Hoe Expensify te gebruiken: uw uitgaven bijhouden in 2025

Bent u de stapels papieren bonnetjes zat?

Vind je het bijhouden van je uitgaven een hele opgave?

Het kan lastig zijn om georganiseerd te blijven, vooral als je veel onderweg bent of een drukke agenda hebt. bedrijf.

Ontbrekende bonnetjes kunnen leiden tot geldverlies, en wie wil dat nou?

Laten we het over Expensify hebben.

Ben je klaar om te leren hoe?

Onkosten maken

Klaar om af te rekenen met de papierchaos en je onkostenregistratie in 2025 te vereenvoudigen? Gebruikers van Expensify geven aan gemiddeld 2 uur per week te besparen op onkostenrapporten en snellere terugbetalingsprocessen te ervaren.

Probeer Expensify gratis uit. Lees de volledige recensie

Aan de slag met Expensify

Wat is Expensify?

Zie Expensify als een superhandige mobiele app voor het beheren van je uitgaven.

Het is als een digitale archiefkast voor al je uitgaven.

In plaats van papieren bonnetjes bij te houden, kunt u Expensify gebruiken om uw uitgaven eenvoudig op één plek te beheren.

Het helpt je inzicht te krijgen in waar je geld naartoe gaat, vooral als je een zakelijke creditcard of de Expensify-kaart gebruikt.

Aanmelden is een fluitje van een cent!

Aan de slag gaan met Expensify is vrij eenvoudig.

Je kunt je aanmelden via je computer of rechtstreeks op je telefoon met de mobiele app.

Vul gewoon je e-mailadres in en kies een wachtwoord.

Mogelijk stellen ze je een paar eenvoudige vragen om je account aan te maken.

Als uw bedrijf een Expensify Visa®-bedrijfskaart gebruikt, hebben ze mogelijk een speciale manier voor u om u aan te melden.

Even snel rondkijken

Zodra je bent ingelogd, zie je het hoofdscherm van Expensify.

Geen zorgen, het is niet zo ingewikkeld!

Er zijn verschillende secties die u helpen bij het beheren van uw uitgaven.

We laten je de belangrijkste onderdelen zien die je nodig hebt om onkosten in te dienen en vergoed te krijgen.

Mocht je ooit hulp nodig hebben met Expensify, dan is er meestal een helpsectie beschikbaar, of je kunt online zoeken naar handleidingen.

Uw bank koppelen

Hier is een handige truc: je kunt je bankrekeningen en creditcards koppelen aan Expensify.

Dit betekent dat een deel van je uitgaven automatisch in de app verschijnt!

Het maakt het beheren van uitgaven veel sneller, omdat je niet alles zelf hoeft in te typen.

Dit kan uw workflow voor het bijhouden van geld aanzienlijk stroomlijnen.

Je kunt hier ook je Expensify-kaart koppelen als je die hebt.

Dit helpt je om al je uitgaven op één plek te bewaren, zodat je ze gemakkelijk kunt beheren.

En als je een factuur voor je werk moet versturen, kan Expensify je daar soms ook bij helpen!

Uitgaven bijhouden op een eenvoudige manier

Een nieuw rapport maken

Om een ​​onkostennota te maken, ga je naar het gedeelte met de titel 'Rapporten'.

Je ziet waarschijnlijk een knop met de tekst 'Nieuw rapport'.

Klik erop.

Geef je rapport een naam

Het is een goed idee om je rapport een naam te geven, zodat je weet waar het voor dient.

Je zou het bijvoorbeeld 'Werkreis augustus' of 'Klantendiner september' kunnen noemen.

Uitgaven selecteren voor uw rapport

Nu moet u kiezen welke uitgaven u in dit rapport wilt opnemen.

Je ziet een lijst met alle uitgaven die je hebt toegevoegd.

Tik of klik op de items die u in dit specifieke rapport wilt opnemen.

Ze worden dan aan uw rapport toegevoegd.

Uw rapport indienen

Zodra je alle juiste onkosten hebt toegevoegd en alles er goed uitziet, is het tijd om het in te dienen.

Er zou een knop moeten zijn met de tekst 'Verzenden' of iets dergelijks.

Klik erop! Je rapport wordt dan doorgestuurd naar de persoon die het moet goedkeuren.

Dit kan je baas zijn of iemand anders in de boekhouding kantoor.

Ze zullen ernaar kijken en dan krijg je hopelijk je geld terug als het voor werkdoeleinden was.

Het opstellen van onkostennota's

Wat is een onkostennota?

Zie een onkostennota als een overzicht van al het geld dat je voor een bepaalde reden hebt uitgegeven, bijvoorbeeld voor een zakenreis of de aanschaf van benodigdheden.

Het is alsof je een lijst maakt van alles waar je voor betaald hebt.

Mensen gebruiken deze rapporten vaak om geld terug te krijgen van hun werkgever.

Een nieuw rapport maken

Om een ​​dergelijke lijst in Expensify aan te maken, ga je naar het gedeelte 'Rapporten' in de app.

Het is meestal makkelijk te vinden.

Als je daar bent, zoek dan naar een knop met het opschrift 'Nieuw rapport'. 

Tik of klik erop om een ​​nieuwe te starten.

Geef je rapport een naam

Het is handig om je rapport een naam te geven, zodat je weet waar het over gaat. later.

Als u bijvoorbeeld in juli een zakenreis hebt gemaakt, kunt u het rapport de naam 'Reiskosten juli' geven. 

Hierdoor is het later makkelijker terug te vinden.

Kosten toevoegen aan uw rapport

Nu moet u kiezen welke van uw uitgaven in dit rapport moeten worden opgenomen.

Je ziet een lijst met alle items die je aan Expensify hebt toegevoegd.

Tik simpelweg op elke uitgave die u in dit specifieke rapport wilt opnemen.

Ze worden dan toegevoegd aan uw rapportlijst.

Uw rapport indienen

Nadat je alle juiste onkosten hebt toegevoegd en gecontroleerd of alles klopt, is het tijd om het in te dienen.

Er zou een knop moeten zijn met de tekst 'Verzenden' of iets soortgelijks, zoals 'Verzenden ter goedkeuring'. 

Klik op die knop.

Uw rapport wordt vervolgens doorgestuurd naar de persoon die het moet goedkeuren. 

Dit kan je baas zijn of iemand van de financiële afdeling van je werk.

Ze zullen het bekijken, en als alles in orde is, krijg je hopelijk je geld terug!

Handige functies in Expensify

Kilometerregistratie

Als je voor je werk met de auto rijdt, kan Expensify je helpen bij het bijhouden van je kilometerstand.

Je hoeft alleen maar aan te geven waar je bent begonnen met rijden en waar je bent gestopt.

De app kan vervolgens berekenen hoe ver je hebt gereden.

Dit is handig om geld terug te krijgen voor je benzine en autokosten.

Tijdregistratie

Bij sommige banen moet je je gewerkte uren bijhouden.

Expensify heeft een timer die je kunt starten zodra je begint met werken en kunt stoppen wanneer je klaar bent.

Dit helpt je te weten hoeveel uren je hebt gewerkt.

Bedrijfskaarten

Als uw bedrijf Expensify gebruikt en u een speciale zakelijke creditcard, een zogenaamde bedrijfskaart, verstrekt, kan deze aan de app worden gekoppeld.

Wanneer u deze kaart gebruikt, verschijnen de artikelen die u koopt automatisch in Expensify. 

Hierdoor is het heel eenvoudig om de uitgaven voor werk bij te houden.

Regels en het automatiseren van processen

Expensify heeft een handige functie waarmee je regels kunt instellen voor bepaalde soorten uitgaven.

Als u bijvoorbeeld altijd bij hetzelfde tankstation tankt voor uw werk, kunt u Expensify opdracht geven om die uitgaven automatisch in de categorie 'Benzine' te plaatsen.

Dit kan je tijd besparen, omdat je het niet elke keer zelf hoeft te doen.

Je kunt ook andere regels instellen om het beheren van je uitgaven nog sneller te maken.

Tips om Expensify als een professional te gebruiken

Wees consequent

Hoe vaker je Expensify gebruikt, hoe makkelijker het wordt.

Probeer er een gewoonte van te maken om je uitgaven zo snel mogelijk toe te voegen, bijvoorbeeld direct nadat je iets hebt gekocht of een foto van een bonnetje hebt gemaakt.

Controleer SmartScan nogmaals.

Hoewel SmartScan behoorlijk slim is, kan het soms kleine foutjes maken bij het lezen van je bonnetjes.

Controleer altijd even snel of de datum, het bedrag en aan wie je betaald hebt, kloppen. 

Het kost maar een seconde en kan je later een hoop gedoe besparen.

Gebruik categorieën verstandig.

Bedenk aan welke verschillende dingen je geld uitgeeft en gebruik de categorieën in Expensify om ze te koppelen.

Dit geeft je een beter beeld van waar je geld naartoe gaat en maakt je rapporten duidelijker.

Zorg dat je aantekeningen duidelijk zijn.

Voeg bij een onkostennotitie een korte en begrijpelijke notitie toe.

Schrijf bijvoorbeeld niet alleen 'lunch', maar 'Lunch met de baas over het nieuwe project'. 

Dit helpt je later te onthouden waarom je het geld hebt uitgegeven.

Kijk eens rond in de instellingen.

Neem even de tijd om de instellingen in Expensify te verkennen.

Er zijn wellicht nog andere handige opties waar u niet aan had gedacht, die het beheren van uw uitgaven nog gemakkelijker kunnen maken.

Je vindt wellicht manieren om dingen aan te passen of meldingen in te stellen.

Conclusie

Zie je? Expensify maakt het bijhouden van uitgaven eenvoudiger.

Nooit meer papieren kwijt.

Je hoeft niet meer aan elke kleine aankoop te denken.

Het is als een hulpje op je telefoon.

Met Expensify zeg je vaarwel tegen stapels papier.

Ontdek eenvoudige manieren om te zien waar je geld naartoe gaat.

Het helpt bij het aanvullen van je salaris of je eigen geld.

Probeer Expensify eens.

Ontdek hoe eenvoudig het beheren van geld kan zijn. 

Je bespaart wellicht tijd en hoeft je minder zorgen te maken.

Expensify biedt online hulp. Veel succes met het bijhouden van je uitgaven!

Veelgestelde vragen