How to Use Expensify to Automate Your Expense Reports in 2026?

Keeping track of paper receipts is a big hassle.

Do you hate stuffing crumpled paper into your pockets? We all do.

If you lose those receipts, you actually lose your own money.

That stress adds up quickly. Tax time becomes a nightmare, and nobody wants that.

But there is an easier way to handle it.

Expensify automates the whole messy process for you. It scans receipts ทันที.

Then it automatically builds your reports.

Stop wasting your valuable time on paperwork. Learn how to use Expensify right now.

ทำให้แพงขึ้น

Save 83% of your time on paperwork. Small teams can save $37,859 by switching to Expensify. Join 15 million users and start your free trial today!

ลองใช้ Expensify ตอนนี้เลย อ่านรีวิวฉบับเต็ม ทางเลือกที่ทำให้มีราคาแพงขึ้น

Expensify Tutorial

Mastering Expensify is simple. You do not need technical skills.

We will guide you through the process.

First, download the mobile app. Next, snap a picture of any receipt.

SmartScan reads the numbers automatically.

Finally, submit your report for approval.

It really is that easy to manage your money.

How to Use Expense Management Feature

Managing your money should not be a full-time job.

With an expense management platform like Expensify, you can stop worrying about lost receipts.

This system helps you manage expenses without the stress of manual ข้อมูล รายการ.

You can keep your financial data organized and up to date with just a few taps.

Step 1: Capture Your Receipts with SmartScan Technology

The first step in Expensify is getting your receipts into the system.

You don’t need to type in prices or dates yourself.

• Open the app on your mobile device.
• Use the smart scan feature to take a photo of your paper receipt.
• If you have a digital receipt, forward it from your email or phone number directly to the app.
• The AI will read the receipt and fill in the details for you.

Step 2: Organize with Expense Categories and Mileage

Once your receipts are in, you need to tell the system what they are for.

This keeps your financial operations running smoothly and helps you identify spending trends ภายหลัง.

• Assign each item to a specific expense category, such as “การท่องเที่ยว,” “Meals,” or “Office Supplies.
• Use the app to track mileage if you drive for work; it uses GPS to calculate distance automatically.
• Check that each entry complies with your company policies to avoid issues later.

Step 3: Use Approval Workflows and Syncing

The final part of the expense management process is getting your money back.

Expensify connects to your การบัญชี software to make this fast.

• Submit your items into tailored reports that show exactly what you spent.
• The system uses approval workflows to send your report to the right manager.
• Once they approve expenses, the data syncs with your company’s books.
• You get paid back directly into your bank account.

How to Use Expensify Expense Reports

Creating reports is the best way for businesses and employees to stay organized.

This platform makes it easy to group your spending so you can get reimbursed quickly.

You can use your own device to handle everything while you are away from the office.

Step 1: Create a New Report Folder

The first step is creating a place for your receipts.

You want to keep things neat, so there are no errors when it is time for a manager to sign off on your money.

• Open the Expensify system and go to the reports tab.
• Click to create a new report and give it a clear name based on projects or the current date.
• You can access your past reports here as well if you need to check old data.
• If you use an Expensify card, your transactions will show up here automatically to streamline the process.

Step 2: Add Expenses and Check Rules

Now you need to put your receipts into the report.

You musensure thatre everythincomplies withws the rules your company has set.

This keeps everyone in compliance and protects the company’s funds.

• Pick the individual expenses or invoices you want to include.
• Move them into your new report folder.
• Look for any red flags from the system that show a mistake.
• Users can see if they spent too much in certain departments before they hit submit.

Step 3: Submit for Approval

Once your report looks good, it is time to send it away.

This functionality is what makes Expensify so helpful for users who want to save time.

• Review the final total to make sure it matches your actual spending.
• Hit the “Submit” button to send it to the right person.
• คุณสามารถค้นหาได้ด้วยซ้ำ ยูทูบ tutorials if you get stuck on a specific step.
• Once you establish this habit, you won’t have to worry about losing money again.

How to Use Expensify Bill Pay and Invoicing

Managing money coming in and going out is vital for any ธุรกิจ.

Expensify helps you handle bills and send invoices without the stress of messy spreadsheets.

You can manage everything from one simple screen.

Step 1: Set Up Your Business Billing Profile

Before you send your first bill, you need to tell the system who you are. This ensures your documents look professional to your clients and vendors.

• Go to your settings and enter your legal ธุรกิจ name and tax ID.
• Upload your company logo so it appears on every invoice you send.
• Link your business bank account so you can receive payments or pay vendors directly.

Step 2: Create and Send a Professional Invoice

Getting paid for your hard work should be the easy part. You can create an invoice in seconds and send it to your client’s จดหมายเข้า.

• Click on “New Invoice” and type in your client’s email address.
• Add line items for the work you did or the products you sold.
• Set a due date for the payment and hit the “Send” button.
• The system will track if the client has opened or paid the invoice yet.

Step 3: Pay Company Bills Electronically

Paying your own bills is just as simple as getting paid. You can keep all your outgoing money organized in one place.

• Forward any bills you receive to your unique Expensify email address.
• Review the bill details that the system automatically pulls from the document.
• Use the approval workflow to make sure the right person okays the spend.
• Click to pay the vendor via ACH or credit card without leaving the app.

Alternatives to Expensify

• เด็กซ์: ซอฟต์แวร์นี้เน้นการดึงข้อมูลจากใบเสร็จและใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ ช่วยประหยัดเวลาในการป้อนข้อมูลด้วยตนเองโดยการแปลงเอกสารของคุณให้เป็นรูปแบบดิจิทัล
• โดไซท์: This platform is built on AI to automate bookkeeping and back-office tasks. Docyt aims to eliminate manual data entry and provide real-time financial insights, making it a powerful alternative for businesses that want a highly automated solution.
• เซจ: A powerful platform that offers solutions for businesses of all sizes. It is a strong alternative, especially for companies with more complex financial needs.
• ซีโร่: This is a popular cloud-based accounting platform. It’s an alternative for Atera’s bookkeeping features, offering tools for invoicing, bank reconciliation, and expense tracking.
• สิ้นเดือนง่ายๆ: This specialized software is designed specifically to simplify the financial close process. It integrates with other accounting platforms like QuickBooks and Xero to ensure a smooth and easy month end.
• ปริศนาไอโอ: This is a modern accounting software built specifically for startups. It helps with financial reporting and automation, offering real-time insights and a focus on streamlining the books for a faster close.
• เซจ: Sage ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์บริหารธุรกิจที่มีชื่อเสียง นำเสนอโซลูชันด้านบัญชีและการเงินมากมาย ซึ่งสามารถใช้เป็นทางเลือกแทนโมดูลการจัดการทางการเงินของ Atera ได้
• ซินเดอร์: ซอฟต์แวร์นี้เน้นการเชื่อมต่อแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซและระบบชำระเงินของคุณกับซอฟต์แวร์บัญชี เป็นทางเลือกที่มีประโยชน์สำหรับธุรกิจที่ต้องการทำให้การไหลเวียนของข้อมูลจากช่องทางการขายเข้าสู่ระบบบัญชีเป็นไปโดยอัตโนมัติ
• สิ้นเดือนง่ายๆ: เครื่องมือนี้ได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อปรับปรุงกระบวนการปิดบัญชีสิ้นเดือนให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เป็นทางเลือกพิเศษสำหรับธุรกิจที่ต้องการปรับปรุงและทำให้งานด้านการรายงานและการกระทบยอดทางการเงินเป็นไปโดยอัตโนมัติ
• โดไซท์: Docyt เป็นแพลตฟอร์มการทำบัญชีที่ขับเคลื่อนด้วย AI ซึ่งช่วยให้กระบวนการทำงานด้านการเงินเป็นไปโดยอัตโนมัติ เป็นคู่แข่งโดยตรงกับฟีเจอร์การทำบัญชีที่ขับเคลื่อนด้วย AI ของ Atera โดยนำเสนอข้อมูลแบบเรียลไทม์และการจัดการเอกสารแบบอัตโนมัติ
• รีเฟรชมี: นี่คือแพลตฟอร์มการจัดการการเงินส่วนบุคคล แม้จะไม่ใช่ทางเลือกโดยตรงสำหรับธุรกิจ แต่ก็มีฟีเจอร์ที่คล้ายคลึงกัน เช่น การติดตามค่าใช้จ่ายและใบแจ้งหนี้
• คลื่น: นี่คือซอฟต์แวร์ทางการเงินฟรีที่ได้รับความนิยม เป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับฟรีแลนซ์และธุรกิจขนาดเล็กสำหรับการออกใบแจ้งหนี้ การบัญชี และการสแกนใบเสร็จรับเงิน
• ควิกเคน: เป็นเครื่องมือที่รู้จักกันดีในด้านการเงินส่วนบุคคลและธุรกิจขนาดเล็ก ช่วยในการจัดทำงบประมาณ ติดตามการใช้จ่าย และวางแผนการเงิน
• ฮับด็อก: ซอฟต์แวร์นี้เป็นเครื่องมือจัดการเอกสาร โดยจะดึงเอกสารทางการเงินของคุณโดยอัตโนมัติและซิงค์ข้อมูลไปยังซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ
• ควิกบุ๊กส์: หนึ่งในโปรแกรมซอฟต์แวร์บัญชีที่ใช้กันอย่างแพร่หลายที่สุด QuickBooks เป็นอีกทางเลือกที่น่าสนใจ ซึ่งมีเครื่องมือครบครันสำหรับการบริหารจัดการด้านการเงิน
• ออโต้เอนทรี: เครื่องมือนี้ช่วยป้อนข้อมูลโดยอัตโนมัติ เป็นทางเลือกที่ดีสำหรับฟีเจอร์การบันทึกใบเสร็จและใบแจ้งหนี้ภายใน Atera
• เฟรชบุ๊คส์: โปรแกรมนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการออกใบแจ้งหนี้และการบัญชี เป็นที่นิยมในหมู่ฟรีแลนซ์และธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องการวิธีง่ายๆ ในการติดตามเวลาและค่าใช้จ่าย
• เน็ตสวีท: NetSuite คือชุดซอฟต์แวร์บริหารจัดการธุรกิจบนคลาวด์ที่ทรงพลังและครบวงจร เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดใหญ่ที่ต้องการมากกว่าแค่การบริหารจัดการด้านการเงิน

เปรียบเทียบ Expensify

• Expensify กับ Puzzleซอฟต์แวร์นี้เน้นการวางแผนการเงินด้วย AI สำหรับสตาร์ทอัพ ส่วนซอฟต์แวร์อีกตัวหนึ่งนั้นใช้สำหรับวางแผนการเงินส่วนบุคคล
• Expensify เทียบกับ Dextนี่คือเครื่องมือทางธุรกิจสำหรับบันทึกใบเสร็จและใบแจ้งหนี้ ส่วนอีกเครื่องมือหนึ่งใช้สำหรับติดตามค่าใช้จ่ายส่วนตัว
• Expensify เทียบกับ Xeroนี่คือซอฟต์แวร์บัญชีออนไลน์ยอดนิยมสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก คู่แข่งของมันคือซอฟต์แวร์สำหรับใช้ส่วนบุคคล
• Expensify เทียบกับ Synderเครื่องมือนี้ใช้สำหรับซิงค์ข้อมูลอีคอมเมิร์ซกับซอฟต์แวร์บัญชี ส่วนอีกตัวเลือกหนึ่งเน้นไปที่การจัดการการเงินส่วนบุคคล
• เปรียบเทียบ Expensify กับ Easy Month Endนี่คือเครื่องมือทางธุรกิจที่ช่วยให้งานสิ้นเดือนมีประสิทธิภาพมากขึ้น คู่แข่งของมันคือเครื่องมือสำหรับการจัดการการเงินส่วนบุคคล
• Expensify เทียบกับ Docyt: อันนี้ใช้ AI สำหรับงานบัญชีและการจัดการระบบอัตโนมัติทางธุรกิจ ส่วนอีกอันใช้ AI เป็นผู้ช่วยด้านการเงินส่วนบุคคล
• Expensify เทียบกับ Sageนี่คือชุดโปรแกรมบัญชีธุรกิจที่ครอบคลุม ส่วนคู่แข่งนั้นเป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่ายกว่าสำหรับด้านการเงินส่วนบุคคล
• Expensify เทียบกับ Zoho Booksนี่คือเครื่องมือบัญชีออนไลน์สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก คู่แข่งของมันคือเครื่องมือสำหรับใช้ส่วนตัว
• Expensify เทียบกับ Waveนี่คือซอฟต์แวร์บัญชีฟรีสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ส่วนอีกเวอร์ชันหนึ่งออกแบบมาสำหรับบุคคลทั่วไป
• Expensify เทียบกับ Hubdoc: โปรแกรมนี้เชี่ยวชาญด้านการบันทึกเอกสารสำหรับงานบัญชี คู่แข่งของโปรแกรมนี้คือโปรแกรมจัดการการเงินส่วนบุคคล
• Expensify เทียบกับ QuickBooksนี่คือโปรแกรมบัญชีที่รู้จักกันดีสำหรับธุรกิจ ส่วนอีกทางเลือกหนึ่งนั้นสร้างขึ้นสำหรับด้านการเงินส่วนบุคคล
• Expensify เทียบกับ AutoEntryนี่คือเครื่องมือที่ออกแบบมาเพื่อป้อนข้อมูลโดยอัตโนมัติสำหรับงานบัญชีธุรกิจ หรืออีกทางเลือกหนึ่งคือเครื่องมือจัดการการเงินส่วนบุคคล
• Expensify เทียบกับ FreshBooksนี่คือโปรแกรมบัญชีสำหรับฟรีแลนซ์และธุรกิจขนาดเล็ก หรืออาจใช้สำหรับจัดการการเงินส่วนบุคคลก็ได้
• Expensify เทียบกับ NetSuiteนี่คือชุดโปรแกรมบริหารจัดการธุรกิจที่มีประสิทธิภาพสำหรับบริษัทขนาดใหญ่ คู่แข่งของมันคือแอปพลิเคชันการเงินส่วนบุคคลที่เรียบง่ายกว่า

ไม่ซ้ํากัน

Learning how to use Expensify is a smart move for your work life.

You can say goodbye to lost receipts and messy piles of paper.

The simple interface makes it easy for any individual to get started.

Just select the features you need, and the dashboard will show you your spending trends.

You can sync your bank accountdirectly witho the system.

This helps reduce mistakes and ensure total accuracy.

Your manager will love how fast you follow company policies.

Do not let the complexities of business การท่องเที่ยว slow you down anymore.

It only takes one tap to start. You can level up your workflow today.

Join the many people who focus on their work instead of paperwork.

Start by starting your first report right now.

ถาม บ่อย ๆ

More Facts about Expensify

• Pick Your Account: When you sign up, you can choose between a personal account or your business account.
• The Dashboard: After you join, you get a main screen that shows your recent spending and reports that need work.
• ปรับแต่งให้เป็นสไตล์ของคุณเอง: You can create your own spending categories and rules when you set up your account.
• Mistake Finder: The app automatically points out if you break a rule or enter the same receipt twice.
• Get Paid Back: You can send your reports through the app to get reimbursed for work costs.
• Approval Steps: Bosses can review and approve your spending before any money is paid out.
• Extra ความปลอดภัย: You can also enable two-factor authentication to keep your account even safer.
• SmartScan: You can take a picture of a receipt, and the app “reads” it to find the date, store name, and price.
• Work Anywhere: The mobile app lets you do almost everything on your phone, even without an internet connection. connection
• Easy Sending: You can build and send whole reports right from your smartphone.
• Email Receipts: You can forward receipts from your email to the app, and it will process them for you.
• Travel Help: The app integrates with travel tools so you can book trips and easily track costs.
• Automatic Work: Expensify handles the hard parts, from scanning the paper to putting money in your bank.
• Right Person, Right Time: The system knows exactly which manager should see your report based on company rules.
• Rule Watcher: The app continuously checks your spending against your company’s rules to ensure everything is in order.
• Group Workspace: You can create a “Workspace” to keep your team’s expenses organized.
• Accounting Links: Expensify talks to tools like QuickBooks and ซีโร่ to keep the math correct.
• เคล็ดลับสำหรับมืออาชีพ: For the best results, scan receipts as soon as you get them and use the same names for your categories.
• Card Links: Link your own credit card so your purchases appear in the app automatically.
• The Expensify Card: Using their special card can give you 2% back on your spending and even lower your monthly bill by half.
• Distance Tracker: The app uses GPS to see how far you drove for work and calculates how much money you should get back.
• Live Spending: You can watch how much money is being spent in real-time on your dashboard.
• Budgets: You can set a spending limit and receive a warning if you exceed it.
• Scheduled Submit: A feature that collects your receipts and automatically sends them to your boss on a set day.