Zoho Books gebruiken: een stapsgewijze handleiding in 2025

Vindt u het lastig om het overzicht over uw bedrijfsfinanciën te bewaren?

Het kan aanvoelen als een echte hoofdpijn, toch?

Je bent niet alleen! 

Veel kleine onderneming Eigenaren vinden het lastig om facturen, rekeningen en andere financiële taken te beheren.

Wat als er een manier was om het eenvoudiger te maken?

Ben je klaar om te leren hoe deze tool je leven een beetje makkelijker kan maken? Laten we eens kijken hoe dat werkt. gebruik Zoho Boeken!

Zoho Boeken

Sluit je aan bij de meer dan 80.000 bedrijven die gebruikmaken van de krachtige functies van Zoho Books, zoals geautomatiseerde facturering en realtime inzicht. rapportageOntdek onze op maat gemaakte abonnementen en zie hoe Zoho Books uw werk kan vereenvoudigen. boekhouding.

Probeer Zoho Books nu. Lees de volledige recensie

Je Zoho Books-account instellen

Oké, laten we je op weg helpen met Zoho Books!

Zie het als het installeren van een nieuwe app op je telefoon.

Deze handleiding leidt u door de eerste stappen.

Aanmelden

• • Hoe krijg je je eigen Zoho Books-ruimte? Allereerst ga je naar hun website en meld je je aan. Dat is meestal vrij eenvoudig: je hoeft alleen je naam en e-mailadres in te voeren en een wachtwoord aan te maken.
  • Wist je dat Zoho Books verschillende abonnementen aanbiedt? Het is net zoiets als een maat kiezen. Ze hebben abonnementen voor kleine bedrijven en grotere exemplaren.
  • Welk abonnement moet je kiezen? Denk goed na over de grootte van je bedrijf en wat je precies wilt doen. Als je net begint, is een kleiner abonnement misschien prima. Naarmate je bedrijf groeit, kun je altijd overstappen op een groter abonnement.

Loading...

• • Welke informatie heeft Zoho Books nodig over uw bedrijf? Zie het als een introductie van uw bedrijf. U zult waarschijnlijk uw bedrijfsnaam, adres en mogelijk wat andere basisgegevens moeten invullen.
  • Je kunt in Zoho Books ook een eigen plekje inrichten, vergelijkbaar met je profiel. Hier vind je je bedrijfsgegevens.
  • En raad eens? Je kunt het uiterlijk van je Zoho Books zelfs een beetje aanpassen, zodat het meer naar jouw smaak is.

Navigeren door het dashboard

• • Wanneer je inlogt, zie je een hoofdpagina – dat is het dashboard. Het is vergelijkbaar met het startscherm van de boekhoudsoftwareJe kunt hier in één oogopslag belangrijke informatie zien.
  • Zoho Books heeft verschillende secties voor diverse taken, zoals klantbeheer, het versturen van facturen en het bijhouden van financiën. Deze worden modules genoemd. Je zult snel wennen aan waar alles zich bevindt.
  • Wil je zien hoe je bedrijf ervoor staat? Het dashboard geeft je vaak snel een overzicht van belangrijke financiële informatie, zoals wie je geld schuldig is of hoeveel winst je hebt gemaakt.

Uw bankrekeningen koppelen

• • Waarom zou u uw bankrekening koppelen aan Zoho Books? Het kan u veel tijd besparen! In plaats van elke transactie handmatig in te voeren, kan Zoho Books ze automatisch importeren.
  • Maak je geen zorgen, het is meestal veilig om je bank- en creditcardgegevens te koppelen. Zoho Books gebruikt speciale methoden om je informatie te beschermen.
  • Ja, in de meeste gevallen kan Zoho Books uw transacties automatisch vastleggen, zodat u ze niet zelf hoeft in te typen.

Gebruikers en rollen instellen

• • Moeten andere mensen in uw bedrijf Zoho Books ook gebruiken? Misschien uw partner of iemand die helpt met de financiën?
  • Je kunt ze als gebruikers toevoegen aan je Zoho Books-account.
  • Het is slim om in Zoho Books verschillende taken aan verschillende mensen toe te wijzen. Dit noemen we rollen. Iemand kan bijvoorbeeld facturen aanmaken, maar geen belangrijke instellingen wijzigen.
  • Op deze manier kunt u bepalen wie wat ziet en doet in uw account. crm en geldzaken.

Zie je? Aan de slag gaan met Zoho Books is helemaal niet zo moeilijk.

Doe het stap voor stap, dan krijg je het vanzelf onder de knie! Je kunt het zelfs integreren met andere tools die je gebruikt.

Je kunt bijvoorbeeld online betaalopties instellen, zodat je klanten je gemakkelijk kunnen betalen.

Uw contacten beheren

Zie je contacten in Zoho Books als het adresboek van je telefoon.

Maar voor je zakenpartners – je klanten en de mensen van wie je spullen koopt (leveranciers).

Het is erg handig om dit georganiseerd te houden!

1. Klanten toevoegen:
   • Hoe voeg je een nieuwe klant toe aan Zoho Books? Je kunt hun gegevens zelf invoeren.
   • Ik heb al een heleboel klanten ergens anders geregistreerd staan, misschien zelfs in QuickBooksJe kunt die lijst meestal importeren in Zoho Books, zodat je niet ieders gegevens handmatig opnieuw hoeft in te voeren.
   • Welke gegevens moet je voor elke klant bewaren? Gegevens zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres zijn erg handig.
   • Je kunt je klanten ook groeperen. Misschien heb je klanten die veel kopen en anderen die maar weinig kopen. Door ze in groepen in te delen, kun je het overzicht beter bewaren.
2. Klantgegevens beheren:
   • Moet u het adres of telefoonnummer van een klant wijzigen? U kunt hun gegevens eenvoudig aanpassen.
   • Soms heeft één bedrijf meerdere contactpersonen. Je kunt al deze contactpersonen toevoegen aan dezelfde klant.
   • Wil je alle facturen en betalingen van één klant inzien? Zoho Books houdt een overzicht bij van al je transacties.
3. Leveranciers toevoegen:
   • Leveranciers toevoegen – de mensen van wie je goederen of diensten koopt – werkt vrijwel hetzelfde als klanten toevoegen. Je vult hun gegevens in.
   • Net als bij klanten geldt: als je ergens anders een lijst met je leveranciers hebt, kun je die waarschijnlijk importeren.
   • Wat moet je onthouden over je leveranciers? Hun naam, contactgegevens en eventueel hun betalingsgegevens.
4. Leveranciersgegevens beheren:
   • Als een leverancier zijn adres of contactpersoon wijzigt, kunt u dat eenvoudig bijwerken in Zoho Books.
   • Vraagt ​​u zich wel eens af hoeveel u in de loop der tijd aan een bepaalde leverancier heeft betaald? Zoho Books houdt al uw aankopen bij die leveranciers bij.
5. Contactgroepen:
   • Waarom klanten of leveranciers groeperen? Dat kan handig zijn om e-mails naar meerdere mensen tegelijk te versturen of om speciale aanbiedingen te doen aan specifieke klantengroepen.
   • Je kunt je klanten indelen in verschillende groepen, zoals 'vaste klanten' of 'klanten in een specifiek gebied'. Hetzelfde geldt voor je leveranciers.
   • Ja, zodra je groepen hebt aangemaakt, kun je e-mails sturen naar iedereen in die groep of zelfs speciale regels instellen die alleen voor hen gelden. Je kunt bijvoorbeeld een korting geven aan een bepaalde groep klanten. Je kunt ook zien wat hun openstaande saldo is. Je kunt zelfs een digitaal ontvangstbewijs bijhouden van je communicatie met hen.

Verkoop onder de knie krijgen: facturen en offertes

Laten we het nu hebben over de betaling!

Met dit onderdeel van Zoho Books kunt u facturen versturen en prijsopgaven aan uw klanten verstrekken.

Het opstellen van schattingen

• • Wanneer moet je een offerte versturen? Meestal voordat je met de werkzaamheden begint of iets verkoopt, zodat de klant weet wat het gaat kosten.
  • Hoe maak je een nieuwe offerte in Zoho Books? Er is meestal een knop met de tekst 'Nieuwe offerte' of iets dergelijks. Klik daarop!
  • Wat moet je in een offerte opnemen? Maak een lijst van de dingen die je gaat doen of verkopen, het aantal en de kosten van elk item.
  • Weet je wat? Je kunt je offertes er professioneler uit laten zien door het logo van je bedrijf toe te voegen.
  • Zodra het er goed uitziet, kun je het rechtstreeks vanuit Zoho Books via e-mail naar je klant versturen.

Offertes omzetten in facturen

• • Wat gebeurt er nadat een klant 'ja' zegt tegen uw offerte? Dan moet u de klant een factuur sturen!
  • Goed nieuws! Met Zoho Books zet je een offerte in een handomdraai om in een factuur, met slechts een paar klikken. Je hoeft niet alles opnieuw in te typen.
  • U kunt de factuur indien nodig nog steeds lichtjes aanpassen voordat u deze verzendt.

Facturen aanmaken

• • Hoe maak je een factuur helemaal zelf? Net als bij offertes is er meestal een knop 'Nieuwe factuur'.
  • Wat zijn de belangrijkste gegevens die op een factuur moeten staan? Uw bedrijfsnaam, de naam van uw klant, wat ze hebben gekocht, hoeveel het kostte en wanneer ze moeten betalen.
  • Je voegt elk artikel dat ze hebben gekocht of elke dienst die je hebt verleend toe als een aparte regel op de factuur, samen met de prijs.
  • Je kunt ook kortingen toevoegen als je die aanbiedt, en de belastingen worden automatisch berekend.

Facturen aanpassen

1. • Wil je dat je facturen eruitzien alsof ze rechtstreeks van jouw hippe bedrijf komen?
   • Je kunt je bedrijfsfoto (logo) toevoegen om het een officiële uitstraling te geven.
   • Je kunt zelfs het uiterlijk van de factuur aanpassen, inclusief de kleuren, lettertypen en de weergegeven informatie.

Als je met verkopen bezig bent, kan het voorkomen dat je eerst een verkooporder aanmaakt.

Dat is als een belofte van de klant om een ​​aankoop te doen. 

Voor de spullen Jij Als je wilt kopen, gebruik je inkooporders. 

Al deze informatie wordt uiteindelijk verwerkt in uw rekeningschema, dat als een plattegrond van al uw geldstromen fungeert.

Je kunt sommige van deze stappen zelfs automatiseren om tijd te besparen!

Aankopen verwerken: facturen en uitgaven

In dit gedeelte draait alles om geld. Jij uitgaven om uw bedrijf te runnen.

Het helpt je om facturen van je leveranciers en andere kosten bij te houden.

Wetsvoorstellen opstellen

• • Hoe houd je een overzicht bij van de facturen die je ontvangt van de mensen bij wie je koopt? Je maakt een factuur aan in Zoho Books.
  • Welke informatie komt er op een rekening te staan? Dingen zoals van wie je het hebt gekocht, wat je hebt gekocht, hoeveel het kostte en wanneer het betaald moet worden.
  • Als je de originele papieren rekening hebt, kun je er meestal een foto of scan van toevoegen aan de rekening in Zoho Books. Zo houd je alles overzichtelijk.

Rekeningen beheren

• • Hoe onthoud je wanneer je je rekeningen moet betalen? Zoho Books helpt je de vervaldatums bij te houden.
  • Zodra je een rekening betaalt, markeer je deze als 'betaald' in het systeem.
  • Je noteert ook hoe je de rekening hebt betaald: met een cheque, een creditcard of misschien zelfs via een betaalplatform als je leverancier daar gebruik van maakt?

Het registreren van uitgaven

• • En hoe zit het met andere dingen waar je geld aan uitgeeft die geen facturen van leveranciers zijn? Zoals kantoorartikelen kopen of benzine betalen? Dat zijn kosten.
  • Je kunt deze uitgaven handmatig invoeren in Zoho Books.
  • Het is een goed idee om je uitgaven te categoriseren, zoals 'kantoorartikelen' of 'reisZo weet je waar je geld naartoe gaat. Dit is onderdeel van goed financieel beheer.

Onkostennota's

1. • Geven uw werknemers geld uit aan zaken die ten goede komen aan het bedrijf?
   • Ze kunnen onkostenoverzichten invullen om te laten zien waaraan ze geld hebben uitgegeven.
   • Je kunt in Zoho Books een manier instellen om deze rapporten goed te keuren.
   • Zodra je ze hebt goedgekeurd, kun je je werknemers vergoeden.

Integraties: De mogelijkheden van Zoho Books uitbreiden

Denk bij integraties aan het verbinden van verschillende apps op je telefoon, zodat ze met elkaar kunnen communiceren en beter samenwerken.

Zoho Books kan worden gekoppeld aan andere software om nog meer coole dingen te doen!

Integraties verkennen

• • Wist je dat Zoho naast Zoho Books nog andere apps heeft? Bijvoorbeeld een app om klanten bij te houden (CRM), één voor het beheren van je voorraad (Inventaris) en één voor het werken aan projecten (Projecten).
  • Wanneer je deze Zoho-apps koppelt, kunnen ze informatie delen en dingen gemakkelijker maken. Als je bijvoorbeeld een verkoop registreert in je CRM, verschijnt deze automatisch in Zoho Books.
  • Zoho Books kan ook verbinding maken met apps die niet door Zoho zelf worden gemaakt – dit worden apps van derden genoemd.
  • Wat voor apps van derden bedoel je? Denk bijvoorbeeld aan betaalplatforms waarmee mensen online kunnen betalen, of e-commerceplatforms als je producten online verkoopt.

Integraties verbinden

• • Hoe laat je Zoho Books communiceren met deze andere apps? Meestal vind je in de instellingen een lijst met apps waarmee je verbinding kunt maken.
  • Je klikt op de app waarmee je verbinding wilt maken en volgt de stappen. Soms moet je je inloggegevens voor die andere app invoeren.

Door Zoho Books te koppelen aan andere tools kunt u uw bedrijfsprocessen effectief stroomlijnen.

Als u bijvoorbeeld Zoho CRM gebruikt, hoeft u de klantgegevens niet op twee plaatsen in te voeren.

Alles werkt samen!

Sommige integraties bieden zelfs een gratis proefperiode aan, zodat u kunt zien of ze geschikt zijn voor uw bedrijf.

Afronding

Dat was dus een overzicht van hoe je Zoho Books gebruikt!

Het lijkt misschien in eerste instantie veel, maar als je het eenmaal onder de knie hebt, kan het je echt helpen om je bedrijfsfinanciën op orde te houden.

Van het versturen van facturen tot het bijhouden van je schulden.

Het brengt veel tools samen op één plek.

Vergeet niet om dingen te doen zoals regelmatig de financiële situatie verzoenen. 

Door Zoho Books te gebruiken om uw geld te beheren.

Je kunt je zakelijke workflow echt stroomlijnen en minder tijd besteden aan stress over cijfers en meer tijd aan wat je graag doet!

Veelgestelde vragen