Hướng dẫn sử dụng Microsoft OneNote: Cẩm nang dành cho người mới bắt đầu năm 2025

Bạn có thấy ghi chú của mình lộn xộn không?

Thật khó để theo dõi mọi thứ khi bạn bận rộn.

Tưởng tượng searching for ages for a tiny piece of information, only to give up.

Sẽ ra sao nếu có một cách dễ dàng để lưu giữ tất cả suy nghĩ, ý tưởng và thông tin quan trọng của bạn ở một nơi gọn gàng?

Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng Microsoft OneNote.

OneNote

Bạn đã sẵn sàng sắp xếp mọi thứ chưa? Hơn 100 triệu người hiện đang sử dụng Microsoft OneNote để quản lý ghi chú của họ một cách hiệu quả.

Dùng thử OneNote MIỄN PHÍ Đọc ôn lại đầy đủ

Thiết lập chiếc máy tính xách tay đầu tiên của bạn

Bạn đã sẵn sàng khám phá OneNote chưa? Nó dễ hơn bạn nghĩ đấy!

Hãy coi OneNote như một bộ hồ sơ kỹ thuật số.

Trước tiên, hãy tải chương trình về máy tính hoặc thiết bị của bạn.

Tải xuống và cài đặt

Bạn có thể tải OneNote bằng một vài cách đơn giản:

• Cửa hàng Microsoft: Nếu bạn sử dụng máy tính Windows, chỉ cần mở ứng dụng "Microsoft Store" và tìm kiếm "OneNote". Nhấp vào "Tải xuống" hoặc "Cài đặt".
• Trang web: Bạn cũng có thể sử dụng OneNote ngay trên trình duyệt web. Truy cập OneNote.com và đăng nhập.
• Với Office: Nếu bạn đã cài đặt Microsoft Office (như Word hoặc Excel), OneNote có thể đã có sẵn trên máy tính của bạn! Hãy tìm nó trong danh sách các chương trình.

Sau khi cài đặt ứng dụng trên thiết bị, bạn cần đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của mình.

Điều này rất quan trọng vì đó là cách OneNote lưu ghi chú của bạn lên đám mây.

Điều này có nghĩa là bạn có thể xem ghi chú của mình trên bất kỳ thiết bị nào. thiết bị – máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại của bạn!

Hiểu những điều cơ bản về bố cục của OneNote

Khi mở OneNote, bạn sẽ thấy một vài phần chính. Đừng lo lắng, chúng rất dễ hiểu:

• Sổ tay: Chúng giống như những tập hồ sơ vật lý lớn của bạn. Bạn có thể có một tập dành cho "Công việc", một tập dành cho "...Trường họcvà một mục dành cho "Cá nhân".
• Các phần: Bên trong mỗi cuốn vở đều có các "phần". Hãy coi chúng như những vách ngăn đầy màu sắc trong bìa đựng vở của bạn. Đối với vở "Học đường", bạn có thể có các phần dành cho "Toán", "Khoa học" và "Lịch sử".
• Trang: Đây là nơi điều kỳ diệu xảy ra! Các trang là nơi bạn thực sự viết ghi chú của mình. Mỗi phần có thể có nhiều trang. Vì vậy, trong phần 'Toán' của bạn, bạn có thể có các trang dành cho 'Bài tập Đại số', 'Ghi chú Hình học' và 'Chuẩn bị cho bài kiểm tra'.

Bạn sẽ thấy một menu ở phía bên trái màn hình.

Đây là nơi bạn có thể nhanh chóng chuyển đổi giữa các sổ tay, phần và trang của mình.

Nó giúp tìm kiếm mọi thứ cực nhanh! Phần trên cùng của màn hình có một "thanh công cụ" với rất nhiều công cụ, khá giống với trong Word.

Chúng ta sẽ xem xét những công cụ đó tiếp theo.

Sắp xếp suy nghĩ của bạn

Giờ bạn đã thêm rất nhiều nội dung tuyệt vời vào OneNote, hãy đảm bảo rằng chúng luôn dễ tìm kiếm!

Hãy coi chương này như cẩm nang giúp bạn giữ cho sổ tay kỹ thuật số của mình luôn gọn gàng và ngăn nắp.

Sắp xếp lại ghi chú, phần và trang

Giống như bạn có thể di chuyển các tờ giấy trong một tập tài liệu thật, bạn cũng có thể di chuyển các mục trong OneNote.

• Di chuyển các phần và trang: Nhấp chuột và kéo phần hoặc trang bạn muốn di chuyển. Kéo nó lên hoặc xuống trong danh sách để đặt nó vào vị trí mới.
• Tạo trang con: Bạn muốn nhóm một số trang lại với nhau? Hãy kéo một trang sang phải một chút xuống dưới một trang khác. Điều này sẽ tạo thành một "trang con" – giống như một trang nhỏ hơn nằm dưới một trang lớn hơn. Cách này rất hữu ích để sắp xếp các ghi chú có liên quan.

Sử dụng thẻ để tìm kiếm nhanh

Thẻ (Tags) giống như những nhãn dán kỳ diệu dành cho ghi chú của bạn.

• Thẻ (Tags) là gì? Chúng là những từ hoặc ký hiệu bạn thêm vào ghi chú để đánh dấu chúng là quan trọng, câu hỏi, việc cần làm, v.v. OneNote có một số thẻ sẵn sàng để sử dụng, chẳng hạn như "Quan trọng", "..."Câu hỏi,''Việc cần làm,'' và 'Ý tưởng.'
• Cách thêm thẻ: Nhấp chuột vào bất kỳ đâu trong dòng văn bản bạn muốn gắn thẻ. Sau đó, trên thanh công cụ ở phía trên, tìm nút "Thẻ". Nhấp vào đó, và bạn sẽ thấy một danh sách các thẻ. Chọn thẻ phù hợp!
• Tìm ghi chú theo thẻ: Để tìm tất cả các ghi chú của bạn có gắn thẻ nhất định, hãy nhấp vào biểu tượng kính lúp nhỏ để mở thanh tìm kiếm. Sau đó, nhấp vào mũi tên bên cạnh ô tìm kiếm và chọn "Thẻ". Nhập thẻ bạn đang tìm kiếm (ví dụ: "Quan trọng"), và OneNote sẽ hiển thị cho bạn tất cả các ghi chú có thẻ đó.

Tìm kiếm trong OneNote

Chức năng tìm kiếm của OneNote cực kỳ mạnh mẽ.

• Thanh tìm kiếm: Nó nằm ở phía trên màn hình. Chỉ cần nhấp vào ô và bắt đầu nhập những gì bạn đang tìm kiếm.
• Tìm bất cứ thứ gì: OneNote sẽ tìm kiếm các từ trùng khớp trong tất cả sổ tay, phần và trang của bạn. Nó thậm chí còn tìm kiếm cả bên trong hình ảnh và bản ghi âm!

Chia sẻ và hợp tác

Một trong những điều tuyệt vời nhất của OneNote là nó giúp việc cộng tác với người khác hoặc mang theo ghi chú mọi lúc mọi nơi trở nên dễ dàng hơn.

Không cần phải gửi ghi chú qua lại bằng email nữa!

Đồng bộ hóa ghi chú của bạn trên nhiều thiết bị

Bạn đã bao giờ viết gì đó trên máy tính và ước mình có thể xem nó trên điện thoại chưa? sau đóOneNote làm điều đó tự động!

• Cách thức hoạt động: Khi bạn lưu ghi chú trong OneNote, chúng không chỉ nằm trên một thiết bị duy nhất. Chúng được lưu trữ trên một nơi lưu trữ trực tuyến đặc biệt (gọi là đám mây).
• Luôn được cập nhật: Điều này có nghĩa là nếu bạn gõ một ghi chú trên máy tính, sau đó mở OneNote trên điện thoại, ghi chú đó sẽ ở ngay đó, chờ bạn! Điều này diễn ra một cách kỳ diệu, vì vậy ghi chú của bạn luôn được cập nhật và sẵn sàng trên tất cả các thiết bị của bạn, cho dù đó là máy tính bảng, máy tính xách tay hay điện thoại thông minh.

Chia sẻ sổ tay của bạn

Đôi khi bạn cần chia sẻ ghi chú với bạn bè, bạn cùng lớp hoặc đồng nghiệp. OneNote giúp việc này trở nên đơn giản.

• 1. Chia sẻ với những người cụ thể:Hãy chọn sổ tay mà bạn muốn chia sẻ.
  2. Nhấp vào nút "Chia sẻ" ở góc trên bên phải (nó trông giống như một người có dấu cộng).
  3. Nhập địa chỉ email của người mà bạn muốn chia sẻ.
  4. Bạn có thể chọn xem họ có thể 'chỉnh sửa' (thay đổi nội dung) hay chỉ 'xem' (chỉ đọc) ghi chú của bạn.
  5. Nhấp vào "Chia sẻ". Họ sẽ nhận được một email mời họ tham gia vào sổ tay của bạn.
  6. Chia sẻ bằng liên kết:Một lần nữa, hãy nhấp vào nút "Chia sẻ".
  7. Lần này, hãy tìm tùy chọn "Lấy liên kết".
  8. Bạn có thể chọn xem liên kết đó cho phép người dùng chỉnh sửa hay chỉ xem.
  9. Sao chép đường dẫn và gửi cho bất kỳ ai bạn muốn. Bất kỳ ai có đường dẫn đều có thể mở sổ tay của bạn. Điều này rất tuyệt vời để chia sẻ nhanh chóng với một nhóm người!

Cộng tác thời gian thực

Hãy tưởng tượng bạn đang làm một dự án trường học với một người bạn. Với OneNote, cả hai bạn đều có thể cùng gõ văn bản trên máy tính. cùng một cuốn sổ tay tại cùng lúc!

• Làm việc cùng nhau trực tiếp: Khi người khác đang gõ, bạn sẽ thấy những thay đổi của họ xuất hiện ngay trên màn hình của mình. Cảm giác như cả hai đang cùng viết trên một tờ giấy, ngay cả khi đang ở những vị trí khác nhau.
• Xem ai đã làm gì: Nếu bạn tò mò ai đã thêm một đoạn văn bản cụ thể, OneNote có thể cho bạn biết. Hãy tìm tab "Lịch sử" trên thanh ribbon. Bạn có thể xem ai đã thực hiện thay đổi và khi nào. Điều này cực kỳ hữu ích cho các dự án nhóm hoặc khi bạn đang làm việc trên một danh sách được chia sẻ.

Chia sẻ và làm việc cùng nhau trong OneNote giúp việc làm việc nhóm trở nên dễ dàng hơn rất nhiều và đảm bảo mọi người luôn nắm bắt được cùng một thông tin!

Mẹo nâng cao để có trải nghiệm OneNote tốt hơn

Bạn đã nắm vững những điều cơ bản rồi!

Giờ hãy cùng xem một vài thủ thuật hay có thể giúp OneNote trở nên hữu ích hơn nữa đối với bạn.

Những mẹo này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và ghi chú hiệu quả hơn.

Sử dụng OneNote Web Clipper

Bạn đã bao giờ tìm thấy thứ gì đó thực sự thú vị trên mạng, chẳng hạn như một công thức nấu ăn, một bài báo hoặc một bức ảnh, và ước gì mình có thể lưu nó lại một cách dễ dàng chưa?

Đó chính là công dụng của OneNote Web Clipper!

• Nó là gì: Web Clipper là một công cụ nhỏ bạn thêm vào trình duyệt internet của mình (như Chrome, Edge hoặc Firefox).
• Cách sử dụng: Khi bạn đang ở trên một trang web mà bạn muốn lưu lại, chỉ cần nhấp vào nút cắt nhỏ của OneNote trong trình duyệt của bạn. Nó cho phép bạn lưu toàn bộ trang, chỉ một bài viết, hoặc thậm chí chỉ một hình ảnh trực tiếp vào một trong các sổ tay OneNote của bạn. Thật tiện dụng cho việc nghiên cứu hoặc thu thập ý tưởng!

Chuyển đổi chữ viết tay thành văn bản

Nếu bạn có máy tính bảng kèm bút cảm ứng (như Surface Pro hoặc...). iPad Nếu bạn dùng bút cảm ứng (như Apple Pencil), bạn có thể thích ghi chú bằng tay. OneNote có thể chuyển những ghi chú viết tay đó thành văn bản được đánh máy!

• Cách thức hoạt động: Sau khi viết xong bằng bút, hãy chọn phần chữ viết tay bằng công cụ "Lasso Select" (nó trông giống như một đường lượn sóng).
• Hãy nhập liệu: Tiếp theo, hãy vào tab "Vẽ" trên thanh công cụ và nhấp vào "Chuyển chữ viết tay thành văn bản". Như có phép thuật, chữ viết tay của bạn sẽ được chuyển thành các từ được đánh máy gọn gàng. Điều này rất hữu ích để giúp bạn dễ đọc hoặc tìm kiếm ghi chú của mình sau này.

Liên kết các ghi chú với nhau

Đôi khi bạn có những ghi chú có liên quan đến nhau, ngay cả khi chúng nằm ở các phần hoặc sổ tay khác nhau. Bạn có thể liên kết chúng lại với nhau!

• Tạo liên kết: Nhấp chuột phải vào trang bạn muốn liên kết ĐẾNChọn "Sao chép liên kết đến trang".
• Dán liên kết: Hãy truy cập trang mà bạn muốn chèn liên kết. Nhấp chuột phải và chọn "Dán". OneNote sẽ chèn một liên kết có thể nhấp chuột, đưa bạn thẳng đến trang đó.
• Tại sao nên sử dụng nó? Công cụ này rất tuyệt vời để kết nối các ý tưởng, tạo mục lục hoặc dễ dàng chuyển đổi giữa các dự án liên quan. Bạn cũng có thể liên kết đến các trang web bên ngoài hoặc các tệp trên máy tính của mình.

Bảo vệ những ghi chú nhạy cảm

Bạn có những ghi chú riêng tư hoặc chứa thông tin quan trọng cần bảo mật tuyệt đối không? Bạn có thể đặt mật khẩu bảo vệ cho các phần này trong OneNote.

• Cách thực hiện: Nhấp chuột phải vào phần bạn muốn bảo vệ. Chọn "Bảo vệ phần này bằng mật khẩu".
• Đặt mật khẩu: Hãy tạo mật khẩu mạnh. Hãy nhớ mật khẩu đó, vì nếu bạn quên, bạn sẽ không thể truy cập lại vào phần đó nữa!
• Khi nào nên sử dụng: Điều này rất hữu ích cho những thứ như nhật ký cá nhân, ghi chú tài chính, hoặc bất kỳ thông tin nào bạn không muốn người khác vô tình nhìn thấy nếu họ sử dụng máy tính của bạn. Chỉ cần nhớ đóng phần đó lại khi bạn dùng xong để giữ cho nó được khóa.

Phần kết luận

Như vậy, chúng ta đã cùng tìm hiểu cách sử dụng Microsoft OneNote.

Bạn đã học cách thiết lập sổ tay. Bạn biết cách thêm ghi chú, hình ảnh và thậm chí cả âm thanh.

Chúng ta cũng đã tìm hiểu cách giữ mọi thứ gọn gàng và dễ tìm. Và bạn cũng đã thấy cách chia sẻ công việc của mình với người khác.

OneNote là một công cụ mạnh mẽ.

Nó giúp bạn lưu giữ tất cả suy nghĩ của mình ở cùng một chỗ.

Không còn tình trạng giấy tờ thất lạc hay ý tưởng rời rạc. Bạn có thể tìm thấy những gì mình cần một cách nhanh chóng.

Điều này có thể giúp việc học tập hoặc công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn.

Nó có thể giúp bạn sắp xếp mọi thứ một cách cực kỳ ngăn nắp.

Các lựa chọn thay thế cho Microsoft OneNote

Dưới đây là những điểm nổi bật của Microsoft OneNote so với một số ứng dụng thay thế khác:

• hội đồng: Tập trung vào việc biến các cuộc họp thành những thông tin chi tiết và cơ sở kiến ​​thức có thể áp dụng ngay lập tức.
• Khái niệm Trí tuệ nhân tạo: Kết hợp ghi chú, nhiệm vụ và wiki với sự hỗ trợ mạnh mẽ của trí tuệ nhân tạo.
• Đom đóm AI: Trợ lý cuộc họp AI hỗ trợ phiên âm, tóm tắt và ghi chú nhiệm vụ.
• Nhấp chuột lên: Nền tảng đa năng cho quản lý dự án, nhiệm vụ và tạo tài liệu.
• Công suất: Một không gian làm việc độc đáo để kết nối ghi chú, ý tưởng và các đối tượng kỹ thuật số.
• Taskade: Không gian làm việc nhóm tích hợp trí tuệ nhân tạo, giúp quản lý công việc, ghi chú và trò chuyện video tại cùng một nơi.
• Notejoy: Ghi chú cộng tác nhanh chóng dành cho nhóm với khả năng chỉnh sửa và chia sẻ theo thời gian thực.
• Ghi chú: Trợ lý cuộc họp AI, chuyển đổi âm thanh thành văn bản từ lời nói trực tiếp hoặc tệp tin.
• Thủ công: Tài liệu và ghi chú đẹp mắt, được cấu trúc tốt với khả năng liên kết mạnh mẽ.
• Gặp gỡ: Trợ lý AI hỗ trợ tóm tắt cuộc họp, nêu bật những điểm chính và tự động theo dõi.
• Mem Trí tuệ nhân tạo: Không gian làm việc tự tổ chức, kết nối thông minh các ghi chú và ý tưởng của bạn.
• Evernote: Ứng dụng ghi chú kinh điển, mạnh mẽ trong việc trích xuất nội dung từ web và ghi lại nhiều loại nội dung khác nhau.

Câu hỏi thường gặp