Come usare QuickBooks: tutorial per principianti nel 2025

Tenere traccia dei soldi della tua attività ti fa girare la testa?

Vorresti che ci fosse un modo più semplice per vedere da dove provengono e dove vanno i tuoi soldi?

Non sei solo

Esiste uno strumento chiamato QuickBooks che può rivelarsi un vero aiuto.

Questa guida ti mostrerà i semplici passaggi per iniziare a usare QuickBooks.

Procederemo con calma e renderemo tutto più semplice da capire, così potrai gestire con sicurezza il denaro della tua attività.

QuickBooks

Pronto a gestire le finanze della tua azienda come un professionista? QuickBooks aiuta milioni di persone a tenere traccia facilmente delle proprie entrate e uscite.

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Introduzione a QuickBooks

Immagina di avere una bancarella di limonata.

Devi sapere quanti soldi guadagni vendendo limonata e quanto spendi in limoni e zucchero, Giusto?

Bene, QuickBooks è un po' così, ma per una vasta gamma di piccole imprese.

Ti aiuta a tenere traccia dei tuoi soldi su un computer.

Che cos'è QuickBooks?

QuickBooks è una specie di programma informatico speciale per le piccole imprese.

Ti aiuta a tenere traccia di tutto il denaro in entrata e in uscita. 

Consideralo il taccuino dei soldi della tua azienda, ma molto meglio!

Diversi tipi di QuickBooks

Proprio come esistono diversi tipi di telefoni, esistono diversi tipi di QuickBooks. Eccone alcuni:

• QuickBooks Online: Questo è disponibile su Internet. Puoi vederlo da qualsiasi computer o tablet.
• QuickBooks Desktop: Questo lo scarichi e lo conservi direttamente sul tuo computer.
• QuickBooks Lavoratore autonomo: Questo è fatto per le persone che lavorano per conto proprio.

Quale QuickBooks è più adatto a te?

Quale dovresti scegliere?

Dipende da cosa ti serve. Se vuoi tenere i tuoi soldi sempre a portata di mano, QuickBooks Online potrebbe essere la soluzione migliore.

Se ne hai bisogno solo su un computer, QuickBooks Desktop potrebbe funzionare.

Se sei il tuo capo, QuickBooks Self-Employed potrebbe essere la soluzione perfetta.

Cosa può fare QuickBooks?

QuickBooks ti aiuta a fare cose importanti.

Puoi creare una fattura da inviare ai tuoi clienti.

Se hai degli aiutanti, puoi anche aiutarti con la busta paga, ovvero con il loro pagamento.

Cose importanti da sapere

Quando inizi a utilizzare QuickBooks, troverai delle regole chiamate termini e condizioni.

Inoltre, a volte le funzionalità di QuickBooks o i suoi costi potrebbero cambiare.

Configurazione della tua attività in QuickBooks

Inserimento delle informazioni aziendali

Per prima cosa devi descrivere a QuickBooks la tua attività.

È come scrivere il tuo nome e indirizzo sul tuo taccuino dei soldi.

Inserisci il nome della tua attività e le informazioni per contattarti. Assicurati che tutte le informazioni siano corrette!

Impostazione delle categorie di denaro

Successivamente, devi impostare delle categorie per il tuo denaro.

Immagina di dover creare etichette per diverse pile di denaro.

Avrai delle etichette per il denaro in entrata e in uscita. 

Queste etichette sono chiamate "piano dei conti".

Collegamento della tua banca e delle tue carte di credito

Puoi anche collegare i tuoi conti bancari e le tue carte di credito a QuickBooks.

È come se la tua banca registrasse automaticamente ogni entrata o uscita di denaro. 

Rende molto più facile vedere dove vanno a finire i tuoi soldi!

Collegamento di altre app utili

Forse utilizzi altre app per la tua attività, ad esempio per vendere prodotti online. 

Spesso è possibile collegare queste app a QuickBooks. 

Ciò aiuta a far sì che tutto funzioni senza intoppi.

Lascia che il tuo team ti aiuti

Se hai altre persone che ti aiutano con la tua attività, puoi consentire anche a loro di usare QuickBooks.

Ma puoi anche stabilire delle regole su cosa possono vedere e fare.

In questo modo tutti possono dare il loro contributo senza dover vedere tutto.

Lavorare con i clienti

Aggiungere i tuoi clienti

Pensa alle persone che acquistano da te.

Questi sono i tuoi clienti.

In QuickBooks puoi creare un elenco di tutti i tuoi clienti.

Inserirai i loro nomi e le informazioni per contattarli.

Questo ti aiuta a tenere traccia di chi vende i tuoi prodotti.

Emettere fatture per i clienti

Quando un cliente effettua un acquisto, è necessario inviargli una fattura. 

Questa bolletta si chiama fattura.

QuickBooks ti aiuta a creare fatture dall'aspetto gradevole. 

Puoi indicare cosa hanno acquistato, quanto è costato e quando devono pagare.

Come rendere le tue bollette più belle

Puoi anche modificare l'aspetto delle tue fatture.

Puoi aggiungere il nome e i colori della tua attività.

In questo modo le tue bollette avranno un aspetto professionale.

Tenere traccia dei pagamenti

Dopo aver inviato una fattura, QuickBooks ti aiuta a verificare se il tuo cliente ti ha pagato.

Se non hanno pagato, puoi anche inviare loro un promemoria amichevole.

Questo ti aiuta a ricevere i tuoi soldi più velocemente.

Gestione dei fornitori e delle spese

Aggiungere persone a cui paghi

Pensa alle persone o alle aziende da cui acquisti prodotti per la tua attività.

Questi sono i tuoi fornitori.

Puoi crearne un elenco in QuickBooks, proprio come hai fatto per i tuoi clienti.

Tieni a portata di mano le loro informazioni così saprai chi pagare.

Inserimento delle fatture dovute

Quando un fornitore ti invia una fattura, puoi inserirla in QuickBooks.

Scrivi quanto devi e quando devi pagarlo.

Questo ti aiuta a ricordare di pagare in tempo ed evitare penali per ritardo.

Pagare le bollette

Quando è il momento di pagare una bolletta, puoi registrarla in QuickBooks.

Se paghi online, spesso puoi collegare QuickBooks alla tua banca per semplificare le cose.

Se paghi con assegno o contanti, puoi anche annotarlo.

Ottenere indietro i soldi dai venditori

A volte un venditore potrebbe doverti restituire dei soldi, ad esempio quando restituisci qualcosa.

QuickBooks ti aiuta a tenere traccia di questi crediti e rimborsi.

In questo modo avrai la certezza di ricevere i soldi che ti spettano.

Monitoraggio delle tue operazioni bancarie

Collegare la tua banca a QuickBooks

Immagina che la tua banca tenga un elenco di tutto il denaro che entra ed esce dal tuo conto.

Puoi collegare automaticamente questo elenco a QuickBooks!

È come se la tua banca e QuickBooks comunicassero tra loro. 

In questo modo non dovrai più digitare ogni singola cosa.

Controllo dei tuoi dati bancari

Una volta connessa la tua banca, QuickBooks visualizzerà tutti i tuoi movimenti di denaro.

Devi esaminarli e spiegare a QuickBooks a cosa serviva ciascuno di essi.

Ad esempio, se vedi dei soldi entrare, potresti dire che provengono dalla vendita del tuo prodotto.

Se vedi uscire soldi, potresti dire che sono stati spesi per acquistare provviste.

Abbinare le cose

A volte potresti inserire qualcosa in QuickBooks da solo, ad esempio quando paghi una bolletta.

Quando ricevi i tuoi dati bancari, QuickBooks cercherà di confrontarli.

Questo aiuta a garantire che tutto sia corretto.

Assicurarsi che tutto corrisponda

È una buona idea confrontare le informazioni bancarie di QuickBooks con l'estratto conto effettivo.

Questo si chiama "riconciliazione".

È come assicurarsi che il conteggio dei propri soldi corrisponda a quanto dichiarato dalla banca. 

Perché è importante?

Perché ti aiuta a individuare eventuali errori!

Conclusione

Ecco, queste sono le basi di QuickBooks.

A prima vista potrebbe sembrare molto.

Ma andiamoci piano. 

Ci prenderai la mano. Consideralo come un nuovo gioco.

All'inizio ci sono delle regole da imparare.

Ma man mano che si gioca diventa più facile.

QuickBooks può davvero aiutare la tua attività.

Puoi vedere chi ti deve dei soldi.

Puoi vedere chi devi pagare.

E puoi vedere come sta andando la tua attività. Questo ti aiuta a fare scelte intelligenti.

Domande frequenti