Come utilizzare Zoho Books: una guida passo passo nel 2025

Hai difficoltà a tenere traccia dei soldi della tua attività?

Può sembrare un vero mal di testa, vero?

Non sei solo! 

Molti piccola impresa i proprietari trovano difficile gestire fatture, bollette e altri compiti finanziari.

E se ci fosse un modo per semplificare le cose?

Pronti a scoprire come questo strumento può semplificarvi la vita? Diamo un'occhiata a come usa Zoho Libri!

Zoho Books

Unisciti alle oltre 80.000 aziende che sfruttano le potenti funzionalità di Zoho Books, come la fatturazione automatica e la fatturazione in tempo reale segnalazioneEsplora i nostri piani personalizzati e scopri come Zoho Books può semplificare il tuo contabilità.

Prova subito Zoho Books Leggi la recensione completa

Configurazione del tuo account Zoho Books

Bene, iniziamo a scoprire Zoho Books!

Immagina di dover installare una nuova app sul tuo telefono.

Questa guida ti guiderà attraverso i primi passi.

Iscrizione

• • Come si ottiene uno spazio Zoho Books? Per prima cosa, si va sul sito web e ci si registra. Di solito è abbastanza semplice: bisogna inserire nome, indirizzo email e creare una password.
  • Sapevi che Zoho Books offre diversi piani? È come scegliere una dimensione per qualcosa. Hanno piani per piccole imprese e quelli più grandi.
  • Quale piano dovresti scegliere? Beh, pensa a quanto è grande la tua attività e a cosa devi fare. Se stai iniziando, un piano più piccolo potrebbe andare bene. Man mano che cresci, puoi sempre sceglierne uno più grande.

Configurazione iniziale

• • Quali informazioni sulla tua attività deve conoscere Zoho Books? Immagina di dover presentare la tua azienda. Probabilmente dovrai inserire il nome della tua attività, l'indirizzo e altre informazioni di base.
  • Puoi anche creare il tuo angolo speciale su Zoho Books, un po' come il tuo profilo. È qui che risiedono i tuoi dati aziendali.
  • Indovina un po'? Puoi anche modificare un po' l'aspetto del tuo Zoho Books per renderlo più personale.

Navigazione nella dashboard

• • Quando effettui l'accesso, vedrai una pagina principale, ovvero la dashboard. È come la schermata iniziale del software di contabilitàQui puoi vedere le cose importanti a colpo d'occhio.
  • Zoho Books ha diverse sezioni per diverse attività, come la gestione dei clienti, l'invio di fatture e il monitoraggio delle finanze. Queste sezioni sono chiamate moduli. Ti abituerai a dove si trova ogni cosa.
  • Vuoi vedere come sta andando la tua attività? La dashboard spesso ti mostra rapidamente informazioni finanziarie importanti, come chi ti deve dei soldi o quanto hai guadagnato.

Collegamento dei tuoi conti bancari

• • Perché dovresti collegare la tua banca a Zoho Books? Può farti risparmiare un sacco di tempo! Invece di digitare ogni transazione, Zoho Books può importarle automaticamente.
  • Non preoccuparti, solitamente è sicuro collegare la tua banca e il tuo commercialista della carta di credito. Zoho Books utilizza metodi speciali per proteggere le tue informazioni.
  • Sì, nella maggior parte dei casi Zoho Books è in grado di acquisire automaticamente le tue transazioni, così non devi digitarle tu stesso.

Impostazione di utenti e ruoli

• • Anche altre persone nella tua azienda hanno bisogno di usare Zoho Books? Magari il tuo socio o qualcuno che ti aiuta con la gestione finanziaria?
  • Puoi aggiungerli come utenti al tuo Zoho Books.
  • In Zoho Books, è intelligente assegnare compiti diversi a persone diverse. Questi sono chiamati ruoli. Ad esempio, qualcuno potrebbe essere autorizzato a emettere fatture ma non a modificare impostazioni importanti.
  • In questo modo puoi controllare chi vede e fa cosa nel tuo CRM e aree monetarie.

Vedi? Iniziare a usare Zoho Books non è poi così complicato.

Procedi un passo alla volta e ci prenderai la mano! Puoi anche integrarlo con altri strumenti che potresti utilizzare.

Ad esempio, puoi impostare opzioni di pagamento online in modo che i tuoi clienti possano pagarti facilmente.

Gestire i tuoi contatti

Immagina i tuoi contatti in Zoho Books come la rubrica del tuo telefono.

Ma per i tuoi amici in affari, i tuoi clienti e le persone da cui acquisti (i venditori).

Mantenere tutto organizzato aiuta molto!

1. Aggiunta di clienti:
   • Come si inserisce un nuovo cliente in Zoho Books? Puoi inserire tu stesso i suoi dati.
   • Ho già un sacco di clienti elencati da qualche altra parte, forse anche in QuickBooks? Di solito puoi importare quell'elenco in Zoho Books, così non dovrai inserire manualmente le informazioni di tutti.
   • Quali informazioni dovresti conservare per ogni cliente? Dati come nome, indirizzo email, numero di telefono e indirizzo sono molto utili.
   • Puoi anche raggruppare i tuoi clienti. Magari alcuni acquistano molto e altri solo poco. Dividerli in gruppi può aiutarti a tenere traccia.
2. Gestione dei dettagli del cliente:
   • Devi cambiare l'indirizzo o il numero di telefono di un cliente? È facile modificare le sue informazioni.
   • A volte, un'azienda può avere più persone con cui parlare. Puoi aggiungere tutti questi contatti allo stesso cliente.
   • Vuoi visualizzare tutte le fatture e i pagamenti di un cliente? Zoho Books conserva la cronologia di tutte le tue transazioni.
3. Aggiunta di fornitori:
   • Aggiungere fornitori, ovvero le persone da cui acquisti forniture o servizi, è praticamente come aggiungere clienti. Basta inserire i loro dati.
   • Proprio come con i clienti, se hai un elenco dei tuoi fornitori da qualche altra parte, probabilmente puoi importarlo.
   • Cosa dovresti ricordare dei tuoi fornitori? Il loro nome, i loro recapiti e, se necessario, i loro dati di pagamento.
4. Gestione dei dettagli del fornitore:
   • Se un fornitore cambia indirizzo o persona di contatto, puoi facilmente aggiornarli in Zoho Books.
   • Ti sei mai chiesto quanto hai pagato un determinato fornitore nel tempo? Zoho Books tiene traccia di tutti i tuoi acquisti.
5. Gruppi di contatto:
   • Perché raggruppare clienti o fornitori? Può essere utile per inviare email a più persone contemporaneamente o per offrire offerte speciali a specifici gruppi di clienti.
   • Puoi categorizzare i tuoi clienti in gruppi diversi, ad esempio "clienti abituali" o "clienti di una zona specifica". Puoi fare lo stesso per i tuoi fornitori.
   • Sì, una volta creati i gruppi, puoi inviare email a tutti i membri del gruppo o persino impostare regole speciali che si applicano solo a loro. Ad esempio, potresti offrire uno sconto a un determinato gruppo di clienti. Puoi anche visualizzare il saldo dovuto. Potresti persino conservare una ricevuta digitale delle tue comunicazioni con loro.

Padroneggiare le vendite: fatture e preventivi

Ora parliamo di come farsi pagare!

Questa parte di Zoho Books ti aiuta a inviare fatture e a fornire preventivi ai tuoi clienti.

Creazione di stime

• • Quando dovresti inviare un preventivo? Di solito, prima di iniziare il lavoro o vendere qualcosa, in modo che il cliente sappia quanto costerà.
  • Come si crea un nuovo preventivo in Zoho Books? Di solito c'è un pulsante con la scritta "Nuovo preventivo" o qualcosa di simile. Cliccaci sopra!
  • Cosa dovresti includere in un preventivo? Elenca le cose che intendi realizzare o vendere, quante e quanto costa ciascuna.
  • Indovina un po'? Puoi dare un aspetto professionale ai tuoi preventivi aggiungendo il logo della tua azienda.
  • Una volta che il risultato è soddisfacente, puoi inviarlo al tuo cliente tramite e-mail direttamente da Zoho Books.

Conversione di preventivi in ​​fatture

• • Cosa succede se un cliente risponde "sì" al tuo preventivo? Devi fatturarglielo!
  • Buone notizie! Zoho Books ti permette di trasformare facilmente un preventivo in una fattura con pochi clic. Ti evita di dover riscrivere tutto.
  • Se necessario, puoi comunque apportare piccole modifiche alla fattura prima di inviarla.

Creazione di fatture

• • Come si crea una fattura da zero? Proprio come per i preventivi, di solito c'è un pulsante "Nuova fattura".
  • Quali sono le informazioni importanti da riportare in fattura? Il nome della tua attività, il nome del tuo cliente, cosa ha acquistato, quanto è costato e quando deve pagare.
  • Aggiungi ogni articolo acquistato o servizio fornito su una riga separata della fattura, insieme al prezzo.
  • Puoi anche aggiungere degli sconti se ne offri uno e le tasse verranno calcolate automaticamente.

Personalizzazione delle fatture

1. • Vuoi che le tue fatture sembrino provenire dalla tua fantastica attività?
   • Puoi aggiungere l'immagine della tua azienda (logo) per renderla ufficiale.
   • È anche possibile personalizzare l'aspetto della fattura, compresi i colori, i caratteri e le informazioni visualizzate.

Quando ti occupi delle vendite, a volte potresti creare prima un ordine di vendita.

Che è come una promessa da parte del cliente di effettuare un acquisto. 

Per la roba Voi acquistare, dovresti usare gli ordini di acquisto. 

Tutte queste informazioni confluiscono infine nel tuo piano dei conti, che è come una mappa di tutto il tuo denaro.

Puoi anche automatizzare alcuni di questi passaggi per risparmiare tempo!

Gestione degli acquisti: fatture e spese

Questa sezione è tutta dedicata ai soldi Voi spendere per gestire la tua attività.

Ti aiuta a tenere traccia delle fatture dei tuoi fornitori e di altri costi.

Creazione di fatture

• • Come si tiene traccia delle fatture ricevute dai clienti da cui si acquista? Si crea una fattura in Zoho Books.
  • Quali informazioni vanno riportate in bolletta? Cose come da chi hai acquistato, cosa hai acquistato, quanto è costato e quando è dovuto.
  • Se hai la fattura cartacea, di solito puoi allegarne un'immagine o una scansione in Zoho Books. Questo ti aiuta a tenere tutto in ordine.

Gestione delle fatture

• • Come ti ricordi quando devi pagare le bollette? Zoho Books ti aiuta a tenere traccia delle date di scadenza.
  • Una volta pagata una bolletta, la contrassegni come "pagata" nel sistema.
  • Registri anche come hai pagato la fattura: con assegno, carta di credito o magari tramite gateway di pagamento, se il tuo fornitore li utilizza?

Registrazione delle spese

• • E le altre spese che non sono bollette dei fornitori? Come l'acquisto di materiale per ufficio o il pagamento della benzina? Queste sono chiamate spese.
  • È possibile inserire manualmente queste spese in Zoho Books.
  • È una buona idea categorizzare le spese, ad esempio "materiali per ufficio" o "viaggio, così sai dove vanno a finire i tuoi soldi. Questo fa parte della buona gestione finanziaria.

Note spese

1. • I tuoi dipendenti spendono soldi per cose che servono all'azienda?
   • Possono compilare report di monitoraggio delle spese per mostrare quanto hanno speso.
   • È possibile impostare un metodo per approvare questi report in Zoho Books.
   • Una volta approvati, potrai rimborsare i tuoi dipendenti.

Integrazioni: estensione della potenza di Zoho Books

Pensa alle integrazioni come alla possibilità di collegare diverse app sul tuo telefono in modo che possano comunicare tra loro e funzionare meglio insieme.

Zoho Books può connettersi ad altri software per realizzare cose ancora più interessanti!

Esplorazione delle integrazioni

• • Sapevi che Zoho ha altre app oltre a Zoho Books? Come una per tenere traccia dei clienti (CRM), uno per gestire le cose che hai in magazzino (Inventario) e uno per lavorare sui progetti (Progetti).
  • Quando colleghi queste app Zoho, possono condividere informazioni e semplificare le cose. Ad esempio, quando effettui una vendita nel tuo CRM, questa apparirà automaticamente in Zoho Books.
  • Zoho Books può anche connettersi ad app non prodotte da Zoho, chiamate applicazioni di terze parti.
  • Che tipo di app di terze parti? Cose come gateway di pagamento che consentono alle persone di pagarti online o piattaforme di e-commerce se vendi prodotti online.

Integrazioni di collegamento

• • Come si fa a far comunicare Zoho Books con queste altre app? Di solito, c'è una sezione nelle impostazioni in cui è possibile trovare un elenco di app a cui è possibile connettersi.
  • Fai clic sull'app a cui desideri connetterti e segui i passaggi. A volte è necessario inserire le credenziali di accesso per quell'altra app.

Collegando Zoho Books ad altri strumenti, puoi semplificare efficacemente i tuoi processi aziendali.

Ad esempio, se utilizzi Zoho CRM, non dovrai inserire le informazioni del cliente in due posti.

Tutto funziona insieme!

Alcune integrazioni potrebbero persino offrire una prova gratuita, così puoi verificare se sono adatte alla tua attività.

Conclusione

Ecco, questo è il riassunto sull'utilizzo di Zoho Books!

All'inizio potrebbe sembrare molto, ma una volta che ci avrai preso la mano, potrà davvero aiutarti a tenere in ordine le finanze della tua attività.

Dall'invio delle fatture al monitoraggio dei debiti.

Riunisce molti strumenti in un unico posto.

Ricordatevi di fare cose come la riconciliazione regolare. 

Utilizzando Zoho Books per gestire i tuoi soldi.

Puoi davvero semplificare il flusso di lavoro della tua attività e dedicare meno tempo allo stress dei numeri e più tempo a ciò che ami fare!

Domande frequenti