Cara Menggunakan Hiver: Panduan Langkah demi Langkah untuk Pemula di Tahun 2025

Apakah Anda kesulitan mengikuti semua email tim Anda?

Ini bisa terasa seperti kekacauan besar, bukan?

Bagaimana jika ada cara untuk mengelola kotak masuk bersama tersebut tanpa membuat semua orang bingung?

HiverHQ mungkin adalah yang Anda butuhkan.

Panduan sederhana ini akan menunjukkan kepada Anda cara menggunakan HiverHQ, langkah demi langkah, pada tahun 2025.

Mari kita periksa!

Musim dingin

Berdasarkan ulasan pengguna Hiver, tim yang menggunakan Hiver telah melihat waktu respons email 60% lebih cepat dan penurunan kelebihan email sebesar 50%.

Coba Hiver secara GRATIS Baca Ulasan Penuh

Melihat Tampilan HiverHQ

Oke, jadi Anda sudah mendaftar! Nah, apa yang ada di layar Anda?

Mari kita lihat sekilas bagian-bagian utama HiverHQ. Anggap saja ini seperti pusat kendali untuk email tim Anda.

Pertama, Anda akan melihat Kotak Masuk Bersama.

Di sinilah keajaiban terjadi untuk email anggota tim Anda.

Alih-alih memiliki banyak akun Gmail yang berbeda, setiap anggota tim Anda dapat melihat dan bekerja dari satu tempat.

Anda juga akan melihat 'Milikku' Kotak MasukJangan khawatir, email pribadi Anda masih ada di sini, seperti sebelumnya.

Kemudian ada 'Tugas'. Ini seperti daftar tugas kecil yang dapat Anda berikan kepada diri sendiri atau anggota tim lainnya.

Anda juga akan menemukan Catatan.

— Ini seperti pesan rahasia yang dapat Anda tulis kepada tim Anda tentang sebuah email tanpa diketahui oleh pengirim email tersebut.

Nanti Selanjutnya, kita akan sedikit membahas tentang 'analitik', yang menunjukkan seberapa baik kinerja tim Anda.

Dan ada tombol 'Pengaturan' tempat Anda dapat mengubah berbagai hal agar sesuai dengan cara kerja Anda.

Cara HiverHQ dirancang agar mudah dipahami.

Menurutmu, di mana kamu akan menghabiskan sebagian besar waktumu?

Mungkin di Kotak Masuk Bersama tersebut, bekerja sama untuk membalas email!

Ini semua tentang bagaimana tim Anda dapat berkolaborasi dengan lebih baik.

HiverHQ bahkan memiliki fitur yang disebut integrasi obrolan langsung untuk berbicara dengan pelanggan secara langsung, dan fitur ini dapat berfungsi seperti help desk untuk menjaga agar semuanya tetap terorganisir.

Ini benar-benar dapat membantu alur kerja Anda!

Bekerja dengan Kotak Masuk Bersama

Di sinilah keajaiban Hiver terjadi, terutama untuk tim.

Alih-alih hanya meneruskan email, Hiver memberi Anda kotak surat bersama.

Bagaimana cara kerja kotak masuk bersama?

Ya, beberapa anggota tim bekerja bersama-sama menggunakan satu akun email. 

Dengan demikian, semua anggota tim layanan pelanggan Anda dapat melihat dan membalas pertanyaan yang masuk yang sama.

Tidak ada lagi percakapan email yang hilang!

Cara Melihat Email di Kotak Masuk Bersama

Saat Anda membuka email kotak masuk bersama di Hiver, tampilannya hampir sama dengan akun email biasa Anda, tetapi dengan beberapa fitur tambahan yang bermanfaat.

Anda akan melihat pengirim, subjek, dan isi email. 

Yang keren adalah, setiap orang di tim Anda yang memiliki akses ke kotak surat bersama ini dapat melihat tampilan email ini.

Ini berarti semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang diminta pelanggan.

Anda tidak perlu bertanya, 'Apakah ada yang melihat pertanyaan ini?'

Karena itu ada di sana, bisa dilihat semua orang.

Hiver memudahkan Anda untuk melacak semua email yang masuk.

Cara Menugaskan Email ke Anggota Tim

Untuk memastikan orang yang tepat menangani pelanggan. pertanyaanAnda dapat menetapkan percakapan email tersebut kepada anggota tim tertentu.

Cari tombol 'Tetapkan' atau menu tarik-turun di dalam email.

Saat Anda mengkliknya, Anda akan melihat daftar anggota tim Anda.

Pilih saja orang yang seharusnya mengurus tiket tersebut.

Anda bahkan dapat menambahkan catatan singkat saat menetapkan email, seperti 'Sarah, ini sepertinya pertanyaan tentang harga.'

Ini membuat siapa yang bertanggung jawab menjadi sangat jelas dan membantu menyederhanakan proses helpdesk Anda.

Fitur di Hiver ini benar-benar meningkatkan produktivitas dan memastikan tidak ada permintaan layanan pelanggan yang terlewatkan.

Membalas Email dan Menggunakan Templat Email

Membalas email pelanggan di Hiver sama seperti menulis email biasa.

Anda akan menemukan tombol 'Balas' di bagian bawah rangkaian email.

Klik, ketik pesan Anda, dan tekan kirim. Tetapi Hiver memiliki trik cerdas untuk menghemat waktu Anda: templat email.

Jika Anda sering menulis jawaban yang sama untuk pertanyaan yang berulang, Anda dapat membuat templat.

Ini seperti menyimpan balasan yang sudah ditulis sebelumnya yang dapat Anda masukkan hanya dengan sekali klik.

Ini menghemat banyak waktu tim layanan pelanggan Anda dan membantu menjaga konsistensi jawaban Anda.

Anda biasanya dapat menemukan opsi templat di dekat jendela balasan.

Menemukan Tombol Tetapkan

Saat Anda ingin memberikan percakapan email kepada anggota tim tertentu di Hiver, hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah menemukan jawabannya – yah, bukan jawaban persisnya, tetapi tombol 'Tetapkan'!

Biasanya cukup mudah untuk menemukannya.

Saat Anda membuka email masuk di kotak masuk bersama, cari tombol atau menu tarik-turun yang bertuliskan sesuatu seperti 'Tetapkan', 'Tetapkan Kepada', atau memiliki ikon orang kecil di sebelahnya.

Tombol ini adalah titik awal Anda untuk memastikan bahwa orang yang tepat di tim layanan pelanggan Anda menangani pertanyaan pelanggan.

Memilih Anggota Tim yang Tepat

Setelah Anda mengklik tombol 'Tetapkan', daftar anggota tim Anda yang memiliki akses ke kotak surat bersama tersebut akan muncul.

Perhatikan daftar tersebut dan pikirkan siapa di antara anggota tim Anda yang paling cocok menangani jenis masalah layanan pelanggan ini.

Mungkin itu seseorang yang tahu banyak tentang penagihan, atau seseorang yang biasanya menangani pertanyaan-pertanyaan teknis.

Memilih orang yang tepat membantu memperlancar proses dan memastikan pelanggan mendapatkan bantuan terbaik.

Cukup klik nama anggota tim yang ingin Anda beri alamat email.

Menambahkan Catatan Saat Memberikan Tugas

Terkadang, ada baiknya memberikan sedikit informasi tambahan kepada anggota tim saat Anda menetapkan alamat email.

Sebelum Anda menyelesaikan tugas, Hiver sering memberi Anda kesempatan untuk menambahkan catatan singkat.

Ini bisa berupa apa saja, mulai dari 'Pelanggan ini benar-benar kesal' hingga 'Mereka sudah mencoba memulai ulang perangkat mereka.'

Catatan singkat ini memberikan konteks kepada pemilik yang ditunjuk dan membantu mereka langsung terjun tanpa harus mengajukan banyak pertanyaan lanjutan.

Ini adalah cara yang bagus untuk meningkatkan kolaborasi tim dan memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama sejak awal percakapan email.

Apa yang terjadi setelah Anda menetapkan alamat email?

Setelah Anda menetapkan alamat email, beberapa hal akan terjadi.

Pertama, email biasanya akan berpindah dari bagian 'belum ditugaskan' di kotak masuk bersama ke tampilan yang menunjukkan apa yang ditugaskan kepada setiap anggota tim.

Orang yang Anda tugaskan untuk menerima email tersebut kemungkinan akan mendapatkan pemberitahuan (peringatan) sehingga mereka tahu bahwa ada tiket baru yang perlu ditangani.

Mereka kemudian akan bertanggung jawab untuk membaca rangkaian email, mencari tahu masalah pelanggan, dan mengirimkan balasan.

Sistem penugasan email ini membantu menjaga akuntabilitas semua orang dan memastikan tidak ada pertanyaan pelanggan yang terlewatkan.

Ini merupakan faktor kunci bagaimana Hiver membantu mengelola operasi layanan pelanggan yang sibuk secara efisien.

Menemukan Bagian Catatan dalam Email

Saat Anda membuka percakapan email di Hiver dan ingin mengobrol dengan anggota tim Anda secara pribadi, Anda perlu menemukan jawabannya di bagian 'Catatan'.

Biasanya, Anda akan melihat tab atau tombol berlabel 'Catatan' tepat di sebelah isi utama email.

Mungkin letaknya di dekat tombol balas dan tetapkan.

Terkadang terlihat seperti pidato singkat. gelembung ikon.

Mengklik ini akan membuka ruang tempat Anda dan anggota tim Anda dapat mengetik pesan satu sama lain tentang pertanyaan pelanggan.

Mengetik dan Mengirim Catatan Internal

Setelah Anda masuk ke bagian 'Catatan', prosesnya sama seperti mengirim pesan biasa kepada seseorang secara online.

Akan ada kotak tempat Anda dapat mengetik catatan Anda.

Buat catatan Anda jelas dan langsung ke intinya agar anggota tim Anda memahami apa yang ingin Anda sampaikan.

Misalnya, Anda bisa menulis, "Hai Sarah, pelanggan menyebutkan bahwa mereka sudah mencoba me-restart. Mungkin sarankan langkah pemecahan masalah yang berbeda?"

Setelah Anda mengetik pesan, akan ada tombol untuk mengirimnya, yang sering kali bertuliskan "Kirim" atau yang serupa.

Setelah Anda mengirim catatan tersebut, anggota tim lain yang melihat email yang sama akan dapat melihatnya secara real-time.

Bagaimana Catatan Membantu Tim Anda Berkolaborasi

Menggunakan catatan singkat adalah cara yang sangat membantu bagi tim layanan pelanggan Anda untuk berkolaborasi tanpa pelanggan melihat diskusi internal Anda.

Membayangkan two team members are working on the same customer’s problem.

Alih-alih harus berjalan ke meja masing-masing atau mengirim email terpisah, mereka cukup menggunakan bagian Catatan di dalam rangkaian email.

Hal ini memudahkan untuk berbagi informasi, meminta bantuan, dan menjaga agar semua orang selalu mendapatkan informasi terbaru tentang status tiket.

Ini membantu menyederhanakan alur kerja Anda karena semua komunikasi terkait masalah pelanggan tetap berada di sana, yaitu dalam percakapan email.

Hal ini akan mempermudah pengelolaan layanan pelanggan secara efisien dan memberikan pengalaman yang lebih baik bagi pelanggan Anda.

Kesimpulan

Jadi, itulah cara sederhana untuk menggunakan HiverHQ.

Awalnya mungkin terlihat banyak. Tapi begitu Anda mencobanya, sebenarnya tidak terlalu sulit.

Bayangkan betapa mudahnya menangani email tim.

Tidak ada lagi umpan maju yang berantakan! Semua orang bisa melihat apa yang terjadi.

Anda dapat dengan mudah memberikan email kepada orang yang tepat.

And you can talk to your team without the customer seeing. Ready to try Hiver and make your email management lebih baik? 

Cobalah dan lihat bagaimana hal itu membantu tim Anda bekerja sama!

Pertanyaan Yang Sering Muncul