Haben Sie es satt, in Papierbelegen und unübersichtlichen Spesenabrechnungen zu ertrinken?
Viele Kleinunternehmer und Buchhalter Ich stehe vor diesem Problem.
Wir verstehen das. Geldverwaltung macht nicht immer Spaß, aber sie ist extrem wichtig.
Deshalb gibt es Tools wie Hubdoc und Expensify.
Lassen Sie uns Hubdoc und Expensify für Ihre Bedürfnisse vergleichen. Buchhaltung Bedürfnisse.
Überblick
Wir haben sowohl Hubdoc als auch Expensify auf Herz und Nieren geprüft.
Diese praktischen Erfahrungen haben uns ein klares Bild ihrer Stärken und Schwächen vermittelt.
Dies ermöglicht uns einen echten Direktvergleich.
Save time with Hubdoc! Users typically save 4 hours a week on data entry. Plus, Hubdoc auto-organizes 99% of docs.
Preisgestaltung: It has a free trial. The premium plan starts at $12/month.
Hauptmerkmale:
- Automated Document Fetching
- Datenextraktion
- Direct Buchhaltung Integration
Schließen Sie sich über 15 Millionen Nutzern an, die Expensify vertrauen, um ihre Finanzen zu vereinfachen. Sparen Sie bis zu 83 % Zeit bei der Erstellung von Spesenabrechnungen.
Preisgestaltung: Es gibt eine kostenlose Testphase. Das Premium-Abo kostet ab 5 $ pro Monat.
Hauptmerkmale:
- SmartScan-Belegerfassung
- Firmenkartenabstimmung
- Erweiterte Genehmigungsworkflows.
What is Hubdoc?
Was ist Hubdoc? Es ist wie ein intelligenter digitaler Aktenschrank für all Ihre Finanzdokumente.
Seine Hauptaufgabe besteht darin, Ihre Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge automatisch zu sammeln.
Anschließend werden die wichtigen Details aus diesen Dokumenten extrahiert.
Entdecken Sie auch unsere Favoriten Hubdoc alternatives…
Wichtigste Vorteile
Hubdoc’s main strength is its focus on document automation.
- 99% accuracy: Hubdoc uses OCR to ensure data is captured correctly.
- Revisionssichere Speicherung: It stores documents securely, so you never lose a file again.
- Saves 10 hours monthly: Users report significant time savings by eliminating manual entry.
- Automated supplier fetching.
- Mobile photo capture.
- Seamless Xero integration.
Preisgestaltung
- Hubdoc price: 12 Dollar pro Monat.
Vorteile
Nachteile
Was ist Expensify?
Worum geht es bei Expensify also genau? Betrachten Sie es als Ihren Assistenten für Ausgaben.
It’s designed to machen Die Verwaltung der Ausgaben Ihres Unternehmens ist kinderleicht, egal ob Sie Freiberufler oder ein großes Team sind.
Die Hauptidee besteht darin, all diese manuellen Arbeiten, wie das Eintippen von Belegdetails, zu eliminieren.
Entdecken Sie auch unsere Favoriten Alternativen verteuern…
Wichtigste Vorteile
- Die SmartScan-Technologie scannt Belegdetails und extrahiert sie mit einer Genauigkeit von über 95%.
- Die Mitarbeiter erhalten ihre Erstattungen schnell, oft schon innerhalb eines Werktages per ACH-Überweisung.
- Mit der Expensify Card und ihrem Cashback-Programm können Sie bis zu 50 % bei Ihrem Abonnement sparen.
- Es wird keine Garantie übernommen; in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen ist die Haftung beschränkt.
Preisgestaltung
- Sammeln: 5 US-Dollar pro Monat.
- Kontrolle: Individuelle Preisgestaltung.
Vorteile
Nachteile
Funktionsvergleich
Die Navigation durch die Welt der Finanzdokumentation erfordert die Auswahl zwischen Plattformen, die für spezifische Aufgaben entwickelt wurden.
Dieser Vergleich von Hubdoc und Expensify zeigt die Unterschiede in den wichtigsten Funktionen auf und hilft Ihnen bei der Auswahl des besten Anbieters. Buchhaltung Software zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse und Zeitersparnis durch geringeren Zeit- und Arbeitsaufwand.
1. Kernzweck und Merkmale der Rechnungslegung
- Hubdoc ist ein Dokumentenautomatisierungstool, das als kostenloses Buchhaltung Software. Ihre Hauptmerkmale konzentrieren sich auf die Erstellung unbegrenzter Möglichkeiten. Buchhaltung Aufzeichnungen führen und sicherstellen, dass Ihr Buchhalter für die Steuererklärung über eine vollständige und korrekte Akte verfügt. Es ist am besten Buchhaltung Software-Unterstützungstool für Online-Buchhaltungsaufgaben.
- Kosten erhöhen Es wurde entwickelt, um den gesamten Spesenmanagementprozess zu automatisieren. Es unterstützt Arbeitgeber bei der Kostenverwaltung, indem es die Abrechnungsprozesse vereinfacht und die Zahlungen an Mitarbeiter und Auftragnehmer kontrolliert. Es geht weniger um den Kern. Geschäft Buchhaltung und mehr über die Kontrolle von Mittelabflüssen.
2. Geschwindigkeit der Ausgabenerfassung und Automatisierung
- Hubdoc automatisiert Aufgaben durch Extrahieren Daten Es analysiert Dokumente mithilfe optischer Zeichenerkennung. Kontoauszüge und Lieferantenrechnungen können automatisch abgerufen werden, sodass Transaktionen dem Buchhalter oder Steuerberater zur Verfügung stehen.
- Kosten erhöhen Das macht die Spesenabrechnung zu einer Kernkompetenz. Mitarbeiter können Belege sofort mit ihrem Mobiltelefon prüfen und fotografieren, und die Daten werden innerhalb weniger Sekunden erfasst. Diese Möglichkeit, Ausgaben direkt vom Smartphone aus zu erfassen, liefert Echtzeitdaten und spart Zeit.
3. Arbeitsablauf, Genehmigung und Kostenerstattung
- Hubdoc's Der Workflow konzentriert sich auf die Sammlung von Unterlagen für den Buchhalter zur Rechnungsbegleichung. Es handelt sich um ein passives Archiv, das Datensätze nach Datum und Lieferant speichert und so sicherstellt, dass alle Bestellungen für die Steuererklärung für die Mandanten leicht zugänglich sind.
- Kosten erhöhen Verwaltet den aktiven Spesenabrechnungsprozess. Manager können Anträge umgehend genehmigen. Die Expensify Card automatisiert die Erstattung und veranlasst Banküberweisungen (Zahlungen) per Direkteinzahlung in Echtzeit innerhalb weniger Werktage an die Mitarbeiter.
4. Finanzmanagement und Berichterstattung
- Hubdoc Es erstellt keine eigenen Berichte, sondern liefert die für die Steueranalyse notwendigen Rohdaten. Es vereinfacht die Eingabe von Einnahmen und Ausgaben, um die korrekte Datenverarbeitung sicherzustellen. Kleinunternehmen Das Buchhaltungssystem enthält Daten zur Überwachung von Cashflow und Gewinn.
- Kosten erhöhen Es bietet detaillierte Spesenabrechnungen, aufgeschlüsselt nach Kategorien, Schlagwörtern, Projekten und Mitarbeitern. Arbeitgeber und Finanzabteilungen können damit Kosten verwalten und Rechnungen schnell bezahlen, da Echtzeitdaten darüber bereitgestellt werden, wofür Geld ausgegeben wird.
5. Preisgestaltung und Benutzerzugang
- Hubdoc bietet flexible Preise und ist oft kostenlos erhältlich für Xero Benutzer oder andere integrierte Kunden. Die Preise werden, sofern separat, monatlich auf Basis des Dokumentenvolumens berechnet, was die Kostenkontrolle für Buchhaltungsaufgaben vereinfacht.
- Kosten erhöhen Die Preisgestaltung ist flexibel und bietet maßgeschneiderte Tarife, die sich nach der Anzahl der aktiven Mitarbeiter richten. Es gibt einen Starter-Tarif und verschiedene Stufen, die es auch einer kleinen Anzahl von Nutzern ermöglichen, kostengünstig auf die wichtigsten Funktionen zuzugreifen.
6. Integration und Ökosystem
- Hubdoc Lässt sich nahtlos in gängige Drittanbieter-Apps und Business-Apps integrieren wie QuickBooks Online. Es ist das bevorzugte Tool für Buchhalter, wenn es darum geht, den automatisierten Dokumenten-Upload und -Abruf für Mandanten einzurichten.
- Kosten erhöhen Es lässt sich nahtlos in Buchhaltungssysteme und andere Dienste integrieren. Durch die Möglichkeit, Daten direkt zu exportieren und Erstattungen von Bankkonten zu verwalten, stellt es eine wertvolle Ergänzung zum zentralen Buchhaltungssystem dar.
7. Steuererklärung und spezifische Nachverfolgung
- Hubdoc Es stellt sicher, dass alle Banktransaktionen und Bestellungen mit den entsprechenden Datensätzen verknüpft werden, was die Steuererklärung für den Buchhalter vereinfacht. Außerdem werden Umsatzsteuerdetails auf Rechnungen und Belegen automatisch erfasst, wodurch die manuelle Dateneingabe reduziert wird.
- Kosten erhöhen Es ermöglicht Mitarbeitern und Auftragnehmern, ihre gefahrenen Kilometer präzise zu erfassen und zur Erstattung einzureichen. Zudem vereinfacht es die Steuererklärung, indem Ausgaben mit spezifischen Schlagwörtern und Kategorien, die mit den Steuerzeiträumen verknüpft sind, kategorisiert werden.
8. Plattform- und mobile Funktionalität
- Hubdoc Es handelt sich um einen Cloud-basierten Dienst, der weder lokal noch im eigenen Rechenzentrum gehostet wird. Der Zugriff erfolgt über Web und mobile App mit Internetverbindung. So können Buchhalter und Kunden jederzeit auf die Datensätze zugreifen.
- Kosten erhöhen Die Cloud-native Lösung bietet eine leistungsstarke mobile App und Webplattform. So können Mitarbeiter Ausgaben sofort erfassen und einreichen und sparen dadurch Zeit beim Ausfüllen von Berichten. später.
9. Sicherheits- und technische Auslöser
- Hubdoc schützt Kunden’ Sicherheit Durch die Speicherung unbegrenzter Buchhaltungsdatensätze in der Cloud. Falls eine Ihrer Aktionen die Sicherheitslösung ausgelöst hat und die Seite blockiert wird, müssen Sie dem Website-Betreiber eine E-Mail mit der gefundenen Cloudflare Ray-ID und der IP-Adresse senden, um das Problem zu beheben und Ihnen den Zugriff zu ermöglichen.
- Kosten erhöhen Das System gewährleistet hohe Sicherheitsstandards und schützt vor Online-Angriffen durch einen Sicherheitsdienst. Erkennt das System einen SQL-Befehl, fehlerhafte Daten oder eine Sperre (z. B. durch die Eingabe eines bestimmten Wortes oder einer Phrase), verhindern verschiedene Maßnahmen, die eine Sicherheitssperre auslösen könnten, dass Sie auf den Dienst zugreifen können, bis die Sperre aufgehoben und der Befehl bzw. die fehlerhaften Daten gelöscht sind.
Worauf sollte man bei einer Buchhaltungssoftware achten?
Die richtige Wahl treffen Buchhaltung Software ist entscheidend. Hier sind wichtige Punkte, die Sie beachten sollten:
- IntegrationsbedarfStellen Sie sicher, dass die Software nahtlos mit Ihren bestehenden Bank- und Buchhaltungsplattformen (z. B. Xero, QuickBooks) kompatibel ist. Eine solide Integrationsstrategie ermöglicht Ihnen die einfache Nachverfolgung von Ausgaben und die Verwaltung von Forderungen.
- Automation CapabilitiesAchten Sie auf Funktionen, die die manuelle Dateneingabe deutlich reduzieren, wie z. B. das automatische Abrufen von Dokumenten und die optische Zeichenerkennung. Automatisierung im Abrechnungszeitraum bedeutet weniger Aufwand für Ihr Team. Sie können Systeme einrichten, um Kundenzahlungen schnell und sicher zu verarbeiten.
- Mobile ZugänglichkeitEine leistungsstarke mobile App ist unerlässlich für die mobile Spesenabrechnung und Dokumentenerfassung. Die besten Apps ermöglichen die Kilometererfassung und die Verwaltung von Ausgaben. Zeiterfassung Während Ihrer Abwesenheit wird sichergestellt, dass alle Geschäftskosten korrekt erfasst werden.
- GenehmigungsworkflowsWenn Sie ein Team haben, sind robuste Genehmigungsprozesse entscheidend für ein effizientes Ausgabenmanagement. Effiziente Prozesse gewährleisten die zeitnahe Genehmigung von Einkäufen und ermöglichen Ihnen die reibungslose Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Verwaltung von Zahlungen an Auftragnehmer.
- SkalierbarkeitWählen Sie klug eine Lösung, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann, egal ob Sie Freiberufler oder ein wachsendes Unternehmen sind. Die richtige Software sollte leistungsstarke Budgetierungswerkzeuge und die Möglichkeit bieten, schnell Rechnungen an Ihre Kunden zu senden, damit Sie Ihr Geschäft effizient führen können.
Endgültiges Urteil
Nach dem direkten Vergleich von Expensify und Hubdoc.
Wir wählen Expensify für die meisten unserer Unternehmen. Warum?
Es ist einfach besser darin, all Ihre Ausgabenmanagement-Anforderungen von Anfang bis Ende zu erfüllen.
Wir haben diese Tools selbst verwendet, daher können Sie unserem Rat vertrauen.
Expensify glänzt vor allem durch seine intelligente Belegscan-Funktion und die schnelle Genehmigungsfunktion.
Auch wenn es möglicherweise keine vollständig kostenlose Version für Teams gibt.
Mehr Ausgaben
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Häufig gestellte Fragen
Was ist der Hauptunterschied zwischen Hubdoc und Expensify?
Expensify ist in erster Linie ein Ausgabenmanagement-Tool mit Schwerpunkt auf Berichterstattung und Kostenerstattungen. Hubdoc konzentriert sich eher auf Dokumentenmanagement und die Automatisierung der Datenerfassung und -extraktion aus verschiedenen Finanzdokumenten für Ihre Buchhaltungssoftware.
Gibt es eine kostenlose Version von Expensify oder Hubdoc?
Expensify bietet eine kostenlose Version für Personen mit geringem Scanaufkommen. Hubdoc bietet keine dauerhaft kostenlose Version an, jedoch eine kostenlose Testphase und ist häufig in Xero-Abonnements enthalten.
Welches ist besser für kleine Unternehmen, Expensify oder Hubdoc?
Expensify ist im Allgemeinen besser für kleine Unternehmen Für ein umfassendes Ausgabenmanagement. Wenn Sie vor allem eine automatisierte Dokumentenerfassung für Ihre Buchhaltungssoftware benötigen, könnte Hubdoc eine gute Wahl sein.
Sind Expensify und Hubdoc beide mit meiner Buchhaltungssoftware kompatibel?
Ja, beide lassen sich in gängige Buchhaltungssoftware integrieren. Expensify bietet umfangreiche Integrationsmöglichkeiten für die Spesenabrechnung. Hubdoc zeichnet sich durch starke Integrationen aus, insbesondere mit Xero und QuickBooks Online, um extrahierte Dokumentdaten zu übertragen.
Wie handhaben Expensify und Hubdoc Belege?
Beide Programme ermöglichen das Fotografieren von Belegen. Expensify verwendet SmartScan zur Erstellung direkter Spesenabrechnungen, während Hubdoc optische Zeichenerkennung (OCR) nutzt, um Daten aus Belegen und anderen Dokumenten für die allgemeine Finanzbuchhaltung zu extrahieren.
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