Hoe QuickBooks te gebruiken: handleiding voor beginners in 2025

Wordt u duizelig van het bijhouden van uw zakelijke financiën?

Zou u willen dat er een eenvoudigere manier was om te zien waar uw geld vandaan komt en naartoe gaat?

Je bent niet alleen.

Er bestaat een tool genaamd QuickBooks die daarbij erg handig kan zijn.

Deze handleiding laat u in eenvoudige stappen zien hoe u aan de slag kunt met QuickBooks.

We nemen de tijd en maken het gemakkelijk te begrijpen, zodat u vol vertrouwen uw zakelijke financiën kunt beheren.

QuickBooks

Klaar om de financiën van uw bedrijf als een professional te beheren? QuickBooks helpt miljoenen mensen hun inkomsten en uitgaven eenvoudig bij te houden.

Probeer QuickBooks gratis uit. Lees de volledige recensie

Aan de slag met QuickBooks

Stel je voor dat je een limonadekraam hebt.

Je moet weten hoeveel geld je verdient met de verkoop van limonade en hoeveel je uitgeeft aan citroenen. suiker, rechts?

QuickBooks is daar in zekere zin vergelijkbaar mee, maar dan voor een breed scala aan toepassingen. kleine bedrijven.

Het helpt je om je financiën op de computer bij te houden.

Wat is QuickBooks?

QuickBooks is als een speciaal computerprogramma voor kleine bedrijven.

Het helpt je om alle inkomsten en uitgaven bij te houden. 

Zie het als het financiële notitieboekje van je bedrijf, maar dan veel beter!

Verschillende soorten QuickBooks

Net zoals er verschillende soorten telefoons zijn, zijn er ook verschillende soorten QuickBooks. Hier zijn er een paar:

• QuickBooks OnlineDeze is online te vinden. Je kunt hem bekijken op elke computer of tablet.
• QuickBooks DesktopDeze download je en bewaar je direct op je computer.
• QuickBooks ZelfstandigenDeze is gemaakt voor mensen die voor zichzelf werken.

Welke QuickBooks-versie is geschikt voor jou?

Welke moet je kiezen?

Het hangt ervan af wat je nodig hebt. Als je je financiën overal wilt kunnen controleren, is QuickBooks Online wellicht de beste optie.

Als je het maar op één computer nodig hebt, is QuickBooks Desktop wellicht een goede optie.

Als u uw eigen baas bent, is QuickBooks Self-Employed wellicht de perfecte oplossing.

Wat kan QuickBooks allemaal?

QuickBooks helpt je bij belangrijke zaken.

Je kunt een rekening, een factuur, opstellen om naar je klanten te sturen.

Als je hulpkrachten hebt, kan het zelfs helpen met de salarisadministratie, oftewel het uitbetalen van hun loon.

Belangrijke zaken om te weten

Wanneer je QuickBooks gaat gebruiken, krijg je te maken met regels die algemene voorwaarden worden genoemd.

Ook kunnen de mogelijkheden van QuickBooks of de kosten ervan soms veranderen.

Je bedrijf instellen in QuickBooks

Uw bedrijfsgegevens invullen

Allereerst moet u QuickBooks informatie geven over uw bedrijf.

Dit is vergelijkbaar met het opschrijven van je naam en adres in je financiële notitieboekje.

Je vult je bedrijfsnaam en contactgegevens in. Zorg ervoor dat alle informatie correct is!

Uw geldcategorieën instellen

Vervolgens moet je categorieën voor je geld aanmaken.

Zie het als het maken van etiketten voor verschillende stapels geld.

Je hebt labels voor inkomend en uitgaand geld. 

Deze labels worden uw 'rekeningschema' genoemd.

Uw bankrekening en creditcards koppelen

Je kunt je bankrekeningen en creditcards ook koppelen aan QuickBooks.

Dit is alsof je bank automatisch elke keer dat er geld binnenkomt of uitgaat, registreert. 

Het maakt het veel makkelijker om te zien waar je geld naartoe gaat!

Andere nuttige apps koppelen

Misschien gebruik je andere apps voor je bedrijf, bijvoorbeeld om online producten te verkopen. 

Je kunt deze apps vaak koppelen aan QuickBooks. 

Dit zorgt ervoor dat alles soepel samenwerkt.

Laat je team helpen

Als je andere mensen hebt die je helpen met je bedrijf, kun je hen ook QuickBooks laten gebruiken.

Maar je kunt ook regels opstellen over wat ze wel en niet mogen zien en doen.

Op deze manier kan iedereen helpen zonder alles te hoeven zien.

Samenwerken met klanten

Uw klanten toevoegen

Denk aan de mensen die iets van je kopen.

Dit zijn uw klanten.

In QuickBooks kunt u een lijst maken van al uw klanten.

Je vult hun namen in en hoe je met ze contact kunt opnemen.

Dit helpt je bij te houden aan wie je verkoopt.

Facturen opstellen voor klanten

Wanneer een klant een aankoop doet, moet u hem of haar een factuur sturen. 

Dit bedrag wordt een factuur genoemd.

QuickBooks helpt u bij het maken van mooie facturen. 

Je kunt invullen wat ze gekocht hebben, hoeveel het kostte en wanneer ze moeten betalen.

Zorg ervoor dat uw rekeningen er goed uitzien

Je kunt zelfs het uiterlijk van je facturen aanpassen.

Je kunt de naam en kleuren van je bedrijf toevoegen.

Hierdoor zien uw facturen er professioneel uit.

Betalingen bijhouden

Nadat je een factuur hebt verzonden, kun je met QuickBooks zien of je klant betaald heeft.

Als ze nog niet betaald hebben, kun je ze zelfs een vriendelijke herinnering sturen.

Dit helpt je om je geld sneller te ontvangen.

Leveranciers en uitgaven beheren

Mensen toevoegen die je betaalt

Denk eens na over de mensen of bedrijven waar je spullen koopt voor je bedrijf.

Dit zijn uw leveranciers.

Je kunt er een lijst van maken in QuickBooks, net zoals je dat voor je klanten hebt gedaan.

Houd hun gegevens bij de hand, zodat je weet aan wie je moet betalen.

Het invoeren van de rekeningen die u verschuldigd bent

Wanneer een leverancier u een factuur stuurt, kunt u die factuur in QuickBooks invoeren.

Je noteert hoeveel je verschuldigd bent en wanneer het betaald moet worden.

Dit helpt je eraan te denken om op tijd te betalen en boetes voor te late betaling te voorkomen.

Je rekeningen betalen

Als het tijd is om een ​​rekening te betalen, kunt u dat in QuickBooks vastleggen.

Als je online betaalt, kun je QuickBooks vaak koppelen aan je bankrekening om het gemakkelijker te maken.

Als je met een cheque of contant betaalt, kun je dat ook noteren.

Geld terugkrijgen van leveranciers

Soms kan een verkoper je geld terugbetalen, bijvoorbeeld wanneer je iets retourneert.

QuickBooks helpt u deze tegoeden en terugbetalingen bij te houden.

Op deze manier weet je zeker dat je het geld krijgt waar je recht op hebt.

Uw bankzaken bijhouden

Uw bankrekening koppelen aan QuickBooks

Stel je voor dat je bank een lijst bijhoudt van al het geld dat op je rekening binnenkomt en eruit gaat.

Je kunt deze lijst automatisch koppelen aan QuickBooks!

Het is alsof je bank en QuickBooks met elkaar communiceren. 

Dit bespaart je de moeite om alles handmatig in te typen.

Uw bankgegevens controleren

Zodra uw bankrekening is gekoppeld, toont QuickBooks al uw geldtransacties.

Je moet deze bekijken en QuickBooks vertellen waarvoor elk ervan diende.

Als je bijvoorbeeld ziet dat er geld binnenkomt, kun je zeggen dat het afkomstig is van de verkoop van je product.

Als je ziet dat er geld uitgaat, zou je kunnen zeggen dat het was om voorraden te kopen.

Dingen op elkaar afstemmen

Soms voer je zelf iets in QuickBooks in, bijvoorbeeld wanneer je een rekening betaalt.

Wanneer uw bankgegevens binnenkomen, zal QuickBooks proberen deze te koppelen.

Dit helpt ervoor te zorgen dat alles correct is.

Zorg ervoor dat alles bij elkaar past

Het is verstandig om uw bankgegevens in QuickBooks te vergelijken met uw daadwerkelijke bankafschrift.

Dit wordt 'verzoening' genoemd.

Het is net zoiets als ervoor zorgen dat jouw telling van het geld overeenkomt met wat de bank zegt. 

Waarom is dit belangrijk?

Omdat het je helpt om eventuele fouten op te sporen!

Conclusie

Dat zijn dus de basisprincipes van QuickBooks.

Het lijkt misschien in eerste instantie veel.

Maar doe het rustig aan. 

Je zult het snel onder de knie krijgen. Zie het als een nieuw spel.

Er zijn regels die je in het begin moet leren.

Maar het wordt makkelijker naarmate je meer speelt.

QuickBooks kan uw bedrijf echt helpen.

Je kunt zien wie je geld schuldig is.

Je kunt zien aan wie je moet betalen.

En zo kunt u zien hoe uw bedrijf presteert. Dit helpt u om slimme beslissingen te nemen.

Veelgestelde vragen