Come utilizzare AutoEntry: una guida per principianti nel 2025

Passi troppo tempo a digitare numeri e informazioni da documenti come fatture e ricevute?

Sembra che ci voglia un'eternità, vero?

E a volte potresti anche commettere un piccolo errore mentre digiti.

Questa guida ti mostrerà i semplici passaggi per utilizzare AutoEntry, così potrai risparmiare tempo e svolgere le tue attività più facilmente. 

Scopriamo come!

Ingresso automatico

Stanco di digitare? Le aziende che utilizzano AutoEntry segnalano un risparmio di ore ogni settimana nell'inserimento dei dati e una significativa riduzione degli errori.

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Cos'è AutoEntry e perché utilizzarlo?

Immagina di avere un sacco di documenti, come fatture e ricevute, per la tua attività.

Normalmente dovresti digitare tutte queste informazioni nel tuo computer.

Ciò potrebbe richiedere molto tempo e a volte potresti sbagliarti a digitare qualcosa.

Ed è qui che entra in gioco AutoEntry!

Pensa ad AutoEntry come a un'app o un software di supporto super intelligente sul tuo computer o telefono. 

Perché è così utile?

• Ti fa risparmiare tempo: Invece di passare ore a digitare, AutoEntry lo fa molto più velocemente. Avrai più tempo per dedicarti ad altre attività importanti per la tua attività.
• Meno pasticci: Quando le persone digitano, possono commettere errori. AutoEntry è davvero bravo a leggere correttamente i dati, quindi ci sono meno errori nei tuoi record.
• Lavoro più facile: Rende la gestione di fatture e altri documenti molto più semplice. Non devi più preoccuparti di dover digitare tutto.

Se mai dovessi avere difficoltà, AutoEntry solitamente mette a disposizione un centro assistenza online in cui puoi trovare le risposte alle tue domande.

Quindi, usare AutoEntry è come avere un aiutante che semplifica notevolmente la gestione delle scartoffie!

Introduzione all'inserimento automatico

Parliamo di come preparare AutoEntry all'uso.

Per iniziare avrai bisogno di un account.

Come inserire i tuoi documenti in AutoEntry

Ora il tuo account AutoEntry è pronto.

Ora, come fai a inserire i tuoi documenti lì dentro?

È piuttosto semplice.

Utilizzo del telefono per caricare

Se hai l'app mobile AutoEntry sul tuo telefono, è semplicissimo.

Basta aprire l'app.

Dovrebbe esserci un pulsante che ti permetta di scattare una foto.

Scatta una foto nitida della fattura o della ricevuta.

L'app lo caricherà quindi sul tuo account AutoEntry.

Invio di documenti tramite e-mail

A volte ricevi fatture o bollette via e-mail.

AutoEntry ti fornisce un indirizzo email speciale.

Puoi semplicemente inoltrare le email con il documento allegato a quell'indirizzo speciale.

AutoEntry prenderà quindi il documento e inizierà a leggerlo.

Caricamento di file dal computer

Se sul tuo computer sono presenti file come i PDF delle tue fatture, puoi caricarli anche in questo modo.

Quando accedi al sito Web AutoEntry sul tuo computer, vedrai un pulsante con l'etichetta "Carica file".

Fai clic, trova il documento sul tuo computer e fai clic su "Apri".

Da lì ci penserà AutoEntry.

Un articolo alla volta è meglio

Di solito è una buona idea caricare una fattura o una ricevuta alla volta.

Ciò aiuta AutoEntry a leggerli correttamente. 

Se provi a caricare più documenti contemporaneamente, potresti creare confusione.

Inserimento dei documenti in AutoEntry

Bene, il tuo account AutoEntry è pronto.

Ora parliamo di come inserire i tuoi documenti lì.

Non è poi così complicato!

Utilizzo del telefono per caricare

Se hai l'app AutoEntry sul tuo telefono, questa operazione può essere semplicissima.

Basta aprire l'app e cercare il pulsante che consente di scattare una foto.

Scatta una foto chiara e nitida della tua fattura o ricevuta.

L'app lo caricherà quindi sul tuo account AutoEntry.

Invio di documenti tramite e-mail

A volte le aziende inviano fatture o bollette tramite e-mail.

AutoEntry ti fornisce un indirizzo email speciale.

Puoi semplicemente inviare le email con la fattura allegata a quell'indirizzo speciale.

AutoEntry prenderà il documento e inizierà a leggerlo.

Caricamento di file dal computer

Se hai dei file sul tuo computer, come un PDF di un estratto conto bancario o di una fattura, puoi caricarli anche in questo modo.

Quando visiti il ​​sito Web AutoEntry sul tuo computer, vedrai un pulsante con l'etichetta "Carica file".

Fai clic su quel pulsante, trova il file sul tuo computer e fai clic su "Apri".

Da lì ci penserà AutoEntry.

E gli estratti conto bancari?

Buone notizie! AutoEntry può funzionare anche con l'estratto conto bancario.

Di solito puoi caricare una versione digitale 2.0 (ad esempio un PDF) del tuo estratto conto bancario, proprio come fai con gli altri documenti.

Potrebbe essere necessario salvare prima alcune versioni precedenti alla 2.0 in formato PDF.

Di solito non è necessario scansionare un estratto conto cartaceo se la tua banca può fornirtene uno digitale.

Di solito è meglio leggere un articolo alla volta

In genere è una buona idea caricare un documento alla volta.

Ciò aiuta AutoEntry a leggere tutto correttamente. 

Se provi a caricare più documenti contemporaneamente, potresti creare un po' di confusione.

Guardando cosa trova AutoEntry

Dopo aver caricato i documenti, AutoEntry inizia a lavorare.

Cerca di leggere tutte le informazioni importanti.

Di solito vedrai questi documenti in una posizione speciale nel tuo account.

È una buona idea dare un'occhiata e assicurarsi che AutoEntry abbia fatto tutto correttamente.

Controllo delle informazioni

Quando apri un documento esaminato da AutoEntry, vedrai diverse caselle contenenti informazioni.

Una fattura potrebbe indicare da chi hai acquistato qualcosa, la data, cosa hai acquistato e il costo.

Una ricevuta di spesa indicherà dove e quanto hai speso.

Apportare modifiche se necessario

A volte AutoEntry potrebbe non riuscire a ottenere tutto alla perfezione.

Forse legge un numero sbagliato o non sa in quale conto inserire qualcosa.

Va bene! Di solito puoi cliccare su quelle caselle e modificare le informazioni.

Ad esempio, se la data è sbagliata, puoi selezionare la data corretta.

Esistono diversi metodi di pagamento?

Se hai pagato con carta di credito, AutoEntry dovrebbe solitamente rilevarlo.

Cercherà di capire se si trattava di contanti, di una carta di credito o di qualcos'altro. 

A volte potrebbe essere necessario ricontrollare.

Impostazione di regole per aiutare

AutoEntry ha una funzione interessante che ti consente di impostare delle regole.

Ad esempio, se ricevi sempre fatture dalla stessa azienda, puoi impostare AutoEntry in modo che vengano sempre inserite in un determinato conto.

In questo modo puoi risparmiare tempo evitando di dover selezionare ogni volta l'account giusto.

Di solito puoi trovare queste opzioni nella sezione impostazioni del tuo account.

Lavorare con il tuo commercialista

AutoEntry spesso semplifica la condivisione delle informazioni con il tuo commercialista.

Poiché tutto è in formato digitale, solitamente è più facile accedervi.

Potresti anche essere in grado di concedere al tuo commercialista un accesso speciale al tuo account AutoEntry, in modo che possa vedere tutto direttamente.

Se hai domande su come vengono categorizzate le cose, è sempre una buona idea inviare un'e-mail al tuo commercialista o parlargli direttamente.

Possono aiutarti a verificare che tutto sia impostato correttamente.

Invio delle tue informazioni ad altri programmi

Bene, hai caricato i tuoi documenti e hai controllato che tutte le informazioni siano corrette in AutoEntry. 

Ed è qui che entra in gioco il pulsante "pubblica"!

Cosa significa "Pubblica"?

Pensa a "pubblica" come all'invio di un messaggio.

Quando clicchi sul pulsante "Pubblica" in AutoEntry, stai dicendo al programma di inviare tutte le informazioni in suo possesso su quella fattura, ricevuta o estratto conto bancario all'altro programma.

Trovare il pulsante "Pubblica"

Di solito, dopo aver esaminato un documento in AutoEntry e averne ottenuto i risultati desiderati, viene visualizzato un pulsante con la dicitura "Pubblica" o "Invia a".

Devi selezionare il documento che vuoi inviare e poi cliccare sul pulsante.

Controllo dell'altro programma

Dopo aver cliccato su "pubblica", dovresti andare a controllare l'altro programma (come Saggio o QuickBooks).

Ora le informazioni provenienti da AutoEntry dovrebbero essere presenti.

Per quanto riguarda le fatture, probabilmente le troverai nella sezione dedicata alle bollette che devi pagare o alle bollette che hai inviato.

Per quanto riguarda le ricevute delle spese, probabilmente le troverai nell'area spese.

Per quanto riguarda le informazioni sull'estratto conto bancario, solitamente sono riportate nelle transazioni bancarie.

E se non si presentasse?

A volte potrebbero volerci uno o due minuti prima che le informazioni vengano visualizzate nell'altro programma.

Se non appare subito, prova ad aggiornare la pagina.

Se ancora non è presente, potrebbe essere necessario controllare le impostazioni di integrazione di AutoEntry per assicurarsi che sia connesso correttamente all'altro programma.

Di solito puoi trovare aiuto nel centro assistenza per l'inserimento automatico.

Pubblicare molti contemporaneamente

Buone notizie! Di solito non è necessario pubblicare ogni documento singolarmente. 

Spesso è possibile selezionare un gruppo di documenti che hai controllato e poi cliccare sul pulsante "Pubblica tutto".

Questo può farti risparmiare ancora più tempo!

Conclusione

Ecco come utilizzare AutoEntry.

Ha alcuni gradini. 

Ma diventa più semplice. Può davvero essere d'aiuto con i documenti aziendali.

Meno tempo da scrivere! Più tempo per altre cose.

AutoEntry legge le tue fatture e ricevute.

Legge persino l'estratto conto bancario.

Li carichi. Controlli se sono corretti.

Quindi fai clic su "Pubblica". Le informazioni vengono inviate ad altri programmi.

Anche il tuo commercialista può vederlo.

Domande frequenti