วิธีใช้งาน Hiver: คู่มือสำหรับผู้เริ่มต้นใช้งานทีละขั้นตอนในปี 2025

คุณรู้สึกว่าการติดตามอีเมลทั้งหมดของทีมเป็นเรื่องยากหรือไม่?

มันอาจดูยุ่งเหยิงไปหมดใช่ไหม?

จะเป็นอย่างไรถ้ามีวิธีจัดการกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันเหล่านั้นโดยไม่ทำให้ทุกคนสับสน?

HiverHQ อาจเป็นสิ่งที่คุณต้องการก็ได้

คู่มือฉบับง่ายๆ นี้จะแสดงวิธีการใช้งาน HiverHQ ทีละขั้นตอนอย่างง่ายดายในปี 2025

ไปดูกันเลย!

มาดูกันว่า HiverHQ มีหน้าตาเป็นอย่างไร

โอเค คุณสมัครเรียบร้อยแล้ว! ทีนี้ บนหน้าจอของคุณมีอะไรอยู่บ้าง?

มาดูกันคร่าวๆ ว่าส่วนประกอบหลักๆ ของ HiverHQ มีอะไรบ้าง ลองนึกภาพว่ามันเป็นเหมือนศูนย์ควบคุมอีเมลของทีมคุณ

อันดับแรก คุณจะเห็นกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน

นี่คือจุดที่ความมหัศจรรย์เกิดขึ้นสำหรับอีเมลของสมาชิกในทีมของคุณ

แทนที่จะใช้บัญชี Gmail หลายบัญชี ทีมของทุกคนสามารถเข้าถึงและทำงานจากที่เดียวได้

คุณจะเห็น 'ของฉัน' ด้วยเช่นกัน กล่องขาเข้า“ไม่ต้องกังวล อีเมลส่วนตัวของคุณยังคงอยู่เหมือนเดิม”

นอกจากนี้ยังมี "ภารกิจ" ซึ่งเปรียบเสมือนรายการสิ่งที่ต้องทำเล็กๆ ที่คุณสามารถมอบหมายให้ตัวเองหรือสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ได้

นอกจากนี้คุณยังจะพบหมายเหตุต่างๆ ด้วย

“สิ่งเหล่านี้เปรียบเสมือนข้อความลับที่คุณสามารถเขียนถึงทีมของคุณเกี่ยวกับอีเมลโดยที่ผู้ส่งอีเมลไม่เห็น”

ภายหลัง ต่อไป เราจะพูดถึงเรื่อง "การวิเคราะห์" กันสักเล็กน้อย ซึ่งจะแสดงให้เห็นว่าทีมของคุณทำงานได้ดีแค่ไหน

และยังมีปุ่ม "การตั้งค่า" ที่คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าให้เหมาะสมกับวิธีการทำงานของคุณได้

โครงสร้างการทำงานของ HiverHQ นั้นออกแบบมาให้เข้าใจง่าย

คุณคิดว่าคุณจะใช้เวลาอยู่ที่ไหนมากที่สุด?

น่าจะเป็นในกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันนั่นแหละ ที่พวกเราช่วยกันตอบอีเมล!

หัวใจสำคัญอยู่ที่ว่าทีมของคุณจะสามารถทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้นได้อย่างไร

HiverHQ ยังมีฟีเจอร์ที่เรียกว่าการผสานรวมแชทสดสำหรับการพูดคุยกับลูกค้าได้ทันที และยังสามารถทำงานเหมือนฝ่ายช่วยเหลือลูกค้าเพื่อให้ทุกอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อย

สิ่งนี้จะช่วยให้การทำงานของคุณราบรื่นขึ้นได้มาก!

การใช้งานกล่องจดหมายร่วม

นี่คือจุดที่เวทมนตร์ของ Hiver เกิดขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีมต่างๆ

แทนที่จะแค่ส่งต่ออีเมล Hiver ให้คุณใช้งานกล่องจดหมายร่วมกันได้

กล่องจดหมายร่วมทำงานอย่างไร?

โดยทั่วไปแล้ว สมาชิกในทีมหลายคนทำงานร่วมกันโดยใช้บัญชีอีเมลเดียวกัน 

ดังนั้น ทุกคนในทีมบริการลูกค้าของคุณจึงสามารถเห็นและตอบคำถามที่เข้ามาเดียวกันได้

หมดปัญหาเรื่องอีเมลหาย!

วิธีดูอีเมลในกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน

เมื่อคุณเปิดอีเมลในกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันใน Hiver หน้าตาจะคล้ายกับบัญชีอีเมลปกติของคุณ แต่จะมีฟีเจอร์ที่เป็นประโยชน์เพิ่มเติมอีกเล็กน้อย

คุณจะเห็นผู้ส่ง หัวข้อ และเนื้อหาของอีเมล 

สิ่งที่เจ๋งก็คือ ทุกคนในทีมของคุณที่สามารถเข้าถึงกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันนี้ได้ จะสามารถเห็นมุมมองอีเมลเหล่านี้ได้

นั่นหมายความว่าทุกคนเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับสิ่งที่ลูกค้าต้องการ

คุณคงไม่ต้องถามว่า "มีใครเห็นข้อความค้นหานี้บ้างไหม?"

เพราะมันชัดเจนอยู่ตรงหน้าทุกคนนั่นเอง

Hiver ช่วยให้การติดตามอีเมลขาเข้าทั้งหมดเป็นเรื่องง่ายดายอย่างไม่ยุ่งยาก

วิธีการกำหนดอีเมลให้กับสมาชิกในทีม

เพื่อให้แน่ใจว่าบุคคลที่เหมาะสมเป็นผู้ดูแลลูกค้า คำถามคุณสามารถมอบหมายการสนทนาทางอีเมลให้กับสมาชิกทีมคนใดคนหนึ่งได้

มองหาปุ่ม "มอบหมาย" หรือเมนูแบบเลื่อนลงภายในอีเมล

เมื่อคุณคลิก คุณจะเห็นรายชื่อสมาชิกในทีมของคุณ

แค่เลือกคนที่เหมาะสมที่จะจัดการกับตั๋วใบนั้นก็พอแล้ว

คุณสามารถเพิ่มบันทึกย่อสั้นๆ ได้ขณะกำหนดอีเมล เช่น "ซาร่าห์ นี่ดูเหมือนจะเป็นคำถามเกี่ยวกับราคา"

• วิธีนี้ทำให้เห็นได้ชัดเจนว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบ และช่วยปรับปรุงกระบวนการทำงานของฝ่ายบริการลูกค้าให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ฟีเจอร์นี้ใน Hiver ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างมาก และทำให้มั่นใจได้ว่าคำขอรับบริการจากลูกค้าจะไม่ตกหล่น

การตอบอีเมลและการใช้เทมเพลตอีเมล

การตอบอีเมลลูกค้าใน Hiver นั้นเหมือนกับการเขียนอีเมลทั่วไป

คุณจะพบปุ่ม "ตอบกลับ" ที่ด้านล่างของอีเมล

คลิก พิมพ์ข้อความของคุณ แล้วกดส่ง แต่ Hiver มีเคล็ดลับเจ๋งๆ ที่จะช่วยประหยัดเวลาให้คุณ นั่นก็คือ เทมเพลตอีเมล

หากคุณพบว่าตัวเองเขียนคำตอบเดิมๆ ซ้ำๆ คุณสามารถสร้างเทมเพลตได้

เหมือนกับการบันทึกคำตอบที่เขียนไว้ล่วงหน้า ซึ่งคุณสามารถแทรกได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

วิธีนี้ช่วยประหยัดเวลาให้กับทีมบริการลูกค้าของคุณได้มาก และช่วยให้คำตอบของคุณมีความสม่ำเสมอ

โดยปกติคุณจะพบตัวเลือกเทมเพลตได้ใกล้กับช่องตอบกลับ

การค้นหาปุ่มกำหนดค่า

เมื่อคุณต้องการมอบหมายการสนทนาทางอีเมลให้กับสมาชิกทีมคนใดคนหนึ่งใน Hiver สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือค้นหาคำตอบ – จริงๆ แล้วไม่ใช่คำตอบโดยตรง แต่เป็นปุ่ม "มอบหมาย" นั่นเอง!

โดยปกติแล้วจะสังเกตได้ค่อนข้างง่าย

เมื่อคุณเปิดอีเมลขาเข้าในกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน ให้มองหาปุ่มหรือเมนูแบบเลื่อนลงที่มีข้อความประมาณว่า "มอบหมาย" หรือ "มอบหมายให้" หรือมีไอคอนรูปคนตัวเล็กๆ อยู่ข้างๆ

ปุ่มนี้เป็นจุดเริ่มต้นที่จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าบุคคลที่เหมาะสมในทีมบริการลูกค้าของคุณจะเป็นผู้ดูแลข้อสงสัยของลูกค้า

การเลือกสมาชิกทีมที่เหมาะสม

เมื่อคุณคลิกปุ่ม "กำหนด" รายชื่อสมาชิกในทีมของคุณที่สามารถเข้าถึงกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันนั้นจะปรากฏขึ้น

ลองดูรายชื่อและคิดดูว่าใครในทีมของคุณที่รับมือกับปัญหาการบริการลูกค้าประเภทนี้ได้ดีที่สุด

บางทีอาจเป็นคนที่เชี่ยวชาญด้านการเรียกเก็บเงิน หรือคนที่มักจะตอบคำถามเกี่ยวกับเทคโนโลยีก็ได้

การเลือกบุคคลที่เหมาะสมจะช่วยให้กระบวนการราบรื่นขึ้นและมั่นใจได้ว่าลูกค้าจะได้รับการช่วยเหลือที่ดีที่สุด

เพียงคลิกที่ชื่อของสมาชิกทีมที่คุณต้องการมอบอีเมลให้

การเพิ่มหมายเหตุเมื่อทำการมอบหมายงาน

บางครั้ง การให้ข้อมูลเพิ่มเติมเล็กน้อยแก่สมาชิกในทีมขณะมอบหมายอีเมลก็เป็นประโยชน์

ก่อนที่คุณจะส่งงานเสร็จสมบูรณ์ Hiver มักจะเปิดโอกาสให้คุณเพิ่มบันทึกย่อสั้นๆ ได้

นี่อาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่ "ลูกค้ารายนี้ไม่พอใจมาก" ไปจนถึง "พวกเขาได้ลองรีสตาร์ทอุปกรณ์แล้ว"

• บันทึกย่อเหล่านี้ให้ข้อมูลพื้นฐานแก่ผู้รับผิดชอบที่ได้รับการแต่งตั้ง และช่วยให้พวกเขาสามารถเริ่มต้นใช้งานได้ทันทีโดยไม่ต้องถามคำถามเพิ่มเติมมากมาย

นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการปรับปรุงการทำงานร่วมกันเป็นทีมและทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกันตั้งแต่เริ่มต้นการสนทนาทางอีเมล

หลังจากกำหนดอีเมลแล้วจะเกิดอะไรขึ้น?

หลังจากที่คุณกำหนดอีเมลแล้ว จะมีบางสิ่งเกิดขึ้น

โดยปกติแล้ว อีเมลจะถูกย้ายออกจากส่วน "ไม่ได้มอบหมาย" ในกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน ไปยังส่วนที่แสดงว่าอีเมลใดถูกมอบหมายให้สมาชิกทีมแต่ละคน

บุคคลที่คุณกำหนดอีเมลให้จะได้รับการแจ้งเตือน เพื่อให้พวกเขาทราบว่ามีตั๋วใหม่ที่ต้องจัดการ

จากนั้นพวกเขาจะมีหน้าที่อ่านอีเมลทั้งหมด วิเคราะห์ปัญหาของลูกค้า และส่งคำตอบกลับไป

ระบบการกำหนดอีเมลนี้ช่วยให้ทุกคนรับผิดชอบงานได้ และทำให้มั่นใจได้ว่าคำถามของลูกค้าจะไม่ตกหล่นไป

นี่เป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้ Hiver สามารถบริหารจัดการงานบริการลูกค้าที่ยุ่งยากได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การค้นหาส่วนบันทึกในอีเมล

เมื่อคุณเปิดการสนทนาทางอีเมลใน Hiver และต้องการสนทนากับสมาชิกในทีมของคุณแบบส่วนตัว คุณจะต้องค้นหาคำตอบในส่วน "หมายเหตุ"

โดยปกติ คุณจะเห็นแท็บหรือปุ่มที่มีป้ายกำกับว่า "บันทึก" อยู่ถัดจากเนื้อหาอีเมลหลัก

อาจอยู่ใกล้ๆ ปุ่มตอบกลับและปุ่มมอบหมายงาน

บางครั้งมันก็ดูเหมือนคำพูดสั้นๆ ฟอง ไอคอน.

การคลิกที่นี่จะเปิดพื้นที่ให้คุณและสมาชิกในทีมสามารถพิมพ์ข้อความถึงกันเกี่ยวกับข้อสงสัยของลูกค้าได้

การพิมพ์และการส่งบันทึกภายใน

เมื่อคุณเข้าไปในส่วน "บันทึก" แล้ว มันก็เหมือนกับการส่งข้อความปกติไปหาใครสักคนทางออนไลน์

จะมีช่องให้คุณพิมพ์ข้อความของคุณ

จดบันทึกให้ชัดเจนและตรงประเด็น เพื่อให้สมาชิกในทีมเข้าใจสิ่งที่คุณต้องการสื่อสาร

ตัวอย่างเช่น คุณอาจเขียนว่า "สวัสดีซาร่า ลูกค้าบอกว่าลองรีสตาร์ทแล้ว ลองแนะนำขั้นตอนการแก้ไขปัญหาอื่นดูไหมคะ?"

หลังจากพิมพ์ข้อความเสร็จแล้ว จะมีปุ่มสำหรับส่งข้อความ ซึ่งมักจะมีป้ายกำกับว่า "ส่ง" หรือคำที่คล้ายกัน

เมื่อคุณส่งข้อความแล้ว สมาชิกทีมคนอื่นๆ ที่กำลังดูอีเมลเดียวกันจะสามารถเห็นข้อความนั้นได้แบบเรียลไทม์

วิธีที่บันทึกช่วยให้ทีมของคุณทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น

การใช้บันทึกย่อเป็นวิธีที่มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับทีมบริการลูกค้าในการทำงานร่วมกันโดยที่ลูกค้าไม่เห็นการสนทนาภายในของคุณ

จินตนาการ สมาชิกในทีมสองคนกำลังแก้ไขปัญหาเดียวกันให้กับลูกค้ารายหนึ่ง

แทนที่จะต้องเดินไปที่โต๊ะของกันและกัน หรือส่งอีเมลแยกกัน พวกเขาสามารถใช้ส่วนบันทึกภายในอีเมลสนทนาได้เลย

วิธีนี้ช่วยให้การแบ่งปันข้อมูล การขอความช่วยเหลือ และการแจ้งสถานะตั๋วให้ทุกคนทราบเป็นไปอย่างง่ายดาย

ช่วยให้ขั้นตอนการทำงานของคุณคล่องตัวขึ้น เพราะการสื่อสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับปัญหาของลูกค้าจะอยู่ภายในอีเมลสนทนาเดียวกัน

วิธีนี้ช่วยให้การจัดการบริการลูกค้ามีประสิทธิภาพมากขึ้นและมอบประสบการณ์ที่ดีกว่าแก่ลูกค้าของคุณ

ไม่ซ้ํากัน

สรุปแล้ว นี่คือวิธีง่ายๆ ในการใช้ HiverHQ

อาจดูเหมือนเยอะในตอนแรก แต่พอได้ลองทำแล้วก็จะไม่ยากเกินไป

ลองนึกภาพดูว่าการจัดการอีเมลของทีมจะง่ายขึ้นมากแค่ไหน

ต่อไปนี้จะไม่มีการส่งต่อข้อความที่รกตาอีกแล้ว! ทุกคนสามารถเห็นได้อย่างชัดเจนว่าเกิดอะไรขึ้น

คุณสามารถส่งอีเมลไปยังบุคคลที่เหมาะสมได้อย่างง่ายดาย

และคุณสามารถพูดคุยกับทีมของคุณได้โดยที่ลูกค้าไม่เห็น พร้อมที่จะลองใช้ Hiver และทำให้ธุรกิจของคุณดีขึ้นแล้วหรือยัง? การจัดการอีเมล ดีกว่า? 

ลองทำดู แล้วจะเห็นว่ามันช่วยให้ทีมของคุณทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น!

ถาม บ่อย ๆ