How to use Hubdoc to Automate Your Data Entry in 2026?

Do you hate drowning in piles of crumpled receipts?

Bookkeeping is often the worst part of running a business.

It eats up hours of your week. Manual ข้อมูล entry is boring and prone to errors.

Plus, losing a receipt can cause major headaches at tax time.

Stop the stress. Hubdoc automates the mess for you.

It captures documents and syncs them ทันที.

In this guide, we will show you exactly how to use Hubdoc to save time and go paperless today.

ฮับด็อก

Stop wasting time on paperwork. Join 100,000+ businesses saving 5 hours every week. Try Hubdoc for free today and automate 100% of your data entry.

Try Hubdoc now อ่านรีวิวฉบับเต็ม ทางเลือกอื่นสำหรับ Hubdoc

Hubdoc Tutorial

Getting started with Hubdoc is simple.

First, connect your การบัญชี software, like Xero.

Next, download the mobile app to snap photos of receipts.

The tool reads the data and automatically sorts it.

You don’t need to type anything.

It turns messy paperwork into organized digital files instantly.

How to use Smart Data Extraction

Smart data extraction is the engine that powers your Hubdoc organization.

Instead of typing data by hand, you let the software read your financial documents for you.

This feature removes the boredom from การทำบัญชี tasks and ensures accuracy.

ในฐานะ ธุรกิจ owner, you want to trust that the numbers are right without doing the math yourself.

Step 1: Upload Your Documents

The first step is to get your digital and paper documents into the system.

You have a few easy ways to upload digital and paper receipts,s so nothing gets lost.

• Snap a photo: Use the mobile app to take a picture of a lunch receipt immediately. This is great for you and your staff members who are on the road.
• Email-in: Forward any digital invoices directly to your unique Hubdoc email address. The system automatically pulls the attachment and starts processing.
• Desktop upload: If you have a stack of PDF invoices on your computer, drag and drop them into your Hubdoc account.

Step 2: Review and Configure Supplier Rules

Once you upload, Hubdoc’s AI scans the documents and data.

It looks for the supplier name, date, and total amount.

You need to teach it once, and it will remember it for next time.

This drastically reduced the time spent on data entry.

• Check the details: verify that Hubdoc captured the correct invoice numbers and dates. It is usually very accurate, but it is always good to double-check.
• Save the configuration: Tell Hubdoc that every bill from “Comcast” should always go to the “Utilities” category.
• Look for resources: If you get stuck on a new supplier, check the help section (often found near the Hubdoc blog logo in the menu) for specific guides.

Step 3: Publish to Your Accounting Software

The final step is to sync your documents to your ledger.

This moves the data to connected integrations like QuickBooks or the Xero Hubdoc integration.

• Click to publish: Once the data looks good, hit the “Publish” button. This sends the transaction and the receipt image to your การบัญชี ซอฟต์แวร์.
• Verify the sync: Open your accounting software to view the bill waiting for you. The original document is attached, making your records audit-proof.
• Enjoy the speed: Because the data matches your bank feed, you can achieve one-click reconciliation. This is the best way to set up your Hubdoc workflow for maximum speed.

How to use Automatic Document Fetching

Fetching is a powerful feature that helps you streamline the way you handle paperwork.

Instead of manually downloading bills from different websites and trying to upload them one by one, Hubdoc does it for you.

This improves efficiency and lets you focus on running your business rather than just managing paper.

It means less time on boring tasks and more time for what matters.

Step 1: Add an Automated Account

To start, you need to tell Hubdoc which providers to connect to. This works best on a desktop computer.

• Find your provider: Click “Add Account” and use the search bar to find specific supplier names.
• Select the right one: You will see options for banks, utilities, and telecom companies. This is perfect for clients who have many recurring monthly accounts.
• Check the list: Hubdoc connects to hundreds of providers to help you easily track expenses.

Step 2: Enter Login Credentials

Once you find the supplier, you must log in with your username and password.

This allows Hubdoc to access the portal securely.

• Connect securely: Enter your details so the system can access your account. It is like having a digital assistant.
• Fetch documents: Hubdoc will automatically grab current and past invoices. You don’t have to lift a finger.
• Stay updated: The software pulls new bills as soon as they are available, keeping your cloud storage up to date.

Step 3: Manage Fetch Settings

After the connection is made, the data is extracted and ready for review.

This step ensures accuracy before the data moves further.

• Verify details: Check the dates and totals on the fetched documents to ensure they match the transactions in your bank feed.
• Sync to software: Send the verified data directly to Xero or QuickBooks Online. This helps accountants and bookkeepers close the books faster.
• ทำให้ง่ายเข้าไว้: This process helps simplify your workflow. If you get stuck, you can always watch a video tutorial, but the process is usually hassle-free.

How to use Secure Cloud-Based Storage

Storing your receipts in a shoe box is dangerous.

Ink fades, and papers get lost. Hubdoc keeps your data safe in the cloud.

This makes it easy to access your records anytime, anywhere.

Step 1: Organize with Folders and Tags

Hubdoc automatically sorts your documents into folders for every supplier.

This helps you keep track of your spending without extra effort.

• Search instantly: You can find any document in seconds by searching for supplier names, invoice numbers, or specific dollar amounts.
• Tag your files: Set up custom tags for different projects to keep everything organized.
• Reduce clutter: This system helps reduce the mess and confusion of managing paper records.

Step 2: Set Up User Permissions

You can invite your accountant or employees to work with you in Hubdoc.

It is important to control who sees what.

• Control access: Assign different roles to people so they only see what they need to see.
• Protect your account: To keep your data safe, you should set up two-factor authentication. This adds an extra layer of security to every login session.
• Stay secure: Use two-factor authentication to ensure only you and your trusted team can access the files.

Step 3: Integrate with Cloud Storage Platforms

For extra peace of mind, you can back up your files to other platforms like Google Drive, Dropbox, or Box.

• Sync automatically: Hubdoc sends a copy of every receipt directly to your personal cloud storage.
• ประหยัดเวลา: You never have to drag and drop files into backup folders manually.
• Audit-proof: If the tax office ever has questions, you will have backups ready. If you ever get stuck, remember we’re here to help with guides and support.

Alternatives to Hubdoc

Hubdoc Compared

• Hubdoc ปะทะ Puzzleซอฟต์แวร์นี้เน้นการวางแผนการเงินด้วย AI สำหรับสตาร์ทอัพ ส่วนซอฟต์แวร์อีกตัวหนึ่งนั้นใช้สำหรับวางแผนการเงินส่วนบุคคล
• Hubdoc เทียบกับ Dextนี่คือเครื่องมือทางธุรกิจสำหรับบันทึกใบเสร็จและใบแจ้งหนี้ ส่วนอีกเครื่องมือหนึ่งใช้สำหรับติดตามค่าใช้จ่ายส่วนตัว
• Hubdoc เทียบกับ Xeroนี่คือซอฟต์แวร์บัญชีออนไลน์ยอดนิยมสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก คู่แข่งของมันคือซอฟต์แวร์สำหรับใช้ส่วนบุคคล
• Hubdoc ปะทะ Synderเครื่องมือนี้ใช้สำหรับซิงค์ข้อมูลอีคอมเมิร์ซกับซอฟต์แวร์บัญชี ส่วนอีกตัวเลือกหนึ่งเน้นไปที่การจัดการการเงินส่วนบุคคล
• Hubdoc เทียบกับ Easy Month Endนี่คือเครื่องมือทางธุรกิจที่ช่วยให้งานสิ้นเดือนมีประสิทธิภาพมากขึ้น คู่แข่งของมันคือเครื่องมือสำหรับการจัดการการเงินส่วนบุคคล
• Hubdoc เทียบกับ Docyt: นี่คือการใช้ AI สำหรับงานบัญชีธุรกิจและ อัตโนมัติอีกบริษัทหนึ่งใช้ AI เป็นผู้ช่วยด้านการเงินส่วนบุคคล
• Hubdoc เทียบกับ Sageนี่คือชุดโปรแกรมบัญชีธุรกิจที่ครอบคลุม ส่วนคู่แข่งนั้นเป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่ายกว่าสำหรับด้านการเงินส่วนบุคคล
• Hubdoc เทียบกับ Zoho Booksนี่คือเครื่องมือบัญชีออนไลน์สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก คู่แข่งของมันคือเครื่องมือสำหรับใช้ส่วนตัว
• Hubdoc เทียบกับ Waveนี่คือซอฟต์แวร์บัญชีฟรีสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ส่วนอีกเวอร์ชันหนึ่งออกแบบมาสำหรับบุคคลทั่วไป
• Hubdoc เทียบกับ Expensifyนี่คือเครื่องมือบริหารจัดการค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ ส่วนอีกเครื่องมือหนึ่งใช้สำหรับติดตามและวางแผนงบประมาณค่าใช้จ่ายส่วนบุคคล
• Hubdoc เทียบกับ QuickBooksนี่คือโปรแกรมบัญชีที่รู้จักกันดีสำหรับธุรกิจ ส่วนอีกทางเลือกหนึ่งนั้นสร้างขึ้นสำหรับด้านการเงินส่วนบุคคล
• Hubdoc เทียบกับ AutoEntryนี่คือเครื่องมือที่ออกแบบมาเพื่อป้อนข้อมูลโดยอัตโนมัติสำหรับงานบัญชีธุรกิจ หรืออีกทางเลือกหนึ่งคือเครื่องมือจัดการการเงินส่วนบุคคล
• Hubdoc เทียบกับ FreshBooksนี่คือโปรแกรมบัญชีสำหรับฟรีแลนซ์และธุรกิจขนาดเล็ก หรืออาจใช้สำหรับจัดการการเงินส่วนบุคคลก็ได้
• Hubdoc เทียบกับ NetSuiteนี่คือชุดโปรแกรมบริหารจัดการธุรกิจที่มีประสิทธิภาพสำหรับบริษัทขนาดใหญ่ คู่แข่งของมันคือแอปพลิเคชันการเงินส่วนบุคคลที่เรียบง่ายกว่า

ไม่ซ้ํากัน

Managing paperwork used to be hard.

Now you know exactly how to use Hubdoc to fix that.

We covered three main tools today.

First, you learned to quickly extract data from photos.

Second, you saw how to fetch bills automatically from your suppliers.

Third, you learned to store everything safely in the cloud for the future.

You don’t have to stress about lost receipts anymore.

You can start uploading your bills today. It is simple and fast.

If you get stuck on any step, remember that we’re here to help you succeed.

Take back your free time and let the software do the work.

ถาม บ่อย ๆ

More Facts about Hubdoc

• Hubdoc handles the boring การทำบัญชี for you, so you have more time to help your clients.
• The software reads your receipts and bills, then automatically creates records for them in Xero.
• It saves all your papers on the internet (the cloud), so you can search for them and find them anytime.
• If you buy Hubdoc on its own, it costs about $12 per month.
• If you already have an Xero plan, such as Starter, Standard, or Premium, Hubdoc is included for free.
• The best way to start using Hubdoc is to click on it inside your Xero dashboard to connect them easily.
• Hubdoc shares data with Xero and matches your receipts to the right bank accounts.
• You can give your accountant permission to log in and see your records instantly.
• Both the Hubdoc and Xero wwebsites offervideos and guides to help you use the software.
• You can also organize your files into folders by year or month to keep everything neat.
• Hubdoc can send backup copies of your files to Google Drive, Dropbox, or Box for extra safety.
• Your documents are protected by the same strong security codes that banks use.
• You can control what your team sees; for example, you can let some people only upload pictures while others can do more.