Hướng dẫn sử dụng Zenzap: Từ người mới bắt đầu đến người dùng chuyên nghiệp năm 2026

Hướng dẫn nhanh

Hướng dẫn này bao gồm cách sử dụng Zenzap và mọi tính năng chính:

• Bắt đầu — Tạo nhóm trò chuyện công việc và thiết lập cơ bản
• Cách sử dụng không gian làm việc chuyên dụng — Tạo các nhóm trò chuyện riêng biệt cho toàn bộ nhóm
• Hướng dẫn sử dụng các tính năng Điều khiển & Bảo mật — Toàn quyền quản trị dữ liệu công ty
• Cách sử dụng quản lý tác vụ — Chuyển tin nhắn thành các nhiệm vụ và việc cần làm được tích hợp sẵn
• Hướng dẫn sử dụng tính năng tích hợp lịch — Đồng bộ lịch làm việc của bạn với nhóm.
• Cách sử dụng tính năng chia sẻ tập tin thông minh — Chia sẻ tệp trong cuộc trò chuyện có liên quan
• Cách sử dụng tin nhắn theo lịch trình — Gửi thông báo quan trọng trong giờ làm việc
• Cách sử dụng lịch sử trò chuyện đầy đủ — Cấp quyền truy cập ngay lập tức cho nhân viên mới ngay từ ngày đầu tiên
• Cách sử dụng Work Your Way — Bảo vệ thời gian cá nhân và cân bằng cuộc sống công việc
• Cách sử dụng phương thức liên lạc an toàn — Lưu trữ thông tin liên lạc công việc một cách an toàn

Thời gian cần thiết: 5 phút cho mỗi phim

Cũng trong hướng dẫn này: Mẹo chuyên nghiệp | Những lỗi thường gặp | Khắc phục sự cố | Chạy | Các lựa chọn thay thế

Tại sao nên tin tưởng hướng dẫn này?

Tôi đã sử dụng Zenzap làm ứng dụng trò chuyện công việc hàng ngày trong vài tháng qua và đã thử nghiệm mọi tính năng ở đây. Hướng dẫn sử dụng ứng dụng trò chuyện công việc chuyên nghiệp này dựa trên kinh nghiệm thực tế, không phải ảnh chụp màn hình từ nhà cung cấp.

Zenzap là ứng dụng trò chuyện nhóm được thiết kế ưu tiên cho thiết bị di động, giúp tách biệt công việc và cuộc sống cá nhân. Ứng dụng này được xây dựng để phục vụ việc giao tiếp hàng ngày giữa toàn bộ nhóm.

Nhưng hầu hết mọi người chỉ mới khám phá một phần nhỏ của ứng dụng trò chuyện công việc chuyên nghiệp này.

Họ chỉ gửi tin nhắn mà không hề động đến các chức năng quản trị, tác vụ tích hợp sẵn hoặc tin nhắn theo lịch trình, những thứ làm nên sức mạnh của hệ thống.

Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng từng tính năng chính, từng bước một.

Bạn sẽ thiết lập các cuộc trò chuyện riêng biệt, các nhiệm vụ được tích hợp sẵn và các quyền kiểm soát quản trị để đảm bảo tính kỷ luật cho nhóm của bạn.

Trong quá trình này, tôi chia sẻ những mẹo hay và những lỗi thường gặp mà tôi chỉ học được khi sử dụng ứng dụng trò chuyện công việc này mỗi ngày.

Đến cuối khóa học, bạn sẽ biết cách sử dụng Zenzap để tách biệt công việc và cuộc sống cá nhân trong khi vẫn duy trì kết nối toàn đội.

Hướng dẫn Zenzap

Hướng dẫn Zenzap này sẽ hướng dẫn bạn từng bước về giao tiếp nhóm, từ thiết lập ban đầu đến các chức năng quản trị giúp duy trì sự tương tác giữa các thành viên. dữ liệu Dữ liệu được bảo mật.

Hướng dẫn bắt đầu sử dụng Zenzap

Trước khi sử dụng bất kỳ tính năng nào, hãy hoàn tất thiết lập một lần này.

Cả đội mất khoảng 3 phút để hoàn thành.

Dưới đây là cách tạo nhóm trò chuyện công việc và kết nối các thành viên trong nhóm.

Bước 1: Tạo tài khoản của bạn

Hãy truy cập trang web của Zenzap tại https://www.zenzap.co.

Nhấn vào 'Đăng ký' hoặc 'Bắt ​​đầu dùng thử miễn phí' để bắt đầu.

Nhập địa chỉ email công việc của bạn và tạo mật khẩu — không cần số điện thoại cá nhân.

Việc đăng ký sử dụng email công việc có nghĩa là ứng dụng trò chuyện công việc không bao giờ truy cập vào số điện thoại cá nhân hoặc ứng dụng cá nhân của người dùng.

✓ Điểm kiểm tra: Kiểm tra của bạn hộp thư đến để nhận email xác nhận.

Bước 2: Tải ứng dụng xuống

Zenzap được ưu tiên cho thiết bị di động, vì vậy hãy cài đặt nó trên máy tính cá nhân của bạn. thiết bị hoặc máy tính để bàn, sau đó đăng nhập.

Vì dữ liệu công việc không được lưu trữ trên điện thoại cá nhân của nhân viên, nên các ứng dụng cá nhân của bạn vẫn được tách biệt.

Bạn có thể chạy ứng dụng trên điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính xách tay, vì vậy mọi thành viên trong nhóm đều có thể tham gia từ bất cứ nơi nào họ làm việc.

Đây là giao diện của bảng điều khiển:

Bạn sẽ thấy cuộc trò chuyện công việc, các cuộc trò chuyện riêng tư và các điều khiển quản trị ở cùng một nơi.

✓ Điểm kiểm tra: Bạn sẽ thấy bảng điều khiển trò chuyện nhóm chính.

Bước 3: Mời nhóm của bạn và nhập các cuộc trò chuyện

Thêm từng thành viên vào nhóm, sau đó tạo các cuộc trò chuyện riêng biệt cho từng phòng ban.

Bạn có thể nhập trực tiếp các nhóm WhatsApp vào Zenzap để chuyển đổi nhanh chóng việc liên lạc hàng ngày.

Hầu hết các công ty hoàn tất việc triển khai Zenzap trong vòng 2-4 tuần, thường thử nghiệm trong vài ngày đầu tiên.

Zenzap rất trực quan, vì vậy hầu hết người dùng học cách sử dụng ứng dụng trò chuyện công việc này chỉ trong vài phút, chứ không phải vài ngày.

Khi ban lãnh đạo chủ động sử dụng Zenzap, việc này sẽ khuyến khích toàn bộ nhóm tự động áp dụng công cụ một cách tự nhiên.

Hướng dẫn sử dụng không gian làm việc chuyên dụng Zenzap

Không gian làm việc chuyên dụng Cho phép bạn xây dựng một ứng dụng trò chuyện công việc chuyên dụng cho toàn bộ nhóm mà không cần trộn lẫn với các ứng dụng cá nhân.

Một ứng dụng trò chuyện công việc chuyên dụng giúp tập trung các cuộc trò chuyện công việc vào một nơi duy nhất thay vì bị phân tán trên các ứng dụng cá nhân và các ứng dụng khác. Bạn quyết định ai tham gia vào mỗi cuộc trò chuyện và tạo ra các cuộc trò chuyện phù hợp với cách thức hoạt động thực tế của doanh nghiệp mình.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Bây giờ chúng ta hãy cùng phân tích từng bước.

Bước 1: Mở không gian làm việc của bạn

Khởi động Zenzap và sử dụng tính năng trò chuyện công việc chuyên dụng của bạn.

Ứng dụng trò chuyện công việc này được thiết kế dành cho doanh nghiệp, giúp tách biệt hoàn toàn cuộc sống cá nhân.

Bước 2: Tạo các cuộc trò chuyện riêng biệt

Nhấn vào biểu tượng dấu cộng để tạo các cuộc trò chuyện riêng biệt cho từng dự án.

Bạn có thể tạo các cuộc trò chuyện cho bộ phận bán hàng, nhóm hỗ trợ hoặc bộ phận vận hành chỉ trong vài giây.

✓ Điểm kiểm tra: Toàn bộ nhóm của bạn giờ đây đều sử dụng chung một ứng dụng trò chuyện công việc được tổ chức bài bản.

Bước 3: Mời nhóm của bạn

Thêm tên từng thành viên trong nhóm, không phải số điện thoại cá nhân.

Nhân viên mới được cấp quyền truy cập ngay lập tức mà không cần chia sẻ số điện thoại cá nhân.

Vì ứng dụng trò chuyện nhóm được thiết kế cho công việc chứ không phải cuộc sống cá nhân, nên ranh giới giữa công việc và cá nhân luôn rõ ràng. Nhóm của bạn kết nối với nhau mà không cần chia sẻ số điện thoại cá nhân, và các cuộc trò chuyện cá nhân chỉ diễn ra trên điện thoại cá nhân, nơi chúng thuộc về.

Hãy tưởng tượng một nhóm hỗ trợ từng hoạt động trong một nhóm WhatsApp cá nhân. Tin nhắn lẫn lộn với cuộc sống cá nhân, và không ai có thể tìm thấy cuộc trò chuyện liên quan khi khách hàng gặp sự cố.

Với ứng dụng trò chuyện công việc chuyên dụng, nhóm hỗ trợ giờ đây có thể tách biệt các cuộc trò chuyện cho yêu cầu hỗ trợ, khiếu nại và thông báo. Các cuộc trò chuyện công việc luôn được giữ đúng nơi, và các cuộc trò chuyện cá nhân không bao giờ xen lẫn vào công việc.

Quy trình làm việc chuyên nghiệp dành cho không gian làm việc riêng biệt

Sau khi thiết lập nhóm chat công việc riêng, hãy đặt ra một quy tắc đơn giản: mỗi dự án sẽ có nhóm chat riêng. Điều này giúp ứng dụng chat nhóm gọn gàng và đảm bảo mọi thành viên đều có thể tìm thấy nhóm chat cần thiết mà không cần phải cuộn qua các cuộc trò chuyện công việc không liên quan.

Hướng dẫn sử dụng Zenzap Controls & Security

Điều khiển & Bảo vệ Cho phép bạn cấp cho quản trị viên quyền quản trị toàn diện đối với dữ liệu công ty, nhờ đó nhóm sẽ chịu trách nhiệm.

Toàn quyền quản trị cho phép bạn quyết định ai có thể tạo cuộc trò chuyện, chia sẻ tệp và xem lịch sử trò chuyện. Zenzap cho phép dễ dàng thêm và loại bỏ thành viên thông qua các chức năng quản trị, đảm bảo toàn bộ nhóm luôn chịu trách nhiệm ngay từ ngày đầu tiên.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Bây giờ chúng ta hãy cùng phân tích từng bước.

Bước 1: Mở Bảng điều khiển quản trị

Vào phần cài đặt và mở bảng điều khiển quản trị.

Tại đây, bạn thiết lập quyền truy cập cho việc giao tiếp nhóm trên toàn bộ nhóm.

Bước 2: Thiết lập quyền truy cập

Chọn người có thể tạo cuộc trò chuyện, chia sẻ tệp và xem lịch sử trò chuyện.

Các công cụ quản trị chi tiết giúp đảm bảo trách nhiệm của nhóm và bảo mật dữ liệu.

✓ Điểm kiểm tra: Quyền truy cập hiện nay phù hợp với lịch làm việc thực tế của từng thành viên trong nhóm.

Bước 3: Quản lý việc khởi hành

Khi nhân viên nghỉ việc, bạn có thể xóa thông tin nhân viên cũ chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Quản trị viên có thể ngay lập tức Thu hồi quyền truy cập vào tất cả các cuộc trò chuyện và tệp khi nhân viên nghỉ việc.

Khi một nhân viên nghỉ việc, bạn có thể xóa thông tin nhân viên cũ chỉ bằng một cú nhấp chuột và quyền truy cập vào tất cả các cuộc trò chuyện và tệp tin sẽ bị thu hồi ngay lập tức. Dữ liệu của công ty vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp, được lưu trữ an toàn để phục vụ cho việc kiểm toán và bảo mật dữ liệu.

Chức năng quản trị là yếu tố giúp một ứng dụng trò chuyện thông thường trở thành công cụ kinh doanh thực thụ. Bạn có thể thiết lập quyền truy cập cho giao tiếp nhóm, quyết định ai có thể tạo cuộc trò chuyện và theo dõi lịch sử trò chuyện.

Giả sử một thành viên trong nhóm chuyển sang phòng ban khác hoặc một nhân viên nghỉ việc. Thay vì phải tìm quyền truy cập trên nhiều ứng dụng khác nhau, bạn chỉ cần mở quyền quản trị một lần và xóa nhân viên cũ chỉ bằng một cú nhấp chuột, đảm bảo an toàn dữ liệu.

Quy trình làm việc chuyên nghiệp dành cho kiểm soát và bảo mật

Xem xét lại các quyền quản trị hàng tháng để đảm bảo chúng phù hợp với cấu trúc tổ chức hiện tại. Khi nhân viên thay đổi vai trò, hãy cập nhật người có thể tạo cuộc trò chuyện và đọc lịch sử trò chuyện, nhờ đó dữ liệu của công ty bạn luôn được bảo mật trên toàn bộ nhóm.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý tác vụ Zenzap

Quản lý nhiệm vụ Cho phép bạn chuyển tin nhắn thành các nhiệm vụ và việc cần làm được tích hợp sẵn, nhờ đó các thông tin cập nhật quan trọng sẽ không bao giờ bị bỏ sót.

Các cuộc trò chuyện công việc thường che giấu những việc cần làm thực sự, và những cập nhật quan trọng đó dễ bị lạc mất trong các cuộc trò chuyện nhóm hỗn loạn. Zenzap cho phép bạn biến tin nhắn thành các nhiệm vụ được tích hợp sẵn, vì vậy việc cần làm sẽ không bao giờ bị bỏ sót.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Bây giờ chúng ta hãy cùng phân tích từng bước.

Bước 1: Tìm thông điệp

Mở cuộc trò chuyện có chứa mục hành động cần thực hiện.

Zenzap cho phép bạn chuyển tin nhắn thành việc cần làm ngay trong quá trình giao tiếp hàng ngày.

Bước 2: Chuyển đổi thành việc cần làm

Nhấn giữ tin nhắn và chọn "Chuyển thành việc cần làm".

Chức năng quản lý nhiệm vụ được tích hợp sẵn giúp tập trung các cuộc trò chuyện công việc thay vì những cuộc trò chuyện nhóm hỗn loạn.

✓ Điểm kiểm tra: Danh sách việc cần làm của bạn giờ đây được hiển thị rõ ràng cho toàn bộ nhóm.

Bước 3: Đặt hạn chót

Thêm ngày đến hạn và giao nhiệm vụ đó cho một thành viên trong nhóm.

Thời hạn hoàn thành giúp nhóm chịu trách nhiệm và các cuộc thảo luận tập trung vào công việc thực tế.

Mỗi nhiệm vụ cần làm đều có người chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành, giúp nhóm có trách nhiệm và tập trung vào các cuộc thảo luận. Đây là hình thức giao tiếp hàng ngày thực sự thúc đẩy tiến độ công việc của toàn nhóm.

Hầu hết các cuộc trò chuyện công việc đều kết thúc ngay khi một tin nhắn biến mất. Một yêu cầu bị chôn vùi, và các cập nhật quan trọng biến mất vào các nhóm trò chuyện hỗn loạn mà không ai có thể theo dõi được.

Chức năng quản lý tác vụ tích hợp sẵn giải quyết vấn đề đó. Một thành viên trong nhóm có thể chuyển tin nhắn thành việc cần làm, đặt hạn chót và ứng dụng trò chuyện công việc giúp cả nhóm chịu trách nhiệm. Giao tiếp hàng ngày và công việc thực tế cuối cùng cũng song hành cùng nhau.

Quản lý tác vụ chuyên nghiệp

Hãy biến việc lập danh sách việc cần làm thành thói quen trong các cuộc họp. Khi các quyết định được đưa ra trong cuộc trò chuyện công việc, hãy nhanh chóng chuyển chúng thành các nhiệm vụ cụ thể ngay tại chỗ. Đến cuối cuộc gọi, mọi cập nhật quan trọng đều đã có người chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành.

Hướng dẫn sử dụng tính năng tích hợp Lịch Zenzap

Tích hợp lịch Cho phép bạn đồng bộ hóa lịch làm việc để cả nhóm có thể xem thời gian rảnh mà không cần rời khỏi ứng dụng trò chuyện.

Zenzap tích hợp với Lịch Google, cho phép nhóm xem lịch rảnh mà không cần rời khỏi ứng dụng trò chuyện. Lên kế hoạch dựa trên lịch làm việc của từng người, và các cập nhật tự động sẽ giúp thông tin quan trọng luôn được chuyển đến cuộc trò chuyện phù hợp.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Bây giờ chúng ta hãy cùng phân tích từng bước.

Bước 1: Kết nối Lịch Google

Tích hợp mở và liên kết với Lịch Google.

Zenzap tích hợp với Google Calendar để đồng bộ hóa lịch trình của toàn đội.

Bước 2: Xem tình trạng sẵn có của nhóm

Mở bất kỳ cuộc trò chuyện nào có liên quan để xem ai đang rảnh.

Hãy kiểm tra tình trạng phòng trống trước khi đặt để việc liên lạc hàng ngày tôn trọng thời gian cá nhân của bạn.

✓ Điểm kiểm tra: Lịch trình của đội giờ đây được hiển thị song song với các cuộc trò chuyện của đội bạn.

Bước 3: Lên lịch phù hợp với giờ làm việc

Chỉ thực hiện các cuộc gọi trong giờ làm việc đã thỏa thuận.

Điều này giúp duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, đồng thời bảo vệ thời gian cá nhân của mọi người.

Việc đặt lịch dựa trên giờ làm việc đã thỏa thuận giúp bảo vệ thời gian cá nhân và sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Các cuộc trò chuyện của nhóm bạn giờ đây được hiển thị bên cạnh lịch, đảm bảo không ai đặt lịch trùng với một thành viên bận rộn trong nhóm.

Đặt chỗ cuộc họp Thông thường, điều đó có nghĩa là phải chuyển đổi liên tục giữa ứng dụng trò chuyện và lịch trong các công cụ khác. Việc chuyển đổi qua lại đó làm lãng phí thời gian cá nhân và phá vỡ sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Ở đây, Lịch Google được tích hợp ngay trong cuộc trò chuyện. Bạn có thể xem ai đang rảnh, tôn trọng lịch làm việc của mỗi người và đặt lịch mà không cần rời khỏi cuộc trò chuyện tương ứng. Các cập nhật tự động sau đó giúp toàn bộ nhóm luôn được kết nối.

Quy trình làm việc chuyên nghiệp để tích hợp lịch

Hãy đồng bộ Lịch Google trước tuần làm việc bận rộn đầu tiên. Với tính năng hiển thị thời gian rảnh ngay trong cuộc trò chuyện, nhóm có thể lên lịch làm việc phù hợp với lịch trình của từng thành viên, và các cập nhật tự động giúp liên tục gửi những thông tin quan trọng đến cuộc trò chuyện liên quan mà không cần thêm thao tác nào.

Hướng dẫn sử dụng tính năng chia sẻ tập tin thông minh Zenzap

Chia sẻ tập tin thông minh Cho phép bạn chia sẻ tệp và ảnh ngay trong cuộc trò chuyện đó, chứ không phải ở các ứng dụng khác rải rác.

Hãy chia sẻ tệp và ảnh ngay trong cuộc trò chuyện liên quan thay vì qua email hoặc các công cụ khác. Việc chia sẻ ảnh diễn ra ngay tại nơi công việc được thực hiện, nhờ đó dữ liệu kinh doanh được lưu trữ trong các cuộc trò chuyện có tổ chức thay vì bị phân tán trên các ứng dụng khác.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Bây giờ chúng ta hãy cùng phân tích từng bước.

Bước 1: Mở cuộc trò chuyện liên quan

Chọn cuộc trò chuyện phù hợp với tệp tin đó.

Chia sẻ tập tin thông minh giúp sắp xếp các cuộc trò chuyện công việc một cách có hệ thống và dễ dàng tìm kiếm.

Bước 2: Tải lên hoặc thả xuống

Nhấn vào biểu tượng tệp đính kèm để chia sẻ tệp hoặc ảnh.

Ảnh được chia sẻ sẽ xuất hiện trong cuộc trò chuyện phù hợp, chứ không phải trong một nhóm trò chuyện ngẫu nhiên.

✓ Điểm kiểm tra: Mọi tập tin hiện đều được lưu trữ trong các nhóm trò chuyện được sắp xếp khoa học và liên kết với công việc thực tế.

Bước 3: Tìm kiếm sau

Sử dụng chức năng tìm kiếm nâng cao để tìm nhanh bất kỳ tệp được chia sẻ nào.

Zenzap cung cấp chức năng tìm kiếm nâng cao giúp nhanh chóng định vị các tin nhắn và tệp tin cũ.

Chức năng tìm kiếm nâng cao cho phép tìm thấy bất kỳ tệp hoặc tin nhắn nào chỉ trong vài giây, thậm chí cả nhiều tháng sau đó. Việc giữ các tệp trong ngữ cảnh phù hợp chính là điều biến cuộc trò chuyện ồn ào nơi công sở thành một không gian thực sự an toàn cho toàn bộ nhóm.

Các tập tin nằm rải rác trong email và các ứng dụng khác rất khó tìm lại sau này. Một hợp đồng ở đây, một ảnh chụp màn hình ở đó, và những bức ảnh được chia sẻ bị thất lạc trong một chuỗi tin nhắn nhóm cũ.

Tính năng chia sẻ tập tin thông minh giúp sắp xếp mọi tập tin trong các cuộc trò chuyện một cách có hệ thống và liên kết với công việc. Nhiều tháng sau, chức năng tìm kiếm nâng cao có thể tìm thấy tập tin đó chỉ trong vài giây, đảm bảo dữ liệu kinh doanh luôn được lưu trữ an toàn cho toàn bộ nhóm.

Quy trình làm việc chuyên nghiệp để chia sẻ tập tin thông minh

Hãy coi mỗi cuộc trò chuyện như một thư mục. Chia sẻ tệp và ảnh trong cuộc trò chuyện liên quan, và bạn sẽ tạo ra một hồ sơ có thể tìm kiếm được. Nhiều tháng sau, chức năng tìm kiếm nâng cao sẽ nhanh chóng tìm thấy bất kỳ tệp nào, giúp giữ dữ liệu kinh doanh ở một nơi an toàn.

Hướng dẫn sử dụng tính năng nhắn tin theo lịch của Zenzap

Tin nhắn đã lên lịch Cho phép bạn viết ngay và gửi sau với tính năng lên lịch gửi tin nhắn, tôn trọng thời gian cá nhân của bạn.

Tính năng soạn tin nhắn cho phép bạn viết những cập nhật quan trọng bất cứ khi nào có cảm hứng, rồi gửi chúng sau. Bạn có thể biến tin nhắn thành những lần gửi đúng giờ, tôn trọng giờ làm việc và thời gian cá nhân của mỗi thành viên trong nhóm.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Bây giờ chúng ta hãy cùng phân tích từng bước.

Bước 1: Soạn tin nhắn của bạn

Nhập tin nhắn của bạn vào bất kỳ kênh trò chuyện công việc nào.

Tính năng lên lịch gửi tin nhắn cho phép bạn soạn thảo các thông báo quan trọng sau giờ làm việc.

Bước 2: Chọn thời gian gửi

Nhấn vào biểu tượng đồng hồ và chọn thời gian giao hàng.

Lên lịch để tin nhắn phản hồi được gửi đến trong giờ làm việc của người nhận.

✓ Điểm kiểm tra: Các tin nhắn đã lên lịch của bạn hiện đang hiển thị trong danh sách chờ.

Bước 3: Xác nhận và lên lịch

Xác nhận thời gian và Zenzap sẽ xếp tin nhắn vào hàng đợi.

Thông điệp tự truyền tải, bảo vệ sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cho toàn bộ nhóm.

Điều này giúp bảo vệ sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống vì không ai bị làm phiền trong thời gian cá nhân. Việc liên lạc hàng ngày vẫn diễn ra đều đặn, và cả nhóm luôn kết nối mà không ai bị kiệt sức.

Trước đây, một người quản lý viết báo cáo cập nhật vào đêm khuya thường phải đối mặt với một lựa chọn khó khăn: gửi ngay và làm ảnh hưởng đến thời gian cá nhân, hay quên mất vào sáng hôm sau.

Việc lên lịch gửi tin nhắn giúp loại bỏ sự lựa chọn đó. Bạn có thể viết các thông báo quan trọng bất cứ khi nào, sau đó thiết lập tin nhắn gửi theo thời gian và đến trong giờ làm việc. Việc giao tiếp nhóm diễn ra đều đặn mà không ảnh hưởng đến sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Quy trình Pro Workflow dành cho tin nhắn theo lịch trình

Hãy nhóm các bản cập nhật lại. Viết một vài bản cập nhật quan trọng cùng lúc, sau đó lên lịch gửi chúng vào đúng giờ làm việc. Nhóm sẽ nhận được thông tin liên lạc đều đặn hàng ngày, và không ai bị mất thời gian cá nhân vì các thông báo ngoài giờ làm việc.

Hướng dẫn sử dụng tính năng Lịch sử trò chuyện đầy đủ của Zenzap

Toàn bộ lịch sử trò chuyện Cho phép bạn cấp cho nhân viên mới quyền truy cập tức thì vào toàn bộ lịch sử trò chuyện ngay khi họ gia nhập công ty.

Nhân viên mới có thể truy cập toàn bộ lịch sử trò chuyện ngay khi gia nhập nhóm, giúp họ có quyền truy cập tức thì thay vì phải mất hàng tuần để làm quen. Zenzap cho phép tự động thêm thành viên mới vào các nhóm trò chuyện riêng biệt phù hợp.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Bây giờ chúng ta hãy cùng phân tích từng bước.

Bước 1: Thêm nhân viên mới

Mời nhân viên mới vào các nhóm trò chuyện riêng biệt phù hợp.

Nhân viên mới có thể truy cập toàn bộ lịch sử trò chuyện ngay khi gia nhập nhóm.

Bước 2: Cấp quyền truy cập

Zenzap cho phép tự động thêm thành viên mới vào nhóm.

Quyền truy cập tức thì cho phép nhân viên mới đọc ngay các cuộc hội thoại công việc trước đây.

✓ Điểm kiểm tra: Thành viên mới của nhóm giờ đây đã có thể xem toàn bộ lịch sử trò chuyện mà họ cần.

Bước 3: Tạo các cuộc trò chuyện hướng dẫn hội nhập

Xây dựng các cuộc trò chuyện hướng dẫn hội nhập cho từng bộ phận.

Bạn có thể tạo các cuộc trò chuyện hướng dẫn để nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt bối cảnh công việc.

Bạn có thể tạo các cuộc trò chuyện hướng dẫn hội nhập cho từng phòng ban, và nhân viên mới sẽ đọc lại các cuộc trò chuyện trước đây để nhanh chóng nắm bắt bối cảnh. Vì công ty sở hữu dữ liệu của riêng mình, lịch sử trò chuyện đó là dữ liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp và sẽ tồn tại ngay cả khi nhân viên rời đi.

Một nhân viên mới gia nhập nhóm mà không biết gì sẽ khiến quá trình diễn ra chậm chạp và gây khó chịu. Họ sẽ hỏi những câu hỏi mà cả nhóm đã trả lời từ nhiều tuần trước.

Với lịch sử trò chuyện đầy đủ, nhân viên mới có thể truy cập ngay lập tức vào các cuộc trò chuyện công việc trước đây ngay từ ngày đầu tiên gia nhập. Các cuộc trò chuyện hội nhập theo từng phòng ban giúp thành viên mới nhanh chóng nắm bắt bối cảnh và duy trì kết nối giữa các thành viên trong nhóm.

Quy trình chuyên nghiệp cho toàn bộ lịch sử trò chuyện

Thêm tin nhắn chào mừng vào mỗi cuộc trò chuyện hội nhập. Nhân viên mới mở tin nhắn, truy cập ngay vào lịch sử trò chuyện và đọc lại các cuộc hội thoại công việc trước đây để hiểu rõ bối cảnh. Quá trình hội nhập chỉ còn vài phút đọc thay vì hàng tuần đặt câu hỏi.

Hướng dẫn sử dụng Zenzap để làm việc theo cách của bạn

Hãy nỗ lực để thành công Cho phép bạn quản lý giờ làm việc và thời gian cá nhân để nhóm tránh bị kiệt sức.

Zenzap cho phép người dùng quản lý giờ làm việc để tránh kiệt sức, nhờ đó các thông báo sẽ tôn trọng thời gian cá nhân của bạn. Chỉ cần thiết lập lịch làm việc một lần và ứng dụng trò chuyện sẽ tôn trọng ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân của bạn.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Bây giờ chúng ta hãy cùng phân tích từng bước.

Bước 1: Thiết lập giờ làm việc

Mở hồ sơ của bạn và thiết lập giờ làm việc.

Zenzap giúp người dùng quản lý giờ làm việc để tránh kiệt sức.

Bước 2: Tắt tiếng sau giờ làm việc

Chọn tắt thông báo trong thời gian riêng tư.

Thông báo tôn trọng thời gian cá nhân để đảm bảo sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống luôn lành mạnh.

✓ Điểm kiểm tra: Giờ đây, thông báo sẽ hiển thị theo giờ làm việc của bạn, chứ không phải theo giờ giấc cá nhân.

Bước 3: Đồng bộ hóa lịch trình của bạn

Hãy sắp xếp lịch làm việc sao cho phù hợp với thời gian rảnh thực tế của bạn.

Như vậy, việc giao tiếp hàng ngày sẽ phù hợp với lịch làm việc của bạn, chứ không phải ngược lại.

Việc ưu tiên thiết bị di động có nghĩa là bạn vẫn có thể tham gia giao tiếp nhóm từ các thiết bị cá nhân mà không để công việc ảnh hưởng đến cuộc sống cá nhân. Đây là cách Zenzap bảo vệ sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cho toàn bộ nhóm.

Việc liên tục trò chuyện công việc âm thầm bào mòn cuộc sống cá nhân. Thông báo lúc ăn tối, cuối tuần, trong thời gian riêng tư — dẫn đến kiệt sức.

Giờ làm việc giúp bạn lấy lại quyền kiểm soát. Thiết lập lịch làm việc của riêng bạn, tắt thông báo sau giờ làm việc và ưu tiên sử dụng thiết bị di động mà không để công việc lấn át. Đó là cách một ứng dụng trò chuyện bảo vệ cả công việc và cuộc sống cá nhân cùng một lúc.

Quy trình làm việc chuyên nghiệp giúp bạn làm việc theo cách riêng của mình.

Khuyến khích toàn đội cùng nhau thiết lập giờ làm việc. Khi mọi người tôn trọng thời gian cá nhân của nhau, số lượng thông báo sẽ giảm bớt, sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống được cải thiện, và ứng dụng trò chuyện ưu tiên thiết bị di động này sẽ hỗ trợ công việc và cuộc sống cá nhân một cách bình đẳng.

Hướng dẫn sử dụng Zenzap Secure Communication

Giao tiếp an toàn Cho phép bạn mã hóa và lưu trữ thông tin liên lạc nhóm một cách an toàn, tạo ra một không gian làm việc bảo mật.

Zenzap cung cấp mã hóa đầu cuối và tuân thủ tất cả các nguyên tắc GDPR về bảo vệ dữ liệu. Việc liên lạc trong công việc luôn được bảo mật, và dữ liệu của công ty được lưu trữ an toàn trên AWS và Google Cloud tại Châu Âu hoặc Hoa Kỳ.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Bây giờ chúng ta hãy cùng phân tích từng bước.

Bước 1: Xác nhận mã hóa

Mở cài đặt bảo mật để xác nhận mã hóa đã được bật.

Zenzap cung cấp mã hóa đầu cuối để giữ bí mật thông tin liên lạc trong công việc.

Bước 2: Kiểm tra sự tuân thủ

Xem lại các cài đặt GDPR về bảo mật dữ liệu.

Zenzap tuân thủ tất cả các nguyên tắc GDPR về bảo vệ dữ liệu và quyền riêng tư dữ liệu.

✓ Điểm kiểm tra: Quá trình liên lạc công việc của bạn hiện đã được xác nhận là mã hóa đầu cuối.

Bước 3: Yêu cầu xuất dữ liệu

Sử dụng quyền quản trị để yêu cầu xuất dữ liệu.

Bạn có thể yêu cầu xuất dữ liệu để phục vụ cho mục đích kiểm toán và tuân thủ quy định.

Quản trị viên có thể yêu cầu xuất dữ liệu để phục vụ mục đích kiểm toán và tuân thủ quy định, giúp bảo mật dữ liệu luôn nằm trong tầm kiểm soát của bạn. Dữ liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp vẫn được bảo mật ngay cả sau khi nhân viên nghỉ việc.

Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào xử lý dữ liệu công ty, bảo mật là điều bắt buộc. Việc giao tiếp công việc trên thiết bị cá nhân tiềm ẩn nguy cơ vi phạm quyền riêng tư dữ liệu.

Zenzap giải quyết vấn đề đó bằng mã hóa đầu cuối, tuân thủ GDPR và lưu trữ trên AWS và Google Cloud. Dữ liệu công ty được lưu trữ an toàn, dữ liệu thuộc sở hữu doanh nghiệp được bảo mật và bạn có thể yêu cầu xuất dữ liệu để kiểm toán.

Quy trình chuyên nghiệp để liên lạc an toàn

Thực hiện kiểm tra bảo mật nhanh mỗi quý. Xác nhận mã hóa đầu cuối đã được bật, xem xét cài đặt quyền riêng tư dữ liệu GDPR và yêu cầu xuất dữ liệu nếu cần thiết cho các cuộc kiểm toán. Dữ liệu của công ty được lưu trữ an toàn và dữ liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp được bảo mật.

Mẹo và phím tắt hữu ích cho Zenzap Pro

Sau khi dùng thử Zenzap làm ứng dụng trò chuyện công việc trong vài tháng qua, đây là những lời khuyên hữu ích nhất của tôi dành cho toàn bộ nhóm.

Đây là những phím tắt và tính năng ẩn giúp biến người dùng thông thường thành người dùng thành thạo ứng dụng trò chuyện công việc này.

Phím tắt

Hoạt động	Phím tắt
Tìm kiếm lịch sử trò chuyện	Ctrl / Cmd + F
Tạo cuộc trò chuyện mới	Ctrl / Cmd + N
Chuyển tin nhắn thành việc cần làm	Tin nhắn nhấn giữ lâu
Mở điều khiển quản trị	Ctrl / Cmd + ,

Những tính năng ẩn mà hầu hết mọi người bỏ lỡ

• Sơ đồ tổ chức SSO: Các nhóm doanh nghiệp có thể lập sơ đồ tổ chức SSO để các quyền quản trị phù hợp với thực tế. báo cáo dòng.
• Cập nhật tự động: Thiết lập cập nhật tự động để các thông báo quan trọng được gửi đến cuộc trò chuyện liên quan mà không cần thao tác thủ công.
• Chủ đề và kênh: Zenzap sắp xếp các cuộc trò chuyện theo chủ đề và kênh, nhờ đó các cuộc trò chuyện nhóm sẽ không bao giờ trở nên hỗn loạn.
• Nhập dữ liệu WhatsApp: Bạn có thể nhập trực tiếp các nhóm WhatsApp vào Zenzap, chuyển đổi các cuộc giao tiếp hàng ngày mà không làm mất đi ngữ cảnh.
• Thông báo giờ làm việc: Thiết lập thông báo chỉ hiển thị trong giờ làm việc, giúp bảo vệ thời gian cá nhân và sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Mỗi một thành công nhỏ này sẽ tích lũy dần. Các chủ đề giúp sắp xếp các cuộc trò chuyện công việc, tính năng nhập dữ liệu WhatsApp giúp chuyển đổi nhanh hơn, và thông báo giờ làm việc giúp bảo vệ cuộc sống cá nhân.

Những thành công nhỏ này giúp tập trung vào các cuộc thảo luận và đảm bảo trách nhiệm của nhóm, đó là lý do tại sao rất nhiều người dùng để lại phản hồi tích cực.

Những lỗi thường gặp khi sử dụng Zenzap cần tránh

Sai lầm số 1: Sử dụng ứng dụng trò chuyện cá nhân cho công việc

Lỗi #2: Bỏ qua các bước quản trị

Sai lầm số 3: Bỏ qua giờ làm việc

Tránh ba sai lầm này ngay từ đầu sẽ tạo nền tảng cho toàn đội. Thiết lập đúng đắn về sự phân công nhiệm vụ, quản lý hành chính và giờ làm việc, và các hoạt động giao tiếp khác trong nhóm sẽ diễn ra suôn sẻ.

Khắc phục sự cố Zenzap

Vấn đề: Nhân viên mới không thể xem lịch sử trò chuyện.

Gây ra: Thành viên mới của nhóm chưa được thêm vào các nhóm trò chuyện riêng biệt phù hợp.

Sửa chữa: Thêm nhân viên mới vào từng cuộc trò chuyện có liên quan, và Zenzap cho phép thêm tự động để nhân viên mới có thể truy cập ngay vào lịch sử trò chuyện.

Vấn đề: Cựu nhân viên vẫn có quyền truy cập

Gây ra: Nhân viên nghỉ việc nhưng tài khoản vẫn không được xóa khỏi quyền quản trị.

Sửa chữa: Mở quyền quản trị và xóa nhân viên cũ chỉ bằng một cú nhấp chuột để thu hồi quyền truy cập vào tất cả các cuộc trò chuyện và tệp tin.

Vấn đề: Thông báo đến sau giờ làm việc.

Gây ra: Giờ làm việc không được quy định cụ thể, vì vậy thông báo sẽ bỏ qua thời gian cá nhân.

Sửa chữa: Hãy thiết lập giờ làm việc trong hồ sơ của bạn để thông báo tôn trọng thời gian cá nhân và bảo vệ sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Vấn đề: Ứng dụng có vẻ lỗi thời.

Gây ra: Bạn đang sử dụng phiên bản ứng dụng trò chuyện hiện tại chứ không phải phiên bản mới nhất.

Sửa chữa: Hãy cập nhật lên phiên bản mới nhất từ ​​cửa hàng ứng dụng của bạn để nhận được tất cả các tính năng chính và bản vá lỗi bảo mật.

Vấn đề: Tin nhắn bị gửi nhầm vào khung chat khác.

Gây ra: Các cuộc trò chuyện công việc đang được gộp vào một luồng thảo luận lớn thay vì các cuộc trò chuyện riêng lẻ.

Sửa chữa: Tạo các nhóm trò chuyện riêng biệt theo chủ đề hoặc phòng ban để mọi cuộc trò chuyện liên quan được sắp xếp gọn gàng và dễ tìm kiếm.

Vấn đề: Nhóm không muốn áp dụng ứng dụng mới.

Gây ra: Ban lãnh đạo vẫn sử dụng các ứng dụng trò chuyện cá nhân, vì vậy cả nhóm cũng làm theo.

Sửa chữa: Hãy để lãnh đạo tiên phong; việc lãnh đạo sử dụng Zenzap sẽ khuyến khích toàn bộ nhóm tự động áp dụng công cụ này chỉ trong vài ngày.

📌 Ghi chú: Nếu không có giải pháp nào trong số này khắc phục được sự cố của bạn, hãy liên hệ với nhóm hỗ trợ của Zenzap.

Zenzap là gì?

Zenzap Đây là ứng dụng trò chuyện nhóm được thiết kế dành cho doanh nghiệp, giúp tách biệt việc giao tiếp công việc khỏi các thiết bị cá nhân.

Hãy coi nó như một ứng dụng trò chuyện riêng tư dành cho công ty bạn — được xây dựng cho mục đích kinh doanh, chứ không phải cuộc sống cá nhân.

Nó kết hợp tính năng trò chuyện nhóm với các tác vụ được tích hợp sẵn, giúp việc giao tiếp và công việc hàng ngày được thực hiện tại cùng một nơi.

Hầu hết các nhóm thường sử dụng các ứng dụng trò chuyện cá nhân theo mặc định, nhưng những công cụ này lại lẫn lộn giữa công việc và cuộc sống cá nhân, đồng thời để lại dữ liệu công ty trên điện thoại cá nhân.

Zenzap được xây dựng theo cách ngược lại: trước hết là một ứng dụng trò chuyện công việc, được thiết kế để dữ liệu kinh doanh luôn được bảo mật và thuộc sở hữu của doanh nghiệp.

Nó bao gồm các tính năng chính sau:

• Không gian làm việc riêng: Một ứng dụng trò chuyện công việc chuyên nghiệp giúp tách biệt công việc và cuộc sống cá nhân.
• Kiểm soát & Bảo mật: Các công cụ quản trị giúp đảm bảo trách nhiệm của nhóm và bảo mật dữ liệu.
• Quản lý nhiệm vụ: Các nhiệm vụ và việc cần làm được tích hợp sẵn, được tạo ra trực tiếp từ các cuộc trò chuyện trong công việc.
• Tích hợp lịch: Tính năng đồng bộ lịch Google giúp cả nhóm luôn kết nối và theo sát lịch trình.
• Chia sẻ tập tin thông minh: Chia sẻ ảnh và file trong mọi cuộc trò chuyện có liên quan.
• Tin nhắn đã lên lịch: Tin nhắn được lên lịch sao cho phù hợp với thời gian cá nhân và giờ làm việc.
• Toàn bộ lịch sử trò chuyện: Nhân viên mới được cấp quyền truy cập ngay lập tức vào toàn bộ lịch sử trò chuyện.
• Hãy tự mình nỗ lực: Ưu tiên thiết bị di động trong việc kiểm soát giờ làm việc và cân bằng cuộc sống công việc.
• Giao tiếp an toàn: Mã hóa đầu cuối giúp lưu trữ dữ liệu kinh doanh một cách an toàn.

Khác với các ứng dụng trò chuyện cá nhân, Zenzap giữ dữ liệu doanh nghiệp thuộc sở hữu của doanh nghiệp, với dữ liệu công ty được lưu trữ an toàn như một môi trường làm việc bảo mật.

Nó sắp xếp các cuộc trò chuyện theo chủ đề và kênh, nhờ đó các cuộc trò chuyện công việc sẽ không bao giờ biến thành những cuộc trò chuyện nhóm hỗn loạn.

Chức năng tìm kiếm nâng cao cho phép bất kỳ thành viên nào trong nhóm nhanh chóng tìm thấy các tin nhắn và tệp tin cũ, giúp duy trì hiệu quả giao tiếp hàng ngày.

Để xem đánh giá đầy đủ, hãy xem bài viết của chúng tôi. Đánh giá Zenzap.

Nó giúp toàn bộ nhóm luôn kết nối đồng thời bảo vệ số điện thoại cá nhân và thời gian riêng tư của mỗi người.

Tóm lại, Zenzap là một ứng dụng trò chuyện công việc chuyên nghiệp được thiết kế để kết hợp trò chuyện nhóm và quản lý tác vụ trong một công cụ ưu tiên thiết bị di động.

Bảng giá Zenzap

Đây là giá của Zenzap vào năm 2026:

Kế hoạch	Giá	Tốt nhất cho
Miễn phí mãi mãi	0 bảng Anh/tháng	Các nhóm nhỏ lần đầu tiên thử nghiệm tính năng trò chuyện công việc.
Chuyên nghiệp	£19	Các nhóm đang phát triển cần quyền quản trị và danh sách việc cần làm.
Doanh nghiệp+	6 bảng Anh/tháng	Các công ty muốn có toàn quyền quản trị và bảo mật dữ liệu.
Nhập	Phong tục	Doanh nghiệp lớn cần sơ đồ tổ chức SSO và kiểm toán.

Dùng thử miễn phí: Đúng vậy — gói "Miễn phí mãi mãi" cho phép toàn bộ nhóm bắt đầu mà không mất phí.

Đảm bảo hoàn tiền: Các gói trả phí được tính phí hàng tháng, vì vậy bạn có thể hủy bất cứ lúc nào.

Gói Free Forever phù hợp với một nhóm nhỏ lần đầu tiên dùng thử ứng dụng trò chuyện công việc, với các tính năng cơ bản như trò chuyện nhóm và lịch sử trò chuyện.

Phiên bản Pro bổ sung các tính năng quản trị, tác vụ tích hợp sẵn và tin nhắn theo lịch trình dành cho các nhóm đang phát triển cần cấu trúc chặt chẽ hơn.

Business+ mở khóa toàn bộ quyền quản trị, các tính năng bảo mật dữ liệu và tăng cường an ninh cho các nhóm kinh doanh xử lý dữ liệu nhạy cảm của công ty.

Hỗ trợ nhiều lớp doanh nghiệp trên sơ đồ tổ chức SSO, xuất dữ liệu và các điều khiển tùy chỉnh cho nhu cầu kinh doanh quy mô lớn.

💰 Giá trị tốt nhất: Business+ — quyền quản trị toàn diện và bảo mật dữ liệu cho các nhóm kinh doanh đang phát triển.

Zenzap so với các lựa chọn thay thế

Zenzap so sánh như thế nào với các công cụ kinh doanh khác? Dưới đây là bức tranh cạnh tranh:

Hầu hết các công cụ trò chuyện nhóm được xây dựng cho mục đích nhắn tin thông thường, sau đó mới được điều chỉnh để phù hợp với công việc. Zenzap lại bắt đầu từ hướng ngược lại: trước hết là một ứng dụng trò chuyện công việc, được thiết kế để giữ dữ liệu kinh doanh tách biệt khỏi điện thoại cá nhân.

Dụng cụ	Tốt nhất cho	Giá	Xếp hạng
Zenzap	Trò chuyện công việc ngoài giờ làm việc.	0 bảng Anh/tháng	⭐ 4.6
Slack	Các kênh và tích hợp ứng dụng	8 đô la/tháng	⭐ 4.5
Microsoft Teams	Video và trò chuyện Office 365	4 đô la/tháng	⭐ 4.4
Trò chuyện Google	Người dùng Google Workspace	6 đô la/tháng	⭐ 4.2
Trò chuyện nhóm Zoom	Các nhóm đã có mặt trên Zoom	0 đô la/tháng	⭐ 4.3
Discord	Cộng đồng và tiếng nói	0 đô la/tháng	⭐ 4.3

Lựa chọn nhanh:

• Tốt nhất tổng thể: Zenzap — ứng dụng trò chuyện công việc ưu tiên thiết bị di động với dữ liệu do doanh nghiệp sở hữu.
• Ngân sách tốt nhất: Zoom Team Chat — miễn phí cho các nhóm đã sử dụng Zoom.
• Phù hợp nhất cho người mới bắt đầu: Google Chat — đơn giản cho nhân viên mới trên Workspace
• Phù hợp nhất cho doanh nghiệp: Microsoft Teams — tích hợp sâu với Office

🎯 Các lựa chọn thay thế cho Zenzap

Bạn đang tìm kiếm các lựa chọn thay thế cho Zenzap? Dưới đây là những lựa chọn hàng đầu trong số các công cụ kinh doanh khác:

• 🚀 Slack: Ứng dụng tích hợp mạnh mẽ và nhiều kênh liên lạc, nhưng tính năng trò chuyện công việc có thể được sử dụng trên điện thoại cá nhân của nhân viên trừ khi quản trị viên khóa quyền truy cập.
• 💰 Microsoft Teams: Office 365 có những liên kết sâu rộng dành cho doanh nghiệp, tuy nhiên nó có thể gây cảm giác nặng nề đối với việc giao tiếp nhóm đơn giản và giao tiếp hàng ngày.
• 🎨 Google Chat: Ứng dụng này dễ sử dụng cho các nhóm làm việc và nhân viên mới, nhưng có ít tính năng tích hợp hơn so với ứng dụng trò chuyện công việc này.
• ⚡ Trò chuyện nhóm Zoom: Ứng dụng trò chuyện nhóm miễn phí dành cho người dùng Zoom, nhưng lại yếu hơn về quyền quản trị và dữ liệu thuộc sở hữu doanh nghiệp.
• 🔒 Discord: Ứng dụng này có thể dùng để trò chuyện nhóm nhanh chóng trong cộng đồng, nhưng không phải là ứng dụng trò chuyện chuyên nghiệp dành cho công việc, đặc biệt là khi cần lưu trữ dữ liệu nhạy cảm của công ty.

Mỗi ứng dụng này đều có chức năng trò chuyện tốt, nhưng cách chúng xử lý dữ liệu thuộc sở hữu doanh nghiệp và thiết bị cá nhân lại khác nhau. Hãy đọc kỹ từng ứng dụng để so sánh với cách thức làm việc thực tế của nhóm bạn.

Để xem danh sách đầy đủ, vui lòng xem trang của chúng tôi. Các lựa chọn thay thế cho Zenzap hướng dẫn.

⚔️ So sánh Zenzap

Dưới đây là cách Zenzap so sánh với từng đối thủ cạnh tranh trong số các công cụ khác:

• Zenzap so với Slack: Zenzap thắng thế trong việc ngăn chặn các cuộc trò chuyện công việc trên thiết bị cá nhân; Slack thắng thế trong việc ngăn chặn các công cụ và ứng dụng bên thứ ba khác.
• Zenzap so với Microsoft Teams: Zenzap thắng thế nhờ sự đơn giản, dễ sử dụng trên thiết bị di động; Teams thắng thế nhờ phục vụ các doanh nghiệp lớn đã có sẵn trong Office 365.
• Zenzap so với Google Chat: Zenzap vượt trội nhờ các tính năng quản trị và quản lý tác vụ tích hợp sẵn; Google Chat thắng thế về khả năng giao tiếp hàng ngày thuần túy trong không gian làm việc.
• So sánh Zenzap và Zoom Team Chat: Zenzap thắng thế về dữ liệu thuộc sở hữu doanh nghiệp và quyền riêng tư dữ liệu; Zoom thắng nếu nhóm của bạn thường xuyên sử dụng các cuộc họp Zoom.
• Zenzap đấu với Discord: Zenzap thắng thế về khả năng bảo mật thông tin liên lạc công việc và dữ liệu công ty; Discord thắng thế về khả năng trò chuyện nhóm cộng đồng thông thường.

Mô hình này thể hiện rõ ràng trong mọi so sánh: các đối thủ thắng thế về khả năng tích hợp và phạm vi tiếp cận, trong khi Zenzap thắng thế nhờ việc giữ cho các cuộc trò chuyện công việc không bị đưa vào thiết bị cá nhân và dữ liệu công ty thuộc sở hữu của doanh nghiệp.

Nếu ưu tiên hàng đầu của bạn là bảo mật dữ liệu, quy trình đăng ký nhanh chóng và ứng dụng trò chuyện công việc thân thiện với thiết bị di động, thì Zenzap khó có đối thủ nào sánh kịp so với các công cụ khác.

Ai nên sử dụng Zenzap?

Zenzap được thiết kế dành cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn chuyển giao thông công việc của nhân viên ra khỏi điện thoại cá nhân và tập trung vào một ứng dụng trò chuyện công việc an toàn.

Nó phù hợp với những nhóm đã chán ngấy việc phải tiến hành các cuộc trò chuyện công việc thông qua các ứng dụng trò chuyện cá nhân và các nhóm chat hỗn loạn.

Trưởng nhóm hỗ trợ khách hàng rất thích tính năng này vì họ có thể tạo các nhóm trò chuyện riêng biệt cho từng ca làm việc và giữ cho các cuộc trò chuyện liên quan được sắp xếp gọn gàng.

Những người sáng lập và quản trị viên muốn dữ liệu kinh doanh vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp, với quyền kiểm soát hoàn toàn của quản trị viên đối với việc ai có thể xem dữ liệu của công ty.

Nhân viên mới được cấp quyền truy cập ngay lập tức vào lịch sử trò chuyện, giúp quá trình hội nhập diễn ra nhanh chóng và toàn bộ nhóm luôn giữ liên lạc.

Nếu nhóm của bạn ưu tiên sử dụng thiết bị di động và coi trọng sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, ứng dụng trò chuyện công việc chuyên nghiệp này sẽ giúp tách biệt công việc và cuộc sống cá nhân.

Nó cũng rất phù hợp với các doanh nghiệp trong các lĩnh vực được quản lý chặt chẽ, vì tính năng bảo mật dữ liệu, GDPR và lưu trữ dữ liệu công ty một cách an toàn đã được tích hợp sẵn.

Ngay cả các nhóm nhỏ cũng được hưởng lợi, vì gói Miễn phí trọn đời cho phép bạn thử nghiệm tính năng trò chuyện công việc trước khi chi bất kỳ khoản ngân sách nào.

Zenzap có đáng dùng không?

Đối với hầu hết các nhóm kinh doanh, Zenzap rất đáng giá vì nó giải quyết một vấn đề thực tế: trò chuyện công việc trên thiết bị cá nhân.

Bạn có được tính năng trò chuyện nhóm, quản lý tác vụ tích hợp, lên lịch gửi tin nhắn và quyền quản trị trong cùng một ứng dụng trò chuyện, thay vì phải kết hợp nhiều công cụ khác nhau.

Các nhóm báo cáo phản hồi tích cực sau tuần đầu tiên, thường gọi đây là một ứng dụng tuyệt vời giúp duy trì sự tập trung trong các cuộc trò chuyện.

Gói "Miễn phí mãi mãi" cho phép một nhóm nhỏ thử nghiệm giao tiếp hàng ngày mà không gặp rủi ro nào trước khi thanh toán.

Vì công ty sở hữu dữ liệu của riêng mình, bạn vẫn giữ quyền kiểm soát dữ liệu kinh doanh ngay cả khi nhân viên rời đi.

Thêm mã hóa đầu cuối và bảo mật dữ liệu theo GDPR, thì giá trị mang lại cho bất kỳ doanh nghiệp nào xử lý dữ liệu công ty là rất rõ ràng.

Cần lưu ý rằng: nếu nhóm của bạn đã quen dùng Slack hoặc Microsoft Teams và phụ thuộc vào hàng tá công cụ khác, việc chuyển đổi cần có kế hoạch.

Nhưng đối với các nhóm chủ yếu cần một ứng dụng trò chuyện nhóm gọn gàng, các tác vụ được tích hợp sẵn và dữ liệu do doanh nghiệp sở hữu, Zenzap là một ứng dụng tuyệt vời và là lựa chọn dễ dàng.

Hãy nghĩ đến chi phí của phương án thay thế nữa. Mỗi tuần, các cuộc trò chuyện công việc vẫn diễn ra trên các ứng dụng trò chuyện cá nhân, dữ liệu công ty bị rò rỉ sang các thiết bị cá nhân mà bạn không kiểm soát được.

Trước rủi ro tiềm ẩn đó, việc sử dụng một ứng dụng trò chuyện công việc được thiết kế riêng, giúp bảo mật và giữ an toàn dữ liệu doanh nghiệp là một quyết định dễ dàng đối với hầu hết các nhóm.

Với mức giá của một gói Free Forever duy nhất, bạn có thể chứng minh điều đó với một nhóm thí điểm trước khi cam kết ngân sách.

Các phương pháp thực hành tốt nhất của Zenzap

Triển khai theo từng giai đoạn — hầu hết các công ty hoàn tất việc triển khai Zenzap trong vòng 2-4 tuần, sau đó thử nghiệm với một nhóm nhỏ trong vài ngày.

Hãy để ban lãnh đạo sử dụng Zenzap từ sớm, vì việc ban lãnh đạo sử dụng ứng dụng trò chuyện công việc này sẽ khuyến khích việc áp dụng tự nhiên trong toàn bộ nhóm.

Hãy thiết lập giờ làm việc ngay từ ngày đầu tiên để các thông báo tôn trọng thời gian cá nhân và bảo vệ sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Tạo các nhóm trò chuyện theo từng phòng ban, sau đó tự động thêm thành viên mới vào nhóm để nhân viên mới không bao giờ bỏ lỡ các thông báo quan trọng.

Chuyển đổi các thông điệp chính thành nhiệm vụ cần làm ngay lập tức, điều này giúp nhóm chịu trách nhiệm và các cuộc thảo luận tập trung hơn.

Hãy luôn cập nhật Zenzap lên phiên bản mới nhất để mọi thành viên trong nhóm đều có các tính năng chính và bản vá lỗi bảo mật mới nhất.

Cuối cùng, hãy xem xét lại các quyền quản trị khi doanh nghiệp phát triển, để đảm bảo quyền hạn, các cuộc trò chuyện riêng biệt và quyền riêng tư dữ liệu luôn phù hợp với đội ngũ hiện tại của bạn.

Sử dụng Zenzap cho các nhóm làm việc từ xa và kết hợp

Xa and hybrid teams live in chat, so the work chat app you pick shapes the whole day.

Zenzap giúp nhân viên tránh bị mất các cuộc trò chuyện công việc trên điện thoại cá nhân, điều này đặc biệt quan trọng khi mọi người làm việc tại nhà bằng thiết bị cá nhân.

Bạn tạo các nhóm trò chuyện riêng biệt cho từng dự án, nhờ đó thành viên nhóm làm việc từ xa luôn biết nhóm trò chuyện nào cần đăng bài.

Tính năng lên lịch gửi tin nhắn giúp bạn gửi thông báo quan trọng trong giờ làm việc của từng người nhận bất kể múi giờ nào.

Giờ làm việc và chế độ kiểm soát thông báo giúp bảo vệ thời gian cá nhân, nhờ đó làm việc từ xa không âm thầm xâm chiếm cuộc sống cá nhân.

Việc tích hợp lịch giúp hiển thị tình trạng sẵn có một cách nhanh chóng, giữ cho toàn bộ nhóm luôn kết nối ngay cả khi không ai cùng chung văn phòng.

Kết quả là giao tiếp nhóm diễn ra bình tĩnh hơn, ít cuộc trò chuyện nhóm hỗn loạn hơn và các cuộc thảo luận tập trung vào công việc thực sự.

Đối với các nhóm làm việc kết hợp, nó cũng giúp kết nối giữa văn phòng và nhà riêng. Nhân viên làm việc tại văn phòng và nhân viên làm việc từ xa cùng sử dụng chung một nhóm trò chuyện riêng biệt, nhờ đó không ai bỏ lỡ những thông tin cập nhật quan trọng.

Và vì dữ liệu kinh doanh vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp, nên một công ty làm việc từ xa hoàn toàn vẫn giữ được quyền kiểm soát dữ liệu của công ty bất kể người dùng đăng nhập từ đâu.

Quy trình tuyển dụng và thôi việc với Zenzap

Mọi doanh nghiệp đều có người tham gia và rời đi, và ứng dụng trò chuyện của bạn nên đơn giản hóa cả hai quá trình này đồng thời đảm bảo an toàn dữ liệu.

Zenzap cho phép quá trình thêm và xóa nhân viên dễ dàng thông qua các công cụ quản trị, không cần phải chuyển giao phức tạp giữa các công cụ khác.

Khi nhân viên mới gia nhập, tính năng tự động thêm sẽ đưa họ vào các nhóm trò chuyện riêng biệt phù hợp, cho phép truy cập tức thì vào lịch sử trò chuyện.

Bạn có thể tạo các cuộc trò chuyện hướng dẫn hội nhập cho từng phòng ban, để các thành viên mới trong nhóm có thể nắm bắt thông tin cần thiết ngay từ ngày đầu tiên.

Khi một nhân viên nghỉ việc, bạn có thể xóa thông tin nhân viên cũ chỉ bằng một cú nhấp chuột, và quyền truy cập vào tất cả các cuộc trò chuyện và tệp tin sẽ bị thu hồi ngay lập tức.

Vì công ty sở hữu dữ liệu của riêng mình, nên dữ liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp và dữ liệu của công ty vẫn được giữ nguyên sau khi bất kỳ nhân viên nào rời đi.

Sự cân bằng giữa quy trình thiết lập nhanh chóng và quy trình gỡ bỏ gọn gàng là lý do tại sao các quản trị viên gọi Zenzap là một ứng dụng tuyệt vời để bảo vệ dữ liệu kinh doanh.

Điều này cũng giúp giảm thiểu rủi ro. Khi các cuộc trò chuyện công việc không bao giờ diễn ra trên thiết bị cá nhân, một thành viên nhóm sắp rời đi không thể mang theo dữ liệu của công ty trên điện thoại cá nhân của mình.

Đối với bộ phận Nhân sự và CNTT, lợi ích duy nhất đó — quy trình chấm dứt hợp đồng đơn giản, chỉ với một cú nhấp chuột và dữ liệu doanh nghiệp được giữ nguyên — thường đủ để biện minh cho việc chuyển đổi.

Bắt đầu sử dụng Zenzap ngay bây giờ

Bạn đã học cách sử dụng mọi tính năng chính của ứng dụng trò chuyện công việc này:

• ✅ Không gian làm việc riêng
• ✅ Điều khiển & Bảo mật
• ✅ Quản lý nhiệm vụ
• ✅ Tích hợp lịch
• ✅ Chia sẻ tập tin thông minh
• ✅ Tin nhắn theo lịch trình
• ✅ Toàn bộ lịch sử trò chuyện
• ✅ Hãy nỗ lực để thành công
• ✅ Giao tiếp an toàn

Bước tiếp theo: Hãy chọn một tính năng và thử ngay với nhóm của bạn.

Hầu hết mọi người bắt đầu bằng cách sử dụng Không gian làm việc chuyên dụng để tạo các cuộc trò chuyện riêng biệt.

Chỉ mất chưa đến 5 phút. Tải xuống Zenzap ngay hôm nay và giữ cho nhóm của bạn luôn kết nối.

Hãy chuyển hoạt động giao tiếp hàng ngày của bạn khỏi các ứng dụng trò chuyện cá nhân, bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp và cung cấp một môi trường làm việc an toàn cho toàn bộ nhóm.

Cho dù bạn điều hành một công ty khởi nghiệp năm người hay một doanh nghiệp đang phát triển, một ứng dụng trò chuyện công việc chuyên dụng sẽ mang lại lợi ích ngay khi các cuộc trò chuyện công việc không còn diễn ra trên điện thoại cá nhân nữa.

Hãy bắt đầu với một cuộc trò chuyện riêng biệt, thêm một vài nhiệm vụ được tích hợp sẵn, và từ đó để thói quen này lan rộng ra toàn bộ nhóm.

Những điểm chính cần lưu ý về Zenzap

Trước khi bạn rời đi, đây là những điều quan trọng nhất về cách sử dụng Zenzap như một ứng dụng trò chuyện công việc.

• Nó giúp tách biệt việc liên lạc công việc khỏi các thiết bị cá nhân, nhờ đó công việc và cuộc sống cá nhân được giữ riêng biệt.
• Bạn tạo các nhóm trò chuyện riêng biệt theo từng phòng ban, giúp tổ chức giao tiếp nhóm và tập trung vào các cuộc trò chuyện.
• Chức năng quản lý tác vụ tích hợp sẵn biến tin nhắn thành việc cần làm, giúp toàn bộ nhóm chịu trách nhiệm về các cập nhật quan trọng.
• Chức năng quản trị cho phép bạn nhanh chóng tuyển dụng nhân viên mới và loại bỏ nhân viên cũ chỉ bằng một cú nhấp chuột.
• Mã hóa đầu cuối và GDPR đảm bảo dữ liệu công ty được lưu trữ an toàn và thuộc sở hữu của doanh nghiệp.
• Giờ làm việc và lịch gửi tin nhắn giúp bảo vệ thời gian cá nhân và sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Tóm lại, những tính năng chính này biến Zenzap thành một ứng dụng trò chuyện công việc chuyên nghiệp được thiết kế cho bất kỳ doanh nghiệp nào coi trọng quyền riêng tư dữ liệu và sự kết nối của đội ngũ.

Nếu nhóm của bạn vẫn sử dụng các ứng dụng trò chuyện cá nhân để liên lạc hàng ngày, việc chuyển sang Zenzap là một thay đổi đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cao.

Câu hỏi thường gặp

Zenzap có an toàn không?

Đúng vậy. Zenzap là một nền tảng an toàn với mã hóa đầu cuối, tuân thủ tất cả các nguyên tắc GDPR và được lưu trữ trên AWS và Google Cloud, do đó dữ liệu của công ty bạn luôn được bảo mật.

Zenzap có miễn phí không?

Đúng vậy. Zenzap có gói miễn phí trọn đời với giá 0 bảng Anh/tháng dành cho các nhóm nhỏ. Các gói trả phí bổ sung thêm các tính năng quản trị, các tác vụ tích hợp sẵn và quyền quản trị đầy đủ đối với dữ liệu kinh doanh.

Zenzap làm gì?

Zenzap là ứng dụng trò chuyện nhóm ưu tiên thiết bị di động được thiết kế dành cho doanh nghiệp. Nó kết hợp giao tiếp nhóm, quản lý nhiệm vụ, lên lịch gửi tin nhắn và chia sẻ tập tin trong một ứng dụng trò chuyện công việc an toàn duy nhất.

Zenzap có được mã hóa không?

Đúng vậy. Zenzap cung cấp mã hóa đầu cuối để các cuộc trò chuyện công việc và tập tin được chia sẻ luôn được bảo mật. Dữ liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp được lưu trữ an toàn nhằm đảm bảo quyền riêng tư dữ liệu, phục vụ kiểm toán và tuân thủ quy định.

Zenzap có tuân thủ HIPAA không?

Zenzap tuân thủ các nguyên tắc GDPR và cung cấp khả năng bảo mật dữ liệu mạnh mẽ, nhưng không quảng cáo việc tuân thủ HIPAA chính thức. Đối với các công việc thuộc phạm vi điều chỉnh, vui lòng xác nhận chi tiết hiện tại với nhóm hỗ trợ của Zenzap.