Hubdoc Nasıl Kullanılır: 2025 İçin Nihai Kılavuz

Makbuzlar ve faturalar gibi evrak yığınlarıyla boğuşuyor musunuz?

Hiç bitmeyecekmiş gibi gelen bir karmaşa gibi hissettirebiliyor, değil mi?

Fotoğraf çekebildiğinizi veya fotoğrafların sihirli bir şekilde tek bir yerde belirdiğini hayal edin.

Hubdoc'un yapabildiği şey tam olarak bu!

Bu, tüm önemli finansal belgeleriniz için son derece kullanışlı bir dijital dosya dolabı gibi.

Bu kolay rehberde, Hubdoc'u kullanarak nasıl kolayca organize olabileceğinizi adım adım göstereceğiz. 

Hubdoc

Hubdoc ile finansal işlemlerini kolaylaştıran 10.000'den fazla işletmeye siz de katılın. Hubdoc'un size nasıl yardımcı olabileceğini bugün keşfedin!

Hubdoc'u ÜCRETSİZ deneyin İncelemenin tamamını okuyun

Hubdoc'a Başlamak

1. Kayıt Olma ve Hesap Oluşturma

Hubdoc'u denemek ister misiniz? Öncelikle kayıt olmanız gerekiyor.

Bu, bir oyun veya web sitesi için yeni bir hesap oluşturmaya benziyor.

Seçebileceğiniz farklı planlar var.

Bunları, içinde daha fazla eşya bulunan farklı seviyeler gibi düşünün. İhtiyaçlarınıza uygun olanı seçin.

Kayıt olduktan sonra, ayarları yapmanız gerekiyor.

Güzel özelliklerinden biri de banka hesaplarınızı ve kredi kartlarınızı bağlayabilmenizdir. 

Bu, Hubdoc'un finansal verilerinizi otomatik olarak almasına yardımcı olur.

Çok kullanışlı çünkü her şeyi kendiniz yazmanıza gerek kalmıyor.

2. Hubdoc'a Genel Bakış

Giriş yaptığınızda ana sayfayı göreceksiniz. Buna kontrol paneli denir.

Bunu bir kontrol merkezi gibi düşünün.

Farklı bölümler göreceksiniz. Bir bölüm belgeleriniz için ayrılmıştır; tüm makbuzlarınızı ve faturalarınızı burada saklayacaksınız.

Diğer bir bölüm ise bankanız gibi bağlantılarınızı gösterir.

Ayrıca, işleyiş şeklini değiştirebileceğiniz bir ayarlar alanı da bulunmaktadır.

Ve Hubdoc'u diğer şeylere nasıl bağlayabileceğinizi göreceksiniz.

Her şeyin nerede olduğunu görmeye alışmak iyidir. Hatta işinizi kolaylaştırmak için görünümünü bile değiştirebilirsiniz.

3. Banka Hesaplarınızı ve Kredi Kartlarınızı Bağlama

Banka ve kredi kartlarınızı neden birbirine bağlamalısınız?

Çünkü size çok zaman kazandırıyor! Hubdoc işlemlerinizi otomatik olarak çekebiliyor. Sihir gibi!

Bunu yapmak için Hubdoc'un size gösterdiği adımları izleyin.

Bazen küçük bir aksaklık olabilir, ancak Hubdoc genellikle bunu düzeltmenize yardımcı olur.

Hubdoc, bankanızdan gelen yeni bilgileri sık sık kontrol eder.

Merak etmeyin, hesaplarınızı bağlamak genellikle güvenlidir, ancak çevrimiçi bilgileriniz konusunda her zaman dikkatli olmakta fayda var.

Belgelerin Yüklenmesi ve Yönetimi

Belgeleri Yerleştirmenin Farklı Yolları

Makalelerinizi Hubdoc'a yüklemenin birkaç yolu var.

Bilgisayarınızda bu web sitesini kullanabilirsiniz. Dosyaları sürükleyip bırakmanız yeterli. Çok kolay!

Ayrıca bir telefon uygulaması da var. Bu uygulamayla fişlerinizin fotoğraflarını çekebilirsiniz.

İş seyahatlerinizde dışarıda olduğunuzda bu harika bir şey.

Bir diğer yol ise e-posta yoluyladır. Hubdoc size özel bir e-posta adresi verir.

Eğer biri size e-posta yoluyla fatura gönderirse, bunu Hubdoc'a iletebilirsiniz. Fatura anında sisteme aktarılacaktır!

Hubdoc Belgelerinizi Okuyor

Hubdoc çok akıllı! Belgelerinizdeki önemli bilgileri otomatik olarak ayıklayabiliyor.

Bu işleme OCR (Optik Karakter Tanıma) denir. Satın aldığınız yerin adı, fiyatı ve tarihi gibi bilgileri bulmaya çalışır.

Genellikle bu konuda oldukça başarılıdır, ancak bazen her şeyi mükemmel yapamayabilir.

Bu nedenle, tekrar kontrol etmekte fayda var.

Mağaza adı, toplam tutar gibi şeyleri arıyor.

Satın alma işlemini ne zaman yaptınız ve fatura numaranız nedir? Bir sorun varsa, kolayca düzeltebilirsiniz.

Belge Detaylarının Kontrol Edilmesi ve Düzeltilmesi

Hubdoc'un çıkardığı bilgilere hızlıca göz atmak önemlidir.

İsim, tarih ve tutarın doğru olduğundan emin olun.

Bir sorun varsa, üzerine tıklayıp doğru bilgiyi girebilirsiniz.

Daha önce bahsettiğimiz etiketleri ve klasörleri de ekleyebilirsiniz.

Çok sayfalı, gerçekten uzun bir belgeniz varsa, Hubdoc'ta onu bölümlere ayırabilirsiniz.

Kendinize bir şeyi hatırlatmak için küçük notlar da ekleyebilirsiniz. Belgelerinizi düzenli olarak kontrol etmek iyi bir uygulamadır.

Klasörler ve Etiketlerle Düzenli Kalmak

Klasörler, benzer belgeleri gruplandırmanıza yardımcı olur.

Örneğin, 'Kira' için bir klasörünüz ve 'Malzemeler' için başka bir klasörünüz olabilir.

Bu, bilgisayarınızdaki dosyaları düzenlemeye benziyor.

İşletmeniz için neyin mantıklı olduğunu düşünün. Hatta klasörlerin içinde başka klasörler bile oluşturabilirsiniz.

Etiketler, belgelerinize ekleyebileceğiniz anahtar kelimeler gibidir.

Örneğin, bir fişi "Benzin" veya "Müşteri Toplantısı" olarak etiketleyebilirsiniz. 

Hubdoc'u Diğer Yazılımlarla Entegre Etme

Muhasebe Yazılımına Bağlanma

Hubdoc'u neden kendi sisteminize bağlamalısınız? muhasebe şey?

İşleri çok daha kolaylaştırıyor! Eğer QuickBooks Online kullanıyorsanız veya XeroBunları Hubdoc'a bağlayabilirsiniz.

Şöyle düşünün: Hubdoc tüm makbuzlarınızı ve faturalarınızı toplar.

Onu bağladığınızda QuickBooks İster çevrimiçi ister Xero üzerinden olsun, bilgiler otomatik olarak gönderilir.

Bu sayede her şeyi iki kez yazmak zorunda kalmazsınız! Bu, işinizi kolaylaştırır. muhasebe çok daha hızlı.

Bağlantı kurma adımları genellikle oldukça basittir.

Bağlantı kurulduktan sonra Hubdoc ve sizin muhasebe yazılımı Birbirinizle konuşun.

Bu bağlantıları genellikle ayarlardan yönetebilirsiniz.

Fatura Ödeme Yardımcılarıyla Çalışmak

Hubdoc'un faturalarınızı ödemenize yardımcı olan programlarla da çalışabildiğini biliyor muydunuz?

Bill.com gibi siteler buna örnek gösterilebilir.

Hubdoc'u bunlara bağladığınızda, faturaları ödemek daha kolay hale gelebilir.

Hubdoc'tan fatura bilgileri doğrudan fatura ödeme programına aktarılabilir.

Bu, faturalarınızı zamanında ödemenize ve her şeyin takibini yapmanıza yardımcı olabilir. 

Hubdoc'un Bağlanabileceği Diğer Şeyler

Hubdoc ayrıca diğer faydalı araçlara da bağlanabilir.

Örneğin, Dropbox veya Google Drive gibi bulut depolama hizmetleriyle çalışabilir.

Bu, belgelerinizi birden fazla yerde kaydedebileceğiniz anlamına gelir.

Gelecekte Hubdoc'un bağlantı kurabileceği daha da fazla şey olabilir!

Yeni entegrasyon seçeneklerinin neler olduğunu kontrol etmek her zaman iyidir.

Bağlantılı bir sistem gerçekten size yardımcı olabilir. muhasebe iyi akıyor.

Gelişmiş Hubdoc Özellikleri ve İpuçları

İşte Hubdoc'un hayatınızı kolaylaştırmak için yapabileceği bazı harika şeyler:

• Tedarikçiler için Kurallar Belirleyin:
  • Hubdoc'a belirli yerlerden gelen belgelerle ne yapacağını söyleyebilirsiniz.
  • Örneğin, internet faturanızı her zaman "Super Net"ten alıyorsanız, bir kural oluşturabilirsiniz.
  • Bu kural, Hubdoc'a bunu otomatik olarak "İnternet Faturaları" klasörünüze koymasını ve "Aylık Gider" olarak etiketlemesini söyleyebilir.
  • Bu, işleri otomatikleştirmenize yardımcı olur, böylece her seferinde kendiniz yapmanız gerekmez.
• Yardım Muhasebeciler ve Muhasebeciler:
  • Eğer bir muhasebeci veya defter tutucuysanız, Hubdoc'un size özel araçları var.
  • Farklı müşterilerinizin işlerini tek bir yerden yönetebilirsiniz.
  • Ekibinizi ve müşterilerinizi yalnızca görmeleri gereken şeyleri görmeleri için davet edebilirsiniz.
  • Bu, herkesin belgeleri toplamasını ve işlemesini kolaylaştırır.
• Hubdoc E-postanızı Kullanma:
  • Hubdoc'a özel e-posta adresinizi hatırlıyor musunuz? Bu adresi kullanarak belgeleri doğrudan Hubdoc'a gönderebilirsiniz.
  • Bu, çevrimiçi faturalar veya e-posta yoluyla aldığınız diğer belgeler için harika bir çözüm.
• Senkronizasyonun Gücü:
  • Hubdoc'u Xero veya QuickBooks Online gibi diğer yazılımlara bağladığınızda, veriler otomatik olarak senkronize edilir.
  • Bu, bilgilerin programlar arasında sizin ek veri girişi yapmanıza gerek kalmadan aktarılması anlamına gelir. Bu, zamandan tasarruf etmenin önemli bir yoludur.
• Hubdoc Ücretsiz mi?:
  • Hubdoc genellikle abonelik gerektirir, özellikle de iş amaçlı kullanıyorsanız.
  • Bazen, belirli muhasebeci veya defter tutma hizmetleri için zaten ödeme yapıyorsanız, bu da dahil olabilir. Bir paket veya teklif kapsamında alıp alamayacağınızı kontrol etmeye değer. Genellikle tam iş kullanımı için tamamen ücretsiz bir sürüm bulunmamaktadır.

Özetlemek gerekirse

Peki, Hubdoc ile dağınık kağıt yığınlarına veda etmeye hazır mısınız?

Başlamanın ne kadar kolay olduğunu size gösterdik, belgelerinizi yükleyin.

Hatta onu diğer faydalı programlarla da entegre edebilirsiniz. 

Bahsettiğimiz ipuçlarını ve püf noktalarını kullanarak.

Finansal evraklarınızı yönetmeyi gerçekten çok kolay hale getirebilirsiniz. 

Takılıp kalırsanız video eğitimlerine göz atarak daha fazla bilgi edinmekten çekinmeyin.

Hubdoc'u bugün kullanmaya başlayın ve tedarikçilerinizden ve diğer herkesten gelen makbuzlar ve faturalarla uğraşmayı ne kadar kolaylaştırdığını görün!

Sıkça Sorulan Sorular