Hiver Nasıl Kullanılır: 2025 Yılında Yeni Başlayanlar İçin Adım Adım Kılavuz

Ekibinizin tüm e-postalarına yetişmekte zorlanıyor musunuz?

Tam bir karmaşa gibi gelebilir, değil mi?

Peki ya herkesin kafasının karışmadan bu ortak gelen kutularını yönetmenin bir yolu olsaydı?

HiverHQ tam da ihtiyacınız olan şey olabilir.

Bu basit kılavuz, 2025 yılında HiverHQ'yu adım adım nasıl kullanacağınızı gösterecektir.

Hadi bir göz atalım!

Kış

Hiver kullanıcı yorumlarına göre, Hiver kullanan ekipler e-postalara yanıt verme süresinde daha hızlı bir iyileşme ve e-posta yoğunluğunda azalma gözlemlemiştir.

Hiver'ı ÜCRETSİZ deneyin İncelemenin tamamını okuyun

HiverHQ'nun nasıl göründüğüne bir bakış.

Tamam, kaydınızı yaptırdınız! Şimdi ekranınızda ne var?

HiverHQ'nun ana bölümlerine hızlıca bir göz atalım. Bunu, ekibinizin e-postaları için bir kontrol merkezi gibi düşünün.

Öncelikle, Paylaşılan Gelen Kutuları'nı göreceksiniz.

İşte takım üyelerinizin e-postaları için sihir burada gerçekleşiyor.

Bir sürü farklı Gmail hesabı yerine, ekibinizdeki herkes tek bir yerden görebilir ve çalışabilir.

Ayrıca "Benim"i de göreceksiniz. Gelen KutusuMerak etmeyin, kişisel e-postalarınız tıpkı eskisi gibi burada duruyor.

Bir de "Görevler" var. Bunlar, kendinize veya diğer ekip üyelerine atayabileceğiniz küçük yapılacaklar listeleri gibidir.

Ayrıca "Notlar" bölümünü de bulacaksınız.

Bunlar, e-postayı gönderen kişinin görmeden ekibinize e-posta hakkında yazabileceğiniz gizli mesajlar gibidir.

Daha sonra Bundan sonra, ekibinizin ne kadar iyi performans gösterdiğini ortaya koyan 'analitik' hakkında biraz konuşacağız.

Ayrıca, çalışma şeklinize uyacak şekilde ayarları değiştirebileceğiniz bir "Ayarlar" düğmesi de bulunmaktadır.

HiverHQ'nun kurulum şekli, anlaşılması kolay olacak şekilde tasarlanmıştır.

En çok zamanınızı nerede geçireceğinizi düşünüyorsunuz?

Muhtemelen o ortak gelen kutularında, e-postalara birlikte yanıt veriyorlardır!

Burada her şey ekibinizin nasıl daha iyi iş birliği yapabileceğiyle ilgili.

HiverHQ'nun müşterilerle anında iletişim kurmak için canlı sohbet entegrasyonu adı verilen bir özelliği bile var ve işleri düzenli tutmak için bir yardım masası gibi çalışabiliyor.

Bu, iş akışınızı gerçekten iyileştirebilir!

Paylaşılan Gelen Kutularıyla Çalışmak

Hiver'ın sihri işte burada, özellikle de takımlar için gerçekleşiyor.

Hiver, e-postaları yalnızca iletmek yerine, size paylaşımlı bir posta kutusu sunar.

Paylaşımlı gelen kutusu nasıl çalışır?

Evet, ekip üyelerinin birçoğu tek bir e-posta hesabını kullanarak birlikte çalışıyor. 

Bu sayede müşteri hizmetleri ekibinizdeki herkes aynı gelen sorguyu görebilir ve yanıtlayabilir.

Artık e-posta yazışmaları kaybolmayacak!

Paylaşılan Gelen Kutusundaki E-postaları Görüntüleme

Hiver'da paylaşılan bir gelen kutusu e-postasını açtığınızda, normal e-posta hesabınıza oldukça benzer görünür, ancak birkaç ek yararlı özellik de bulunur.

Göndereni, konuyu ve e-postanın içeriğini göreceksiniz. 

İşin güzel yanı, bu paylaşılan posta kutusuna erişimi olan ekibinizdeki herkes bu e-posta görünümlerini görebiliyor.

Bu, herkesin müşterilerin ne istediği konusunda aynı fikirde olduğu anlamına gelir.

Sormanıza gerek yok, "Bu sorguyu gören oldu mu?"

Çünkü herkesin görebileceği şekilde orada duruyor.

Hiver, gelen tüm e-postaları takip etmeyi zahmetsizce kolaylaştırır.

Ekip Üyelerine E-posta Adresleri Nasıl Atanır?

Müşterinin işlemlerinin doğru kişi tarafından yürütüldüğünden emin olmak için soruE-posta yazışmalarını belirli bir ekip üyesine atayabilirsiniz.

E-postanın içinde bir "Ata" düğmesi veya açılır menü arayın.

Tıkladığınızda, ekip üyelerinizin listesini göreceksiniz.

Bileti kimin halletmesi gerektiğini seçmeniz yeterli.

E-postaları atarken kısa notlar bile ekleyebilirsiniz, örneğin: "Sarah, bu fiyatlandırmayla ilgili bir soru gibi görünüyor."

Bu, sorumluluğun kimde olduğunu son derece netleştirir ve yardım masası sürecinizi kolaylaştırır.

Hiver'daki bu özellik, verimliliği gerçekten artırıyor ve hiçbir müşteri hizmetleri talebinin gözden kaçmamasını sağlıyor.

E-postalara Yanıt Verme ve E-posta Şablonlarını Kullanma

Hiver'da müşterilerin e-postalarına yanıt vermek, normal bir e-posta yazmakla aynıdır.

E-posta dizisinin en altında bir "Yanıtla" düğmesi bulacaksınız.

Tıklayın, mesajınızı yazın ve gönder'e basın. Ancak Hiver'ın size zaman kazandıracak harika bir özelliği var: e-posta şablonları.

Sürekli aynı sorulara aynı cevapları yazıyorsanız, bir şablon oluşturabilirsiniz.

Bu, önceden yazılmış bir yanıtı kaydedip tek bir tıklamayla eklemek gibidir.

Bu, müşteri hizmetleri ekibinizin zamandan tasarruf etmesini sağlar ve yanıtlarınızın tutarlı olmasına yardımcı olur.

Şablon seçeneğini genellikle yanıt penceresinin yakınında bulabilirsiniz.

Atama Düğmesini Bulma

Hiver'da bir e-posta konuşmasını belirli bir ekip üyesine atamak istediğinizde, yapmanız gereken ilk şey cevapları bulmaktır – aslında tam olarak cevapları değil, "Ata" düğmesini!

Genellikle fark edilmesi oldukça kolaydır.

Paylaşılan gelen kutusunda gelen bir e-postayı açtığınızda, "Ata" veya "Ata" gibi bir ifade içeren veya yanında küçük bir insan simgesi bulunan bir düğme veya açılır menü arayın.

Bu buton, müşteri hizmetleri ekibinizdeki doğru kişinin müşterinin sorusuyla ilgilenmesini sağlamanız için başlangıç ​​noktanızdır.

Doğru Takım Üyesini Seçmek

"Ata" düğmesine tıkladığınızda, paylaşılan posta kutusuna erişimi olan ekip üyelerinizin bir listesi açılacaktır.

Listeye bir göz atın ve ekibinizdeki hangi üyelerin bu tür müşteri hizmetleri sorunlarıyla en iyi şekilde başa çıkabileceğini düşünün.

Belki de faturalama konusunda çok bilgisi olan biridir ya da genellikle teknik sorularla ilgilenen biridir.

Doğru kişiyi seçmek süreci kolaylaştırır ve müşterinin en iyi yardımı almasını sağlar.

E-postayı atamak istediğiniz ekip üyesinin adına tıklamanız yeterlidir.

Atama Yaparken Not Ekleme

Bazen, bir ekip üyesine e-posta adresi atarken ona biraz daha fazla bilgi vermek faydalı olabilir.

Ödevi tamamlamadan önce Hiver genellikle size kısa notlar ekleme şansı verir.

Bu, "Bu müşteri gerçekten çok üzgün"den "Cihazlarını yeniden başlatmayı zaten denediler"e kadar her şey olabilir.

Bu kısa notlar, belirlenen sahiplere bir bağlam sağlıyor ve çok fazla ek soru sormak zorunda kalmadan doğrudan işe koyulmalarına yardımcı oluyor.

Bu, ekip işbirliğini geliştirmek ve e-posta yazışmalarının en başından itibaren herkesin aynı fikirde olmasını sağlamak için harika bir yöntemdir.

Bir e-posta adresini atadıktan sonra ne olur?

Bir e-posta adresini atadıktan sonra birkaç şey olur.

Öncelikle, e-posta genellikle paylaşılan gelen kutusunun 'atanmamış' bölümünden çıkarılarak her ekip üyesine neyin atandığını gösteren bir görünüme taşınır.

E-posta adresini atadığınız kişi büyük olasılıkla bir bildirim (uyarı) alacak ve böylece ilgilenmesi gereken yeni bir destek talebi olduğunu öğrenecektir.

Sonrasında e-posta yazışmalarını okumak, müşterinin sorununu anlamak ve yanıt göndermek onların sorumluluğunda olacak.

Bu e-posta adres atama sistemi, herkesin sorumluluklarını yerine getirmesini sağlar ve hiçbir müşteri sorusunun gözden kaçmamasını garanti eder.

Bu, Hiver'ın yoğun bir müşteri hizmetleri operasyonunu verimli bir şekilde yönetmesine yardımcı olma biçimindeki kilit faktörlerden biridir.

E-postada Notlar Bölümünü Bulma

Hiver'da bir e-posta konuşmasını açtığınızda ve ekip üyelerinizle bu konu hakkında özel olarak sohbet etmek istediğinizde, yanıtları "Notlar" bölümünde bulmanız gerekir.

Genellikle, e-postanın ana içeriğinin hemen yanında "Notlar" etiketli bir sekme veya düğme görürsünüz.

Yanıtla ve atama düğmelerinin yakınında olabilir.

Bazen küçük bir konuşmaya benziyor. baloncuk simge.

Bu seçeneğe tıkladığınızda, siz ve ekip üyelerinizin müşteri sorusuyla ilgili olarak birbirinize mesaj yazabileceğiniz bir alan açılacaktır.

Dahili Notları Yazma ve Gönderme

'Notlar' bölümüne girdikten sonra, tıpkı çevrimiçi birine normal bir mesaj göndermek gibi olur.

Notunuzu yazabileceğiniz bir kutu olacak.

Notlarınızı açık ve özlü tutun, böylece ekip üyeniz ne demek istediğinizi anlasın.

Örneğin, şöyle yazabilirsiniz: "Merhaba Sarah, müşteri yeniden başlatmayı zaten denediğini söyledi. Belki farklı bir sorun giderme adımı önerebilirsiniz?"

Mesajınızı yazdıktan sonra, genellikle "Gönder" veya benzeri bir şekilde etiketlenmiş bir gönderme düğmesi olacaktır.

Notu gönderdiğinizde, aynı e-postayı görüntüleyen diğer ekip üyeleri notu gerçek zamanlı olarak görebileceklerdir.

Notlar Ekibinizin İş Birliğine Nasıl Yardımcı Olur?

Kısa notlar kullanmak, müşteri hizmetleri ekibinizin müşterinin iç görüşmelerinizi görmeden iş birliği yapması için son derece faydalı bir yöntemdir.

Hayal etmek two team members are working on the same customer’s problem.

Birbirlerinin masalarına gitmek veya ayrı ayrı e-posta göndermek yerine, e-posta yazışmaları içindeki Notlar bölümünü kullanabilirler.

Bu sayede bilgi paylaşımı kolaylaşır, yardım istenebilir ve herkes bilet durumu hakkında bilgilendirilebilir.

Bu, iş akışınızı kolaylaştırmaya yardımcı olur çünkü müşteri sorunuyla ilgili tüm iletişim, e-posta yazışmasında kalır.

Bu, müşteri hizmetlerini verimli bir şekilde yönetmeyi ve müşterilerinize daha iyi bir deneyim sunmayı çok daha kolaylaştırır.

Çözüm

İşte HiverHQ'yu kullanmanın basit yolu bu.

İlk başta çok gibi görünebilir. Ama bir kere denediğinizde, o kadar da zor olmadığını anlayacaksınız.

Ekip e-postalarını yönetmenin ne kadar daha kolay olabileceğini bir düşünün.

Artık karışık iletiler yok! Herkes neler olup bittiğini görebiliyor.

E-postaları doğru kişiye kolayca iletebilirsiniz.

And you can talk to your team without the customer seeing. Ready to try Hiver and make your email management daha iyi? 

Bir deneyin ve ekibinizin birlikte çalışmasına nasıl yardımcı olduğunu görün!

Sıkça Sorulan Sorular