Comment utiliser AutoEntry : Guide du débutant en 2025

Passez-vous beaucoup trop de temps à saisir des chiffres et des informations provenant de documents tels que des factures et des reçus ?

On a parfois l'impression que ça dure une éternité, n'est-ce pas ?

Et parfois, il arrive même de faire une petite erreur en tapant.

Ce guide vous montrera les étapes simples pour utiliser la saisie automatique afin de gagner du temps et d'accomplir vos tâches plus facilement. 

Apprenons comment !

Saisie automatique

Fatigué(e) de taper ? Les entreprises utilisant AutoEntry déclarent économiser des heures chaque semaine sur la saisie de données et constater une réduction significative des erreurs.

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Qu’est-ce que l’AutoEntry et pourquoi l’utiliser ?

Imaginez que vous ayez beaucoup de papiers, comme des factures et des reçus, pour votre entreprise.

Normalement, vous devriez saisir toutes ces informations sur votre ordinateur.

Cela peut prendre beaucoup de temps, et il arrive parfois de faire des fautes de frappe.

C'est là qu'AutoEntry entre en jeu !

Considérez AutoEntry comme une application ou un logiciel d'assistance ultra-intelligent sur votre ordinateur ou votre téléphone. 

Pourquoi est-ce si utile ?

• Vous fait gagner du temps : Au lieu de passer des heures à saisir du texte, AutoEntry le fait beaucoup plus rapidement. Vous gagnez ainsi du temps pour vous consacrer à d'autres tâches importantes pour votre entreprise.
• Moins d'erreurs : Lorsqu'on saisit du texte, on peut faire des erreurs. AutoEntry est très performant pour lire correctement les données, ce qui réduit considérablement les erreurs dans vos enregistrements.
• Travail plus facile : Cela simplifie grandement la gestion des factures et autres documents. Plus besoin de vous soucier de toute cette saisie.

Si jamais vous rencontrez des difficultés, AutoEntry dispose généralement d'un centre d'aide en ligne où vous pourrez trouver des réponses à vos questions.

Utiliser AutoEntry, c'est comme avoir un assistant qui simplifie grandement la gestion des documents administratifs !

Premiers pas avec la saisie automatique

Parlons de la préparation d'AutoEntry.

Vous aurez besoin d'un compte pour commencer.

Comment intégrer vos documents à AutoEntry

Vous avez donc votre compte AutoEntry prêt.

Maintenant, comment faire entrer vos documents là-dedans ?

C'est assez simple.

Utiliser votre téléphone pour télécharger

Si vous avez l'application mobile AutoEntry sur votre téléphone, c'est facile.

Il suffit d'ouvrir l'application.

Il devrait y avoir un bouton permettant de prendre une photo.

Prenez une photo nette de votre facture ou de votre reçu.

L'application le téléchargera ensuite sur votre compte AutoEntry.

Envoi de documents par courriel

Il arrive parfois que vous receviez des factures par courriel.

AutoEntry vous attribue une adresse e-mail spéciale.

Il vous suffit de transférer ces courriels avec le document en pièce jointe à cette adresse spécifique.

AutoEntry récupérera alors le document et commencera à le lire.

Téléchargement de fichiers depuis votre ordinateur

Si vous avez des fichiers comme des PDF de vos factures sur votre ordinateur, vous pouvez également les télécharger de cette façon.

Lorsque vous vous connectez au site Web d'AutoEntry sur votre ordinateur, vous verrez un bouton intitulé « Télécharger des fichiers ».

Cliquez ici, trouvez le document sur votre ordinateur et cliquez sur « Ouvrir ».

AutoEntry prendra le relais.

Il est préférable de traiter un article à la fois.

Il est généralement conseillé de télécharger une facture ou un reçu à la fois.

Cela permet à AutoEntry de les lire correctement. 

Si vous essayez de télécharger plusieurs documents à la fois, cela risque de créer des confusions.

Intégrer vos documents dans AutoEntry

Très bien, votre compte AutoEntry est configuré.

Maintenant, parlons de la façon d'y faire entrer vos documents.

Ce n'est pas trop compliqué !

Utiliser votre téléphone pour télécharger

Si vous avez l'application AutoEntry sur votre téléphone, cela peut être très facile.

Ouvrez simplement l'application. Cherchez un bouton qui vous permet de prendre une photo.

Prenez une photo nette et claire de votre facture ou de votre reçu.

L'application le téléchargera ensuite sur votre compte AutoEntry.

Envoi de documents par courriel

Parfois, les entreprises vous envoient des factures par courriel.

AutoEntry vous attribue une adresse e-mail spéciale.

Vous pouvez simplement envoyer ces courriels avec la facture en pièce jointe à cette adresse spéciale.

AutoEntry va saisir le document et commencer à le lire.

Téléchargement de fichiers depuis votre ordinateur

Si vous avez des fichiers sur votre ordinateur, comme un relevé bancaire ou une facture au format PDF, vous pouvez également les télécharger de cette manière.

Lorsque vous visitez le site Web d'AutoEntry sur votre ordinateur, vous verrez un bouton intitulé « Télécharger des fichiers ».

Cliquez sur ce bouton, trouvez le fichier sur votre ordinateur et cliquez sur « Ouvrir ».

AutoEntry prendra le relais.

Qu’en est-il des relevés bancaires ?

Bonne nouvelle ! AutoEntry peut également fonctionner avec votre relevé bancaire.

Vous pouvez généralement télécharger une version numérique 2.0 (comme un PDF) de votre relevé bancaire, comme vous le faites pour d'autres documents.

Certaines versions plus anciennes (2.0) peuvent nécessiter d'être enregistrées au format PDF au préalable.

En général, il n'est pas nécessaire de scanner un relevé bancaire imprimé si vous pouvez en obtenir un exemplaire numérique auprès de votre banque.

Il est généralement préférable de traiter un document à la fois.

Il est généralement conseillé de télécharger un document à la fois.

Cela permet à AutoEntry de tout lire correctement. 

Si vous essayez de télécharger plusieurs documents à la fois, il risque d'y avoir un petit mélange.

Analyse des résultats d'AutoEntry

Une fois vos documents téléchargés, AutoEntry se met au travail.

Il essaie de lire toutes les informations importantes.

Vous trouverez généralement ces documents dans un endroit spécifique de votre compte.

Il est judicieux de vérifier que la saisie automatique a tout correctement effectué.

Vérification des informations

Lorsque vous ouvrez un document qu'AutoEntry a analysé, vous verrez différentes cases contenant des informations.

Une facture peut indiquer le vendeur, la date, l'objet de l'achat et son prix.

Un reçu de dépenses indiquera où vous avez dépensé de l'argent et pour quel montant.

Apporter des modifications si nécessaire

Il arrive parfois que la saisie automatique ne soit pas parfaite.

Peut-être qu'il lit mal un numéro, ou qu'il ne sait pas sur quel compte placer quelque chose.

Pas de souci ! Vous pouvez généralement cliquer sur ces cases et modifier les informations.

Par exemple, si la date affichée est incorrecte, vous pouvez sélectionner la bonne date.

Qu’en est-il des différents modes de paiement ?

Si vous avez payé par carte de crédit, AutoEntry devrait généralement le détecter.

Il tentera de déterminer s'il s'agissait d'espèces, d'une carte de crédit ou d'autre chose. 

Il vous faudra peut-être revérifier cela parfois.

Établir des règles pour aider

AutoEntry possède une fonctionnalité intéressante qui permet de définir des règles.

Par exemple, si vous recevez toujours des factures de la même entreprise, vous pouvez indiquer à AutoEntry de toujours les enregistrer dans un compte spécifique.

Cela peut vous éviter de perdre du temps à sélectionner le bon compte à chaque fois.

Vous trouverez généralement ces options dans les paramètres de votre compte.

Travailler avec votre comptable

AutoEntry facilite souvent le partage d'informations avec votre comptable.

Comme tout est mis au format numérique, ils peuvent généralement y accéder plus facilement.

Vous pourriez même donner à votre comptable un accès spécial à votre compte AutoEntry afin qu'il puisse tout voir directement.

Si vous avez des questions sur la façon dont les choses sont catégorisées, c'est toujours une bonne idée d'envoyer un courriel à votre comptable ou de lui parler.

Ils peuvent vous aider à vous assurer que tout est correctement configuré.

Envoi de vos informations à vos autres programmes

D'accord, vous avez téléchargé vos documents et vous avez vérifié que toutes les informations sont correctes dans AutoEntry. 

C'est là qu'intervient le bouton « publier » !

Que signifie « publier » ?

Considérez 'publish' comme l'envoi d'un message.

Lorsque vous cliquez sur le bouton « publier » dans AutoEntry, vous lui demandez d’envoyer toutes les informations qu’il possède sur cette facture, ce reçu ou ce relevé bancaire à votre autre programme.

Trouver le bouton « Publier »

Habituellement, après avoir examiné un document dans AutoEntry et en être satisfait, vous verrez un bouton intitulé « Publier » ou « Envoyer à ».

Vous devez sélectionner le document que vous souhaitez envoyer, puis cliquer sur le bouton correspondant.

Vérification de votre autre programme

Après avoir cliqué sur « Publier », vous devriez aller vérifier votre autre programme (comme Sage ou QuickBooks).

Les informations provenant d'AutoEntry devraient maintenant être présentes.

Pour les factures, vous les trouverez probablement dans la section des factures que vous devez payer ou des factures que vous avez envoyées.

Quant aux reçus de dépenses, ils se trouveront probablement dans votre section dépenses.

Les informations relatives à votre relevé bancaire se trouvent généralement dans vos transactions bancaires.

Et s'il ne se présente pas ?

Il peut parfois falloir une minute ou deux pour que les informations s'affichent dans votre autre programme.

Si cela n'apparaît pas immédiatement, essayez d'actualiser la page.

Si ce n'est toujours pas le cas, vous devrez peut-être vérifier les paramètres d'intégration d'AutoEntry pour vous assurer qu'il est correctement connecté à votre autre programme.

Vous trouverez généralement de l'aide à ce sujet dans le centre d'aide de la saisie automatique.

Publier plusieurs à la fois

Bonne nouvelle ! Vous n'avez généralement pas besoin de publier chaque document individuellement. 

Vous pouvez souvent sélectionner un ensemble de documents que vous avez vérifiés, puis cliquer sur un bouton « Publier tout ».

Cela peut vous faire gagner encore plus de temps !

Conclusion

Voilà comment utiliser AutoEntry.

Cela comporte plusieurs étapes. 

Mais ça devient plus facile. Cela peut vraiment être utile pour les documents commerciaux.

Vous aurez moins de saisie à faire ! Plus de temps pour autre chose.

AutoEntry lit vos factures et reçus.

Il peut même lire votre relevé bancaire.

Vous les téléchargez. Vous vérifiez si cela semble correct.

Ensuite, vous cliquez sur « publier ». Cela envoie les informations à d'autres programmes.

Votre comptable peut le voir aussi.

Foire aux questions