Làm thế nào để sử dụng Hubdoc để tự động hóa việc nhập dữ liệu của bạn vào năm 2026?

Hướng dẫn nhanh

Hướng dẫn này bao gồm mọi tính năng của Hubdoc:

• Bắt đầu — Create your Hubdoc account and connect it to your accounting software
• Cách sử dụng tính năng tự động tìm nạp tài liệu — Pull bills and bank statements in without lifting a finger
• Cách sử dụng trích xuất dữ liệu thông minh — Read supplier names, dates, amounts, and invoice numbers from every file
• Hướng dẫn sử dụng tính năng tải ứng dụng di động dễ dàng — Snap photos of receipts at the counter instead of hoarding paper
• Cách sử dụng lưu trữ đám mây an toàn — Keep every file in the cloud behind bank-level 256-bit encryption
• Hướng dẫn sử dụng tính năng tích hợp với phần mềm kế toán — Sync your documents and data straight into Xero or QuickBooks Online
• Hướng dẫn sử dụng tính năng sắp xếp và lưu trữ tự động — Teach Hubdoc your rules once and let it file new uploads for you
• Cách sử dụng tài liệu có thể kiểm chứng — Attach a source document to every transaction your accountant reviews
• Cách sử dụng tính năng cộng tác người dùng — Give accountants, bookkeepers, and staff members the right access level
• Hướng dẫn sử dụng chức năng xuất và sao lưu tài liệu — Copy every file to Dropbox, Google Drive, or Box on a schedule

Thời gian cần thiết: 5 phút cho mỗi phim

Cũng trong hướng dẫn này: Mẹo chuyên nghiệp | Những lỗi thường gặp | Khắc phục sự cố | Chạy | Các lựa chọn thay thế

Tại sao nên tin tưởng hướng dẫn này?

I have used Hubdoc for two years across three client files. Every step here comes from real work, not vendor screenshots.

Hubdoc automates kế toán tasks and frees up time to focus on adding value to clients.

It reads your financial documents and hands the data to Xero.

That cuts the time spent typing receipts, bills, and expenses by hand.

Most people only ever upload receipts and stop there.

This guide shows you how to use Hubdoc properly, feature by feature.

Hướng dẫn sử dụng Hubdoc

This How to use Hubdoc tutorial walks through every feature step by step. You will go from an empty account to automatic filing.

Hubdoc

Stop retyping invoices and bills by hand. Hubdoc fetches your financial documents, extracts the data, and syncs it with Xero or QuickBooks Online. It is included free with most Xero plans.

THỬ HUBDOC NGAY →

ĐỌC TOÀN BỘ BÀI ĐÁNH GIÁ →

CÁC LỰA CHỌN THAY THẾ HUBDOC →

Hướng dẫn bắt đầu sử dụng Hubdoc

Before any feature works, you need to set up your Hubdoc account.

Quá trình này mất khoảng ba phút.

Here is my honest walkthrough video of the first session:

Bây giờ chúng ta hãy cùng phân tích từng bước.

Step 1: Create Your Hubdoc Organization

Log in to Xero and open the Hubdoc tile from your dashboard.

Creating the Hubdoc organization from Xero keeps both files linked correctly.

✓ Điểm kiểm tra: Kiểm tra của bạn hộp thư đến cho email xác nhận.

Bước 2: Mở Bảng điều khiển

Log in on desktop, or install the app on iOS và Android.

Đây là giao diện của bảng điều khiển:

✓ Điểm kiểm tra: You should see your empty document inbox.

Step 3: Find Your Hubdoc Email Address

Open Settings and copy the unique Hubdoc email address for your việc kinh doanh.

Forward any digital invoices and receipts straight to it.

Hướng dẫn sử dụng tính năng tự động tìm nạp tài liệu của Hubdoc

Tìm nạp tài liệu tự động lets you connect your banks and suppliers so bills arrive on their own.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Open the Connections Tab

Click Connections in the left menu of your Hubdoc account.

You will see a search box listing banks, utilities, and telecom suppliers.

Step 2: Link Each Supplier Account

Search the supplier, then enter the login you normally use.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: A green Connected badge appears beside the supplier name.

Step 3: Set the Fetch Frequency

Choose daily or weekly fetching for each connected account.

How to Use Hubdoc Smart Data Extractor

Trích xuất dữ liệu thông minh lets you skip manual data entry on invoices, bills, and receipts.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Open Any Uploaded Document

Click a document from your Hubdoc inbox.

The extracted fields sit on the right, beside the scanned image.

Step 2: Check the Extracted Fields

Compare supplier names, dates, amounts, and invoice numbers against the original.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: Every field matches the document, with no blank amounts.

Step 3: Correct Anything Wrong

Click any field and retype it, then hit Save.

How to Use Hubdoc Mobile App

Tải ứng dụng di động dễ dàng lets you upload digital and paper documents from your phone in seconds.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Install the Hubdoc App

Download Hubdoc from the App Store or Google Play.

Log in with the same email and password you use on desktop.

Step 2: Tap the Camera Icon

Point your phone at the receipt and hold steady.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: The receipt shows in your Hubdoc inbox within a minute.

Step 3: Confirm and Send

Review the crop, then tap Upload to finish the session.

Hướng dẫn sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây an toàn Hubdoc

Lưu trữ đám mây an toàn lets you store financial documents safely and search them from anywhere.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Open the Documents Tab

Click Documents to see everything stored in the cloud.

Files stay protected with 256-bit encryption and SSL/TLS technology.

Step 2: Use the Search Bar

Type a supplier name, amount, or date to find a file.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: Search returns the right file, and login now asks for a code.

Bước 3: Thiết lập xác thực hai yếu tố

Open Settings, then switch on two factor authentication for your login.

Hướng dẫn sử dụng tính năng tích hợp Hubdoc với phần mềm kế toán

Tích hợp với Kế toán Phần mềm lets you push data to connected integrations without touching a spreadsheet.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Open Integrations in Settings

Pick your accounting software from the list shown.

Hubdoc supports Xero, QuickBooks Online, Bill.com, and cloud storage services.

Step 2: Authorise the Connection

Log in to the accounting tool and approve access.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: The bill appears in Xero with the image attached.

Step 3: Publish a Document

Open a bill, choose the account, then click Publish.

Hướng dẫn sử dụng tính năng sắp xếp và lưu trữ tự động của Hubdoc

Sắp xếp và lưu trữ tự động lets you build a filing system by year, month, or document type.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Create Your Folders

Open Documents and add folders for year, month, or type.

Most people file by year first, then by supplier underneath.

Step 2: Move a Document Manually

Drag a bill into the folder where it belongs.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: The next bill from that supplier files itself.

Step 3: Let the Rules Build

Repeat for two or three bills from the same supplier.

Hướng dẫn sử dụng tài liệu Hubdoc có khả năng chống kiểm toán

Tài liệu chứng minh có thể kiểm toán lets you answer audit questions without digging through boxes.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Publish With the Image Attached

Leave the attachment toggle on when you publish a bill.

The scanned file travels with the transaction into your ledger.

Step 2: Check the Xero Record

Open the bill in Xero and click the paperclip icon.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: The Xero transaction shows the attached document preview.

Step 3: Reconcile the Bank Line

Match the payment and confirm the one click reconciliation suggestion.

Hướng dẫn sử dụng tính năng cộng tác người dùng Hubdoc

Hợp tác người dùng lets you share your books without handing over full control.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Open the Users Tab

Click Settings, then Users, then Invite User.

Invitations go out by email and expire after seven days.

Step 2: Choose an Access Level

Pick upload only for staff members, or standard for bookkeepers.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: The user shows as Pending, then Active once they accept.

Step 3: Send the Invite

Enter the email address and click Send.

Hướng dẫn sử dụng tính năng xuất và sao lưu tài liệu của Hubdoc

Xuất và sao lưu tài liệu lets you keep a second copy of your records outside Hubdoc.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Connect a Storage Service

In Integrations, pick Dropbox, Google Drive, or Box.

Hubdoc then mirrors your folder structure inside that service.

Step 2: Choose What Syncs

Select all documents, or limit the sync to chosen folders.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: The ZIP downloads and your cloud drive shows matching folders.

Step 3: Run a Bulk Export

Tick the files you want and click Download as ZIP.

Mẹo và phím tắt hữu ích của Hubdoc Pro

After two years of managing client files in Hubdoc, here are my best tips.

Phím tắt

These four shortcuts alone cut my review time in half.

Những tính năng ẩn mà hầu hết mọi người bỏ lỡ

• Bulk publish: Tick several bills, then publish them to Xero in one go.
• Quy định dành cho nhà cung cấp: Set a default account per supplier so coding happens on upload.
• Help centre: Click the Hubdoc blog logo in the help centre to reach setup guides.

Những lỗi thường gặp cần tránh trên Hubdoc

Mistake #1: Creating the Account Outside Xero

Mistake #2: Publishing Without Checking Amounts

Mistake #3: Letting Documents Pile Up

Khắc phục sự cố Hubdoc

Problem: Documents Are Not Syncing to Xero

Gây ra: The integration token expired, usually after a password change.

Sửa chữa: Open Settings, disconnect the integration, then reconnect and republish the stuck files.

Problem: Data Is Extracted Incorrectly

Gây ra: Poor lighting, creased paper, or a faded thermal receipt.

Sửa chữa: Retake the photo on a flat dark surface. Then correct the fields manually.

Problem: A Bank Connection Keeps Failing

Gây ra: The bank added two factor authentication to online logins.

Sửa chữa: Reconnect and approve the prompt on your phone within the timeout window.

📌 Ghi chú: Still stuck? Open the support widget. It greets you with “We’re here to help” and connects you to the Hubdoc team.

Hubdoc là gì?

Hubdoc is a document capture tool that removes manual data entry from bookkeeping.

Think of it as a scanner that also does the typing.

Hubdoc helps streamline bookkeeping by automating data entry from financial documents.

Sử dụng Hubdoc có thể tiết kiệm thời gian, nâng cao độ chính xác và hiệu quả trong các công việc kế toán.

It is worth it if you want to simplify bookkeeping and reduce hours lost to paperwork.

Less time on typing means more attention for clients and the work that pays.

Hãy xem đoạn video tổng quan ngắn này:

Nó bao gồm các tính năng chính sau:

• Tự động tìm nạp tài liệu: Pull bills and bank statements in without lifting a finger.
• Trích xuất dữ liệu thông minh: Read supplier names, dates, amounts, and invoice numbers from every file.
• Tải ứng dụng di động dễ dàng: Snap photos of receipts at the counter instead of hoarding paper.
• Lưu trữ đám mây an toàn: Keep every file in the cloud behind bank-level 256-bit encryption.
• Tích hợp với phần mềm kế toán: Sync your documents and data straight into Xero or QuickBooks Online.
• Sắp xếp và lưu trữ tự động: Teach Hubdoc your rules once and let it file new uploads for you.
• Tài liệu chứng minh có thể kiểm toán: Attach a source document to every transaction your accountant reviews.
• Hợp tác giữa người dùng: Give accountants, bookkeepers, and staff members the right access level.
• Xuất và sao lưu tài liệu: Copy every file to Dropbox, Google Drive, or Box on a schedule.

Để xem đánh giá đầy đủ, hãy xem bài viết của chúng tôi. Đánh giá Hubdoc.

Bảng giá Hubdoc

Here is what Hubdoc costs in 2026:

Hubdoc costs around $12 per month if used independently.

It is included at no extra cost with most Xero plans, including Starter, Standard, and Premium.

Dùng thử miễn phí: Yes, 14 days free with no card required.

Đảm bảo hoàn tiền: No formal guarantee. You can cancel monthly at any time.

💰 Giá trị tốt nhất: Monthly Subscription — but check your Xero plan first, since it may already be free.

Hubdoc so với các giải pháp thay thế

How does Hubdoc compare? Here is the competitive landscape:

Lựa chọn nhanh:

• Tốt nhất tổng thể: Hubdoc — free inside Xero and easy for beginners.
• Ngân sách tốt nhất: Wave — no cost at all for very small businesses.
• Phù hợp nhất cho người mới bắt đầu: QuickBooks — the simplest accounting software to learn.
• Best for heavy fetching: Dext — more supplier connections than anyone else.

🎯 Các lựa chọn thay thế cho Hubdoc

Bạn đang tìm kiếm các lựa chọn thay thế cho Hubdoc? Dưới đây là những lựa chọn hàng đầu:

• 🚀 Câu đố IO: Accounting built for startups, with automatic categorisation and live báo cáo.
• 🌟 Dext: The closest rival, with faster fetching and deeper supplier coverage.
• ⭐ Xero: The accounting software Hubdoc feeds. Most plans include Hubdoc free.
• 🔧 Synder: Best for ecommerce sellers syncing Stripe, Shopify, and PayPal payouts.
• 🎯 Cuối tháng dễ dàng: Checklist-driven close software for teams that miss deadlines.
• 🧠 Docyt: AI bookkeeping that codes transactions and reconciles as documents arrive.
• 🏢 Hiền triết: Full accounting suite for larger firms needing stock and payroll.
• 💼 Zoho Books: Strong value if you already run other Zoho business apps.
• 💰 Sóng: Free invoicing and bookkeeping for người làm việc tự do watching every dollar.
• 📊 Expensify: Expense reports and card feeds for teams filing staff claims.
• 👶 QuickBooks: Beginner-friendly accounting with a huge pool of certified bookkeepers.
• ⚡ Tự động nhập: Sage-owned capture tool priced by credit rather than flat monthly.
• 🎨 FreshBooks: Clean invoicing and time tracking aimed at service businesses.
• 🔒 NetSuite: Enterprise ERP for companies that outgrew doanh nghiệp nhỏ công cụ.

Để xem danh sách đầy đủ, vui lòng xem trang của chúng tôi. Các lựa chọn thay thế cho Hubdoc hướng dẫn.

⚔️ So sánh Hubdoc

Here is how Hubdoc stacks up against each competitor:

• Hubdoc so với Puzzle IO: Puzzle IO does the bookkeeping itself. Hubdoc only feeds documents and data into it.
• Hubdoc so với Dext: Dext fetches from more suppliers. Hubdoc wins on price if you already pay for Xero.
• Hubdoc so với Xero: Not rivals. Hubdoc captures the paperwork, Xero records the transactions it creates.
• Hubdoc so với Synder: Synder handles payment platform sync. Hubdoc handles bills, receipts, and statements.
• So sánh Hubdoc và Easy Month End: Easy Month End tracks close tasks. Hubdoc supplies the source files those tasks need.
• Hubdoc so với Docyt: Docyt automates coding as well as capture. Hubdoc stays simpler and far cheaper.
• Hubdoc so với Sage: Sage is full accounting software. Hubdoc is a capture layer that feeds one.
• Hubdoc so với Zoho Books: Zoho Books bundles capture inside its ledger. Hubdoc stays the better Xero partner.
• Hubdoc so với Wave: Wave costs nothing but has no fetching. Hubdoc pulls bills in for you.
• Hubdoc so với Expensify: Expensify is built for staff expense claims. Hubdoc is built for supplier bills.
• Hubdoc so với QuickBooks: QuickBooks has its own receipt capture. Hubdoc suits Xero users far better.
• Hubdoc so với AutoEntry: AutoEntry charges per credit. Hubdoc charges one flat monthly fee instead.
• Hubdoc so với FreshBooks: FreshBooks focuses on invoices you send. Hubdoc focuses on bills you receive.
• Hubdoc so với NetSuite: NetSuite serves large finance teams. Hubdoc serves small business owners and bookkeepers.

Hãy bắt đầu sử dụng Hubdoc ngay bây giờ!

Bạn đã học cách sử dụng mọi tính năng chính của Hubdoc:

• ✅ Tự động tìm nạp tài liệu
• ✅ Trích xuất dữ liệu thông minh
• ✅ Tải ứng dụng di động dễ dàng
• ✅ Lưu trữ đám mây an toàn
• ✅ Tích hợp với phần mềm kế toán
• ✅ Tự động sắp xếp và lưu trữ
• ✅ Hồ sơ chứng minh có thể kiểm toán
• ✅ Hợp tác giữa người dùng
• ✅ Xuất và sao lưu tài liệu

Bước tiếp theo: Hãy chọn một tính năng và thử ngay bây giờ.

Hầu hết mọi người bắt đầu với việc Tự động tìm nạp tài liệu.

It takes less than five minutes and saves hours later.

Câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để bắt đầu sử dụng Hubdoc?

Create your Hubdoc account from the Xero dashboard, connect your accounting software, then upload one receipt. Most people finish this setup in under ten minutes.

Hubdoc hoạt động như thế nào?

Hubdoc pulls data from financial documents and syncs it directly with accounting software. It extracts supplier names, dates, and amounts, then creates matching transactions.

Cách sử dụng Hubdoc thông qua ứng dụng?

Install the app, log in, then tap the camera icon to photograph receipts. Uploads reach your Hubdoc inbox ngay lập tức and are extracted within minutes.

Hubdoc có thể tự động lấy sao kê ngân hàng không?

Yes. Connect your bank under the Connections tab and Hubdoc fetches statements on a daily or weekly schedule without any further action from you.

Tôi có thể gửi biên lai đến Hubdoc bằng cách nào?

Forward them to your unique Hubdoc email address, snap photos in the mobile app, or upload files from your desktop by dragging them in.