Come usare Hubdoc: la guida definitiva per il 2025

Sei sommerso da documenti come ricevute e fatture?

Sembra un caos senza fine, vero?

Immagina di poter scattare una foto o di vederle apparire magicamente in un unico posto.

Ecco cosa può fare Hubdoc!

È come un utilissimo archivio digitale per tutti i tuoi dati finanziari importanti.

In questa semplice guida ti mostreremo esattamente come utilizzare Hubdoc per organizzarti con facilità. 

Hubdoc

Unisciti alle oltre 10.000 aziende che stanno già semplificando le loro finanze con Hubdoc. Scopri come Hubdoc può aiutarti oggi stesso!

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Introduzione a Hubdoc

1. Registrazione e configurazione dell'account

Vuoi provare Hubdoc? Per prima cosa devi registrarti.

È come creare un nuovo account per un gioco o un sito web.

Ci sono diversi piani tra cui scegliere.

Immaginali come livelli diversi con più cose. Scegli quello più adatto alle tue esigenze.

Dopo esserti registrato, devi impostare le cose.

Una cosa interessante è che puoi collegare i tuoi conti bancari e le tue carte di credito. 

Ciò aiuta Hubdoc ad acquisire automaticamente i tuoi dati finanziari.

È molto comodo perché non devi digitare tutto tu stesso.

2. Guardando intorno Hubdoc

Una volta effettuato l'accesso, vedrai la pagina principale, chiamata dashboard.

Immaginatelo come un centro di controllo.

Vedrai diverse sezioni. Una parte è dedicata ai tuoi documenti: è lì che conserverai tutte le tue ricevute e fatture.

Un'altra parte mostra i tuoi contatti, come la tua banca.

C'è anche un'area delle impostazioni in cui puoi modificare il funzionamento delle cose.

E vedrai come puoi collegare Hubdoc ad altre cose.

È bene abituarsi a vedere dove si trova ogni cosa. Puoi anche modificarne l'aspetto per renderti le cose più facili.

3. Collegamento dei conti bancari e delle carte di credito

Perché collegare la tua banca e le tue carte di credito?

Perché ti fa risparmiare un sacco di tempo! Hubdoc può importare automaticamente le tue transazioni. È come una magia!

Per farlo, segui i passaggi mostrati da Hubdoc.

A volte potrebbe verificarsi un piccolo intoppo, ma Hubdoc solitamente aiuta a risolverlo.

Hubdoc verifica frequentemente la presenza di nuove informazioni dalla tua banca.

Non preoccuparti, solitamente è sicuro collegare i tuoi account, ma è sempre una buona idea essere cauti con le tue informazioni online.

Caricamento e gestione dei documenti

Diversi modi per inserire i documenti

Esistono diversi modi per inserire i tuoi documenti in Hubdoc.

Puoi usare il sito web sul tuo computer. Basta trascinare i file e rilasciarli. Facilissimo!

C'è anche un'app per telefono. Puoi usarla per fotografare le tue ricevute.

È una soluzione fantastica quando sei in giro per lavoro.

Un altro modo è tramite e-mail. Hubdoc ti fornisce un indirizzo e-mail speciale.

Se qualcuno ti invia una fattura via email, puoi inoltrarla a Hubdoc. Apparirà subito!

Hubdoc legge i tuoi documenti

Hubdoc è intelligente! Può estrarre automaticamente le informazioni importanti dai tuoi documenti.

Si chiama OCR e cerca di trovare informazioni come il nome del luogo in cui hai acquistato qualcosa, il costo e la data.

Di solito è abbastanza bravo in questo, ma a volte potrebbe non riuscire a fare tutto alla perfezione.

Quindi è una buona idea ricontrollare.

Cerca informazioni come il nome del negozio e l'importo totale.

Quando hai effettuato l'acquisto e il numero della fattura? Se qualcosa non va, puoi facilmente risolverlo.

Controllo e correzione dei dettagli del documento

È importante dare una rapida occhiata alle informazioni estratte da Hubdoc.

Assicurati che il nome, la data e l'importo siano corretti.

Se qualcosa non va, puoi cliccarci sopra e inserire le informazioni corrette.

Puoi anche aggiungere i tag e le cartelle di cui abbiamo parlato in precedenza.

Se hai un documento molto lungo con molte pagine, puoi suddividerlo in Hubdoc.

Puoi anche aggiungere piccole note per ricordarti qualcosa. È una buona abitudine controllare regolarmente i documenti.

Mantenere le cose in ordine con cartelle e tag

Le cartelle ti aiutano a raggruppare documenti simili.

Ad esempio, potresti avere una cartella per "Affitto" e un'altra per "Materiali".

È come organizzare i file sul tuo computer.

Pensa a ciò che ha senso per la tua attività. Puoi anche avere cartelle all'interno di altre cartelle.

I tag sono come parole chiave che puoi aggiungere ai tuoi documenti.

Ad esempio, potresti etichettare una ricevuta come "Benzina" o "Riunione con il cliente". 

Integrazione di Hubdoc con altri software

Connessione al software di contabilità

Perché collegare Hubdoc al tuo contabilità cose?

Rende le cose molto più semplici! Se usi QuickBooks Online o Xero, puoi collegarli a Hubdoc.

Pensala in questo modo: Hubdoc raccoglie tutte le tue ricevute e fatture.

Quando lo colleghi a QuickBooks Online o Xero, le informazioni vengono inviate automaticamente.

Questo ti evita di dover digitare tutto due volte! Rende il tuo contabilità molto più veloce.

I passaggi per connettersi sono solitamente piuttosto semplici.

Una volta connesso, Hubdoc e il tuo software di contabilità parlare tra loro.

Di solito è possibile gestire queste connessioni nelle impostazioni.

Collaborare con gli assistenti al pagamento delle bollette

Sapevi che Hubdoc può funzionare anche con programmi che ti aiutano a pagare le bollette?

Alcuni esempi sono Bill.com.

Collegando Hubdoc a questi, il pagamento delle bollette può essere più semplice.

Le informazioni sulle fatture provenienti da Hubdoc possono essere importate direttamente nel programma di pagamento delle fatture.

Questo può aiutarti a pagare le bollette in tempo e a tenere traccia di tutto. 

Altre cose a cui Hubdoc può connettersi

Hubdoc può anche connettersi ad altri strumenti utili,

Ad esempio, può funzionare con sistemi di archiviazione cloud come Dropbox o Google Drive.

Ciò significa che puoi salvare i tuoi documenti in più di un posto.

In futuro, potrebbero esserci ancora più cose con cui Hubdoc potrà connettersi!

È sempre bene verificare quali nuove opzioni di integrazione sono disponibili.

Un sistema connesso può davvero aiutarti contabilità scorrere bene.

Funzionalità e suggerimenti avanzati di Hubdoc

Ecco alcune cose interessanti che Hubdoc può fare per semplificarti la vita:

• Stabilisci delle regole per i venditori:
  • Puoi dire a Hubdoc cosa fare con i documenti provenienti da determinate posizioni.
  • Ad esempio, se ricevi sempre la bolletta Internet da "Super Net", puoi creare una regola.
  • Questa regola potrebbe indicare a Hubdoc di inserirlo automaticamente nella cartella "Fatture Internet" e di contrassegnarlo come "Spesa mensile".
  • Ciò aiuta ad automatizzare le cose, così non devi farlo ogni volta.
• Aiuto per Commercialisti e contabili:
  • Se sei un contabile o un ragioniere, Hubdoc ha degli strumenti speciali per te.
  • Puoi gestire tutti i contenuti dei diversi clienti in un unico posto.
  • Puoi invitare il tuo team e i tuoi clienti a vedere solo ciò di cui hanno bisogno.
  • In questo modo è più facile per tutti raccogliere e gestire i documenti.
• Utilizzo dell'email Hubdoc:
  • Ricordi l'indirizzo email speciale di Hubdoc? Puoi usarlo per inviare documenti direttamente a Hubdoc.
  • Questa è la soluzione ideale per le fatture online o per qualsiasi altro documento ricevuto via e-mail.
• Il potere della sincronizzazione:
  • Quando colleghi Hubdoc ad altri software come Xero o QuickBooks Online, i dati verranno sincronizzati automaticamente.
  • Ciò significa che le informazioni vengono trasferite tra i programmi senza dover inserire dati aggiuntivi. Un modo fondamentale per risparmiare tempo.
• Hubdoc è gratuito?:
  • Hubdoc solitamente prevede un abbonamento, soprattutto se lo si utilizza per lavoro.
  • A volte, potrebbe essere incluso se si paga già per determinati servizi di contabilità o di contabilità. Vale la pena verificare se è possibile ottenerlo come parte di un pacchetto o di un pacchetto aggiuntivo. Di solito non esiste una versione completamente gratuita per l'uso aziendale completo.

Conclusione

Allora, sei pronto a dire addio alle disordinate pile di carta con Hubdoc?

Ti abbiamo mostrato quanto è facile iniziare: carica i tuoi documenti.

E persino collegarlo ad altri programmi utili. 

Utilizzando i suggerimenti e i trucchi di cui abbiamo parlato.

Con questo strumento la gestione dei tuoi documenti finanziari diventa davvero un gioco da ragazzi. 

Se hai difficoltà, non aver paura di approfondire l'argomento guardando i tutorial video.

Inizia a usare Hubdoc oggi stesso e scopri quanto può semplificare la gestione delle ricevute e delle fatture dei tuoi fornitori e di tutti gli altri!

Domande frequenti