Hoe AutoEntry te gebruiken: een beginnershandleiding in 2025

Besteedt u veel te veel tijd aan het intypen van cijfers en gegevens van papieren zoals facturen en bonnetjes?

Het lijkt soms wel een eeuwigheid te duren, hè?

En soms maak je misschien zelfs een kleine typefout.

Deze handleiding laat u in eenvoudige stappen zien hoe u AutoEntry kunt gebruiken, zodat u tijd bespaart en taken gemakkelijker kunt uitvoeren. 

Laten we leren hoe!

AutoEntry

Moe van het typen? Bedrijven die AutoEntry gebruiken, melden dat ze wekelijks uren besparen op gegevensinvoer en dat het aantal fouten aanzienlijk daalt.

Probeer AutoEntry gratis uit. Lees de volledige recensie

Wat is AutoEntry en waarom zou je het gebruiken?

Stel je voor dat je veel papieren hebt, zoals facturen en bonnetjes, voor je bedrijf.

Normaal gesproken zou je al die informatie in je computer moeten typen.

Dat kan veel tijd in beslag nemen, en soms typ je wel eens iets verkeerd.

Daar komt AutoEntry van pas!

Zie AutoEntry als een superslimme hulp-app of -software op je computer of telefoon. 

Waarom is dit zo nuttig?

• Bespaart u tijd: In plaats van uren te typen, doet AutoEntry het veel sneller. Zo houdt u meer tijd over voor andere belangrijke zaken binnen uw bedrijf.
• Minder fouten: Mensen maken typfouten. AutoEntry is erg goed in het correct lezen van tekst, waardoor er minder fouten in uw gegevens voorkomen.
• Makkelijker werk: Het maakt het verwerken van facturen en andere documenten veel eenvoudiger. Je hoeft je geen zorgen meer te maken over al dat typwerk.

Mocht je ooit vastlopen, dan heeft AutoEntry meestal een online helpcentrum waar je antwoorden op je vragen kunt vinden.

AutoEntry gebruiken is dus alsof je een hulpje hebt dat het afhandelen van papierwerk een stuk makkelijker maakt!

Aan de slag met AutoEntry

Laten we het hebben over het gereedmaken van AutoEntry.

Je hebt een account nodig om te beginnen.

Hoe u uw documenten in AutoEntry kunt invoeren

Je AutoEntry-account is dus klaar voor gebruik.

Hoe krijg je je documenten daar dan in?

Het is vrij eenvoudig.

Uploaden met je telefoon

Als je de AutoEntry-app op je telefoon hebt, is dit heel eenvoudig.

Open de app.

Er zou een knop moeten zijn waarmee je een foto kunt maken.

Maak een duidelijke foto van uw factuur of bon.

De app uploadt het vervolgens naar uw AutoEntry-account.

Documenten verzenden via e-mail

Soms ontvang je rekeningen of facturen via e-mail.

AutoEntry geeft je een speciaal e-mailadres.

Je kunt die e-mails met het bijgevoegde document gewoon doorsturen naar dat speciale adres.

AutoEntry pakt vervolgens het document op en begint het te lezen.

Bestanden uploaden vanaf uw computer

Als u bestanden zoals pdf's van uw facturen op uw computer hebt staan, kunt u die ook op die manier uploaden.

Wanneer u inlogt op de AutoEntry-website op uw computer, ziet u een knop met het label 'Bestanden uploaden'.

Klik daarop, zoek het document op je computer en klik op 'openen'.

AutoEntry regelt de rest.

Het is het beste om één document tegelijk te behandelen.

Het is meestal een goed idee om één factuur of bon tegelijk te uploaden.

Dit helpt AutoEntry om ze correct te lezen. 

Als je meerdere documenten tegelijk probeert te uploaden, kan het systeem in de war raken.

Uw documenten in AutoEntry invoeren

Oké, je AutoEntry-account is nu helemaal ingesteld.

Laten we het nu hebben over hoe je je documenten daar kunt inleveren.

Het is niet zo moeilijk!

Uploaden met je telefoon

Als je de AutoEntry-app op je telefoon hebt, is dit heel eenvoudig.

Open de app. Zoek naar een knop waarmee je een foto kunt maken.

Maak een duidelijke foto van uw factuur of bon.

De app uploadt het vervolgens naar uw AutoEntry-account.

Documenten versturen via e-mail

Soms sturen bedrijven je facturen via e-mail.

AutoEntry geeft je een speciaal e-mailadres.

Je kunt die e-mails met de factuur in de bijlage gewoon naar dat speciale adres sturen.

AutoEntry pakt het document en begint het te lezen.

Bestanden uploaden vanaf uw computer

Als u bestanden op uw computer hebt, zoals een pdf van een bankafschrift of een factuur, kunt u die ook op die manier uploaden.

Wanneer u de AutoEntry-website op uw computer bezoekt, ziet u een knop met het opschrift 'Bestanden uploaden'.

Klik op die knop, zoek het bestand op je computer en klik op 'openen'.

AutoEntry regelt de rest.

En hoe zit het met bankafschriften?

Goed nieuws! AutoEntry werkt ook met uw bankafschrift.

Je kunt doorgaans een digitale versie 2.0 (zoals een pdf) van je bankafschrift uploaden, net zoals je dat met andere documenten doet.

Sommige oudere versies 2.0 moeten mogelijk eerst als PDF worden opgeslagen.

Je hoeft een geprint bankafschrift meestal niet te scannen als je een digitaal exemplaar van je bank kunt krijgen.

Het is meestal het beste om één document tegelijk te behandelen.

Het is over het algemeen een goed idee om één document tegelijk te uploaden.

Dit zorgt ervoor dat AutoEntry alles correct kan lezen. 

Als je meerdere documenten tegelijk probeert te uploaden, kan het misgaan.

Kijken naar wat AutoEntry vindt

Nadat u uw documenten hebt geüpload, gaat AutoEntry aan de slag.

Het probeert alle belangrijke informatie te lezen.

Je vindt deze documenten meestal op een speciale plek in je account.

Het is verstandig om even te controleren of AutoEntry alles correct heeft ingevoerd.

De informatie controleren

Wanneer u een document opent dat door AutoEntry is geanalyseerd, ziet u verschillende vakken met informatie.

Op een factuur staat bijvoorbeeld vermeld van wie je iets hebt gekocht, de datum, wat je hebt gekocht en de prijs.

Op een onkostenbon staat aangegeven waaraan u geld heeft uitgegeven en hoeveel.

Zo nodig wijzigingen aanbrengen

Soms gaat het met AutoEntry niet altijd helemaal goed.

Misschien leest het een getal verkeerd, of weet het niet in welke rekening het iets moet boeken.

Dat is geen probleem! Je kunt meestal op die vakjes klikken en de informatie wijzigen.

Als de datum bijvoorbeeld onjuist is, kunt u de juiste datum selecteren.

En hoe zit het met verschillende betaalmethoden?

Als je met een creditcard hebt betaald, zou AutoEntry dat normaal gesproken moeten herkennen.

Het systeem zal proberen te achterhalen of het om contant geld, een creditcard of iets anders ging. 

Soms is het nodig om dit nog eens te controleren.

Regels instellen om te helpen

AutoEntry heeft een handige functie waarmee je regels kunt instellen.

Als u bijvoorbeeld altijd facturen van hetzelfde bedrijf ontvangt, kunt u AutoEntry zo instellen dat deze altijd in een bepaalde rekening worden geboekt.

Dit kan u tijd besparen, omdat u niet telkens het juiste account hoeft te selecteren.

Deze opties vind je meestal in de instellingen van je account.

Samenwerken met uw accountant

AutoEntry maakt het vaak gemakkelijker om informatie met uw accountant te delen.

Doordat alles in een digitaal formaat wordt aangeboden, hebben ze er meestal gemakkelijker toegang toe.

Je kunt je accountant zelfs speciale toegang geven tot je AutoEntry-account, zodat hij of zij alles direct kan inzien.

Als u vragen hebt over hoe zaken worden gecategoriseerd, is het altijd een goed idee om uw accountant een e-mail te sturen of met hem of haar te praten.

Ze kunnen je helpen ervoor te zorgen dat alles correct is ingesteld.

Uw gegevens doorsturen naar uw andere programma's

Oké, je hebt je documenten geüpload en gecontroleerd of alle informatie in AutoEntry klopt. 

Daar komt de 'publiceren'-knop van pas!

Wat betekent 'publiceren'?

Zie 'publiceren' als het versturen van een bericht.

Wanneer je in AutoEntry op de knop 'publiceren' klikt, geef je het programma de opdracht om alle informatie over die factuur, bon of bankafschrift naar je andere programma te verzenden.

De knop 'Publiceren' vinden

Normaal gesproken ziet u, nadat u een document in AutoEntry hebt gecontroleerd en er tevreden mee bent, een knop met de tekst 'Publiceren' of 'Verzenden naar'.

Je moet het document selecteren dat je wilt verzenden en vervolgens op de bijbehorende knop klikken.

Uw andere programma controleren

Nadat je op 'publiceren' hebt geklikt, moet je je andere programma (zoals Verstandig of QuickBooks).

De gegevens van AutoEntry zouden er nu moeten staan.

Facturen vindt u waarschijnlijk in de sectie met rekeningen die u moet betalen of rekeningen die u hebt verzonden.

Rekeningen voor onkosten vindt u waarschijnlijk in uw onkostenoverzicht.

Voor informatie over uw bankafschrift vindt u deze meestal bij uw banktransacties.

Wat als het niet verschijnt?

Soms kan het een minuut of twee duren voordat de informatie in uw andere programma verschijnt.

Als het niet meteen verschijnt, probeer dan de pagina te vernieuwen.

Als het er nog steeds niet staat, moet u mogelijk uw AutoEntry-integratie-instellingen controleren om er zeker van te zijn dat het correct is verbonden met uw andere programma.

Voor hulp hierbij kunt u meestal terecht in het helpcentrum van AutoEntry.

Meerdere tegelijk publiceren

Goed nieuws! U hoeft doorgaans niet elk document afzonderlijk te publiceren. 

Je kunt vaak een aantal documenten selecteren die je hebt gecontroleerd en vervolgens op de knop 'Alles publiceren' klikken.

Dit kan je nóg meer tijd besparen!

Conclusie

Zo gebruik je dus AutoEntry.

Het bestaat uit een paar stappen. 

Maar het wordt makkelijker. Het kan echt helpen bij zakelijke documenten.

Minder typwerk voor jou! Meer tijd voor andere dingen.

AutoEntry leest uw facturen en bonnen.

Het leest zelfs je bankafschrift.

Je uploadt ze. Je controleert of het er goed uitziet.

Klik vervolgens op 'publiceren'. De informatie wordt dan naar andere programma's verzonden.

Ook uw accountant kan het zien.

Veelgestelde vragen