كيفية استخدام Hiver: دليل خطوة بخطوة للمبتدئين في عام 2025

هل تجد صعوبة في متابعة جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بفريقك؟

قد يبدو الأمر فوضى عارمة، أليس كذلك؟

ماذا لو كانت هناك طريقة للتعامل مع صناديق البريد المشتركة هذه دون أن يقع الجميع في حيرة من أمرهم؟

قد يكون HiverHQ هو ما تحتاجه بالضبط.

سيوضح لك هذا الدليل البسيط كيفية استخدام HiverHQ، خطوة بخطوة، في عام 2025.

هيا بنا نلقي نظرة!

نظرة على شكل مقر HiverHQ

حسنًا، لقد قمت بالتسجيل! الآن، ما الذي يظهر على شاشتك؟

دعونا نلقي نظرة سريعة على الأجزاء الرئيسية من HiverHQ. تخيلها كمركز تحكم لرسائل البريد الإلكتروني لفريقك.

أولاً، سترى صناديق البريد المشتركة.

هنا يكمن سر نجاح رسائل البريد الإلكتروني لأعضاء فريقك.

بدلاً من وجود العديد من حسابات جيميل المختلفة، يمكن لجميع أعضاء فريقك رؤية العمل من مكان واحد.

سترى أيضًا "خاصتي" صندوق الواردلا تقلق، رسائلك الإلكترونية الشخصية لا تزال موجودة هنا، تمامًا كما كانت من قبل.

ثم هناك "المهام". هذه أشبه بقوائم مهام صغيرة يمكنك تعيينها لنفسك أو لأعضاء الفريق الآخرين.

ستجد أيضًا "ملاحظات".

هذه أشبه برسائل سرية يمكنك كتابتها لفريقك بشأن بريد إلكتروني دون أن يراها الشخص الذي أرسل البريد الإلكتروني.

لاحقاً بعد ذلك، سنتحدث قليلاً عن "التحليلات"، والتي توضح مدى جودة أداء فريقك.

وهناك زر "الإعدادات" حيث يمكنك تغيير الأشياء لتناسب طريقة عملك.

تم تصميم نظام HiverHQ ليكون سهل الفهم.

أين تعتقد أنك ستقضي معظم وقتك؟

ربما في صناديق البريد المشتركة تلك، يعملون معًا للرد على رسائل البريد الإلكتروني!

الأمر كله يتعلق بكيفية تحسين تعاون فريقك.

بل إن لدى HiverHQ ميزة تسمى تكامل الدردشة المباشرة للتحدث مع العملاء على الفور، ويمكن أن تعمل كمكتب مساعدة للحفاظ على تنظيم الأمور.

هذا سيساعدك حقاً في تحسين سير عملك!

العمل مع صناديق البريد المشتركة

هنا يكمن سحر Hiver، وخاصة بالنسبة للفرق.

بدلاً من مجرد إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني، يوفر لك تطبيق Hiver صندوق بريد مشترك.

كيف يعمل صندوق البريد الوارد المشترك؟

حسناً، يعمل العديد من أعضاء الفريق معاً من حساب بريد إلكتروني واحد. 

وبالتالي، يمكن لجميع أعضاء فريق خدمة العملاء لديك رؤية نفس الاستفسار الوارد والرد عليه.

لن تضيع سلاسل رسائل البريد الإلكتروني بعد الآن!

كيفية عرض رسائل البريد الإلكتروني في صندوق وارد مشترك

عندما تفتح بريدًا إلكترونيًا مشتركًا في Hiver، فإنه يبدو مشابهًا جدًا لحساب بريدك الإلكتروني العادي، ولكن مع بعض الأشياء الإضافية المفيدة.

سترى المرسل والموضوع ونص البريد الإلكتروني. 

الأمر الرائع هو أن كل فرد في فريقك لديه حق الوصول إلى صندوق البريد المشترك هذا يمكنه رؤية طرق عرض البريد الإلكتروني هذه.

هذا يعني أن الجميع متفقون على ما يطلبه العملاء.

لن تضطر إلى السؤال، "هل رأى أحد هذا الاستفسار؟"

"لأنه موجود هناك ليراه الجميع".

يُسهّل برنامج Hiver تتبع جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة بسهولة تامة.

كيفية تعيين عناوين البريد الإلكتروني لأعضاء الفريق

لضمان تعامل الشخص المناسب مع العميل سؤاليمكنك تعيين محادثة البريد الإلكتروني إلى عضو معين في الفريق.

ابحث عن زر "تعيين" أو قائمة منسدلة داخل البريد الإلكتروني.

عند النقر عليه، سترى قائمة بأعضاء فريقك.

ما عليك سوى اختيار الشخص الذي يجب أن يتولى أمر تلك التذكرة.

يمكنك حتى إضافة ملاحظات موجزة عند تعيين رسائل البريد الإلكتروني، مثل "سارة، يبدو هذا وكأنه سؤال حول التسعير".

وهذا يجعل من الواضح للغاية من هو المسؤول ويساعد في تبسيط عملية مكتب المساعدة الخاص بك.

تعمل هذه الميزة في Hiver على تعزيز الإنتاجية بشكل كبير وتضمن عدم تفويت أي طلب لخدمة العملاء.

الرد على رسائل البريد الإلكتروني واستخدام قوالب البريد الإلكتروني

الرد على رسائل البريد الإلكتروني للعملاء في Hiver يشبه تمامًا كتابة رسالة بريد إلكتروني عادية.

ستجد زر "رد" في أسفل سلسلة رسائل البريد الإلكتروني.

انقر عليه، واكتب رسالتك، ثم اضغط على إرسال. لكن لدى Hiver حيلة رائعة لتوفير وقتك: قوالب البريد الإلكتروني.

إذا وجدت نفسك تكتب نفس الإجابات على استفسارات متكررة، يمكنك إنشاء قالب.

يشبه هذا حفظ رد مكتوب مسبقًا يمكنك إدراجه بنقرة واحدة فقط.

فهو يوفر الكثير من الوقت لفريق خدمة العملاء ويساعد في الحفاظ على اتساق إجاباتك.

يمكنك عادةً العثور على خيار القالب بالقرب من نافذة الرد.

إيجاد زر التعيين

عندما تريد إسناد محادثة بريد إلكتروني إلى عضو فريق معين في Hiver، فإن أول شيء عليك القيام به هو العثور على إجابات - حسنًا، ليس إجابات بالضبط، ولكن زر "التعيين"!

عادة ما يكون من السهل جدًا اكتشافه.

عند فتح بريد إلكتروني وارد في صندوق البريد الوارد المشترك، ابحث عن زر أو قائمة منسدلة مكتوب عليها شيء مثل "تعيين،" أو "تعيين إلى،" أو تحتوي على رمز شخص صغير بجانبها.

هذا الزر هو نقطة البداية للتأكد من أن الشخص المناسب في فريق خدمة العملاء الخاص بك سيتولى الرد على استفسار العميل.

اختيار عضو الفريق المناسب

بمجرد النقر على زر "تعيين"، ستظهر قائمة بأعضاء فريقك الذين لديهم حق الوصول إلى صندوق البريد المشترك هذا.

ألقِ نظرة على القائمة وفكّر في من من أعضاء فريقك يعمل بشكل أفضل مع هذا النوع من مشاكل خدمة العملاء.

ربما يكون شخصًا يعرف الكثير عن الفواتير، أو شخصًا يتعامل عادةً مع الأسئلة التقنية.

يساعد اختيار الشخص المناسب على تبسيط العملية ويضمن حصول العميل على أفضل مساعدة.

ما عليك سوى النقر على اسم عضو الفريق الذي تريد تعيين البريد الإلكتروني له.

إضافة ملاحظة عند التعيين

في بعض الأحيان، يكون من المفيد تزويد عضو الفريق ببعض المعلومات الإضافية عند تعيين بريد إلكتروني.

قبل الانتهاء من المهمة، غالبًا ما يمنحك برنامج Hiver فرصة لإضافة ملاحظات موجزة.

قد يكون هذا أي شيء من "هذا العميل مستاء حقًا" إلى "لقد حاولوا بالفعل إعادة تشغيل جهازهم".

......توفر هذه الملاحظات الموجزة للمالكين المعينين بعض السياق وتساعدهم على الانطلاق مباشرة دون الحاجة إلى طرح الكثير من أسئلة المتابعة.

إنها طريقة رائعة لتحسين التعاون بين أعضاء الفريق والتأكد من أن الجميع على دراية بالموضوع منذ بداية محادثة البريد الإلكتروني.

ماذا يحدث بعد تعيين بريد إلكتروني؟

بعد تعيين بريد إلكتروني، تحدث بعض الأمور.

أولاً، عادةً ما تنتقل الرسالة الإلكترونية من قسم "غير المعين" في صندوق البريد الوارد المشترك إلى عرض يوضح ما تم تعيينه لكل عضو في الفريق.

من المرجح أن يتلقى الشخص الذي قمت بتعيين البريد الإلكتروني له إشعارًا (تنبيهًا) حتى يعلم أن لديه تذكرة جديدة للتعامل معها.

وسيكونون مسؤولين بعد ذلك عن قراءة سلسلة رسائل البريد الإلكتروني، وتحديد مشكلة العميل، وإرسال الرد.

يساعد نظام تخصيص عناوين البريد الإلكتروني هذا في ضمان مساءلة الجميع والتأكد من عدم ضياع أي استفسار من العملاء وسط الزحام.

إنه عامل رئيسي في كيفية مساعدة Hiver في إدارة عمليات خدمة العملاء المزدحمة بكفاءة.

العثور على قسم الملاحظات في البريد الإلكتروني

عندما تفتح محادثة بريد إلكتروني في Hiver وتريد الدردشة مع أعضاء فريقك بشأنها بشكل خاص، فأنت بحاجة إلى العثور على إجابات في قسم "الملاحظات".

عادةً، سترى علامة تبويب أو زرًا يحمل علامة "ملاحظات" بجوار محتوى البريد الإلكتروني الرئيسي.

قد يكون بالقرب من أزرار الرد والتعيين.

أحيانًا يبدو الأمر وكأنه خطاب قصير فقاعة رمز.

سيؤدي النقر على هذا إلى فتح مساحة يمكنك أنت وأعضاء فريقك فيها كتابة رسائل لبعضكم البعض حول استفسار العميل.

كتابة وإرسال الملاحظات الداخلية

بمجرد دخولك إلى قسم "الملاحظات"، يصبح الأمر أشبه بإرسال رسالة عادية إلى شخص ما عبر الإنترنت.

سيكون هناك مربع يمكنك فيه كتابة ملاحظتك.

اجعل ملاحظاتك واضحة وموجزة حتى يفهم عضو فريقك ما تحاول قوله.

على سبيل المثال، يمكنكِ كتابة: "مرحباً سارة، ذكر العميل أنه حاول إعادة التشغيل بالفعل. ربما يمكنكِ اقتراح خطوة أخرى لحل المشكلة؟"

بعد كتابة رسالتك، سيكون هناك زر لإرسالها، وغالبًا ما يكون مكتوبًا عليه "إرسال" أو شيء مشابه.

بمجرد إرسال الملاحظة، سيتمكن أعضاء الفريق الآخرون الذين يطلعون على نفس البريد الإلكتروني من رؤيتها في الوقت الفعلي.

كيف تساعد الملاحظات فريقك على التعاون؟

يُعد استخدام الملاحظات الموجزة طريقة مفيدة للغاية لفريق خدمة العملاء للتعاون دون أن يرى العميل مناقشاتكم الداخلية.

يتصور يعمل عضوان من الفريق على حل مشكلة العميل نفسه.

بدلاً من الاضطرار إلى الذهاب إلى مكاتب بعضهم البعض أو إرسال رسائل بريد إلكتروني منفصلة، ​​يمكنهم ببساطة استخدام قسم الملاحظات داخل سلسلة رسائل البريد الإلكتروني.

وهذا يسهل تبادل المعلومات وطلب المساعدة وإبقاء الجميع على اطلاع دائم بحالة التذكرة.

يساعد ذلك في تبسيط سير العمل لأن جميع الاتصالات المتعلقة بمشكلة العميل تبقى موجودة في محادثة البريد الإلكتروني.

وهذا يجعل إدارة خدمة العملاء بكفاءة وتوفير تجربة أفضل لعملائك أسهل بكثير.

خاتمة

إذن، هذه هي الطريقة البسيطة لاستخدام HiverHQ.

قد يبدو الأمر كثيراً في البداية. ولكن بمجرد تجربته، لن يكون صعباً للغاية.

فكر في مدى سهولة التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالفريق.

لا مزيد من التمريرات الأمامية الفوضوية! يمكن للجميع أن يروا ما يحدث.

يمكنك إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى الشخص المناسب بسهولة.

ويمكنك التحدث مع فريقك دون أن يراك العميل. هل أنت مستعد لتجربة Hiver وتحقيق أهدافك؟ إدارة البريد الإلكتروني أحسن؟ 

جربها وشاهد كيف تساعد فريقك على العمل معًا!

الأسئلة الشائعة