Expensify vs QuickBooks 2025: Which is Best for Accounting?

Gewinner

4.5

• Bank Feeds
• Cloud Buchhaltung
• Project Profitability
• Buchhaltung Reports
• Expense Tracker
• Kostenlose Testversion verfügbar
• Paid Plans from $1.90/month

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Zweiter

3.0

• Expense Tracking
• Expense Reports
• Trip Offers
• Expensify Card
• Easy Chats
• Kostenlose Testversion verfügbar
• Kostenpflichtige Pläne ab 5 $/Monat

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Thinking about how to handle your Geschäft money? It can be a real headache!

Many business owners struggle with keeping track of every dollar. 

Two big names often come up when you’re looking for help: Expensify and QuickBooks.

But which one is the right fit for dein Geschäft?

This guide will break down what Expensify vs QuickBooks offers so that you can pick the best one.

Überblick

We’ve spent a good amount of time with both Expensify and QuickBooks.

Putting them through their paces to see how they handle real-world business Buchhaltung.

This hands-on testing has given us a clear picture of their strengths and weaknesses, leading us to this detailed comparison.

3von 5

Join over 15 million users who trust Expensify to simplify their finances. Save up to 83% on time spent on expense reports.

Preise: It has a free trial. The premium plan starts at $5/month.

Hauptmerkmale:

• SmartScan Receipt Capture
• Corporate Card Reconciliation
• Advanced Approval Workflows.

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4.5von 5

Used by over 7 million businesses, QuickBooks can save you an average of 42 hours per month on Buchhaltung.

Preise: It has a free trial. Plan starts at $1.90/month.

Hauptmerkmale:

• Invoice Management
• Expense Tracking
• Berichterstattung

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What is QuickBooks?

QuickBooks is a super popular Buchhaltung Werkzeug.

It helps businesses, especially small ones, keep track of their money.

Think of it like your financial organizer.

Entdecken Sie auch unsere beliebtesten Quickbooks alternatives…

Unsere Meinung

QuickBooks wird von über 7 Millionen Unternehmen verwendet und kann Ihnen durchschnittlich 42 Stunden pro Monat bei der Buchhaltung einsparen.

Testen Sie QuickBooks KOSTENLOS Gesamte Rezension lesen QuickBooks-Alternativen

Hauptvorteile

• Automatisierte Transaktionskategorisierung
• Rechnungserstellung und -verfolgung
• Ausgabenmanagement
• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Berichte und Dashboards

QuickBooks kostenlos testen

Preise

• Einfacher Start: 1,90 $/Monat.
• Essentiell: 2,80 $/Monat.
• Plus: 4 $/Monat.
• Fortschrittlich: 7,60 $/Monat.

QuickBooks kostenlos testen

Pros

• Sehr weit verbreitet mit vielen Ressourcen.
• Gut für grundlegende Buchhaltungsanforderungen.
• Recherche de mots clés :
• Bietet Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste an.

Nachteile

• KI-Funktionen sind eher einfach
• Es kann teuer werden, wenn Sie Pläne aktualisieren.
• Die Benutzeroberfläche kann manchmal überladen wirken.

QuickBooks kostenlos testen

What is Expensify?

Expensify is all about making expense tracking easy.

It’s especially good for businesses where people spend money often, like for reisen or project costs.

You just snap a picture of a receipt, and Expensify does the rest.

Entdecken Sie auch unsere beliebtesten Expensify alternatives…

Unsere Meinung

Based on typical Expensify user reports, automate your expense process today and save your team up to 2 hours per week on expense reports and accelerate reimbursement cycles by over 50%.

Try expensify now Gesamte Rezension lesen Alternativen zu expensify

Hauptvorteile

• SmartScan technology scans receipt details and extracts them with over 95% accuracy.
• Employees get reimbursed quickly, often in as little as one business day via ACH.
• The Expensify Card can save you up to 50% on your subscription with its cash back program.
• No warranty is offered; their terms state that liabilities are limited.

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Preise

• Collect: 5 $/Monat.
• Control: Individuelle Preise.

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Pros

• KI-gestützte Effizienz.
• All-in-One-Plattform.
• WordPress-Integration.
• Hohe Leistung.
• E-Commerce-Funktionen.

Nachteile

• Lernkurve.
• Vertrauen Sie auf Elementor.
• Mögliche Einschränkungen der KI.
• Funktionsüberladung.

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Funktionsvergleich

Choosing the right financial platform is crucial for the self employed and medium sized businesses.

This comparison uses Expensify reviews and QuickBooks reviews to highlight the differences between the dedicated expense Automatisierung of Expensify and the full-scale accounting system of Intuit QuickBooks.

1. Core Functionality and Focus

• Expensify is a specialized tool that helps company manage expenses and simplify the reimbursement process. Its main focus is on expense reports and quick approval workflows for employees and contractors.
• QuickBooks offers a full Buchhaltung system to maintain business finances. Its key features include the chart of accounts, reconciliation, managing sales and vendors, paying taxes, and generating financial reports.

2. Expense Capture and Automation

• Expensify makes expense capture a lightning-fast process. The user can chhose and snap a photo of a receipt with the Expensify app in their pocket, and the Daten is extracted in a few seconds, ready to submit for approval.
• QuickBooks helps save time by automatically importing bank transactions and linking credit card data. It includes receipt scanning capabilities and tools to easily log mileage and track money for tax preparation.

3. Expense Report and Reimbursement

• Expensify manages the end-to-end expense reports process. Employers can set up policies and approve requests immediately. The platform is excellent for handling direct deposit reimbursement to the user bank account quickly.
• QuickBooks handles expense Berichterstattung but integrates it within the broader payables system. It requires careful setup to ensure expenses are coded correctly before they can be payable as bills or linked to QuickBooks Payroll for employee benefits.

4. Pricing and Platform

• Expensify has a flexible pricing structure, often based on the user or team size per month. It offers the Expensify Card to save on fees and automate payments. The interface is accessible on web and mobile.
• QuickBooks‘ pricing is tiered and generally higher, reflecting the complexity of full service Buchhaltung. It offers both a cloud-based online version (easy online access) and QuickBooks Desktop (locally stored desktop data on your computer).

5. Specialized Financial Tools

• Expensify is built to manage expenses for projects and corporate spending. It includes features to code transactions using tags and categories for complex organization needs. The user can quickly export data to QuickBooks.
• QuickBooks offers deep business data tracking, managing purchase orders, calculating sales tax, and tracking employee time with QuickBooks Time. It provides robust financial reports, such as balance sheets, crucial for strategic management.

6. Security and Compliance

• Expensify products use strong security and real time policy checks to protect company funds. The user is sometimes blocked if an action performed could trigger this block or is expected to be malicious, forcing them to respond to resolve the trigger.
• Intuit QuickBooks is trusted by decades of use to protect sensitive business finances. It is designed to ensure accurate tax preparation and compliance with legal taxes, providing the accountant with reliable reports.

7. User Interface and Ease of Use

• Expensify’s user interface is clean, fast, and designed for minimal interaction. This makes the entire process of completing expense reports simple and intuitive, even for a small number of users or a new team member.
• QuickBooks has a steeper initial learning curve due to the breadth of its services and the complexity of its chart of accounts. However, once mastered, QuickBooks helps users maintain clear organization and streamline complex workflows.

8. Multi-User and Management

• Expensify allows multiple users to submit and approve reports, creating a controlled, accountable system for employers to manage spending. Expensify helps save time by reducing the back-and-forth phone calls needed to resolve reports.
• QuickBooks offers scalable user licenses and role-based access to allow multiple users and the accountant to work on the company data simultaneously. This is vital for medium sized businesses that need internal controls.

9. Business Banking and Payments

• QuickBooks offers QuickBooks Checking for business banking and provides comprehensive payments services, including direct deposit for both employees and contractors. It helps vendors get pay quickly and accurately.ure Comparison
• Die Expensify Card is a credit card that integrates immediately with the app, automating the expense reconciliation process for corporate payments.

What to Look for in an Accounting Software?

Here are key insights to consider when making your choice:

• Benutzerfreundlichkeit: Is it simple to learn and navigate?
• Skalierbarkeit: Kann es mit Ihrem Unternehmen wachsen?
• Saleshandy contre UpLead Does it connect with other tools you use?
• Berichterstattung: Does it offer the financial insights you need?
• Mobiler Zugriff: Can you manage finances on the go?
• Kunden Unterstützung: Is help readily available if you get stuck?
• Sicherheit: How does it protect your financial data?
• Pricing Structure: Is it transparent and budget-friendly for your needs?
• Besondere Merkmale: Does it have unique features important to your industry?
• Automatisierung: How much can it automate to save time and reduce errors?

Instantanément vs UpLead 

After looking closely at both, our pick between QuickBooks and Expensify truly depends on your main need.

If you require full accounting, like invoicing and payroll.

QuickBooks is a comprehensive accounting system and often the best choice. 

It simplifies the entire expense management process.

We’ve used both extensively, so trust our insights to help you pick the right tool for your money. 

QuickBooks may be more robust, but Expensify excels in its specific area.

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• QuickBooks vs FreshBooks: Dies ist eine Buchhaltungssoftware für Freiberufler und kleine Unternehmen. Seine Alternative ist für persönliche Finanzen.
• QuickBooks vs NetSuite: Dies ist eine leistungsstarke Business Management Suite für große Unternehmen. Der Konkurrent ist eine einfache persönliche Finanz-App.

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Häufig Gestellte Fragen