Hoe Hubdoc te gebruiken: De ultieme handleiding voor 2025

Wordt u overspoeld met papieren zoals bonnetjes en rekeningen?

Het kan aanvoelen als een eindeloze chaos, toch?

Stel je voor dat je een foto kon maken of dat ze op magische wijze op één plek tevoorschijn zouden komen.

Dat is wat Hubdoc kan!

Het is als een superhandige digitale archiefkast voor al je belangrijke financiële documenten.

In deze eenvoudige handleiding laten we je precies zien hoe je Hubdoc kunt gebruiken om je zaken gemakkelijk te organiseren. 

Hubdoc

Sluit u aan bij de meer dan 10.000 bedrijven die hun financiën al stroomlijnen met Hubdoc. Ontdek vandaag nog hoe Hubdoc u kan helpen!

Probeer Hubdoc GRATIS uit Lees de volledige recensie

Aan de slag met Hubdoc

1. Registreren en uw account instellen

Wil je Hubdoc proberen? Dan moet je je eerst aanmelden.

Het is net alsof je een nieuw account aanmaakt voor een spel of website.

Er zijn verschillende abonnementen waaruit u kunt kiezen.

Zie ze als verschillende niveaus met meer mogelijkheden. Kies het niveau dat het beste bij je behoeften past.

Na je aanmelding moet je alles instellen.

Een handige functie is dat je je bankrekeningen en creditcards kunt koppelen. 

Dit helpt Hubdoc om automatisch uw financiële gegevens te verzamelen.

Het is superhandig omdat je niet alles zelf hoeft in te typen.

2. Een kijkje nemen in Hubdoc

Wanneer je inlogt, zie je de hoofdpagina. Dit wordt het dashboard genoemd.

Zie het als het controlecentrum.

Je ziet verschillende secties. Een deel is voor je documenten – daar bewaar je al je bonnetjes en facturen.

Een ander onderdeel toont je connecties, zoals je bank.

Er is ook een instellingenmenu waar je kunt aanpassen hoe dingen werken.

En je zult zien waar je Hubdoc met andere dingen kunt verbinden.

Het is prettig om te wennen aan het zien waar alles zich bevindt. Je kunt zelfs de weergave aanpassen om het jezelf gemakkelijker te maken.

3. Uw bankrekeningen en creditcards koppelen

Waarom zou je je bankrekening en creditcards koppelen?

Omdat het je enorm veel tijd bespaart! Hubdoc kan je transacties automatisch importeren. Het is net toverkunst!

Volg hiervoor de stappen die Hubdoc aangeeft.

Soms kan er een klein probleempje optreden, maar Hubdoc helpt je meestal om dat op te lossen.

Hubdoc controleert regelmatig of er nieuwe informatie van uw bank beschikbaar is.

Maak je geen zorgen, het is meestal veilig om je accounts te koppelen, maar het is altijd verstandig om voorzichtig te zijn met je online gegevens.

Documenten uploaden en beheren

Verschillende manieren om documenten te plaatsen

Er zijn verschillende manieren om je documenten in Hubdoc te krijgen.

Je kunt de website gewoon op je computer gebruiken. Sleep de bestanden er gewoon naartoe. Kinderspel!

Er is ook een telefoonapp. Daarmee kun je foto's van je bonnetjes maken.

Dit is ideaal als je voor je werk veel onderweg bent.

Een andere manier is via e-mail. Hubdoc geeft je een speciaal e-mailadres.

Als je een rekening per e-mail ontvangt, kun je die doorsturen naar Hubdoc. Hij verschijnt dan direct!

Hubdoc leest uw documenten

Hubdoc is slim! Het kan automatisch de belangrijke informatie uit uw documenten halen.

Dit heet OCR. Het probeert dingen te vinden zoals de naam van de winkel waar je iets hebt gekocht, de prijs en de datum.

Het doet dit meestal vrij goed, maar soms gaat er iets mis.

Het is dus verstandig om alles nog eens te controleren.

Het zoekt naar zaken zoals de winkelnaam en het totaalbedrag.

Wanneer heb je de aankoop gedaan en wat was het factuurnummer? Als er iets niet klopt, kun je het gemakkelijk corrigeren.

Documentgegevens controleren en corrigeren

Het is belangrijk om even snel te kijken naar de informatie die Hubdoc verzamelt.

Controleer of de naam, datum en het bedrag correct zijn.

Als er iets niet klopt, kunt u erop klikken en de juiste informatie invoeren.

Je kunt ook de tags en mappen toevoegen die we eerder besproken hebben.

Als je een heel lang document hebt met veel pagina's, kun je het in Hubdoc opsplitsen.

Je kunt ook kleine notities toevoegen om jezelf ergens aan te herinneren. Het is een goede gewoonte om je documenten regelmatig te controleren.

Alles netjes ordenen met mappen en labels.

Mappen helpen je om vergelijkbare documenten te groeperen.

Je zou bijvoorbeeld een map kunnen hebben voor 'Huur' en een andere voor 'Benodigdheden'.

Het is net zoiets als bestanden ordenen op je computer.

Denk na over wat logisch is voor jouw bedrijf. Je kunt zelfs mappen in andere mappen hebben.

Tags zijn vergelijkbaar met trefwoorden die je aan je documenten kunt toevoegen.

Je kunt een bon bijvoorbeeld labelen als 'Benzine' of 'Klantenafspraak'. 

Hubdoc integreren met andere software

Verbinding maken met boekhoudsoftware

Waarom Hubdoc koppelen aan uw boekhouding spullen?

Het maakt alles een stuk makkelijker! Als je QuickBooks Online gebruikt of XeroJe kunt ze koppelen aan Hubdoc.

Zie het zo: Hubdoc verzamelt al je bonnetjes en facturen.

Wanneer je het aansluit op QuickBooks Of het nu online is of via Xero, de informatie wordt automatisch verzonden.

Dit bespaart je de moeite om alles twee keer in te typen! Het maakt je boekhouding veel sneller.

De stappen om verbinding te maken zijn meestal vrij eenvoudig.

Zodra de verbinding tot stand is gebracht, kunnen Hubdoc en uw boekhoudsoftware Praat met elkaar.

Je kunt deze verbindingen meestal beheren in de instellingen.

Samenwerken met mensen die helpen bij het betalen van rekeningen

Wist je dat Hubdoc ook kan samenwerken met programma's die je helpen bij het betalen van rekeningen?

Enkele voorbeelden zijn Bill.com.

Als je Hubdoc hiermee verbindt, kan het betalen van rekeningen een stuk eenvoudiger worden.

Factuurgegevens van Hubdoc kunnen direct in het factuurbetalingsprogramma worden geïmporteerd.

Dit kan je helpen om je rekeningen op tijd te betalen en alles bij te houden. 

Andere dingen waarmee Hubdoc verbinding kan maken

Hubdoc kan ook verbinding maken met andere handige tools.

Het kan bijvoorbeeld samenwerken met cloudopslag zoals Dropbox of Google Drive.

Dit betekent dat u uw documenten op meer dan één plek kunt opslaan.

In de toekomst zijn er wellicht nog meer dingen waarmee Hubdoc verbinding kan maken!

Het is altijd goed om te kijken welke nieuwe integratiemogelijkheden er beschikbaar zijn.

Een verbonden systeem kan echt van pas komen. boekhouding Stroomt goed.

Geavanceerde Hubdoc-functies en -tips

Hier zijn een paar handige dingen die Hubdoc kan doen om je leven gemakkelijker te maken:

• Stel regels op voor leveranciers:
  • Je kunt Hubdoc vertellen wat er met documenten uit bepaalde bronnen moet gebeuren.
  • Als u bijvoorbeeld altijd uw internetrekening van 'Super Net' ontvangt, kunt u een regel aanmaken.
  • Deze regel kan Hubdoc opdracht geven om het automatisch in je map 'Internetrekeningen' te plaatsen en te labelen als 'Maandelijkse uitgave'.
  • Dit helpt om dingen te automatiseren, zodat je het niet elke keer opnieuw hoeft te doen.
• Hulp voor Accountants en boekhouders:
  • Als u accountant of boekhouder bent, heeft Hubdoc speciale tools voor u.
  • Je kunt de gegevens van verschillende klanten allemaal op één plek beheren.
  • Je kunt je team en je klanten alleen laten zien wat ze moeten zien.
  • Dit maakt het voor iedereen gemakkelijker om documenten te verzamelen en te verwerken.
• Uw Hubdoc-e-mailadres gebruiken:
  • Weet je nog dat speciale Hubdoc-e-mailadres? Je kunt het gebruiken om documenten rechtstreeks naar Hubdoc te sturen.
  • Dit is ideaal voor online facturen of andere documenten die je per e-mail ontvangt.
• De kracht van synchronisatie:
  • Wanneer je Hubdoc koppelt aan andere software zoals Xero of QuickBooks Online, worden de gegevens automatisch gesynchroniseerd.
  • Dit betekent dat de informatie automatisch tussen de programma's wordt uitgewisseld zonder dat u extra gegevens hoeft in te voeren. Dit is een belangrijke manier om tijd te besparen.
• Is Hubdoc gratis?
  • Hubdoc wordt meestal aangeboden via een abonnement, vooral als je het zakelijk gebruikt.
  • Soms is het inbegrepen als u al betaalt voor bepaalde accountants- of boekhouddiensten. Het is de moeite waard om te controleren of u het als onderdeel van een pakket kunt krijgen. Er is meestal geen volledig gratis versie voor zakelijk gebruik.

Afronding

Ben je er klaar voor om met Hubdoc afscheid te nemen van rommelige stapels papier?

We hebben je laten zien hoe makkelijk het is om aan de slag te gaan en je documenten te uploaden.

En je kunt het zelfs koppelen aan andere handige programma's. 

Door de tips en trucs te gebruiken die we besproken hebben.

U kunt het beheren van uw financiële documenten echt een fluitje van een cent maken. 

Aarzel niet om video-tutorials te bekijken als je vastloopt en meer wilt leren.

Begin vandaag nog met Hubdoc en ontdek hoe veel eenvoudiger het de afhandeling van bonnen en facturen van uw leveranciers en anderen kan maken!

Veelgestelde vragen