Hướng dẫn sử dụng Hiver: Từng bước dành cho người mới bắt đầu (năm 2025)

Bạn có thấy khó khăn trong việc theo dõi tất cả email của nhóm mình không?

Có thể cảm thấy mọi thứ rất lộn xộn, phải không?

Sẽ ra sao nếu có cách nào đó để quản lý các hộp thư dùng chung đó mà không gây nhầm lẫn cho mọi người?

HiverHQ có thể chính là thứ bạn cần.

Hướng dẫn đơn giản này sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng HiverHQ, từng bước một cách dễ dàng, vào năm 2025.

Hãy cùng xem nào!

Hiver

Dựa trên đánh giá của người dùng Hiver, các nhóm sử dụng Hiver đã nhận thấy thời gian phản hồi email nhanh hơn 60% và lượng email quá tải giảm 50%.

Hãy dùng thử Hiver MIỄN PHÍ Đọc ôn lại đầy đủ

Cùng xem HiverHQ trông như thế nào nhé!

Được rồi, vậy là bạn đã đăng ký thành công! Giờ thì, màn hình của bạn hiển thị gì?

Hãy cùng điểm qua nhanh các thành phần chính của HiverHQ. Hãy coi nó như trung tâm điều khiển cho email của nhóm bạn.

Đầu tiên, bạn sẽ thấy Hộp thư đến dùng chung.

Đây chính là nơi phép màu xảy ra với email của các thành viên trong nhóm bạn.

Thay vì nhiều tài khoản Gmail khác nhau, mọi người trong nhóm của bạn có thể xem và làm việc từ một nơi duy nhất.

Bạn cũng sẽ thấy 'Của tôi' Hộp thư đếnĐừng lo lắng, email cá nhân của bạn vẫn còn ở đây, giống như trước đây.

Tiếp theo là mục "Nhiệm vụ". Đây giống như những danh sách việc cần làm nhỏ mà bạn có thể giao cho bản thân hoặc các thành viên khác trong nhóm.

Bạn cũng sẽ tìm thấy mục "Ghi chú".

“Đây giống như những tin nhắn bí mật bạn có thể viết cho nhóm của mình về một email mà người gửi email không nhìn thấy.”

Sau đó Tiếp theo, chúng ta sẽ nói một chút về "phân tích dữ liệu", cho thấy đội của bạn đang hoạt động tốt như thế nào.

Và có một nút "Cài đặt" để bạn có thể thay đổi các thiết lập sao cho phù hợp với cách làm việc của mình.

Cách thức thiết lập của HiverHQ nhằm mục đích dễ hiểu.

Bạn nghĩ mình sẽ dành nhiều thời gian nhất ở đâu?

Có lẽ họ đang ở trong các hộp thư dùng chung, cùng nhau trả lời email!

Tất cả đều xoay quanh việc làm thế nào để nhóm của bạn có thể cộng tác tốt hơn.

HiverHQ thậm chí còn tích hợp tính năng trò chuyện trực tiếp để liên lạc với khách hàng ngay lập tức, và nó có thể hoạt động như một bộ phận hỗ trợ để giúp mọi việc được sắp xếp gọn gàng.

Điều này thực sự có thể giúp ích cho quy trình làm việc của bạn!

Làm việc với hộp thư đến dùng chung

Đây chính là nơi phép màu của Hiver phát huy tác dụng, đặc biệt là đối với các đội.

Thay vì chỉ chuyển tiếp email, Hiver cung cấp cho bạn một hộp thư dùng chung.

Hộp thư đến dùng chung hoạt động như thế nào?

Nhiều thành viên trong nhóm cùng làm việc trên một tài khoản email. 

Như vậy, tất cả thành viên trong nhóm chăm sóc khách hàng của bạn đều có thể xem và trả lời cùng một yêu cầu đến.

Không còn tình trạng mất chuỗi email nữa!

Cách xem email trong hộp thư đến dùng chung

Khi bạn mở một email trong hộp thư đến dùng chung trên Hiver, giao diện sẽ trông khá giống với tài khoản email thông thường của bạn, nhưng có thêm một vài tính năng hữu ích.

Bạn sẽ thấy người gửi, tiêu đề và nội dung email. 

Điều tuyệt vời là tất cả mọi người trong nhóm của bạn có quyền truy cập vào hộp thư dùng chung này đều có thể xem được các chế độ xem email này.

Điều này có nghĩa là mọi người đều hiểu rõ những gì khách hàng đang yêu cầu.

Bạn sẽ không cần phải hỏi, "Có ai thấy câu hỏi này không?"

“Bởi vì nó ở ngay trước mắt mọi người.”

Hiver giúp bạn dễ dàng theo dõi tất cả các email đến.

Cách phân công email cho các thành viên nhóm

Để đảm bảo người phù hợp xử lý yêu cầu của khách hàng. câu hỏiBạn có thể chỉ định cuộc hội thoại email cho một thành viên cụ thể trong nhóm.

Hãy tìm nút "Giao nhiệm vụ" hoặc menu thả xuống trong email.

Khi bạn nhấp vào đó, bạn sẽ thấy danh sách các thành viên trong nhóm của mình.

Hãy chọn người phù hợp để xử lý vé đó.

Bạn thậm chí có thể thêm những ghi chú ngắn khi giao email, ví dụ như "Sarah, đây có vẻ là câu hỏi về giá cả."

Điều này giúp xác định rõ ràng ai chịu trách nhiệm và tối ưu hóa quy trình hỗ trợ kỹ thuật của bạn.

Tính năng này trong Hiver thực sự giúp tăng năng suất và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ yêu cầu dịch vụ khách hàng nào.

Trả lời email và sử dụng mẫu email

Việc trả lời email của khách hàng trong Hiver cũng giống như viết một email thông thường.

Bạn sẽ thấy nút "Trả lời" ở cuối chuỗi email.

Nhấp chuột, nhập tin nhắn của bạn và nhấn gửi. Nhưng Hiver có một thủ thuật hay giúp bạn tiết kiệm thời gian: các mẫu email.

Nếu bạn thấy mình thường xuyên viết đi viết lại cùng một câu trả lời cho các câu hỏi lặp đi lặp lại, bạn có thể tạo một mẫu.

Điều này giống như việc lưu một câu trả lời đã được soạn sẵn mà bạn có thể chèn chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Điều này giúp đội ngũ chăm sóc khách hàng của bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và đảm bảo tính nhất quán trong các câu trả lời.

Bạn thường có thể tìm thấy tùy chọn mẫu gần cửa sổ trả lời.

Tìm nút Gán

Khi bạn muốn giao một cuộc hội thoại email cho một thành viên nhóm cụ thể trong Hiver, điều đầu tiên bạn cần làm là tìm câu trả lời – à, không hẳn là câu trả lời, mà là nút "Giao nhiệm vụ"!

Thường thì rất dễ nhận ra.

Khi bạn mở một email đến trong hộp thư đến dùng chung, hãy tìm một nút hoặc menu thả xuống có nội dung tương tự như "Chỉ định", "Chỉ định cho" hoặc có biểu tượng hình người nhỏ bên cạnh.

Nút này là điểm khởi đầu để đảm bảo người phù hợp trong nhóm chăm sóc khách hàng của bạn sẽ xử lý yêu cầu của khách hàng.

Lựa chọn thành viên nhóm phù hợp

Sau khi bạn nhấp vào nút "Chỉ định", một danh sách các thành viên trong nhóm của bạn có quyền truy cập vào hộp thư dùng chung đó sẽ hiện ra.

Hãy xem danh sách và suy nghĩ xem ai trong nhóm của bạn xử lý tốt nhất loại vấn đề dịch vụ khách hàng này.

Có thể đó là người am hiểu về lập hóa đơn, hoặc người thường xử lý các vấn đề kỹ thuật.

Việc lựa chọn đúng người giúp đơn giản hóa quy trình và đảm bảo khách hàng nhận được sự hỗ trợ tốt nhất.

Chỉ cần nhấp vào tên thành viên nhóm mà bạn muốn chỉ định địa chỉ email đó.

Thêm ghi chú khi giao bài tập

Đôi khi, việc cung cấp thêm một chút thông tin cho thành viên nhóm khi giao nhiệm vụ qua email sẽ rất hữu ích.

Trước khi hoàn tất bài tập, Hiver thường cho bạn cơ hội thêm một vài ghi chú ngắn.

Điều này có thể là bất cứ điều gì từ "Khách hàng này thực sự khó chịu" đến "Họ đã thử khởi động lại thiết bị của mình rồi".

Những ghi chú ngắn gọn này cung cấp cho những người được chỉ định một số bối cảnh và giúp họ bắt đầu ngay mà không cần phải hỏi nhiều câu hỏi bổ sung.

Đây là một cách tuyệt vời để cải thiện sự hợp tác nhóm và đảm bảo mọi người đều hiểu rõ vấn đề ngay từ đầu cuộc trao đổi email.

Điều gì xảy ra sau khi bạn gán địa chỉ email?

Sau khi bạn gán địa chỉ email, một vài điều sẽ xảy ra.

Đầu tiên, email thường sẽ được chuyển từ mục "chưa được phân công" trong hộp thư đến dùng chung sang mục hiển thị những email được phân công cho từng thành viên trong nhóm.

Người mà bạn chỉ định địa chỉ email này có thể sẽ nhận được thông báo (cảnh báo) để biết rằng họ có một yêu cầu mới cần xử lý.

Sau đó, họ sẽ chịu trách nhiệm đọc chuỗi email, tìm hiểu vấn đề của khách hàng và gửi phản hồi.

Hệ thống phân công email này giúp mọi người chịu trách nhiệm và đảm bảo không có yêu cầu nào của khách hàng bị bỏ sót.

Đây là yếu tố then chốt giúp Hiver quản lý hiệu quả hoạt động dịch vụ khách hàng bận rộn.

Tìm mục Ghi chú trong email

Khi bạn mở một cuộc hội thoại email trong Hiver và muốn trao đổi riêng với các thành viên trong nhóm về vấn đề đó, bạn cần tìm câu trả lời trong mục "Ghi chú".

Thông thường, bạn sẽ thấy một tab hoặc nút có nhãn "Ghi chú" ngay bên cạnh nội dung chính của email.

Nó có thể nằm gần các nút trả lời và phân công.

Đôi khi nó trông giống như một bài phát biểu ngắn. bong bóng biểu tượng.

Nhấp vào đây sẽ mở ra một không gian nơi bạn và các thành viên trong nhóm có thể nhập tin nhắn cho nhau về yêu cầu của khách hàng.

Soạn thảo và gửi ghi chú nội bộ

Khi bạn đã vào mục "Ghi chú", thao tác cũng giống như gửi một tin nhắn thông thường cho ai đó trực tuyến.

Sẽ có một ô để bạn nhập ghi chú.

Hãy ghi chú rõ ràng và ngắn gọn để thành viên nhóm hiểu được điều bạn muốn truyền đạt.

Ví dụ, bạn có thể viết, "Chào Sarah, khách hàng nói họ đã thử khởi động lại rồi. Có thể đề xuất một bước khắc phục sự cố khác không?"

Sau khi bạn nhập tin nhắn, sẽ có một nút để gửi, thường được ghi nhãn là "Gửi" hoặc tương tự.

Ngay sau khi bạn gửi tin nhắn, các thành viên khác trong nhóm đang xem cùng một email sẽ có thể thấy tin nhắn đó ngay lập tức.

Cách ghi chú giúp nhóm của bạn cộng tác hiệu quả

Sử dụng ghi chú ngắn gọn là một cách cực kỳ hữu ích để đội ngũ chăm sóc khách hàng của bạn cộng tác mà khách hàng không hề biết đến các cuộc thảo luận nội bộ.

Tưởng tượng two team members are working on the same customer’s problem.

Thay vì phải đi đến bàn làm việc của nhau hoặc gửi email riêng lẻ, họ chỉ cần sử dụng mục Ghi chú trong chuỗi email.

Điều này giúp dễ dàng chia sẻ thông tin, yêu cầu trợ giúp và cập nhật tình trạng vé cho mọi người.

Nó giúp tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn vì tất cả thông tin liên quan đến vấn đề của khách hàng đều được lưu giữ ngay trong cuộc hội thoại qua email.

Điều này giúp việc quản lý dịch vụ khách hàng trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn, đồng thời mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.

Phần kết luận

Vậy đó là cách đơn giản để sử dụng HiverHQ.

Thoạt nhìn có vẻ nhiều việc. Nhưng một khi đã thử, bạn sẽ thấy nó không quá khó.

Hãy nghĩ xem việc quản lý email nhóm sẽ dễ dàng hơn biết bao nếu mọi thứ được thực hiện như thế nào.

Không còn những tin nhắn chuyển tiếp lộn xộn nữa! Mọi người đều có thể thấy chuyện gì đang xảy ra.

Bạn có thể dễ dàng chuyển tiếp email đến đúng người.

And you can talk to your team without the customer seeing. Ready to try Hiver and make your email management tốt hơn? 

Hãy thử và xem nó giúp nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn như thế nào!

Câu hỏi thường gặp