Hoe gebruik je Xero: stapsgewijze handleiding in 2025?

Bent u klaar om uw bedrijfsfinanciën te vereenvoudigen?

Xero is krachtige, cloudgebaseerde boekhoudsoftware, speciaal ontworpen voor kleine en middelgrote bedrijven.

Het kan alles stroomlijnen, van facturering en bankafstemming tot salarisadministratie en rapportage. 

Deze handleiding leidt u door de essentiële stappen voor het gebruik van Xero.

We zullen de belangrijkste functies toelichten en duidelijke, praktische instructies geven.

Laten we erin duiken!

Xero

Sluit je aan bij meer dan 3,5 miljoen abonnees die Xero vertrouwen voor hun boekhoudingOntdek hoe onze gemiddelde gebruiker 12 uur per maand bespaart op... boekhoudingStart vandaag nog met uw gratis proefperiode!

Probeer Xero GRATIS uit. Lees de volledige recensie

Je Xero-account instellen

Zie het opzetten van uw Xero-account als het leggen van de basis voor het financiële beheer van uw kleine onderneming.

Als je dit onderdeel goed aanpakt, wordt de rest een stuk makkelijker.

Het beste plan voor jou kiezen

• • Wat betekent jouw kleine onderneming Wat doe je? Hoeveel rekeningen betaal je? Hoeveel mensen betalen jou? Dat soort dingen zijn belangrijk.
  • Xero biedt verschillende abonnementen aan, vergelijkbaar met gereedschapskisten van verschillende groottes. Sommige abonnementen bevatten meer tools dan andere en hebben namen zoals Starter, Standard en Premium.
  • Kijk naar wat elk abonnement je toestaat (bijvoorbeeld hoeveel facturen je kunt versturen).
  • Denk aan de toekomst. Zal uw kleine onderneming Groeien? Dan heb je misschien een grotere gereedschapskist nodig. later.
  • Handige tip: Je kunt Xero vaak een tijdje gratis uitproberen. Het is net als schoenen passen voordat je ze koopt!

Aanmelden en binnenkomen

• • Ga naar de Xero-website op je computer.
  • Kies de locatie van uw bedrijf.
  • Kies het plan waarvan je denkt dat het het beste werkt.
  • Vertel Xero over uw kleine onderneming (de naam en hoe u te bereiken bent).
  • Maak een account aan (uw e-mailadres en een geheim wachtwoord). Bewaar deze gegevens goed!
  • Xero stuurt een e-mail om te controleren of u het wel bent. Klik op de link in die e-mail.

Alles op orde brengen

• • 1. Uw bedrijfsgegevens:
    • Zorg ervoor dat de naam die u voor uw bedrijf gebruikt correct is.
    • Voer uw belastingnummer in (dit kan een ABN of iets anders heten, afhankelijk van waar u zich bevindt).
    • Voeg het adres en telefoonnummer van uw bedrijf toe.
    • Je kunt zelfs een afbeelding (logo) van je bedrijf op je facturen plaatsen om ze een professionele uitstraling te geven.
  • 2. Instellingen voor financiële zaken:
    • Geef Xero door wanneer het boekjaar van uw bedrijf eindigt. Dat is meestal elk jaar rond dezelfde tijd.
    • Kies hoe je je geld wilt bijhouden. De meeste kleine bedrijven gebruiken een methode die 'opbouw' heet. boekhoudingMaar soms werkt een 'contante' boekhouding beter. Ik weet niet zeker welke. Je accountant kan je helpen!
    • Kies de belangrijkste valuta die u gebruikt (zoals dollars of euro's).
    • Stel in hoe de belastingheffing in uw regio werkt.
  • 3. Hoe uw facturen eruitzien:
    • Je kunt het uiterlijk van je betalingsverzoeken (facturen) aanpassen. Voeg je logo en kleuren toe.
    • Bepaal hoeveel dagen mensen de tijd hebben om je te betalen.
    • Je kunt zelfs automatische herinneringen instellen voor mensen die nog niet betaald hebben. Zou dat niet handig zijn?
    • Als je het voor mensen makkelijk wilt maken om online te betalen, kun je betaalopties zoals PayPal of Stripe toevoegen.
  • 4. Uw geldkaart (rekeningschema):
    • Zie dit als een lijst van alle verschillende soorten geld die uw bedrijf heeft en gebruikt. Er zijn categorieën zoals geld dat u bezit, geld dat u verschuldigd bent, geld dat u heeft verdiend en geld dat u heeft uitgegeven.
    • Xero heeft al een basislijst klaarstaan.
    • Je kunt nieuwe categorieën toevoegen, bestaande categorieën wijzigen of categorieën verwijderen. Is deze lijst relevant voor uw bedrijf?
    • Misschien wilt u het aanpassen zodat het echt laat zien hoe uw kleine onderneming werkt.
• D. Uw bank koppelen:
  • Waarom zou je dit doen? Het is alsof je bank automatisch alle inkomende en uitgaande geldstromen aan Xero doorgeeft. Het bespaart je een hoop tijd!
  • Ga in Xero naar het gedeelte 'Bankrekeningen'.
  • Zoek uw bank in de lijst.
  • Volg de instructies op het scherm om de verbinding veilig tot stand te brengen. U moet waarschijnlijk inloggen op uw internetbankieren.
  • Maak je geen zorgen; het is meestal erg zeker.
  • Wat als je je bank niet ziet? Je kunt Xero nog steeds je transacties doorgeven, maar dan moet je een bestand van je bank uploaden. Je bank kan je meestal helpen om dit bestand te verkrijgen.

De kernfuncties onder de knie krijgen

Zodra je account is ingesteld, kun je ontdekken wat Xero in het algemeen voor je kleine bedrijf kan betekenen.

Dit zijn de hulpmiddelen die je waarschijnlijk het vaakst zult gebruiken om je financiën op orde te houden.

• A. Contactpersonen: Iedereen in de gaten houden:
  • 1. Nieuwe mensen toevoegen:
    • Ga naar de knop 'Contacten'. Beschouw dit als het adresboek van uw bedrijf.
    • Klik op 'Contactpersoon toevoegen'.
    • Vermeld de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer en de woon- of werklocatie van de persoon.
    • Je kunt ze indelen in groepen zoals 'Klanten' (mensen die bij jou kopen) en 'Leveranciers' (mensen van wie jij koopt).
  • 2. Veel mensen aantrekken:
    • Als u al een grote lijst met klanten of leveranciers hebt, hoeft u ze niet allemaal één voor één in te typen. U kunt meestal een speciaal bestand uploaden (een zogenaamd CSV-bestand).
    • Je moet ervoor zorgen dat je bestand de juiste kopteksten bevat (zoals Naam, E-mail, enz.).
    • Volg de stappen die Xero aangeeft om het bestand te uploaden.
    • Controleer nogmaals of alle gegevens correct zijn ingevoerd.
  • 3. Informatie actueel houden:
    • Hoe weet je of iemand zijn e-mailadres heeft gewijzigd? Je kunt hun contactgegevens aanpassen.
    • Je kunt er ook aantekeningen over toevoegen of bestanden bijvoegen (zoals een contract).
    • Xero laat je zelfs alle financiële transacties zien die je met die persoon hebt gedaan.
• B. Verkoop: Om betaling vragen en betaald krijgen:
  • 1. Het opstellen van facturen:
    • Ga naar 'Verkoop' en vervolgens naar 'Facturen'. Een factuur is een beleefde manier om betaling te vragen.
    • Klik op 'Nieuwe factuur'.
    • Kies uit je contacten naar wie je de rekening stuurt.
    • Vermeld de datum van de factuur en de vervaldatum.
    • Noteer voor elk verkocht artikel wat het was, hoeveel u er had, wat de prijs per stuk was en of er belasting over verschuldigd was.
    • Je kunt je facturen er professioneler uit laten zien met je logo als je dat van tevoren instelt.
    • Als je het nog niet wilt versturen, kun je het opslaan als concept of goedkeuren en verzenden.
  • 2. Facturen versturen naar klanten:
    • Je kunt facturen rechtstreeks vanuit Xero per e-mail versturen.
    • Je kunt een kort berichtje in de e-mail schrijven.
    • Xero laat je weten of de klant de e-mail heeft geopend en of er betaald is.

Geavanceerde Xero-functies

Zodra je de basis onder de knie hebt.

Xero biedt een aantal krachtige tools die uw organisatie kunnen helpen nog soepeler te functioneren.

Dit zijn misschien geen dingen die je dagelijks gebruikt, maar ze kunnen erg nuttig zijn naarmate je kleine bedrijf groeit.

Salarisadministratie (Het betalen van uw team, indien u er een heeft)

• • Als u werknemers in dienst hebt, kan Xero u vaak helpen bij het uitbetalen van hun salarissen.
  • Je kunt hun gegevens invoeren, het bedrag dat ze betaald krijgen en al het geld dat wordt ingehouden voor belastingen.
  • Xero kan je helpen bij het maken van loonstroken (de papieren of digitale bon die werknemers ontvangen waarop staat hoeveel ze hebben verdiend).
  • Het kan ook helpen bij lastige zaken, zoals ervoor zorgen dat je de juiste belastingen aan de overheid betaalt.

Projecten

• • Als je aan verschillende projecten voor klanten werkt, kan Xero je helpen bij het bijhouden van je tijd en de kosten per project.
  • Dit maakt het gemakkelijker om uw klanten te factureren voor het werk dat u aan hun projecten hebt verricht.
  • Je kunt ook zien of een project winstgevend was (meer geld heeft opgebracht dan het heeft gekost).

Vaste activa

• • Dit zijn grote bezittingen van uw bedrijf die langer dan een jaar meegaan, zoals computers of machines.
  • Xero kan u helpen deze bij te houden en te zien hoe ze in de loop der tijd in waarde dalen (dit noemen we afschrijving).

Budgettering

• • Wil je je financiën plannen? Je kunt budgetten aanmaken in Xero om te zien hoeveel geld je verwacht binnen te krijgen en hoeveel geld er uitgaat.
  • Vervolgens kunt u uw werkelijke kasstroom vergelijken met uw budget om te zien of u op schema ligt.

Tips voor efficiënt gebruik van Xero

Nu je de belangrijkste onderdelen van Xero kent.

Hier volgen nog een paar tips om het programma nog beter te gebruiken en tijd te besparen.

Je wilt toch slim werken?

• A. Sneltoetsen gebruiken: Net als op je telefoon of computer heeft Xero een aantal geheime toetsencombinaties waarmee je dingen sneller kunt doen. Raadpleeg de helpsectie van Xero over 'toetsenbord sneltoetsen' om te zien of er sneltoetsen zijn die je kunnen helpen.
• B. Uw dashboard personaliseren: Wanneer u inlogt bij Xero, ziet u een hoofdscherm dat het dashboard wordt genoemd. U kunt vaak aanpassen wat u op dit scherm ziet, zodat de belangrijkste informatie voor uw organisatie direct zichtbaar is.
• C. De zoekbalk gebruiken: Als u op zoek bent naar een specifieke factuur of transactie en deze niet kunt vinden, is er meestal een zoekbalk bovenaan. Typ gewoon een naam of bedrag in en Xero zal proberen deze voor u te vinden.
• D. Verschillende mensen verschillende toegang geven: Als u medewerkers of een boekhouder hebt die u helpen met uw financiën, wilt u niet dat iedereen alles kan zien of wijzigen. Met Xero kunt u verschillende gebruikersrollen met verschillende machtigingen instellen, zodat uw financiële gegevens veilig blijven.
• E. Het werk door de computer laten doen (automatiseren): We hebben het hier al eerder over gehad, maar zoek naar manieren om dingen te automatiseren! Het instellen van bankregels, terugkerende facturen en automatische herinneringen voor rekeningen kan je veel tijd en moeite besparen.
• F. Hulp krijgen wanneer je die nodig hebt:
  • Xero heeft een erg goed online helpcentrum. Zoek gewoon naar wat je probeert te doen.
  • Ze hebben ook video's die je stap voor stap laten zien hoe je dingen moet doen.
  • Als je er echt niet uitkomt, kun je meestal rechtstreeks contact opnemen met de ondersteuning van Xero. Wees niet bang om hulp te vragen! Daar zijn ze immers voor.

Met deze tips kunt u Xero nog beter laten werken voor u en uw kleine onderneming.

Het draait allemaal om het vinden van manieren om efficiënter te werken!

Vergeet niet dat je Xero vaak kunt integreren met andere tools van derden om nog meer van je werk te automatiseren.

Hoewel je soms informatie in PDF-formaat kunt tegenkomen.

De echte tijdsbesparing komt voort uit die directe softwareverbindingen.

Blijf op de hoogte met Xero

Net zoals je telefoon updates krijgt met nieuwe functies.

Xero wordt ook regelmatig bijgewerkt, dus het is verstandig om op de hoogte te blijven van de nieuwste functies om er optimaal gebruik van te maken.

• A. Volgens de instructies van Xero: Xero publiceert regelmatig blogberichten en updates over nieuwe toevoegingen en wijzigingen. Houd deze in de gaten, zodat je op de hoogte blijft van de laatste ontwikkelingen.
• B. Het bekijken van trainingsvideo's en het deelnemen aan online evenementen: Xero biedt soms online cursussen (webinars) aan waarin wordt uitgelegd hoe je nieuwe functies kunt gebruiken of je bestaande vaardigheden kunt verbeteren. Deze kunnen erg nuttig zijn om dingen in realtime te zien.
• C. Communiceren met andere Xero-gebruikers: Er zijn online groepen en forums waar Xero-gebruikers met elkaar in contact komen. Je kunt tips en trucs leren van andere gebruikers en ontdekken hoe zij Xero voor hun bedrijf inzetten.
• D. Let op belastingzaken (zoals btw): De belastingregels kunnen verschillen afhankelijk van de locatie van uw bedrijf. Xero probeert de software doorgaans bij te werken, zodat u altijd op de hoogte bent van zaken zoals btw (belasting over de toegevoegde waarde), indien van toepassing. Zorg ervoor dat u de belastingregels in uw regio begrijpt.
• E. Nieuwe manieren om betaald te worden verkennen (Betaalmethoden): Naarmate de technologie verandert, komen er nieuwe manieren bij waarop mensen online of in de winkel kunnen betalen. Xero voegt regelmatig ondersteuning toe voor nieuwe betaalmethoden. Door hiermee op de hoogte te blijven, kunt u het voor uw klanten gemakkelijker maken om u te betalen.
• F. Kijken hoe het werkt met online winkels (e-commerce): Als je online producten verkoopt via een e-commerceplatform, probeert Xero het steeds makkelijker te maken om die winkels te koppelen, zodat je verkoopgegevens in je systeem terechtkomen. boekhouding automatisch en in realtime.

Door op de hoogte te blijven van deze updates.

U kunt ervoor zorgen dat uw kleine onderneming Xero optimaal benut in 2025 en daarna!

Afronding

Zo, dat is het dan!

Je hebt goed bekeken hoe je Xero kunt gebruiken om je zakelijke financiën te beheren.

Het lijkt misschien in eerste instantie veel om te leren.

Dit geldt met name voor startups en nieuwe gebruikers, maar geen zorgen!

Pak het stap voor stap aan.

Je bent al goed op weg naar een beter financieel beheer.

Naarmate u meer vertrouwd raakt met Xero, kunt u de geavanceerdere functies ontdekken om Xero echt voor uw organisatie te laten werken.

Onthoud dat Xero er is om uw zakelijke leven gemakkelijker te maken.

Dus waag de sprong, probeer het eens en aarzel niet om hulp te vragen als je die nodig hebt.

Je kunt dit!

Veelgestelde vragen