Hướng dẫn sử dụng ProofHub: Quản lý nhiều dự án trong năm 2026

Hướng dẫn nhanh

Hướng dẫn này bao gồm mọi tính năng của ProofHub:

• Bắt đầu — Tạo tài khoản và thiết lập cơ bản
• Cách sử dụng chế độ xem bảng — Quản lý công việc trên bảng Kanban trực quan
• Cách sử dụng chế độ xem bảng — Xem dữ liệu liên quan ở dạng bảng tính
• Hướng dẫn sử dụng chế độ xem Gantt — Lập bản đồ tiến độ dự án và tạo các mối quan hệ phụ thuộc.
• Cách sử dụng chế độ xem lịch — Theo dõi ngày bắt đầu và ngày đến hạn một cách nhanh chóng
• Hướng dẫn sử dụng chế độ xem Tôi — Tập trung vào các nhiệm vụ được giao của bạn
• Cách sử dụng dự án — Tạo và quản lý nhiều dự án
• Cách sử dụng tính năng theo dõi thời gian — Theo dõi thời gian dành cho mỗi nhiệm vụ
• Cách sử dụng báo cáo — Nhận báo cáo chi tiết về tiến độ dự án
• Cách sử dụng ghi chú — Lưu trữ chi tiết dự án ở một nơi

Thời gian cần thiết: 5 phút cho mỗi phim

Cũng trong hướng dẫn này: Mẹo chuyên nghiệp | Những lỗi thường gặp | Khắc phục sự cố | Chạy | Các lựa chọn thay thế

Tại sao nên tin tưởng hướng dẫn này?

Tôi đã sử dụng ProofHub hơn một năm và đã thử nghiệm mọi tính năng được đề cập ở đây.

Bài hướng dẫn này được đúc kết từ kinh nghiệm thực tế quản lý dự án, chứ không phải từ những lời quảng cáo sáo rỗng.

Tôi đã sử dụng nền tảng này để thực hiện các dự án cho khách hàng, các chu kỳ phát triển nội bộ và các nhiệm vụ phát triển phần mềm.

Mọi ảnh chụp màn hình và mẹo hữu ích bên dưới đều đến từ kinh nghiệm sử dụng hàng ngày.

ProofHub là một trong những công cụ quản lý dự án hiệu quả nhất hiện nay.

Nó tích hợp quản lý dự án và cộng tác nhóm trên một nền tảng tập trung duy nhất.

Hầu hết người dùng chỉ mới khám phá một phần nhỏ các tính năng quản lý dự án của nó.

Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng từng tính năng chính, từng bước một.

Bạn sẽ học cách quản lý nhiệm vụ, giao nhiệm vụ và theo dõi tiến độ mà không cần phải sử dụng nhiều ứng dụng khác nhau.

Đây là giao diện không gian làm việc từ tài khoản của tôi:

Whether you run remote teams or handle software development, the layout stays the same.

Sự nhất quán đó là một trong những tính năng tuyệt vời giúp rút ngắn thời gian hội nhập.

Hướng dẫn sử dụng ProofHub

Hướng dẫn sử dụng ProofHub đầy đủ này sẽ hướng dẫn bạn từng bước chi tiết về mọi tính năng.

Bạn sẽ được hướng dẫn từ thiết lập ban đầu đến các mẹo nâng cao giúp bạn trở thành người dùng thành thạo.

ProofHub là một công cụ quản lý công việc và cộng tác được xây dựng dành cho các nhóm có quy mô khác nhau.

Nó thay thế các phần mềm quản lý dự án phân tán bằng một nền tảng chung duy nhất cho toàn bộ nhóm của bạn.

Sau khi hoàn thành khóa học, bạn sẽ biết cách triển khai dự án một cách hiệu quả trên nhiều dự án khác nhau.

Hướng dẫn bắt đầu sử dụng ProofHub

Trước khi sử dụng bất kỳ tính năng nào, hãy hoàn tất thiết lập một lần này.

Toàn bộ quá trình mất khoảng 3 phút.

ProofHub giúp toàn bộ đội ngũ hỗ trợ và các thành viên trong nhóm của bạn luôn nắm bắt thông tin đầy đủ ngay từ ngày đầu tiên.

Mục tiêu của thiết lập này là tạo ra một tài khoản sạch sẽ, nơi mọi người đều biết rõ vai trò của mình.

Bước 1: Tạo tài khoản của bạn

Hãy truy cập trang web của ProofHub.

Nhấp vào 'Đăng ký' hoặc 'Bắt ​​đầu dùng thử miễn phí'.

Nhập email và tạo mật khẩu để bắt đầu quản lý dự án.

Bản dùng thử mở khóa toàn bộ tính năng, cho phép bạn thử nghiệm mọi thứ mà không lo rủi ro.

ProofHub cung cấp bản dùng thử miễn phí 14 ngày cho gói Ultimate Control, không cần thẻ để bắt đầu.

✓ Điểm kiểm tra: Kiểm tra của bạn hộp thư đến để nhận email xác nhận.

Bước 2: Truy cập ứng dụng

ProofHub hoạt động trên mọi trình duyệt, với ứng dụng di động dành cho iOS và iOS. Android.

Điều đó có nghĩa là bạn có thể kiểm tra tiến độ dự án từ bàn làm việc hoặc điện thoại của mình.

Đăng nhập bằng tài khoản mới của bạn.

Đây là giao diện của bảng điều khiển:

Bảng điều khiển tổng quan giúp hiển thị các dự án, nhiệm vụ và hoạt động gần đây của bạn trong cùng một giao diện.

Từ đây, bạn có thể truy cập trực tiếp vào bất kỳ dự án nào của mình hoặc mở Chế độ xem cá nhân để xem trước các nhiệm vụ của riêng bạn.

Hãy dành một phút để xem qua menu trên cùng để làm quen với bố cục trước khi mời bất kỳ ai.

✓ Điểm kiểm tra: Bạn sẽ thấy bảng điều khiển chính với các dự án của mình.

Bước 3: Hoàn tất thiết lập ban đầu

Thêm thành viên nhóm và thiết lập vai trò tùy chỉnh để mọi người đều thấy thông tin chi tiết dự án phù hợp.

Các vai trò tùy chỉnh cho phép xác định ai có thể chỉnh sửa nhiệm vụ, xem báo cáo hoặc quản lý hóa đơn.

Hãy thiết lập các hạn chế về địa chỉ IP nếu bạn cần khóa quyền truy cập vào các mạng đáng tin cậy.

Kết nối với Lịch Google để lên lịch họp dễ dàng hơn.

Cuối cùng, hãy quyết định xem bạn sẽ được lập hóa đơn hàng tháng hay hàng năm.

Thanh toán hàng năm sẽ giảm phí hàng tháng, vì vậy hãy chọn phương án này sau khi bạn biết ProofHub phù hợp với nhóm của mình.

Hãy tạo dự án đầu tiên của bạn từ một mẫu dự án để danh sách nhiệm vụ và các mốc thời gian của bạn được chuẩn bị sẵn sàng ngay từ đầu.

Hướng dẫn sử dụng chế độ xem bảng điều khiển của ProofHub

Góc nhìn từ trên xuống Cho phép bạn quản lý các nhiệm vụ trên bảng Kanban trực quan, hiển thị tiến độ một cách nhanh chóng.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Chế độ xem bảng (Board View) biến danh sách công việc của bạn thành các cột mà bạn có thể di chuyển công việc giữa các cột.

Mỗi cột thể hiện một giai đoạn, từ tồn đọng đến hoàn thành.

Đây là cách nhanh nhất để toàn bộ nhóm nắm được tiến độ dự án.

Bảng này cung cấp cho mọi thành viên nhóm một cái nhìn tổng quan về tiến độ công việc mà không cần ai phải hỏi lại. Người quản lý dự án có thể phát hiện ra các điểm nghẽn ngay khi một cột quá cao, sau đó có thể điều động nhân viên để giải quyết vấn đề. Vì mỗi thẻ đều có ghi chú, tệp tin và ngày bắt đầu/ngày đến hạn riêng, nên ngữ cảnh được cập nhật theo tiến độ công việc. Các nhóm làm việc từ xa dựa vào giao diện này để luôn nắm bắt được tình hình dù ở các múi giờ khác nhau. Bạn có thể sử dụng nhiều bảng song song khi quản lý nhiều dự án, và mỗi bảng đều giữ nguyên các cột riêng của mình. Thao tác kéo thả giúp cuộc họp giao ban hàng ngày diễn ra ngắn gọn, vì bảng đã thể hiện rõ tình hình.

Trên thực tế, một nhóm tiếp thị có thể lập các chuyên mục để chia sẻ ý tưởng, quá trình thực hiện, đánh giá và bài viết đã xuất bản. nhà văn Khi người dùng kéo một thẻ để xem xét, biên tập viên sẽ thấy ngay lập tức và phản hồi sẽ được hiển thị trong phần bình luận của thẻ. Đến thứ Sáu, bài viết được đăng tải sẽ cho thấy chính xác những sản phẩm nào đã được giao trong tuần đó.

Bước 1: Mở một dự án

Chọn một dự án, sau đó chuyển sang tab Chế độ xem bảng.

ProofHub ghi nhớ lần xem cuối cùng của bạn, vì vậy thao tác này thường chỉ cần một cú nhấp chuột.

Nhấp vào bất kỳ thẻ nào để mở chi tiết nhiệm vụ, nhận xét và tệp đính kèm.

Nếu bạn đang làm việc trên nhiều dự án khác nhau, hãy ghim các bảng mà bạn thường xuyên kiểm tra nhất để chúng được tải trước.

Bước 2: Thêm danh sách công việc của bạn

Mỗi cột tương ứng với một giai đoạn công việc, giúp bạn phân chia nhiệm vụ một cách rõ ràng.

Kéo các nhiệm vụ vào cột tương ứng với trạng thái hiện tại của chúng.

Sắp xếp lại các cột sao cho phù hợp với cách thức làm việc thực tế của nhóm bạn.

Đổi tên các cột sao cho phù hợp với cách nhóm hỗ trợ hoặc nhà phát triển của bạn thực sự sử dụng thuật ngữ "giai đoạn".

Đây là hình ảnh của bảng Kanban:

✓ Điểm kiểm tra: Các nhiệm vụ của bạn giờ đây được sắp xếp rõ ràng theo từng giai đoạn.

Bước 3: Kéo các thẻ về phía trước

Di chuyển các thẻ giữa các cột khi công việc tiến gần đến giai đoạn hoàn thành.

Thêm nhãn tùy chỉnh để mã hóa màu sắc theo mức độ ưu tiên hoặc loại nhiệm vụ.

Sử dụng nhãn tùy chỉnh trên mỗi thẻ để lọc theo mức độ ưu tiên. ngay lập tức.

Các lá bài bạn kéo vào cột "Đã hoàn thành" sẽ bị loại khỏi số lượng bài đang hoạt động, nhờ đó bảng chơi luôn minh bạch.

Bảng Kanban rất hiệu quả đối với các nhóm làm việc từ xa cần một cái nhìn trực quan chung về tiến độ dự án.

Các nhóm tiếp thị sử dụng bảng để chuyển nội dung từ bản nháp sang bản đã xuất bản.

Mỗi giai đoạn thể hiện mức độ gần hoàn thành của chiến dịch.

Bất cứ ai cũng có thể liếc nhìn bảng và nắm được tiến độ dự án.

Các phương pháp tốt nhất để xem bảng

Một vài thói quen giúp bảng kế hoạch của bạn luôn dễ đọc khi dự án phát triển:

• Đặt tiêu đề cho mỗi cột để không có giai đoạn nào che giấu đến hai mươi nhiệm vụ bị đình trệ.
• Hãy sử dụng nhãn tùy chỉnh cho mức độ ưu tiên, chứ không phải trạng thái, vì cột đó đã hiển thị trạng thái rồi.
• Lưu trữ các thẻ đã hoàn thành hàng tuần để giúp ban quản trị tập trung vào các dự án đang thực hiện.

Hướng dẫn sử dụng chế độ xem bảng trong ProofHub

Chế độ xem dạng bảng cho phép bạn xem tất cả các thông tin liên quan dữ liệu trong một bố cục bảng tính có thể sắp xếp.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Chế độ xem dạng bảng hiển thị mọi nhiệm vụ dưới dạng một hàng, giống như một bảng tính được thiết kế cho quản lý dự án.

Bạn có thể chọn các cột hiển thị, từ chủ sở hữu, thời hạn đến ngân sách.

Nó phù hợp với bất cứ ai suy nghĩ theo hàng và bộ lọc hơn là theo thẻ.

Chế độ xem dạng bảng (Table View) đáp ứng nhu cầu của những người thích xem từng hàng hơn là sắp xếp thẻ. Mỗi cột bạn thêm vào sẽ trở thành một bộ lọc, cho phép bạn truy xuất dữ liệu liên quan như người phụ trách, ước tính thời gian hoặc ngân sách chỉ bằng một cú nhấp chuột. Các trường tùy chỉnh được giữ nguyên cho mỗi nhiệm vụ trên mọi chế độ xem, có nghĩa là ngân sách bạn thiết lập ở đây cũng hiển thị trên bảng. Sắp xếp theo ngày bắt đầu và ngày đến hạn giúp bạn dễ dàng tìm ra những nhiệm vụ quá hạn trước khi chúng trở thành vấn đề cấp bách. Các nhóm xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc coi lưới này như trung tâm điều khiển trong ngày. Vì giao diện giống như bảng tính, người dùng mới hiếm khi gặp khó khăn khi sử dụng.

Trên thực tế, người đứng đầu cơ quan sẽ mở bảng tính mỗi sáng, sắp xếp theo ngày đến hạn và lọc theo tuần hiện tại. Các hàng quá hạn sẽ được đưa lên đầu, nhờ đó cuộc họp giao ban tập trung vào những vấn đề thực sự gây cản trở. Năm phút sau, mọi người đều biết cần phải theo dõi vấn đề gì.

Bước 1: Chuyển sang chế độ xem dạng bảng

Mở bất kỳ dự án nào và nhấp vào tab Chế độ xem bảng.

Tất cả các tác vụ được tải ngay lập tức vào một lưới gọn gàng.

Gom các hàng theo từng giai đoạn để dễ dàng quan sát toàn bộ quy trình.

Lưới hiển thị tất cả các nhiệm vụ trong dự án, vì vậy hãy sử dụng thanh tìm kiếm để nhanh chóng thu hẹp danh sách dài.

Bước 2: Thêm các trường tùy chỉnh

Thêm các trường tùy chỉnh để theo dõi ngân sách, người phụ trách hoặc ước tính thời gian.

Các trường này vẫn được gắn liền với mỗi tác vụ trong mọi chế độ xem.

Chỉnh sửa trực tiếp ô để cập nhật giá trị mà không cần mở tác vụ.

Các trường tùy chỉnh bạn tạo ở đây cũng sẽ xuất hiện trong các báo cáo chi tiết sau này, vì vậy hãy đặt tên chúng thật rõ ràng.

Đây là giao diện của bảng:

✓ Điểm kiểm tra: Mỗi nhiệm vụ được hiển thị gọn gàng theo hàng với các cột cần thiết.

Bước 3: Sắp xếp và lọc

Sắp xếp các hàng theo ngày bắt đầu và ngày đến hạn để dễ dàng tìm ra những mục nào đã quá hạn.

Lọc theo người được giao nhiệm vụ để xem danh sách nhiệm vụ của một người cụ thể.

Hãy xuất bảng khi bạn cần chia sẻ dữ liệu liên quan ra ngoài công cụ.

Lưu chế độ xem đã lọc theo người được giao nhiệm vụ để kiểm tra danh sách công việc của một người mà không cần sắp xếp lại.

Chế độ xem dạng bảng phù hợp với người quản lý dự án muốn có quyền kiểm soát bảng tính ngay trong phần mềm quản lý dự án.

Các nhóm vận hành sử dụng bảng này để theo dõi chủ sở hữu, ngân sách và thời hạn.

Việc sắp xếp theo ngày bắt đầu và ngày đến hạn giúp nhanh chóng phát hiện ra các điểm nghẽn.

Nó có cảm giác giống như một bảng tính nhưng vẫn được liên kết với các nhiệm vụ đang thực hiện.

Các phương pháp tốt nhất cho Table View

Hãy tuân thủ một vài quy tắc để giữ cho lưới luôn hữu ích:

• Chỉ hiển thị các cột mà nhóm của bạn đang thao tác, chứ không phải tất cả các trường mà ProofHub cung cấp.
• Sắp xếp theo hạn chót mỗi sáng sớm để lên kế hoạch cho cả ngày.
• Gom nhóm theo dự án khi bạn quản lý nhiều dự án từ cùng một bảng.

Hướng dẫn sử dụng chế độ xem Gantt của ProofHub

Chế độ xem Gantt Cho phép bạn lập bản đồ tiến độ dự án và tạo mối quan hệ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Chế độ xem Gantt hiển thị các nhiệm vụ của bạn dưới dạng các thanh trên trục thời gian.

Nó cho thấy mỗi tác vụ chạy trong bao lâu và các tác vụ kết nối với nhau như thế nào.

Đây là lúc việc lập kế hoạch một lịch trình thực sự trở nên quan trọng.

Biểu đồ Gantt biến danh sách công việc đơn điệu thành một dòng thời gian mà bạn có thể lập kế hoạch dựa trên đó. Bạn kéo các thanh để thiết lập ngày bắt đầu và ngày kết thúc, sau đó liên kết các nhiệm vụ để tạo ra các mối quan hệ phụ thuộc phản ánh thứ tự công việc thực tế. Khi một nhiệm vụ bị chậm trễ, biểu đồ sẽ cho bạn thấy tiến độ dự án nào cũng bị ảnh hưởng. Các nhà quản lý dự án sử dụng điều này để cam kết các thời hạn thực tế thay vì những thời hạn lạc quan. Đường găng được làm nổi bật, giúp bạn biết những sự chậm trễ nào quan trọng và những sự chậm trễ nào có thể được bù đắp. Đối với các nhóm phát triển phần mềm triển khai theo từng giai đoạn, chế độ xem Gantt giúp đảm bảo tính minh bạch của các bản phát hành.

Trên thực tế, người quản lý sản phẩm sẽ lập kế hoạch phát hành sản phẩm trong tám tuần và liên kết thiết kế trước, xây dựng trước, rồi mới đến thử nghiệm. Khi giai đoạn thiết kế kéo dài hai ngày, biểu đồ sẽ đẩy giai đoạn thử nghiệm lên và đánh dấu ngày phát hành mới. Nhóm sẽ đàm phán lại phạm vi thay vì âm thầm bỏ lỡ thời hạn.

Bước 1: Mở chế độ xem Gantt

Chọn dự án của bạn, sau đó nhấp vào tab Chế độ xem Gantt.

Các nhiệm vụ hiện tại của bạn được hiển thị dưới dạng các thanh ngang theo ngày tháng.

Di chuột qua thanh tiến trình để xem trước người được giao nhiệm vụ và tiến độ thực hiện.

Đặt các mốc thời gian trên dòng thời gian để đánh dấu các bản phát hành hoặc thời hạn của khách hàng mà bạn không thể bỏ lỡ.

Bước 2: Thiết lập ngày bắt đầu và ngày kết thúc

Kéo từng thanh để thiết lập ngày bắt đầu và ngày kết thúc trên dòng thời gian.

Thay đổi kích thước thanh để kéo dài hoặc rút ngắn thời lượng tác vụ.

Kéo thanh thời gian để phóng to thu nhỏ từ từng ngày đến từng tháng.

Kéo cạnh của thanh để mở rộng một tác vụ, và các tác vụ phụ thuộc sẽ tự động dịch chuyển để giữ nguyên thứ tự.

Đây là hình ảnh của dòng thời gian:

✓ Điểm kiểm tra: Tiến độ dự án của bạn được hiển thị dưới dạng các thanh nối liền nhau.

Bước 3: Tạo các mối quan hệ phụ thuộc

Liên kết các nhiệm vụ để tạo ra sự phụ thuộc và bảo vệ lịch trình của bạn.

Nếu một nhiệm vụ bị bỏ sót, các nhiệm vụ phụ thuộc sẽ tự động được điều chỉnh theo.

Đánh dấu các mốc quan trọng để những sự kiện trọng đại của dự án nổi bật trên lịch trình.

Di chuột qua đường liên kết để xem lý do tại sao hai tác vụ lại được liên kết với nhau trước khi bạn thay đổi bất kỳ tác vụ nào.

Biểu đồ Gantt giúp bạn thực hiện dự án hiệu quả khi quản lý nhiều dự án cùng lúc.

Các công ty sử dụng biểu đồ Gantt để lập kế hoạch cho các dự án kéo dài nhiều tuần của khách hàng.

Mối quan hệ phụ thuộc giúp làm rõ nhiệm vụ nào sẽ cản trở nhiệm vụ tiếp theo.

Khi một sự cố xảy ra, tiến độ sẽ được cập nhật để bạn có thể bình tĩnh lên kế hoạch lại.

Các phương pháp tốt nhất để sử dụng Gantt View

Tận dụng tối đa dòng thời gian với những thói quen này:

• Chỉ tạo các mối quan hệ phụ thuộc khi công việc thực sự bị tắc nghẽn, nếu không biểu đồ sẽ trở nên rối rắm.
• Rà soát tiến độ chu trình quan trọng hàng tuần để phát hiện sự chậm trễ. sớm.
• Hãy dành thêm vài ngày dự phòng trước các mốc thời gian quan trọng của khách hàng để những sai sót nhỏ không làm phá vỡ lời hứa.

Hướng dẫn sử dụng chế độ xem lịch của ProofHub

Chế độ xem lịch Cho phép bạn theo dõi mọi hạn chót và nhiệm vụ định kỳ trên lịch dùng chung.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Chế độ xem Lịch hiển thị các nhiệm vụ và sự kiện của bạn trên các lưới tháng hoặc tuần quen thuộc.

Đây là cách rõ ràng nhất để biết khoản nào đến hạn và khi nào.

Các nhóm sử dụng nó để lập kế hoạch năng lực cho tuần tới.

Chế độ xem Lịch hiển thị các nhiệm vụ và mốc thời gian của bạn theo ngày, tuần và tháng, giúp bạn tránh bị lỡ hẹn khi đến hạn. Bạn có thể kéo một nhiệm vụ đến một ngày mới và ngày bắt đầu cũng như ngày đến hạn của nhiệm vụ đó sẽ được cập nhật đồng bộ ở mọi nơi. Đồng bộ hóa với Lịch Google sẽ hiển thị các ngày đến hạn của ProofHub bên cạnh các cuộc họp của bạn, giúp việc lên lịch dễ dàng hơn. Các nhiệm vụ định kỳ sẽ tự động hiển thị, phù hợp với các cuộc họp giao ban, tính lương hoặc bất kỳ công việc nào lặp lại. Các nhóm sử dụng chế độ xem tháng để cân bằng khối lượng công việc trước khi nhận các yêu cầu mới. Đây là cách đơn giản nhất để trả lời câu hỏi "việc nào đến hạn trong tuần này" mà không cần mở từng dự án.

Trên thực tế, người quản lý vận hành sẽ cắt giảm chi phí lương định kỳ và báo cáo Bạn chỉ cần thêm nhiệm vụ vào lịch một lần. Mỗi tháng, chúng sẽ tự động xuất hiện mà không cần ai tạo lại, được đồng bộ hóa bên cạnh các cuộc họp thực tế thông qua Lịch Google. Chế độ xem tháng sẽ hiển thị xem tuần tới có chỗ cho yêu cầu khẩn cấp hay không.

Bước 1: Mở chế độ xem Lịch

Nhấp vào tab Chế độ xem lịch bên trong bất kỳ dự án nào.

Các nhiệm vụ có ngày tháng sẽ tự động hiển thị trên lịch.

Chuyển đổi giữa chế độ tháng và tuần để lên kế hoạch ở mức độ thu phóng phù hợp.

Bạn có thể chuyển đổi giữa chế độ xem ngày, tuần và tháng tùy thuộc vào khoảng thời gian bạn cần lên kế hoạch.

Bước 2: Thêm nhiệm vụ và sự kiện

Thêm các nhiệm vụ vào các ngày cụ thể để lên kế hoạch cho tuần tới.

Nhấp vào bất kỳ ngày nào để thêm cuộc họp hoặc lời nhắc nhở.

Sử dụng mã màu để phân loại theo dự án giúp dễ dàng theo dõi nhiều dự án khác nhau.

Tô màu các sự kiện theo dự án để một tuần bận rộn trở nên dễ nắm bắt hơn chỉ trong nháy mắt.

Đây là giao diện của lịch:

✓ Điểm kiểm tra: Giờ đây, các hạn chót của bạn được hiển thị trên một lịch duy nhất.

Bước 3: Thiết lập các nhiệm vụ định kỳ

Đánh dấu các tác vụ định kỳ để chúng tự động lặp lại mà không cần thao tác thủ công.

Đây là công cụ lý tưởng cho các báo cáo hàng tuần hoặc các cuộc kiểm tra định kỳ.

Thay đổi lịch bằng cách kéo tác vụ đến ngày mới.

Chỉ cần kết nối Google Calendar một lần và ProofHub sẽ giúp cả hai hệ thống luôn đồng bộ từ đó trở đi.

Lịch dùng chung giúp toàn bộ nhóm hỗ trợ nắm rõ tiến độ dự án.

Các nhóm biên tập nội dung lên kế hoạch lịch xuất bản trước nhiều tuần.

Các nhiệm vụ định kỳ bao gồm báo cáo hàng tuần và các cuộc họp thường kỳ.

Tính năng đồng bộ lịch Google giúp giữ các kế hoạch cá nhân luôn hiển thị trên cùng một giao diện.

Các phương pháp tốt nhất để sử dụng chế độ xem lịch

Hãy tận dụng tối đa công cụ lịch của bạn:

• Thiết lập các tác vụ định kỳ cho bất cứ việc gì cần lặp lại để bạn không bao giờ phải tạo lại chúng bằng tay.
• Hãy lên lịch trực tiếp vào thời gian tập trung cao độ trên lịch để bảo vệ quá trình làm việc hiệu quả.
• Hãy kiểm tra chế độ xem theo tháng trước khi chấp nhận các hạn chót mới để tránh bị quá tải.

Hướng dẫn sử dụng chế độ xem thư viện ProofHub

Tôi xem Cho phép bạn chỉ tập trung vào các nhiệm vụ được giao trong mỗi dự án.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Me View tập hợp tất cả những việc được giao cho bạn vào một danh sách cá nhân duy nhất.

Nó sẽ lấy các nhiệm vụ từ mọi dự án mà bạn tham gia.

Khi công việc của bạn diễn ra ở nhiều nơi, tầm nhìn này sẽ giúp giảm bớt sự ồn ào.

Chế độ Xem Cá Nhân (Me View) loại bỏ mọi thứ không thuộc về bạn và chỉ hiển thị các nhiệm vụ của bạn trên tất cả các dự án. Thay vì mở từng dự án để tìm công việc của mình, bạn sẽ có một danh sách tập trung được sắp xếp theo ngày bắt đầu và ngày đến hạn. Nó tập hợp các cập nhật nhiệm vụ, nhắc nhở và phê duyệt đang chờ bạn vào một nơi duy nhất. Những người đang quản lý nhiều dự án bắt đầu buổi sáng của họ ở đây để lên kế hoạch cho ngày. Vì nó bao quát toàn bộ tài khoản, nên không có việc gì được giao cho bạn bị bỏ sót trong một dự án nào đó. Đây là thứ gần giống nhất với danh sách việc cần làm cá nhân được xây dựng từ công việc thực tế mà ProofHub cung cấp.

Trên thực tế, một lập trình viên phụ trách bốn dự án mở Me View lúc 9 giờ sáng và thấy tất cả các nhiệm vụ đang chờ họ. Họ sắp xếp theo ngày đến hạn, xử lý hai nhiệm vụ cần phê duyệt nhanh và bắt đầu nhiệm vụ khẩn cấp nhất. Không có dự án nào bị bỏ quên vì không có gì nằm ngoài danh sách này.

Bước 1: Mở chế độ xem

Nhấp vào "Tôi" trên menu phía trên để xem chế độ xem cá nhân của bạn.

Không cần phải chọn dự án cụ thể; nó bao gồm tất cả các dự án.

Đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành trực tiếp từ danh sách này.

Mở mục "Xem trước" ngay khi cần và bạn sẽ thấy tất cả các nhiệm vụ được giao mà không cần phải tìm kiếm.

Bước 2: Xem lại các nhiệm vụ của bạn

Xem danh sách công việc của bạn được tổng hợp từ tất cả các dự án ở cùng một nơi.

Mỗi nhiệm vụ vẫn liên kết trở lại với dự án mẹ của nó.

Sắp xếp theo hạn chót để công việc khẩn cấp nhất nằm ở đầu.

Sắp xếp theo ngày đến hạn để danh sách công việc khẩn cấp nhất được hiển thị ở đầu.

Đây là giao diện của "Tôi xem":

✓ Điểm kiểm tra: Bạn chỉ nhìn thấy tác phẩm của chính mình, không bị xáo trộn.

Bước 3: Sắp xếp lại theo mức độ ưu tiên

Kéo thả các nhiệm vụ để sắp xếp lại thứ tự theo mức độ quan trọng của chúng trong ngày hôm nay.

ProofHub cho phép bạn sắp xếp lại thứ tự các nhiệm vụ bằng cách kéo và thả.

Bạn có thể chuyển sang chế độ xem dự án từ bất kỳ tác vụ nào khi cần toàn bộ ngữ cảnh.

Hãy xóa các mục ngay khi hoàn thành để danh sách phản ánh chính xác những gì còn lại.

Me View rất tiện dụng cho các thành viên nhóm đang phải xử lý công việc trên nhiều dự án khác nhau.

Các cộng tác viên cá nhân bắt đầu ngày làm việc của họ trong Chế độ xem cá nhân (Me View).

Nó trả lời một câu hỏi. câu hỏiTôi nên làm việc gì bây giờ?

Không cần phải chuyển đổi giữa các dự án để tìm danh sách công việc của riêng bạn.

Các phương pháp tốt nhất dành cho tôi

Biến Me View thành chiếc xe bạn sử dụng hàng ngày:

• Hãy bắt đầu mỗi ngày bằng việc ghi nhớ những thông tin này trước khi bắt tay vào từng dự án riêng lẻ.
• Hãy sử dụng nó để phân loại và phê duyệt các đề cập, tránh để đồng đội phải chờ đợi.
• Sắp xếp lại theo thứ tự ưu tiên khi thời hạn thay đổi để bạn tập trung vào công việc.

Hướng dẫn sử dụng dự án ProofHub

Dự án Cho phép bạn tạo và quản lý nhiều dự án từ một nền tảng tập trung duy nhất.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Dự án là nơi chứa các nhiệm vụ, tệp tin, cuộc trò chuyện và báo cáo của bạn.

Bạn có thể chạy không giới hạn số lượng dự án mà không phải trả thêm phí cho mỗi dự án.

Đây là nền tảng cốt lõi của việc quản lý dự án trong ProofHub.

Dự án là nơi chứa đựng mọi nhiệm vụ, tệp tin, cuộc thảo luận và báo cáo cho một công việc. Bạn có thể tạo và quản lý nhiều dự án cùng một lúc, mỗi dự án có thành viên, danh sách nhiệm vụ và tiến độ riêng. Mẫu dự án cho phép bạn chuẩn hóa quy trình làm việc để các dự án định kỳ luôn bắt đầu theo cùng một cách. Với số lượng dự án không giới hạn trên cả hai gói dịch vụ, bạn sẽ không bao giờ phải hạn chế số lượng dự án hoặc xóa công việc cũ để tạo chỗ trống. Mỗi dự án lưu trữ chi tiết của nó trên một nền tảng tập trung, vì vậy tệp tin, cuộc trò chuyện và tiến độ đều được hiển thị cùng nhau. Quản lý dự án theo cách này có nghĩa là nhóm hỗ trợ và khách hàng luôn tìm thấy thông tin cần thiết ở cùng một nơi.

Trên thực tế, một công ty tư vấn có thể tạo một dự án mới cho khách hàng từ một mẫu đã lưu chỉ trong chưa đầy một phút. Danh sách nhiệm vụ, các mốc thời gian và thư mục được chuẩn bị sẵn, vì vậy công việc có thể bắt đầu ngay trong ngày. Khi dự án hoàn tất, nó được lưu trữ cùng với các báo cáo được giữ nguyên vẹn để tham khảo trong tương lai.

Bước 1: Tạo dự án mới

Nhấp vào 'Thêm dự án mới' và đặt tên rõ ràng cho dự án.

Một cái tên rõ ràng sẽ giúp nhóm tìm thấy nó dễ dàng hơn sau này.

Lưu trữ các dự án đã hoàn thành để giữ cho danh sách của bạn gọn gàng.

Đặt tên dự án một cách nhất quán để công cụ tìm kiếm có thể tìm thấy đúng dự án khi bạn chạy nhiều dự án cùng lúc.

Bước 2: Áp dụng mẫu

Sử dụng các mẫu dự án để chuẩn hóa quy trình làm việc lặp đi lặp lại.

Các mẫu sao chép danh sách công việc và các giai đoạn để bạn bắt đầu nhanh chóng.

Sao chép dự án để tái sử dụng cấu trúc của nó cho khách hàng tiếp theo.

Hãy bắt đầu từ một mẫu dự án để tránh phải xây dựng lại danh sách công việc tương tự mỗi lần.

Đây là hình ảnh khu vực dự án:

✓ Điểm kiểm tra: Dự án mới của bạn đã xuất hiện trong danh sách dự án của bạn.

Bước 3: Mời nhóm của bạn

Thêm thành viên nhóm và phân công vai trò tùy chỉnh cho từng dự án.

Xây dựng quy trình làm việc tùy chỉnh phù hợp với quy trình cụ thể của bạn.

Chỉ định người quản lý dự án cho từng dự án để đảm bảo trách nhiệm được xác định rõ ràng.

Thêm các thành viên nhóm phù hợp ngay từ đầu để thông báo đến được với mọi người ngay từ ngày đầu tiên.

Bao gồm số lượng người dùng không giới hạn có nghĩa là bạn có thể mở rộng quy mô quản lý dự án mà không cần lo lắng về số lượng người dùng.

Các công ty tư vấn thường lập ra một dự án mới cho mỗi khách hàng mới.

Các mẫu dự án luôn sao chép cấu trúc đã được chứng minh hiệu quả.

Số lượng dự án không giới hạn đồng nghĩa với việc tăng trưởng sẽ không bao giờ làm tăng chi phí của bạn.

Các phương pháp thực hành tốt nhất cho dự án

Quản lý nhiều dự án cùng lúc mà không bị gián đoạn:

• Hãy tạo các mẫu cho các loại dự án phổ biến nhất của bạn để tiết kiệm thời gian thiết lập.
• Lưu trữ các dự án đã hoàn thành thay vì xóa chúng để các báo cáo vẫn được giữ nguyên vẹn.
• Hãy duy trì một kiểu đặt tên thống nhất để cả nhóm có thể nhanh chóng xem qua danh sách dự án.

Hướng dẫn sử dụng tính năng theo dõi thời gian ProofHub

Theo dõi thời gian Cho phép bạn theo dõi thời gian dành cho từng nhiệm vụ theo cách thủ công hoặc bằng bộ đếm thời gian tích hợp sẵn.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Hệ thống theo dõi thời gian ghi lại thời gian thực tế công việc cần thực hiện.

Bạn có thể chạy bộ đếm thời gian trực tiếp hoặc ghi lại số giờ thủ công sau đó.

Những giờ đó được ghi vào bảng chấm công và báo cáo thời gian để phân tích.

Tính năng theo dõi thời gian trong ProofHub hoạt động theo hai cách: bộ đếm thời gian trực tiếp cho công việc đang diễn ra và nhập liệu thủ công cho thời gian đã ghi lại sau đó. Bạn có thể đặt ước tính thời gian cho mỗi nhiệm vụ, sau đó so sánh chúng với số giờ thực tế để xem dự án bị chậm tiến độ ở đâu. ProofHub tổng hợp các mục nhập này vào bảng chấm công và báo cáo thời gian mà bạn có thể lọc theo người hoặc dự án. Các nhóm theo dõi thời gian dành cho nhiệm vụ của từng thành viên, điều này giúp việc lập hóa đơn và lập kế hoạch năng lực trở nên cụ thể hơn. Vì bộ đếm thời gian nằm ngay trên nhiệm vụ, việc chuyển đổi công việc chỉ cần một cú nhấp chuột và không có gì bị bỏ sót. Qua nhiều tuần, dữ liệu này cho thấy công việc nào thực sự chiếm nhiều thời gian trong lịch trình.

Trên thực tế, nhà thiết kế bắt đầu tính giờ khi mở một nhiệm vụ và dừng lại khi chuyển sang nhiệm vụ khác. Cuối tháng, bảng chấm công sẽ thể hiện chính xác thời gian mỗi khách hàng đã sử dụng. Việc lập hóa đơn trở nên đơn giản hơn thay vì phải đoán mò.

Bước 1: Mở một nhiệm vụ

Chọn nhiệm vụ bạn muốn theo dõi.

Thời gian luôn gắn liền với một nhiệm vụ cụ thể, chứ không phải toàn bộ dự án.

Kiểm tra bảng chấm công hàng tuần để xem giờ làm việc thực sự được sử dụng vào việc gì.

Hãy đặt ra ước tính thời gian trước khi bắt đầu công việc để báo cáo có cơ sở để so sánh.

Bước 2: Bắt đầu bộ đếm thời gian

Bấm nút bắt đầu, hoặc ghi lại số giờ làm việc thủ công sau khi công việc hoàn tất.

Thời gian làm việc của mỗi thành viên trong nhóm được ghi lại riêng biệt.

So sánh thời gian thực tế ghi nhận với thời gian ước tính cho từng nhiệm vụ.

Bắt đầu bộ đếm thời gian từ thẻ tác vụ và nó sẽ tiếp tục chạy cho đến khi bạn dừng hoặc chuyển đổi.

Đây là giao diện theo dõi thời gian:

✓ Điểm kiểm tra: Số giờ đã ghi nhận sẽ hiển thị trên nhiệm vụ và trong bảng chấm công.

Bước 3: Lập dự toán thời gian

Thêm ước tính thời gian để dễ dàng so sánh số giờ thực tế.

ProofHub sau đó hiển thị ước tính so với thực tế cạnh nhau.

Xuất báo cáo thời gian để lập hóa đơn hoặc lập kế hoạch năng lực.

Xuất bảng chấm công vào cuối tháng để cung cấp cho bộ phận tài chính số liệu chính xác, theo từng dự án.

Việc theo dõi thời gian chính xác sẽ cung cấp dữ liệu chi tiết cho các báo cáo mà bạn sẽ sử dụng để lập hóa đơn cho khách hàng.

Người làm việc tự do Theo dõi số giờ làm việc có thể tính phí cho mỗi nhiệm vụ của khách hàng.

Các nhà quản lý sử dụng dữ liệu để cân bằng việc phân bổ nguồn lực.

Bảng chấm công biến những phỏng đoán thành những con số rõ ràng, có thể chứng minh được.

Các phương pháp tốt nhất để theo dõi thời gian

Hãy tận dụng tối đa công sức theo dõi thời gian:

• Thêm ước tính vào mỗi nhiệm vụ để báo cáo so sánh kế hoạch với thực tế.
• Khuyến khích nhóm theo dõi tiến độ ngay trong quá trình thực hiện thay vì dựng lại kết quả sau nhiều giờ.
• Xem xét báo cáo thời gian hàng tuần để phát hiện những công việc bị chậm tiến độ ngoài giờ làm việc.

Hướng dẫn sử dụng báo cáo ProofHub

Báo cáo Cho phép bạn tạo báo cáo chi tiết về tiến độ dự án và hiệu quả làm việc của nhóm.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Báo cáo biến các thông tin cập nhật công việc thô thành những con số mà bạn có thể dựa vào để hành động.

ProofHub cung cấp năm loại báo cáo, bao gồm cả thông tin chi tiết về theo dõi thời gian.

Bạn cũng có thể tạo các báo cáo tùy chỉnh dựa trên các chỉ số mà bạn quan tâm.

ProofHub cung cấp năm loại báo cáo, bao gồm tiến độ, thời gian, khối lượng công việc và phân bổ nguồn lực. Báo cáo khối lượng công việc cho thấy ai đang quá tải và ai còn thời gian, giúp bạn phân bổ công việc một cách công bằng. Báo cáo tùy chỉnh cho phép bạn chọn chính xác các trường thông tin bạn quan tâm và chuyển đổi dữ liệu hoạt động thô thành thông tin chi tiết hữu ích cho dự án. Báo cáo chi tiết về tiến độ dự án cung cấp cho người quản lý dự án cái nhìn rõ ràng mà không cần phải liên tục hỏi han từng người để cập nhật thông tin. Vì dữ liệu được lấy trực tiếp từ các nhiệm vụ và mục nhập thời gian, nên các con số luôn được cập nhật liên tục. Các nhóm sử dụng những báo cáo này trong các buổi họp với khách hàng để thể hiện tiến độ dựa trên bằng chứng chứ không phải ý kiến ​​cá nhân.

Trên thực tế, trưởng nhóm sẽ xem báo cáo khối lượng công việc trước khi giao tính năng mới. Họ phát hiện ra rằng một kỹ sư đã quá tải và sẽ chuyển công việc đó cho người khác. Báo cáo tiến độ tùy chỉnh sau đó được gửi thẳng vào email hàng tuần cho khách hàng.

Bước 1: Mở mục Báo cáo

Nhấp vào "Báo cáo" từ menu chính.

Báo cáo tổng hợp dữ liệu từ tất cả các dự án của bạn.

Lọc bất kỳ báo cáo nào theo phạm vi ngày để nghiên cứu một sprint cụ thể.

Hãy chọn loại báo cáo trả lời câu hỏi của bạn trước khi điều chỉnh các bộ lọc.

Bước 2: Chọn loại báo cáo

Bạn có thể lựa chọn từ năm loại báo cáo khác nhau, bao gồm cả báo cáo chi tiết về theo dõi thời gian làm việc.

Báo cáo khối lượng công việc cho thấy ai đang quá tải và ai còn dư khả năng.

Thêm các trường tùy chỉnh làm cột báo cáo để cung cấp thêm ngữ cảnh.

Tạo báo cáo tùy chỉnh một lần, sau đó tái sử dụng chúng mỗi tuần mà không cần tạo lại.

Đây là giao diện của các tính năng báo cáo:

✓ Điểm kiểm tra: Báo cáo của bạn được trình bày kèm theo biểu đồ và số liệu.

Bước 3: Xây dựng báo cáo tùy chỉnh

Tạo báo cáo tùy chỉnh để hiển thị dữ liệu cần thiết.

Hãy lưu chúng lại để lần sau chỉ cần một cú nhấp chuột là có thể xem lại.

Chia sẻ liên kết báo cáo đã lưu với các bên liên quan cần cập nhật thông tin.

Lên lịch để nhận báo cáo vào hộp thư đến của bạn, đảm bảo việc xem xét diễn ra đúng thời hạn.

Các tính năng báo cáo của ProofHub biến các bản cập nhật nhiệm vụ thô thành những thông tin chi tiết hữu ích cho dự án.

Trưởng nhóm đọc báo cáo khối lượng công việc trước khi giao việc mới.

Các báo cáo tùy chỉnh trả lời chính xác những câu hỏi mà khách hàng đặt ra.

Có năm loại báo cáo bao gồm báo cáo về tiến độ, thời gian và hiệu suất của nhóm.

Các phương pháp tốt nhất để lập báo cáo

Đưa ra quyết định dựa trên các báo cáo của bạn:

• Kiểm tra báo cáo khối lượng công việc trước khi giao việc mới để tránh tình trạng nhân viên kiệt sức.
• Hãy lưu các báo cáo tùy chỉnh cho các đợt đánh giá định kỳ thay vì tạo lại chúng từ đầu.
• Kết hợp báo cáo thời gian với báo cáo tiến độ để so sánh nỗ lực với kết quả đạt được.

Hướng dẫn sử dụng ghi chú ProofHub

Ghi chú Cho phép bạn lưu trữ thông tin liên quan đến dự án và biên bản cuộc họp ở cùng một nơi.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Ghi chú cung cấp không gian cho mỗi dự án để lưu trữ tài liệu và quyết định.

Bạn có thể sử dụng chúng để ghi biên bản cuộc họp, tóm tắt hoặc làm tài liệu tham khảo.

Mọi thông tin đều có thể tìm kiếm được nên chi tiết sẽ không bao giờ bị mất trong cuộc trò chuyện.

Ghi chú cung cấp cho mỗi dự án một nơi để lưu trữ những thông tin không thể gói gọn trong một nhiệm vụ. Bạn có thể lưu giữ biên bản cuộc họp, tóm tắt và thông tin liên quan đến dự án ở nơi mà cả nhóm đều có thể tìm thấy. Ghi chú nằm trong dự án, vì vậy chúng luôn được liên kết với công việc thay vì phân tán trên nhiều ứng dụng khác nhau. Các nhóm sử dụng chúng như một cuốn wiki sống động, cập nhật các quyết định khi dự án phát triển. Vì ghi chú chia sẻ cùng một nền tảng tập trung với nhiệm vụ và trò chuyện, nên không có thông tin quan trọng nào bị ẩn trong hộp thư đến của ai đó. Các thành viên mới có thể nhanh chóng nắm bắt công việc bằng cách đọc ghi chú thay vì hỏi han xung quanh.

Trên thực tế, một dự án bắt đầu bằng một bản tóm tắt được lưu lại dưới dạng ghi chú mà mọi người đều có thể đọc. Các quyết định từ mỗi cuộc họp được ghi chú lại cùng với ngày tháng, do đó lịch sử được lưu giữ ở một nơi. Người mới tham gia đọc ghi chú và bỏ qua một tuần hỏi đáp bổ sung.

Bước 1: Mở mục Ghi chú

Nhấp vào 'Ghi chú' bên trong bất kỳ dự án nào.

Ghi chú được đặt cạnh nhiệm vụ, giúp bạn luôn nắm bắt được ngữ cảnh.

Hãy nhắc đến một đồng đội trong ghi chú để kéo họ vào cuộc thảo luận.

Hãy tạo một ghi chú riêng cho mỗi chủ đề để biên bản cuộc họp và tóm tắt không bị lẫn lộn.

Bước 2: Tạo chủ đề ghi chú

Gom nhóm các ghi chú liên quan theo chủ đề để dễ dàng chia sẻ tệp.

Việc phân chủ đề giúp sắp xếp các dự án dài hạn một cách hiệu quả theo thời gian.

Ghim những ghi chú thường dùng nhất để chúng luôn nằm ở đầu trang.

Định dạng với tiêu đề và danh sách để các ghi chú dài vẫn dễ đọc lướt.

Đây là giao diện khu vực ghi chú:

✓ Điểm kiểm tra: Ghi chú của bạn được lưu ngay lập tức và luôn có thể tìm kiếm được.

Bước 3: Thêm thông tin chi tiết và tệp tin

Soạn thảo biên bản cuộc họp và đính kèm tài liệu cho nhóm.

Các thành viên trong nhóm có thể bình luận để giữ cho việc giao tiếp nhóm luôn đúng ngữ cảnh.

Đính kèm các tệp tham chiếu để mọi thứ nằm cạnh nhau. chữ.

Liên kết các nhiệm vụ có liên quan từ một ghi chú để ngữ cảnh và hành động được đặt cạnh nhau.

Ghi chú giúp tổ chức giao tiếp nhóm song song với các cuộc trò chuyện nhóm và trò chuyện thời gian thực.

Các nhóm lưu trữ các bản tóm tắt, quyết định và biên bản cuộc họp dưới dạng ghi chú.

Bình luận theo luồng giúp giữ phản hồi gắn liền với ngữ cảnh phù hợp.

Trong những cuộc trò chuyện nhóm diễn ra nhanh chóng, chẳng có điều gì quan trọng bị chôn vùi cả.

Các phương pháp tốt nhất để ghi chú

Tránh để ghi chú trở nên lộn xộn:

• Hãy giữ lại một ghi chú duy nhất làm nguồn thông tin chính xác cho toàn bộ dự án, phục vụ cho việc ra quyết định.
• Ghi ngày tháng vào biên bản cuộc họp để nhóm có thể dễ dàng theo dõi thời điểm các cuộc gọi được thực hiện.
• Xem lại ghi chú khi kết thúc dự án để nắm bắt những bài học kinh nghiệm cho vòng tiếp theo.

Mẹo và phím tắt hữu ích cho ProofHub Pro

Sau hơn một năm sử dụng ProofHub, đây là những lời khuyên hữu ích nhất của tôi để giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả hơn.

Những thói quen nhỏ như thế này sẽ tích lũy dần qua nhiều dự án.

Phím tắt

Những phím tắt này giúp giảm số lần nhấp chuột trong một ngày bận rộn.

Hoạt động	Phím tắt
Thêm tác vụ nhanh	Nhấn N
Tìm kiếm toàn cầu mở	Nhấn /
Chuyển đến trang của tôi	Nhấn phím M
Bắt đầu bộ hẹn giờ tác vụ	Nhấn T

Những tính năng ẩn mà hầu hết mọi người bỏ lỡ

Những tiện ích bổ sung này thoạt nhìn có vẻ bình thường nhưng lại mang lại hiệu quả nhanh chóng.

• Các trường tùy chỉnh: Thêm các trường tùy chỉnh vào bất kỳ tác vụ nào để theo dõi dữ liệu mà chế độ xem mặc định ẩn đi.
• Nhãn tùy chỉnh: Sử dụng nhãn tùy chỉnh để gắn thẻ nhiệm vụ và lọc dữ liệu liên quan một cách nhanh chóng.
• Trò chuyện nhóm: Hãy bắt đầu các cuộc trò chuyện nhóm ngay cạnh nhiệm vụ để việc giao tiếp nhóm luôn được thực hiện theo ngữ cảnh.
• Vai trò tùy chỉnh: Thiết lập các vai trò tùy chỉnh để cấp cho nhân viên hỗ trợ ưu tiên quyền truy cập chính xác mà họ cần.
• Video hướng dẫn: ProofHub cung cấp các video hướng dẫn tích hợp sẵn, giúp người dùng mới bỏ qua quá trình học tập dài dòng.

Xây dựng quy trình làm việc hàng ngày

Các nhóm tận dụng tối đa ProofHub đều thực hiện cùng một quy trình ngắn mỗi ngày.

Trước tiên, hãy mở chế độ "Xem Tôi" để xem danh sách các nhiệm vụ của bạn trên nhiều dự án khác nhau.

Quy trình phê duyệt nhanh chóng và cập nhật nhiệm vụ rõ ràng giúp các thành viên trong nhóm hỗ trợ không phải chờ đợi.

Sau đó, hãy bắt đầu bấm giờ cho nhiệm vụ quan trọng nhất và để phần mềm theo dõi thời gian chạy ngầm.

Kết thúc ngày bằng việc kiểm tra các báo cáo chi tiết để ngày mai bắt đầu với cái nhìn rõ ràng về tiến độ dự án.

Những lỗi thường gặp cần tránh khi sử dụng ProofHub

Một vài thói quen cản trở các nhóm mới khi họ bắt đầu sử dụng ProofHub.

Tránh bốn điều này và hệ thống của bạn sẽ luôn sạch sẽ trong nhiều tháng.

Sai lầm số 1: Nhồi nhét mọi thứ vào một dự án.

Người dùng mới thường gom những công việc không liên quan vào cùng một dự án.

Sai lầm #2: Bỏ qua sự phụ thuộc giữa các tác vụ

Chỉ riêng ngày tháng không thể hiện được mối liên hệ giữa các nhiệm vụ.

Sai lầm số 3: Bỏ qua việc ước tính thời gian

Nếu thiếu các ước tính, báo cáo của bạn sẽ không có cơ sở để so sánh.

Sai lầm số 4: Cấp quyền truy cập như nhau cho tất cả mọi người.

Việc xin phép xây dựng căn hộ trở nên phức tạp hơn khi khách hàng và nhà thầu tham gia vào dự án.

Khắc phục sự cố ProofHub

Ngay cả với giao diện trực quan, một vài vấn đề vẫn phát sinh khi các nhóm bắt đầu sử dụng.

Đây là những vấn đề tôi thường gặp nhất khi hỗ trợ người dùng mới.

Mỗi trường hợp đều có cách khắc phục nhanh chóng, chỉ mất chưa đến một phút.

Vấn đề: Các thành viên nhóm không thể xem được dự án.

Gây ra: Vai trò tùy chỉnh của họ không bao gồm quyền truy cập vào dự án đó.

Sửa chữa: Mở cài đặt dự án, sau đó thêm các thành viên nhóm và thiết lập vai trò phù hợp.

Hãy kiểm tra kỹ xem người đó có được mời tham gia dự án hay chỉ được mời tham gia tài khoản.

Vấn đề: Bộ đếm thời gian không lưu lại số giờ đã ghi lại.

Gây ra: Bộ đếm thời gian được khởi động bên ngoài một tác vụ cụ thể.

Sửa chữa: Luôn bắt đầu bộ đếm thời gian từ bên trong một tác vụ để việc theo dõi thời gian được gắn kết chính xác.

Nếu vẫn còn thiếu giờ làm, hãy nhập thủ công từ tab thời gian của nhiệm vụ.

Vấn đề: Thông báo gây cảm giác quá tải

Gây ra: Thông báo mặc định bao gồm mọi cập nhật nhiệm vụ trên tất cả các dự án.

Sửa chữa: Mở cài đặt thông báo và tùy chỉnh cảnh báo để chỉ những cập nhật liên quan mới đến với bạn.

Thông báo tùy chỉnh giúp bạn luôn được cập nhật thông tin mà không làm ngập hộp thư đến.

Vấn đề: Các tác vụ định kỳ không hiển thị.

Gây ra: Nhiệm vụ này được tạo ra như một nhiệm vụ chỉ thực hiện một lần thay vì nhiệm vụ định kỳ.

Sửa chữa: Mở tác vụ, thiết lập chế độ lặp lại và chọn khoảng thời gian phù hợp với lịch trình của bạn.

Các nhiệm vụ định kỳ sau đó sẽ tự động xuất hiện trên lịch mà không cần ai tạo lại.

Vấn đề: Lịch Google không đồng bộ

Gây ra: Kết nối lịch chưa được ủy quyền hoặc đã hết hạn.

Sửa chữa: Kết nối lại Lịch Google từ các tích hợp để các hạn chót của ProofHub hiển thị bên cạnh các cuộc họp của bạn.

Sau khi liên kết, việc lên lịch sẽ dễ dàng hơn vì cả hai lịch đều được đồng bộ hóa.

📌 Ghi chú: Nếu không có giải pháp nào trong số này khắc phục được sự cố của bạn, hãy liên hệ với bộ phận hỗ trợ của ProofHub.

ProofHub là gì?

ProofHub Đây là phần mềm quản lý dự án tích hợp các nhiệm vụ, tệp và trò chuyện vào một nền tảng tập trung duy nhất.

Hãy hình dung nó như một văn phòng duy nhất, nơi mọi dự án và cuộc trò chuyện đều diễn ra trong cùng một phòng.

Được thiết kế cho các nhóm có quy mô khác nhau, nó giúp bạn không cần phải sử dụng nhiều ứng dụng cùng lúc.

Nó kết hợp quản lý dự án và cộng tác nhóm để công việc và trao đổi diễn ra cùng một nơi.

Hãy xem đoạn video tổng quan ngắn này:

Nó bao gồm các tính năng chính sau:

• Góc nhìn từ bảng: Bảng Kanban giúp quản lý công việc một cách trực quan.
• Chế độ xem Gantt: Biểu đồ Gantt dùng để thể hiện tiến độ dự án và sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ.
• Theo dõi thời gian: Theo dõi thủ công và theo hẹn giờ với ước tính thời gian.
• Báo cáo: Năm loại báo cáo, bao gồm báo cáo tùy chỉnh và báo cáo khối lượng công việc.
• Trò chuyện trực tiếp: Trò chuyện nhóm và thảo luận theo chủ đề để cộng tác nhóm.
• Công cụ kiểm tra chính tả: Ghi chú vào tệp và quản lý các phiên bản để có phản hồi rõ ràng.

Nó cũng bổ sung các tính năng cộng tác như chia sẻ tệp, ghi chú và bình luận nhiệm vụ.

Thảo luận theo chủ đề giúp sắp xếp các cuộc trò chuyện một cách có hệ thống, đảm bảo cả nhóm luôn nắm bắt được thông tin.

Các mốc quan trọng cho phép bạn theo dõi các sự kiện và thời hạn của dự án mà không cần rời khỏi dự án.

ProofHub dành cho ai?

ProofHub phù hợp với các nhóm làm việc từ xa, các công ty quảng cáo và các bộ phận nội bộ quản lý nhiều dự án cùng lúc.

Vì mỗi gói đều bao gồm số lượng người dùng không giới hạn, nên nó phù hợp với các nhóm đang phát triển mà không muốn trả phí tăng theo từng người dùng.

Các nhóm phát triển phần mềm sử dụng biểu đồ Gantt và mối quan hệ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ để lập kế hoạch phát hành, trong khi bộ phận tiếp thị và vận hành dựa vào bảng và lịch.

Nếu công việc hiện tại của bạn nằm rải rác trên nhiều ứng dụng và chuỗi email khác nhau, ProofHub sẽ giúp tập trung quản lý dự án và cộng tác nhóm vào một nơi duy nhất.

Để biết thông tin chi tiết đầy đủ, vui lòng xem phần sau: Đánh giá ProofHub.

Bảng giá ProofHub

Đây là giá của ProofHub vào năm 2026:

ProofHub không sử dụng cấu trúc giá tính theo từng người dùng, điều này khá hiếm gặp trong lĩnh vực này.

Thay vì phải mua thêm các gói dành cho nhóm và các gói bổ sung theo từng người dùng khi tuyển dụng, bạn chỉ cần trả một mức giá cố định bao gồm số lượng người dùng không giới hạn.

Điều đó giúp việc lập ngân sách trở nên dễ dự đoán: cùng một gói giá áp dụng cho nhóm từ năm đến năm mươi người mà không cần gia hạn đột xuất.

Kế hoạch	Giá	Tốt nhất cho
Thiết yếu	45 đô la/tháng	Các nhóm nhỏ muốn sử dụng không giới hạn người dùng.
Kiểm soát tối thượng	89 đô la/tháng	Các nhóm đang phát triển cần các vai trò tùy chỉnh và hạn chế về quyền sở hữu trí tuệ.

Dùng thử miễn phí: Vâng, bạn có thể dùng thử miễn phí gói Ultimate Control trong 14 ngày.

Đảm bảo hoàn tiền: ProofHub tính phí theo mức giá cố định, và các tổ chức phi lợi nhuận được giảm giá 40%.

Gói Essential có giá 45 đô la mỗi tháng và vẫn bao gồm số lượng người dùng không giới hạn.

Gói Ultimate Control có giá 89 đô la mỗi tháng khi thanh toán hàng năm.

Cả hai gói giá đều bao gồm số lượng người dùng không giới hạn, vì vậy giá sẽ không thay đổi khi nhóm của bạn phát triển.

Không có gói miễn phí, nhưng bản dùng thử cho phép bạn trải nghiệm Ultimate Control trước khi quyết định mua.

Bạn có thể thanh toán theo tháng hoặc theo năm, trong đó thanh toán hàng năm sẽ tiết kiệm chi phí hơn.

💰 Giá trị tốt nhất: Ultimate Control bổ sung các quy trình làm việc tùy chỉnh, trường tùy chỉnh và hỗ trợ ưu tiên cho các nhóm quản lý nhiều dự án.

So sánh ProofHub và các giải pháp thay thế

ProofHub so sánh với các đối thủ như thế nào? Dưới đây là bức tranh cạnh tranh:

Dụng cụ	Tốt nhất cho	Giá	Xếp hạng
ProofHub	Giá cố định, không giới hạn người dùng.	45 đô la/tháng	⭐ 4.6
Nhấp chuột lên	Không gian làm việc có thể tùy chỉnh	10 đô la/tháng	⭐ 4.5
Asana	Quản lý nhiệm vụ	13,49 đô la/tháng	⭐ 4.4
Trại căn cứ	Giá cố định đơn giản	15 đô la/tháng	⭐ 4.3
Thứ hai	Quy trình làm việc trực quan	12 đô la/tháng	⭐ 4.5
Wrike	Báo cáo doanh nghiệp	10 đô la/tháng	⭐ 4.3

Lựa chọn nhanh:

• Tốt nhất tổng thể: ProofHub — giá cố định với số lượng người dùng không giới hạn.
• Ngân sách tốt nhất: ClickUp — gói miễn phí hào phóng dành cho các nhóm nhỏ.
• Phù hợp nhất cho người mới bắt đầu: Basecamp — giao diện trực quan, dễ làm quen.
• Tốt nhất cho phát triển phần mềm: Wrike — các tính năng báo cáo chuyên sâu dành cho các nhóm kỹ thuật.

🎯 Các lựa chọn thay thế cho ProofHub

Bạn đang tìm kiếm các lựa chọn thay thế cho ProofHub? Dưới đây là những lựa chọn hàng đầu:

• 🚀 ClickUp: Ứng dụng này tích hợp các tính năng quản lý dự án và trường tùy chỉnh, với gói miễn phí phù hợp với các nhóm làm việc từ xa quy mô nhỏ.
• ⚡ Asana: Khả năng quản lý công việc mạnh mẽ và chi tiết dự án rõ ràng, tuy nhiên giá cả sẽ tăng theo số lượng người dùng khi nhóm của bạn phát triển.
• 💰 Trại căn cứ: Mức giá cố định và các công cụ cộng tác đơn giản giúp các nhóm dễ dàng sử dụng nếu muốn giảm thiểu thời gian thiết lập ban đầu.
• 🎨 Thứ hai: Các bảng màu sắc và quy trình làm việc tùy chỉnh giúp bạn hình dung tiến độ dự án trên nhiều dự án khác nhau.
• 🏢 Wrike: Các tính năng báo cáo cấp doanh nghiệp và công cụ phân bổ nguồn lực được xây dựng dành cho các nhóm hỗ trợ quy mô lớn.

Để xem danh sách đầy đủ, vui lòng xem trang của chúng tôi. Các lựa chọn thay thế cho ProofHub hướng dẫn.

⚔️ So sánh ProofHub

Dưới đây là cách ProofHub so sánh với từng đối thủ cạnh tranh:

• So sánh ProofHub và ClickUp: ProofHub thắng nhờ giá cố định và số lượng người dùng không giới hạn; ClickUp thắng nhờ khả năng tùy chỉnh cao và gói miễn phí.
• So sánh ProofHub và Asana: ProofHub có chi phí cố định tốt hơn Asana, trong khi Asana lại nhỉnh hơn về khả năng tích hợp và giao diện người dùng được trau chuốt hơn.
• So sánh ProofHub và Basecamp: ProofHub cung cấp nhiều chế độ xem và báo cáo chi tiết hơn; Basecamp đơn giản hóa mọi thứ cho các nhóm rất nhỏ.
• ProofHub so với Monday: ProofHub cung cấp tính năng theo dõi thời gian mà không tính thêm phí; Monday nổi bật với giao diện trực quan, kéo và thả. tự động hóa.
• So sánh ProofHub và Wrike: ProofHub thân thiện hơn với các nhóm không chuyên về kỹ thuật; Wrike dẫn đầu về phân tích nâng cao và kiểm soát doanh nghiệp.

Bắt đầu sử dụng ProofHub ngay bây giờ!

Bạn đã học cách sử dụng mọi tính năng chính của ProofHub:

• ✅ Tầm nhìn ra bảng
• ✅ Chế độ xem dạng bảng
• ✅ Chế độ xem Gantt
• ✅ Chế độ xem lịch
• ✅ Xem của tôi
• ✅ Dự án
• ✅ Theo dõi thời gian
• ✅ Báo cáo
• ✅ Ghi chú

Bước tiếp theo: Hãy chọn một tính năng và thử ngay bây giờ.

Hầu hết mọi người bắt đầu với Chế độ xem bảng để quản lý công việc.

Chỉ mất chưa đến 5 phút.

Câu hỏi thường gặp

ProofHub có tốt không?

Đúng vậy. ProofHub là một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ dành cho các nhóm thuộc mọi quy mô, tích hợp quản lý tác vụ, theo dõi thời gian và trò chuyện trực tuyến trên một nền tảng duy nhất với số lượng người dùng không giới hạn.

ProofHub có giá bao nhiêu?

ProofHub có hai gói giá: Essential với giá 45 đô la/tháng và Ultimate Control với giá 89 đô la/tháng (thanh toán hàng năm). Cả hai đều bao gồm số lượng người dùng không giới hạn, kèm theo bản dùng thử miễn phí 14 ngày.

ProofHub được dùng để làm gì?

ProofHub được sử dụng để quản lý nhiều dự án, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và duy trì liên lạc nhóm ở một nơi duy nhất, với tính năng chia sẻ tệp và báo cáo chi tiết.

ProofHub có dễ học không?

Đúng vậy. ProofHub có giao diện trực quan và dễ sử dụng. Các video hướng dẫn tích hợp sẵn giúp các thành viên mới trong nhóm nhanh chóng làm quen và bắt đầu quản lý dự án chỉ trong vài phút.

ProofHub có tốt hơn Asana không?

ProofHub vượt trội hơn Asana về giá cố định với số lượng người dùng không giới hạn, trong khi Asana cung cấp nhiều tích hợp hơn. Về chi phí cố định và tính năng theo dõi thời gian tích hợp sẵn, ProofHub mang lại giá trị tốt hơn.