Hoe Hiver te gebruiken: een stapsgewijze handleiding voor beginners in 2025

Vind je het lastig om alle e-mails van je team bij te houden?

Het kan aanvoelen als een grote chaos, toch?

Wat als er een manier was om die gedeelde inboxen te beheren zonder dat iedereen in de war raakt?

HiverHQ is wellicht precies wat je nodig hebt.

Deze eenvoudige handleiding laat je stap voor stap zien hoe je HiverHQ in 2025 kunt gebruiken.

Laten we het eens bekijken!

Hiver

Uit gebruikersrecensies van Hiver blijkt dat teams die Hiver gebruiken een 60% snellere reactietijd op e-mails en een afname van 50% in de hoeveelheid ontvangen e-mails ervaren.

Probeer Hiver GRATIS uit Lees de volledige recensie

Een blik op hoe HiverHQ eruitziet

Oké, je hebt je aangemeld! Wat zie je nu op je scherm?

Laten we eens snel een kijkje nemen naar de belangrijkste onderdelen van HiverHQ. Zie het als het controlecentrum voor de e-mails van je team.

Allereerst zie je gedeelde inboxen.

Hier gebeurt de magie voor de e-mails van je teamleden.

In plaats van talloze verschillende Gmail-accounts, kan iedereen in je team vanuit één centrale plek werken en alle gegevens bekijken.

Je zult ook zien... Mijn InboxMaak je geen zorgen, je persoonlijke e-mails staan ​​er nog steeds, net als voorheen.

Daarnaast zijn er 'taken'. Dit zijn als het ware kleine to-do-lijstjes die je aan jezelf of andere teamleden kunt toewijzen.

Je vindt er ook notities.

Dit zijn als het ware geheime berichten die je naar je team kunt sturen over een e-mail, zonder dat de afzender ze ziet.

Later Vervolgens zullen we het even hebben over 'analyse', waarmee wordt aangetoond hoe goed uw team presteert.

En er is een knop 'Instellingen' waar je dingen kunt aanpassen aan je manier van werken.

De opzet van HiverHQ is bedoeld om gemakkelijk te begrijpen te zijn.

Waar denk je dat je de meeste tijd zult doorbrengen?

Waarschijnlijk werken ze in gedeelde inboxen samen om e-mails te beantwoorden!

Het draait allemaal om hoe je team beter kan samenwerken.

HiverHQ heeft zelfs een zogenaamde live chat-integratie waarmee klanten direct kunnen communiceren. Het kan ook als een helpdesk functioneren om alles overzichtelijk te houden.

Dit kan je workflow echt verbeteren!

Werken met gedeelde inboxen

Dit is waar de magie van Hiver gebeurt, vooral voor teams.

In plaats van alleen e-mails door te sturen, biedt Hiver je een gedeelde mailbox.

Hoe werkt een gedeelde inbox?

Welnu, meerdere teamleden werken samen vanuit één e-mailaccount. 

Zo kan iedereen in uw klantenserviceteam dezelfde binnenkomende vraag zien en beantwoorden.

Nooit meer verloren e-mailconversaties!

E-mails bekijken in een gedeelde inbox

Wanneer je een gedeelde inbox in Hiver opent, ziet deze er vrijwel hetzelfde uit als je gewone e-mailaccount, maar met een paar extra handige functies.

Je ziet de afzender, het onderwerp en de inhoud van de e-mail. 

Het leuke is dat iedereen in je team die toegang heeft tot deze gedeelde mailbox deze e-mailweergaven kan zien.

Dit betekent dat iedereen op één lijn zit wat betreft de vragen van de klanten.

Je hoeft het niet te vragen: "Heeft iemand deze vraag gezien?"

Omdat het voor iedereen duidelijk zichtbaar is.

Met Hiver kunt u moeiteloos alle binnenkomende e-mails bijhouden.

Hoe wijs je e-mailadressen toe aan teamleden?

Om ervoor te zorgen dat de juiste persoon de klant te woord staat vraagJe kunt het e-mailgesprek toewijzen aan een specifiek teamlid.

Zoek in de e-mail naar een knop 'Toewijzen' of een keuzemenu.

Als je erop klikt, zie je een lijst met je teamleden.

Kies gewoon de persoon die dat ticket moet afhandelen.

Je kunt zelfs korte notities toevoegen wanneer je e-mails toewijst, zoals: 'Sarah, dit lijkt een vraag over prijzen.'

Dit maakt heel duidelijk wie verantwoordelijk is en helpt uw ​​helpdeskproces te stroomlijnen.

Deze functie in Hiver verhoogt de productiviteit aanzienlijk en zorgt ervoor dat geen enkel klantenserviceverzoek over het hoofd wordt gezien.

E-mails beantwoorden en e-mailtemplates gebruiken

Het beantwoorden van e-mails van klanten in Hiver is net zo eenvoudig als het schrijven van een gewone e-mail.

Je vindt een 'Beantwoorden'-knop onderaan de e-mailconversatie.

Klik erop, typ je bericht en druk op verzenden. Maar Hiver heeft een handige truc om je tijd te besparen: e-mailsjablonen.

Als je merkt dat je steeds dezelfde antwoorden geeft op terugkerende vragen, kun je een sjabloon maken.

Dit is vergelijkbaar met het opslaan van een vooraf geschreven antwoord dat je met één klik kunt invoegen.

Het bespaart uw klantenserviceteam veel tijd en zorgt ervoor dat uw antwoorden consistent blijven.

De sjabloonoptie vind je meestal in de buurt van het antwoordvenster.

De knop 'Toewijzen' vinden

Als je in Hiver een e-mailconversatie aan een specifiek teamlid wilt toewijzen, moet je eerst de antwoorden vinden – nou ja, niet echt de antwoorden zelf, maar de knop 'Toewijzen'!

Het is meestal vrij gemakkelijk te herkennen.

Wanneer je een binnenkomende e-mail opent in de gedeelde inbox, zoek dan naar een knop of een vervolgkeuzemenu met een tekst zoals 'Toewijzen', 'Toewijzen aan' of een klein poppetje ernaast.

Deze knop is het startpunt om ervoor te zorgen dat de juiste persoon binnen uw klantenserviceteam de vraag van de klant beantwoordt.

De juiste teamlid kiezen

Zodra je op de knop 'Toewijzen' klikt, verschijnt er een lijst met teamleden die toegang hebben tot die gedeelde mailbox.

Bekijk de lijst en bedenk wie binnen je team het beste is in het oplossen van dit soort klantenserviceproblemen.

Misschien is het iemand die veel van facturering afweet, of iemand die normaal gesproken technische vragen beantwoordt.

De juiste persoon kiezen helpt het proces te stroomlijnen en zorgt ervoor dat de klant de beste hulp krijgt.

Klik op de naam van het teamlid aan wie je het e-mailadres wilt toewijzen.

Een notitie toevoegen bij het toewijzen

Soms is het handig om een ​​teamlid wat extra informatie te geven wanneer je een e-mail toewijst.

Voordat je de opdracht afrondt, geeft Hiver je vaak de mogelijkheid om korte notities toe te voegen.

Dit kan van alles zijn, van 'Deze klant is erg boos' tot 'Ze hebben hun apparaat al opnieuw opgestart'.

Deze korte notities geven de aangewezen eigenaren wat context en helpen hen direct aan de slag te gaan zonder veel vervolgvragen te hoeven stellen.

Het is een geweldige manier om de samenwerking binnen een team te verbeteren en ervoor te zorgen dat iedereen vanaf het begin van de e-mailconversatie op één lijn zit.

Wat gebeurt er nadat je een e-mailadres hebt toegewezen?

Nadat je een e-mailadres hebt toegewezen, gebeuren er een paar dingen.

Ten eerste wordt de e-mail meestal verplaatst van het gedeelte 'niet toegewezen' in de gedeelde inbox naar een weergave die laat zien welke e-mails aan elk teamlid zijn toegewezen.

De persoon aan wie je het e-mailadres hebt toegewezen, ontvangt waarschijnlijk een melding (waarschuwing) zodat hij of zij weet dat er een nieuw ticket is om af te handelen.

Zij zijn dan verantwoordelijk voor het lezen van de e-mailconversatie, het achterhalen van het probleem van de klant en het versturen van een antwoord.

Dit systeem voor het toewijzen van e-mailadressen zorgt ervoor dat iedereen verantwoordelijk blijft en dat geen enkele klantvraag verloren gaat.

Het is een belangrijke factor in hoe Hiver helpt bij het efficiënt beheren van een drukke klantenserviceafdeling.

Het notitiegedeelte vinden in een e-mail

Wanneer je in Hiver een e-mailgesprek opent en je wilt er privé met je teamleden over praten, moet je de antwoorden zoeken in het gedeelte 'Notities'.

Meestal zie je een tabblad of een knop met het label 'Notities' direct naast de hoofdinhoud van de e-mail.

Het bevindt zich mogelijk in de buurt van de knoppen voor antwoorden en toewijzen.

Soms lijkt het wel een korte toespraak. bel icon.

Als je hierop klikt, wordt een ruimte geopend waar jij en je teamleden berichten naar elkaar kunnen typen over de vraag van de klant.

Het typen en versturen van interne notities

Als je eenmaal in het gedeelte 'Notities' bent, is het net alsof je een gewoon bericht online naar iemand stuurt.

Er verschijnt een vak waarin je je notitie kunt typen.

Houd je notities duidelijk en bondig, zodat je teamlid begrijpt wat je probeert te zeggen.

Je zou bijvoorbeeld kunnen schrijven: "Hé Sarah, de klant zei dat ze het apparaat al opnieuw hebben opgestart. Misschien kun je een andere stap voor probleemoplossing voorstellen?"

Nadat je je bericht hebt getypt, verschijnt er een knop om het te verzenden, vaak met de tekst 'Verzenden' of iets dergelijks.

Zodra je het bericht verzendt, kunnen andere teamleden die dezelfde e-mail bekijken, het in realtime zien.

Hoe notities de samenwerking binnen je team bevorderen

Het gebruik van korte notities is een zeer nuttige manier voor uw klantenserviceteam om samen te werken zonder dat de klant uw interne discussies kan inzien.

Voorstellen two team members are working on the same customer’s problem.

In plaats van naar elkaars bureau te moeten lopen of aparte e-mails te sturen, kunnen ze gewoon de notities in de e-mailthread gebruiken.

Dit maakt het gemakkelijk om informatie te delen, om hulp te vragen en iedereen op de hoogte te houden van de status van het ticket.

Het helpt je workflow te stroomlijnen, omdat alle gerelateerde communicatie over een klantprobleem direct bij het e-mailgesprek blijft.

Dit maakt het veel gemakkelijker om de klantenservice efficiënt te beheren en uw klanten een betere ervaring te bieden.

Conclusie

Dat is dus de eenvoudige manier om HiverHQ te gebruiken.

Het lijkt misschien in eerste instantie veel. Maar als je het eenmaal probeert, valt het reuze mee.

Bedenk eens hoeveel makkelijker het zou zijn om teammails te beheren.

Geen rommelige voorwaartse bewegingen meer! Iedereen kan zien wat er gebeurt.

Je kunt e-mails eenvoudig naar de juiste persoon doorsturen.

And you can talk to your team without the customer seeing. Ready to try Hiver and make your email management beter? 

Probeer het eens en ontdek hoe het de samenwerking binnen je team bevordert!

Veelgestelde vragen