Zoho Books Nasıl Kullanılır: 2025 İçin Adım Adım Kılavuz

İşletmenizin parasını takip etmekte zorlanıyor musunuz?

Gerçekten de baş ağrısı gibi hissettirebiliyor, değil mi?

Yalnız değilsin! 

Birçok küçük işletme İşletme sahipleri faturaları, ödemeleri ve diğer finansal işlemleri yönetmekte zorlanıyorlar.

Ya bunu daha basit hale getirmenin bir yolu olsaydı?

Bu aracın hayatınızı nasıl kolaylaştırabileceğini öğrenmeye hazır mısınız? Gelin birlikte inceleyelim. Zoho'yu kullanın Kitaplar!

Zoho Kitapları

Otomatik faturalama ve gerçek zamanlı gibi Zoho Books'un güçlü özelliklerinden yararlanan 80.000'den fazla işletmeye katılın. raporlamaSize özel planlarımızı inceleyin ve Zoho Books'un iş süreçlerinizi nasıl kolaylaştırabileceğini görün. muhasebe.

Zoho Books'u şimdi deneyin. İncelemenin tamamını okuyun

Zoho Books Hesabınızı Kurma

Tamam, Zoho Books'u kullanmaya başlayalım!

Bunu, telefonunuza yeni bir uygulama yüklemek gibi düşünün.

Bu kılavuz size ilk adımları gösterecektir.

Kayıt Olma

• • Zoho Books'ta kendinize ait bir alan nasıl edinebilirsiniz? Öncelikle web sitelerine gidip kayıt olmanız gerekiyor. Genellikle oldukça kolaydır; adınızı, e-postanızı girmeniz ve bir şifre oluşturmanız yeterli olacaktır.
  • Zoho Books'un farklı planlar sunduğunu biliyor muydunuz? Tıpkı bir şeyin bedenini seçmek gibi. Çeşitli planları var. küçük işletmeler ve daha büyük olanları.
  • Hangi planı seçmelisiniz? İşletmenizin büyüklüğünü ve yapmanız gerekenleri düşünün. Yeni başlıyorsanız, daha küçük bir plan yeterli olabilir. Büyüdükçe her zaman daha büyük bir plana geçebilirsiniz.

İlk Yapılandırma

• • Zoho Books'un işletmeniz hakkında bilmesi gerekenler nelerdir? Bunu şirketinizin tanıtımı gibi düşünün. Muhtemelen işletme adınızı, adresinizi ve belki de diğer bazı temel bilgileri girmeniz gerekecektir.
  • Zoho Books'ta, profilinize benzer şekilde, kendinize özel bir köşe de oluşturabilirsiniz. İşletme bilgileriniz burada yer alır.
  • Tahmin edin bakalım? Zoho Books'unuzun görünümünü biraz değiştirerek ona daha çok kişisel bir dokunuş katabilirsiniz.

Kontrol Panelinde Gezinme

• • Giriş yaptığınızda, ana sayfayı göreceksiniz - bu kontrol paneli. Tıpkı bir cihazın ana ekranı gibi. muhasebe yazılımıBurada önemli şeyleri bir bakışta görebilirsiniz.
  • Zoho Books'ta müşteri yönetimi, fatura gönderme ve finans takibi gibi çeşitli görevler için farklı bölümler bulunur. Bunlara modül denir. Her şeyin nerede olduğuna zamanla alışacaksınız.
  • İşletmenizin nasıl performans gösterdiğini görmek ister misiniz? Kontrol paneli genellikle size kimin size borçlu olduğu veya ne kadar kazandığınız gibi önemli finansal bilgilere hızlı bir bakış sunar.

Banka Hesaplarınızı Bağlama

• • Banka hesabınızı Zoho Books'a neden bağlamalısınız? Çünkü bu size çok zaman kazandırabilir! Her işlemi tek tek elle yazmak yerine, Zoho Books bunları otomatik olarak içe aktarabilir.
  • Merak etmeyin, banka ve kredi kartı hesap yöneticinizi bağlamak genellikle güvenlidir. Zoho Books, bilgilerinizi güvende tutmak için özel yöntemler kullanır.
  • Evet, çoğu zaman Zoho Books işlemlerinizi otomatik olarak kaydedebilir, bu nedenle bunları kendiniz yazmanıza gerek kalmaz.

Kullanıcıları ve Rolleri Ayarlama

• • İşletmenizdeki diğer kişilerin de Zoho Books'u kullanması gerekiyor mu? Belki ortağınız veya para işlerinde yardımcı olan biri?
  • Onları Zoho Books'unuza kullanıcı olarak ekleyebilirsiniz.
  • Zoho Books'ta farklı kişilere farklı görevler atamak akıllıca bir yöntemdir. Bunlara roller denir. Örneğin, bir kişi fatura oluşturabilir ancak önemli ayarları değiştiremeyebilir.
  • Bu sayede, kimin ne gördüğünü ve ne yaptığını kontrol edebilirsiniz. crm ve para alanları.

Gördünüz mü? Zoho Books'u kullanmaya başlamak o kadar da zor değil.

Adım adım ilerleyin, zamanla alışacaksınız! Hatta kullandığınız diğer araçlarla da entegre edebilirsiniz.

Örneğin, müşterilerinizin size kolayca ödeme yapabilmesi için çevrimiçi ödeme seçenekleri oluşturabilirsiniz.

Kişilerinizi Yönetme

Zoho Books'taki kişilerinizi telefonunuzun adres defteri gibi düşünün.

Ama iş ortaklarınız için – müşterileriniz ve mal satın aldığınız kişiler (tedarikçiler) için durum farklı.

Bunu düzenli tutmak çok yardımcı oluyor!

1. Müşteri Ekleme:
   • Zoho Books'a yeni bir müşteri nasıl eklenir? Müşteri bilgilerini kendiniz girebilirsiniz.
   • Zaten başka bir yerde, belki de başka bir yerde kayıtlı bir sürü müşterim var. QuickBooksGenellikle bu listeyi Zoho Books'a aktarabilirsiniz, böylece herkesin bilgilerini tekrar manuel olarak girmenize gerek kalmaz.
   • Her müşteri için hangi bilgileri saklamalısınız? İsim, e-posta, telefon numarası ve adres gibi bilgiler son derece faydalı olacaktır.
   • Müşterilerinizi gruplandırabilirsiniz. Belki çok alışveriş yapanlar ve az alışveriş yapanlar vardır. Onları gruplara ayırmak, takibi kolaylaştırabilir.
2. Müşteri Bilgilerini Yönetme:
   • Bir müşterinin adresini veya telefon numarasını değiştirmeniz mi gerekiyor? Bilgilerini düzenlemek çok kolay.
   • Bazen bir şirketin görüşebileceğiniz birden fazla farklı kişisi olabilir. Bu kişilerin tümünü aynı müşteri altında ekleyebilirsiniz.
   • Bir müşterinin tüm faturalarını ve ödemelerini görmek mi istiyorsunuz? Zoho Books, tüm işlemlerinizin geçmişini saklar.
3. Tedarikçi Ekleme:
   • Tedarikçi eklemek – yani malzeme veya hizmet satın aldığınız kişileri eklemek – müşteri eklemekle hemen hemen aynı. Sadece bilgilerini giriyorsunuz.
   • Tıpkı müşterilerinizde olduğu gibi, tedarikçilerinizin listesi başka bir yerde bulunuyorsa, muhtemelen onu içe aktarabilirsiniz.
   • Tedarikçileriniz hakkında neleri hatırlamalısınız? İsimlerini, iletişim bilgilerini ve belki de ödeme bilgilerini.
4. Tedarikçi Bilgilerini Yönetme:
   • Bir tedarikçi adresini veya iletişim kişisini değiştirirse, bunu Zoho Books'ta kolayca güncelleyebilirsiniz.
   • Zaman içinde belirli bir satıcıya ne kadar ödeme yaptığınızı hiç merak ettiniz mi? Zoho Books, onlardan yaptığınız tüm satın alımları takip eder.
5. İletişim Grupları:
   • Müşterileri veya tedarikçileri neden gruplandırmalıyız? Birden fazla kişiye aynı anda e-posta göndermek veya belirli müşteri gruplarına özel fırsatlar sunmak için faydalı olabilir.
   • Müşterilerinizi "düzenli müşteriler" veya "belirli bir bölgedeki müşteriler" gibi farklı gruplara ayırabilirsiniz. Tedarikçileriniz için de aynısını yapabilirsiniz.
   • Evet, gruplar oluşturduktan sonra, o gruptaki herkese e-posta gönderebilir veya yalnızca onlara özel kurallar belirleyebilirsiniz. Örneğin, belirli bir müşteri grubuna indirim uygulayabilirsiniz. Ayrıca, borç bakiyelerini de görebilirsiniz. Hatta onlarla yaptığınız iletişimlerin dijital bir kaydını bile tutabilirsiniz.

Satışta Uzmanlaşmak: Faturalar ve Fiyat Teklifleri

Şimdi de ödeme alma konusuna geçelim!

Zoho Books'un bu bölümü, müşterilerinize fatura göndermenize ve fiyat teklifi vermenize yardımcı olur.

Tahmin Oluşturma

• • Fiyat teklifini ne zaman göndermelisiniz? Genellikle, işi yapmadan veya bir şey satmadan önce, müşterinin maliyeti bilmesi için.
  • Zoho Books'ta nasıl yeni bir fiyat teklifi oluşturulur? Genellikle "Yeni Fiyat Teklifi" veya benzeri bir düğme bulunur. Ona tıklayın!
  • Tahmine ne yazmalısınız? Yapacağınız veya satacağınız şeyleri, kaç tane olduğunu ve her birinin maliyetini listeleyin.
  • Tahmin edin bakalım? Şirketinizin logosunu ekleyerek fiyat tekliflerinizin profesyonel görünmesini sağlayabilirsiniz.
  • Görünümü uygun hale geldiğinde, Zoho Books üzerinden doğrudan müşterinize e-posta yoluyla gönderebilirsiniz.

Tahminleri Faturaya Dönüştürme

• • Müşteri fiyat teklifinizi "evet" diye onayladıktan sonra ne olur? Onlara fatura kesmeniz gerekir!
  • İyi haber! Zoho Books, birkaç tıklamayla bir fiyat teklifini kolayca faturaya dönüştürmenizi sağlar. Her şeyi tekrar yazmaktan sizi kurtarır.
  • Faturayı göndermeden önce gerekirse küçük değişiklikler yapabilirsiniz.

Fatura Oluşturma

• • Sıfırdan nasıl fatura oluşturursunuz? Tahminlerde olduğu gibi, genellikle bir "Yeni Fatura" düğmesi bulunur.
  • Bir faturada yer alması gereken önemli şeyler nelerdir? İşletmenizin adı, müşterinizin adı, ne satın aldıkları, ne kadar tuttuğu ve ne zaman ödemeleri gerektiği.
  • Satın aldıkları her ürünü veya sağladığınız her hizmeti, fiyatıyla birlikte faturaya ayrı bir satır olarak ekleyin.
  • Ayrıca, eğer indirim sunuyorsanız bunu da ekleyebilirsiniz ve sistem vergileri otomatik olarak hesaplayacaktır.

Faturaları Özelleştirme

1. • Faturalarınızın havalı işletmenizden gelmiş gibi görünmesini mi istiyorsunuz?
   • Resmi bir görünüm kazandırmak için şirketinizin resmini (logosunu) ekleyebilirsiniz.
   • Fatura görünümünü, renklerini, yazı tiplerini ve görüntülenen bilgileri bile özelleştirebilirsiniz.

Satış işlemleriyle uğraşırken, bazen önce bir satış siparişi oluşturmanız gerekebilir.

Bu, müşterinin satın alma yapacağına dair bir sözü gibidir. 

Şeyler için Sen Satın almak için satın alma siparişlerini kullanırsınız. 

Tüm bu bilgiler nihayetinde hesap planınıza yansır; bu plan, tüm paranızın bir haritası gibidir.

Hatta zaman kazanmak için bu adımların bazılarını otomatik hale bile getirebilirsiniz!

Satın Alma İşlemlerinin Yönetimi: Faturalar ve Giderler

Bu bölüm tamamen parayla ilgili. Sen İşletmenizi yürütmek için harcayın.

Tedarikçilerinizden gelen faturaları ve diğer masrafları takip etmenize yardımcı olur.

Fatura Oluşturma

• • Satın alma yaptığınız kişilerden aldığınız faturaların kaydını nasıl tutuyorsunuz? Zoho Books'ta bir fatura oluşturarak.
  • Faturada hangi bilgiler yer alır? Kimden satın aldığınız, ne satın aldığınız, ne kadar tuttuğu ve ödeme tarihi gibi bilgiler.
  • Eğer elinizde orijinal fatura varsa, Zoho Books'ta faturaya fotoğrafını veya taramasını ekleyebilirsiniz. Bu, her şeyi düzenli tutmanıza yardımcı olur.

Faturaları Yönetme

• • Faturalarınızı ne zaman ödemeniz gerektiğini nasıl hatırlıyorsunuz? Zoho Books, son ödeme tarihlerini takip etmenize yardımcı olur.
  • Bir faturayı ödediğinizde, sistemde onu 'ödendi' olarak işaretlersiniz.
  • Ayrıca faturayı nasıl ödediğinizi de kaydediyorsunuz; çekle mi, kredi kartıyla mı yoksa satıcınız ödeme ağ geçitleri kullanıyorsa bunlar aracılığıyla mı ödediniz?

Giderlerin Kaydedilmesi

• • Tedarikçilerden gelen faturalar dışında para harcadığınız diğer şeyler ne olacak peki? Mesela ofis malzemesi almak veya benzin parası ödemek gibi? Bunlara gider denir.
  • Bu giderleri Zoho Books'ta manuel olarak girebilirsiniz.
  • Giderlerinizi "ofis malzemeleri" veya "giderler" gibi kategorilere ayırmak iyi bir fikirdir.seyahatBöylece paranızın nereye gittiğini bilirsiniz. Bu, iyi bir finansal yönetimin parçasıdır.

Gider Raporları

1. • Çalışanlarınız işletmeyle ilgili şeylere para harcıyor mu?
   • Harcamalarını gösteren gider takip raporlarını doldurabilirler.
   • Zoho Books'ta bu raporları onaylamanın bir yolunu ayarlayabilirsiniz.
   • Onayladıktan sonra çalışanlarınıza ödemelerini yapabilirsiniz.

Entegrasyonlar: Zoho Books'un Gücünü Genişletme

Entegrasyonları, telefonunuzdaki farklı uygulamaları birbirine bağlayarak daha iyi iletişim kurmalarını ve birlikte daha verimli çalışmalarını sağlamak gibi düşünün.

Zoho Books, daha da harika şeyler yapmak için diğer yazılımlarla bağlantı kurabilir!

Entegrasyonları Keşfetmek

• • Zoho'nun Zoho Books'un dışında başka uygulamaları olduğunu biliyor muydunuz? Örneğin, müşterileri takip etmek için bir uygulama gibi (CRMBiri stoktaki ürünleri yönetmek (Envanter), diğeri ise projeler üzerinde çalışmak (Projeler) için olmak üzere iki ayrı uygulama.
  • Bu Zoho uygulamalarını birbirine bağladığınızda, bilgi paylaşımı yapabilir ve işleri kolaylaştırabilirsiniz. Örneğin, CRM'inizde bir satış yaptığınızda, bu satış otomatik olarak Zoho Books'ta da görünecektir.
  • Zoho Books, Zoho'nun üretmediği uygulamalarla da bağlantı kurabilir; bunlara üçüncü taraf uygulamalar denir.
  • Ne tür üçüncü taraf uygulamalar? İnsanların size çevrimiçi ödeme yapabilmesi için ödeme ağ geçitleri veya çevrimiçi ürün satıyorsanız e-ticaret platformları gibi şeyler.

Bağlantı Entegrasyonları

• • Zoho Books'un bu diğer uygulamalarla iletişim kurmasını nasıl sağlarsınız? Genellikle ayarlarda, bağlanabileceğiniz uygulamaların listesini bulabileceğiniz bir bölüm bulunur.
  • Bağlanmak istediğiniz uygulamaya tıklayın ve adımları izleyin. Bazen diğer uygulama için giriş bilgilerinizi girmeniz gerekebilir.

Zoho Books'u diğer araçlarla entegre ederek iş süreçlerinizi etkili bir şekilde kolaylaştırabilirsiniz.

Örneğin, Zoho CRM kullanıyorsanız, müşteri bilgilerini iki yere girmenize gerek kalmaz.

Her şey birbiriyle uyumlu çalışıyor!

Bazı entegrasyonlar, işletmeniz için uygun olup olmadıklarını görebilmeniz için ücretsiz deneme sürümü bile sunabilir.

Özetlemek gerekirse

İşte Zoho Books'u kullanmaya dair özet bilgiler!

İlk başta çok karmaşık görünebilir, ancak bir kez alıştıktan sonra işletmenizin mali durumunu düzenli tutmanıza gerçekten yardımcı olabilir.

Faturaları göndermekten, borçlarınızı takip etmeye kadar.

Birçok aracı tek bir yerde bir araya getiriyor.

Düzenli olarak uzlaşma görüşmeleri yapmak gibi şeyleri unutmayın. 

Zoho Books'u kullanarak paranızı yönetin.

İş akışınızı gerçekten düzene sokabilir, rakamlarla ilgili strese daha az zaman ayırıp sevdiğiniz işe daha çok zaman ayırabilirsiniz!

Sıkça Sorulan Sorular