Discord is free and great for a community. Slack is built for paid work, with admin and compliance controls.
• Slack so với Zenzap: Zenzap is faster to set up. Slack scales further once your team passes twenty people.
• Độ chùng so với độ xoắn: Twist is calmer for async teams. Slack is better when you need live huddles and instant answers.
• Slack so với Mattermost: Mattermost wins on data control. Slack wins on polish, apps, and how little training people need.

Hãy bắt đầu sử dụng Slack ngay bây giờ!

Bạn đã học cách sử dụng mọi tính năng chính của Slack:

• ✅ Nền tảng họp
• ✅ Công cụ tối ưu hóa công nghệ
• ✅ Kết nối Slack
• ✅ Công cụ xây dựng quy trình làm việc
• ✅ Chia sẻ tài liệu
• ✅ Nhắn tin bằng âm thanh và video
• ✅ Quản lý dự án
• ✅ Bảo mật và riêng tư dữ liệu
• ✅ Slackbot

Bước tiếp theo: Hãy chọn một tính năng và thử ngay bây giờ.

Most people start with the Meeting Platform.

Chỉ mất chưa đến năm phút.

Câu hỏi thường gặp

Slack được dùng để làm gì?

Slack is used for team messages, file sharing, and calls. Channels organise work by topic, and direct messages handle quick one-off conversations between two people.

Sếp tôi có thể xem những gì tôi làm trên Slack không?

Workspace owners can request exports on paid plans, including private messages, with approval. Assume anything you post at work can be read by someone.

Tại sao mọi người lại sử dụng Slack thay vì email?

Slack keeps conversations searchable and grouped by topic. Replies land in seconds, apps post updates automatically, and new joiners can read past channel history.

Is Slack free to use?

Yes. The free plan covers channels, direct messages, huddles, and ten app connections. Paid plans start at $4.38 per user monthly for full history.

How is Slack different from Microsoft Teams?

Slack has a bigger app directory and faster search. Teams bundles video and Office files, so it suits companies already paying for Microsoft 365.